Le logiciel de facturation est conçu pour générer, envoyer et suivre les factures. Il permet d’améliorer la communication avec les clients, d’accélérer la mise à disposition (et le paiement) des factures, de gérer le calcul des taxes, la conversion de devises, etc. Le chiffre d’affaires du marché des logiciels de traitement des factures était évalué à 22,0 milliards de dollars en 2022 et devrait atteindre 25,3 milliards de dollars d’ici 2033, car de plus en plus d’entreprises automatisent leurs factures.

Un logiciel de facturation peut profiter à la plupart des entreprises, mais il peut être particulièrement utile pour celles qui travaillent avec de nombreux clients ou qui opèrent à l’international. Ci-dessous, nous expliquerons comment les entreprises peuvent tirer parti d’un logiciel de facturation, quelles fonctionnalités privilégier lors du choix d’un logiciel et les coûts liés à l’adoption de cette technologie.

Que contient cet article?

• Pourquoi les entreprises ont-elles besoin d’un logiciel de facturation?
  
• Comment fonctionne un logiciel de facturation?
  
• Quels sont les avantages d’utiliser un logiciel de facturation?
  
• Quelles fonctionnalités devez-vous privilégier lors du choix d’un logiciel de facturation?
  
• Comment le logiciel de facturation s’intègre-t-il aux systèmes comptables?
  
• Quels sont les coûts associés à un logiciel de facturation?
  

Pourquoi les entreprises ont-elles besoin d’un logiciel de facturation?

La facturation manuelle est un processus long et sujet aux erreurs qui implique de la paperasse, des calculs et des suivis fréquents des clients. Les logiciels de facturation peuvent automatiser de nombreux aspects du processus de facturation afin de rendre les transactions plus rapides, plus précises et plus faciles à traiter. Ils peuvent générer des factures professionnelles en quelques secondes, suivre leur état en temps réel et envoyer des rappels aux clients ayant des paiements en retard. Cela permet de réduire le fardeau administratif de l’entreprise tout en améliorant le service aux clients. Un logiciel de facturation peut également faciliter le paiement des factures par les clients, en améliorant l’expérience client et en minimisant l’impact des retards de paiement sur les flux de trésorerie.

De plus en plus, les plateformes de facturation peuvent également s’intégrer à d’autres aspects des opérations commerciales, notamment les logiciels de comptabilité, les outils de gestion de projet et les systèmes d’inventaire. Ces options avancées permettent aux petites entreprises, aux pigistes et aux travailleurs à la demande d’accéder au type de suivi financier sophistiqué autrefois réservé aux grandes entreprises disposant de services comptables internes.

Comment fonctionne un logiciel de facturation?

Un logiciel de facturation permet de générer, d’envoyer et de suivre les factures. De nombreuses options logicielles permettent également de traiter les paiements et de mettre à jour les enregistrements comptables au fur et à mesure que les paiements arrivent. Stripe Invoicing est une plateforme complète qui intègre les processus de facturation et de paiement et s’intègre à d’autres systèmes d’entreprise. Voici comment cela fonctionne.

Création d’une facture

Dans le Dashboard Stripe, vous pouvez créer une facture manuellement en recherchant les détails du client, en ajoutant des postes de produits ou de services et en spécifiant les conditions de paiement, telles que les dates d’échéance et les remises en cas de paiement anticipé. Si vous avez des factures récurrentes, vous pouvez automatiser le processus. Il y a aussi de la place pour la personnalisation : vous pouvez ajouter votre logo, ajuster la palette de couleurs et faire de votre facture une extension de votre marque.

Envoi de la facture

Une fois que votre facture est prête, vous pouvez envoyer la facture directement au client en lui envoyant un PDF par courriel ou un lien vers une page de facture hébergée. Ceci est particulièrement utile pour les entreprises qui traitent des transactions récurrentes ou en ligne. Ces pages hébergées sont adaptées aux appareils mobiles et conviennent à n’importe quel appareil, ce qui permet aux clients de consulter et de payer leurs factures lors de leurs déplacements.

Se faire payer

Les clients peuvent payer directement à partir de la facture. Ils peuvent choisir parmi différentes méthodes, telles que les cartes de crédit, les virements bancaires ACH (Automated Clearing House) et les options internationales (par exemple, le prélèvement automatique SEPA). Stripe gère la partie dorsale, vous n’avez donc pas à vous soucier des conversions de devises ou des retards de traitement des paiements. Cela facilite le paiement pour le client et peut conduire à des paiements plus rapides.

Suivi

Stripe commence à suivre la facture dès son envoi. Vous saurez si le client l’a payé, et vous pourrez mettre en place des rappels automatiques pour les factures impayées, éliminant ainsi le besoin de courriels ou d’appels téléphoniques gênants pour rechercher des paiements. Vous pouvez également créer des alertes en cas de paiement.

Rapprochement et déclaration

Lorsqu’un paiement arrive sur votre compte bancaire, Stripe le rapproche automatiquement avec la bonne facture. Vous avez également accès à des rapports et des analyses détaillés, avec des informations telles que les clients qui paient en retard et les méthodes de paiement les plus populaires. Ce type d’informations peut aider à la gestion quotidienne et aux stratégies à long terme.

Quels sont les avantages d’utiliser un logiciel de facturation?

L’utilisation d’un logiciel de facturation peut changer la façon dont vous gérez votre entreprise. Voici quelques-uns des avantages de l’utilisation d’un logiciel de facturation.

Il vous fait gagner du temps là où ça compte

Le logiciel de facturation permet aux entreprises de gagner du temps de plusieurs façons : il automatise les calculs, crée des modèles enregistrés pour les factures récurrentes, établit des rappels automatiques en cas de retard de paiement et extrait les informations sur les clients de votre base de données au lieu de s’appuyer sur une saisie manuelle.

Il protège votre image de marque

Votre facture est l’occasion de laisser une impression forte et positive sur votre client. Le logiciel de facturation vous permet de personnaliser chaque aspect de votre facture : votre logo, les couleurs de votre marque et le courriel qui l’accompagne. Une facture soignée peut montrer à vos clients que vous êtes digne de confiance et les convaincre de revenir à l’avenir.

Il suit l’état des factures

Le logiciel de facturation vous offre une visibilité sur l’état des factures en un coup d’œil. Si une facture est en retard, le logiciel peut pousser le client avec un rappel amical en votre nom.

Il accélère les paiements

De nombreuses plateformes vous permettent d’ajouter des boutons de paiement directement à la facture afin que les clients puissent payer par carte de crédit, virement bancaire ou Apple Pay sans quitter la page. Cela signifie moins de retards et moins d’excuses pour les délais de paiement.

Il minimise drastiquement les erreurs

Les erreurs sur les factures peuvent vous coûter du temps et de l’argent. L’oubli d’inclure un service, un mauvais calcul d’une remise ou l’envoi d’une facture dont le prix est obsolète peuvent entraîner des conversations difficiles et des retards. Le logiