O software de faturamento foi projetado para gerar, enviar e acompanhar faturas. Ele pode melhorar a comunicação com os clientes, colocar as faturas nas mãos dos clientes (e pagá-las) mais rapidamente e gerenciar cálculos de impostos, conversões de moeda e muito mais. A receita do mercado de software de processamento de faturas foi avaliada em US$ 22,0 bilhões em 2022 e deve chegar a US$ 25,3 bilhões até 2033 com o crescimento do número de empresas que automatizam suas faturas.

O software de faturamento pode beneficiar a maioria das empresas, mas é particularmente útil para aquelas que trabalham com muitos clientes ou têm atuação internacional. A seguir, explicaremos como as empresas podem se beneficiar do software de faturamento, quais recursos devem ser priorizados na hora de escolher o software e os custos envolvidos com a adoção dessa tecnologia.

Neste artigo:

• Por que as empresas precisam de um software de faturamento?
  
• Como funciona o software de faturamento?
  
• Quais as vantagens de utilizar um software de faturamento?
  
• Quais recursos você deve priorizar na escolha de um software de faturamento?
  
• Como o software de faturamento se integra aos sistemas contábeis?
  
• Quais são os custos associados ao software de faturamento?
  

Por que as empresas precisam de um software de faturamento?

O faturamento manual é um processo demorado e propenso a erros que envolve papelada, cálculos e acompanhamento frequente dos clientes. O software de faturamento pode automatizar muitos aspectos do processo de faturamento para tornar as transações mais rápidas, precisas e fáceis de processar. Ele pode gerar faturas profissionais em segundos, acompanhar seu status em tempo real e enviar lembretes aos clientes com pagamentos em atraso. Dessa forma, diminui a carga administrativa sobre a empresa e, ao mesmo tempo, melhora o serviço para os clientes. O software de faturamento também pode facilitar o pagamento de faturas pelos clientes, melhorando a experiência do cliente e minimizando o impacto dos atrasos nos pagamentos no fluxo de caixa.

Cada vez mais, as plataformas de faturamento também podem se integrar a outros aspectos das operações comerciais, incluindo software de contabilidade, ferramentas de gerenciamento de projetos e sistemas de estoque. Com essas opções avançadas, pequenas empresas, freelancers e autônomos podem ter acesso ao tipo de acompanhamento financeiro sofisticado que antes era exclusivo de grandes empresas com seus próprios departamentos de contabilidade.

Como funciona o software de faturamento?

O software de faturamento gera, envia e acompanha faturas. Muitas opções de software também podem processar pagamentos e atualizar registros contábeis conforme os pagamentos são recebidos. O Stripe Invoicing é uma plataforma abrangente que incorpora processos de faturamento e pagamento e se integra a outros sistemas empresariais. Veja como funciona.

Criar a fatura

No Stripe Dashboard, você pode criar manualmente uma fatura pesquisando os dados do cliente, adicionando itens de linha para produtos ou serviços e especificando condições de pagamento, como datas de vencimento e descontos para pagamento antecipado. Se você tiver faturas recorrentes, é possível automatizar o processo. Também há espaço para personalização: você pode adicionar seu logotipo, ajustar o esquema de cores e tornar sua fatura uma extensão da sua marca.

Enviar a fatura

Assim que a fatura estiver pronta, você pode enviá-la diretamente ao cliente por meio de um arquivo PDF ou um link para uma página da fatura hospedada. Isso é particularmente útil para empresas que lidam com transações recorrentes ou online. Essas páginas hospedadas são compatíveis com dispositivos móveis e ajustadas para qualquer dispositivo, permitindo que os clientes visualizem e paguem suas faturas em qualquer lugar.

Receber pagamentos

Os clientes podem pagar diretamente pela fatura. Eles podem escolher entre diversas formas de pagamento, como cartões de crédito, transferências bancárias ACH (Automated Clearing House) e opções internacionais (por exemplo, débito automático SEPA). A Stripe se responsabiliza pelo backend para que você não precise se preocupar com conversões de moedas ou atrasos no processamento de pagamentos. Isso facilita o pagamento do cliente e pode levar a pagamentos mais rápidos.

Acompanhamento

A Stripe começa a acompanhar a fatura assim que ela é enviada. Você será informado de que o cliente pagou e pode implementar lembretes automáticos para faturas não pagas, eliminando a necessidade de e-mails ou telefonemas desajeitados para correr atrás de pagamentos atrasados. Você também pode criar alertas de recebimento de pagamentos.

Reconciliação e relatórios

Quando um pagamento chega na sua conta bancária, é associado automaticamente à fatura correta pela Stripe. Você também tem acesso a análises e relatórios detalhados, com informações como quais clientes estão pagando com atraso e quais formas de pagamento são mais populares. Esse tipo de insights pode ajudar no gerenciamento do dia a dia e nas estratégias de longo prazo.

Quais as vantagens de utilizar um software de faturamento?

O uso de um software de faturamento pode mudar a forma como você gerencia a empresa. Veja a seguir alguns benefícios de usar o software de faturamento.

Economiza seu tempo onde ele é mais importante

O software de faturamento economiza o tempo das empresas de várias maneiras: automatiza cálculos, cria modelos salvos para faturas recorrentes, define lembretes automáticos em caso de pagamentos atrasados e extrai os dados do cliente do banco de dados em vez de depender de entradas manuais.

Protege a imagem da sua marca

Sua fatura é uma chance de deixar uma impressão forte e positiva nos clientes. O software de faturamento permite personalizar todos os aspectos da fatura: logotipo, cores da marca e o e-mail que a acompanha. Uma fatura refinada pode mostrar aos clientes que você é confiável e convencê-los a voltar no futuro.

Acompanha o status da fatura

O software de faturamento permite visualizar rapidamente o status das faturas. Se uma fatura estiver vencida, o software pode enviar ao cliente com um lembrete amigável em seu nome.

Acelera os pagamentos

Muitas plataformas permitem adicionar botões de pagamento diretamente na fatura para que os clientes possam pagar com cartão de crédito, transferência bancária ou Apple Pay sem sair da página. Isso significa menos atrasos e menos desculpas para pagamentos atrasados.

Reduz drasticamente os erros

Erros em faturas podem custar tempo e dinheiro. Um serviço não incluído, um desconto mal calculado ou uma fatura enviada com preços desatualizados pode resultar em conversas difíceis e atrasos. O software de faturamento lida com os cálculos e garante o preenchimento de todos os campos obrigatórios para que as faturas estejam sempre precisas.

Ajuda a gerenciar o fluxo de caixa

O software de faturamento fornece uma imagem clara e atualizada do seu fluxo de caixa. Você pode classificar as faturas por status (pagas, não pagas, vencidas) e ver quanto tempo alguns clientes costumam demorar para pagar. Esse tipo de clareza ajuda a tomar melhores decisões sobre quando fazer o acompanhamento ou quando ajustar os termos de pagamento.

Funciona com a tecnologia que você já usa

O melhor software de faturamento integra-se com os seus outros sistemas. Se você usa um software de contabilidade como QuickBooks ou Xero, pode configurar a sincronização automática das faturas com esse sistema para evitar a inserção manual de pagamentos. Além disso, o software de faturamento pode ser vinculado ao seu sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) ou de gerenciamento de estoque para que você não precise digitar novamente os dados de clientes ou produtos.

Cresce com a empresa

Quando sua empresa é nova, criar e enviar manualmente as faturas pode não parecer um grande inconveniente. No entanto, conforme sua empresa cresce, essas faturas se multiplicam e o mesmo acontece com o trabalho necessário para acompanhá-las. O software de faturamento cresce com você e processa facilmente faturas em massa, cobranças recorrentes e pagamentos internacionais, seja para 5 ou 500 clientes.

Quais recursos você deve priorizar na escolha de um software de faturamento?

Ao escolher um software de faturamento, priorize os recursos que façam sentido para as suas necessidades empresariais. O Stripe Invoicing é uma plataforma completa com uma grande variedade de recursos que combinam facilidade de uso com automação e integrações avançadas. Veja os recursos incluídos e por que eles são importantes para a empresa.

Criação flexível de faturas

A flexibilidade na criação de faturas garante que as faturas sejam profissionais, relacionadas à marca e personalizadas para a base de clientes. O Stripe Invoicing permite criar as faturas manualmente no Dashboard ou de forma automática usando a interface de programação de aplicativos (API), conforme as suas necessidades. Procure:

• Modelos personalizáveis com opções para adicionar logotipos, ajustar cores e incluir mensagens personalizadas

• Opções de itens de linha para detalhar serviços e produtos com preços, alíquotas e descontos personalizados

Opções de pagamento integradas

Quanto mais fácil for o pagamento para os clientes, mais rápido ele será efetuado. Um dos destaques da Stripe é a possibilidade de incorporar opções de pagamento diretamente nas faturas. Esse recurso inclui:

• Várias opções de pagamento, como cartões de crédito, transferências ACH, carteiras digitais (por exemplo, Apple Pay, Google Pay) e opções internacionais (por exemplo, débito automático SEPA, iDEAL)

• Links de pagamento instantâneos ou botões "Pagar agora" diretamente na fatura

• Reconciliação automática de pagamentos em sistemas contábeis

Acompanhamento e notificações em tempo real

O acompanhamento elimina suposições e ajuda a gerenciar saldos não pagos. Com o Stripe Invoicing, você pode acompanhar a jornada de uma fatura: envio, pagamento ou atraso. Procure atualizações de status de pagamento e lembretes automáticos para faturas não pagas.

Gerenciamento de impostos e conformidade

A conformidade fiscal é inegociável e a automação ajuda a evitar erros de alto custo. Os recursos de faturamento da Stripe incluem ferramentas para simplificar o gerenciamento de impostos, como:

• Cálculo automático de impostos do Stripe Tax para imposto sobre vendas, imposto sobre valor agregado (IVA) ou imposto sobre bens e serviços (GST) de acordo com a localização do cliente

• Faturas que cumprem regulamentos e requisitos de faturamento locais (por exemplo, adição de IDs fiscais, detalhamento de itens)

• Suporte multimoedas para mais de 135 moedas

Termos de pagamento personalizáveis

Os termos personalizados ajudam a equilibrar a flexibilidade para os clientes com limites claros para os pagamentos. Clientes diferentes exigem termos diferentes. O Stripe Invoicing permite personalizar datas de vencimento, tarifas por atraso em pagamentos vencidos e descontos para pagamentos antecipados.

Automação e cobrança recorrente

A automação da cobrança recorrente reduz o trabalho manual e garante pagamentos previsíveis. Os recursos de faturamento da Stripe trabalham em conjunto com o Stripe Billing para processar pagamentos recorrentes. Recursos inclusos:

• Cronogramas de faturas automatizadas para ciclos de cobrança semanais, mensais ou personalizados

• Cobrança automática de pagamentos usando dados salvos de pagamento dos clientes

• Novas tentativas automáticas em caso de falha no pagamento

Relatórios e análises

Os insights claros ajudam você a gerenciar proativamente as finanças da empresa. O Stripe Dashboard inclui análises detalhadas do desempenho das faturas, como:

• Relatórios de vencimento para identificar rapidamente faturas vencidas

• Tendências de pagamento (por exemplo, quais clientes pagam consistentemente com atraso)

• Resumos fiscais para simplificar a declaração de impostos

Acesso a APIs e integrações

As integrações minimizam a entrada manual de dados e mantêm seus sistemas conectados. A API do Stripe Invoicing permite que você crie fluxos de trabalho personalizados e conecte-se com outras ferramentas da sua pilha de aplicativos, como:

• Software de contabilidade, como QuickBooks ou Xero

• Sistemas de CRM, como Salesforce ou HubSpot

• Tecnologia de controle de tempo, como Harvest ou Toggl

Portal do cliente

Um portal do cliente melhora a experiência dos clientes e reduz as tarefas administrativas. O portal da Stripe permite que os clientes gerenciem faturas, vejam históricos de pagamentos e salvem formas de pagamento com segurança. Procure:

• Opções de autoatendimento para que os clientes possam baixar faturas ou recibos sem entrar em contato com você

• Armazenamento seguro de pagamentos para que os clientes possam armazenar dados do cartão para agilizar o checkout

• Um processo para resolver eventuais contestações de pagamento

Escalabilidade e prontidão global

O software de faturamento deve crescer com a empresa. As soluções da Stripe foram criadas para empresas de todos os tamanhos, com recursos que acompanham o seu crescimento. Procure:

• Suporte a várias moedas e idiomas para empresas globais

• Recursos de nível empresarial, como faturamento em massa, proteção avançada contra fraudes e permissões de equipe

• Preços transparentes, sem tarifas ocultas ou cobranças inesperadas

Como o software de faturamento se integra aos sistemas contábeis?

O software de faturamento integra-se aos sistemas contábeis para simplificar a cobrança e os lançamentos contábeis. Veja como isso funciona com o Stripe Invoicing.

Sincronização automática de transações

Quando você envia uma fatura pela Stripe e ela é paga pelo cliente, a Stripe pode compartilhar automaticamente os dados de pagamento (valor, data e pagador) com seu software de contabilidade (por exemplo, QuickBooks, Xero). O sistema da Stripe registra a fatura como "paga" e envia os dados para sua plataforma de contabilidade, onde são categorizados como receita. Isso significa que você não precisa inserir manualmente dados de pagamento nem reconciliar extratos bancários com faturas. A Stripe e o sistema contábil realizam a tarefa para você.

Atualizações em tempo real

A Stripe envia atualizações em tempo real para o seu software de contabilidade. O status de uma fatura (parcialmente paga, totalmente paga ou vencida) é refletido imediatamente nos seus registros contábeis. Dessa forma, seus registros são mantidos atualizados sem acompanhamento manual, o que é particularmente útil no faturamento de altos volumes.

Integração de declarações fiscais

Quando você usa o Stripe Tax, os impostos são calculados de acordo com a sua localização e incluídos automaticamente na fatura. O Stripe Tax sincroniza automaticamente com seu software de contabilidade para relatar esses valores de impostos.

Plano de contas unificado

A Stripe pode mapear as categorias de fatura para o plano de contas do seu software de contabilidade. Por exemplo:

• A receita de serviços de consultoria pode ser marcada como "Receita de consultoria".

• As vendas de mercadorias físicas podem ser marcadas como "Receita de produtos".

Dessa forma, você garante que seu sistema contábil organize a receita corretamente, o que aumenta a precisão e a facilidade de análise dos relatórios financeiros.

Acompanhamento e reconciliação de despesas

A Stripe associa automaticamente os pagamentos às faturas correspondentes, simplificando a reconciliação no sistema de contabilidade. A Stripe passa as despesas recorrentes, como tarifas de processamento de pagamentos, como itens de linha separados para o seu software de contabilidade. Por exemplo, uma fatura de US$ 1.000 com uma tarifa de processamento da Stripe de US$ 40 é registrada automaticamente nos seus livros contábeis como US$ 1.000 de receita e US$ 40 de despesas.

Suporte a várias moedas

Se a sua empresa processa faturas em várias moedas, Stripe converte os pagamentos para a moeda do seu país e compartilha o valor convertido com o software de contabilidade. A Stripe fornece um detalhamento das tarifas e pagamentos aplicados para que o sistema contábil reflita com precisão o lucro líquido.

Sincronização de dados personalizável

A API da Stripe permite configurar o fluxo de dados entre a Stripe e o software de contabilidade. Por exemplo, você pode definir regras para marcar faturas de clientes específicos em fluxos de receita diferentes ou personalizar relatórios para incluir metadados, como regiões dos clientes e descrições de produtos. Esse nível de personalização ajuda empresas com necessidades complexas de cobrança ou forte dependência de análise de dados para tomar decisões.

Reembolsos e ajustes

A Stripe integra os reembolsos diretamente ao sistema de contabilidade. Quando você emite um reembolso de uma fatura paga, a Stripe notifica a plataforma de contabilidade para associar o reembolso com a receita original. Geralmente, os reembolsos são negligenciados nos processos contábeis manuais, o que pode resultar em registros financeiros imprecisos, mas a Stripe evita que isso ocorra automatizando o fluxo de trabalho.

Relatórios financeiros precisos

A Stripe trabalha com ferramentas contábeis para gerar relatórios para contas a receber, faturas pendentes ou tendências de receita. Por exemplo, se o software de contabilidade fornece relatórios mensais de lucros e perdas, Stripe garante que todos os dados da fatura sejam contabilizados sem que você precise verificar novamente os itens de linha.

Automação flexível do fluxo de trabalho

Conforme a empresa cresce, a integração da Stripe garante a continuidade do sistema contábil. Você pode automatizar importações e exportações de dados de faturas em massa, usar modelos pré-integrados para cenários de cobrança recorrente e sincronizar milhares de faturas sem degradação de desempenho.

Quais são os custos associados ao software de faturamento?

As diferentes opções de software de faturamento têm modelos de preços e tarifas distintos que precisam ser considerados. A Stripe usa um modelo de pagamento conforme o uso para que você não pague a mais por recursos que não usa. Em vez disso, o que você paga depende do valor do faturamento e dos tipos de pagamentos processados. Veja a seguir os custos do Stripe Invoicing.

Tarifas do Invoicing

A Stripe cobra uma pequena porcentagem por fatura paga. Você é cobrado quando sua fatura é paga e não há custo para criar ou enviar faturas não pagas.

Tarifas de processamento de pagamentos

A Stripe processa pagamentos diretamente nas suas faturas e cobra uma tarifa padrão por transação. Outra tarifa é adicionada para pagamentos com cartão internacionais e conversões de moedas.

Tarifas de cobrança recorrente

A Stripe cobra tarifas diferentes para enviar faturas repetidas de assinaturas ou serviços contínuos. As tarifas exatas dependem de como você configura ferramentas adicionais para automatizar pagamentos de assinatura.

Tarifas de fatura pós-pagamento

A Stripe cobra uma tarifa percentual sobre o total da transação quando você usa o Stripe Checkout ou Payment Links para compras avulsas e decide emitir uma fatura depois. Essa tarifa pode se aplicar se você estiver lidando com fluxos de e-commerce e faturamento.

Tarifas do Stripe Tax

A Stripe pode fazer cálculos fiscais com o Stripe Tax, que calcula impostos sobre vendas, IVA ou GST de acordo com a localização do cliente e os adiciona à fatura. A Stripe cobra uma pequena tarifa adicional pelo Stripe Tax.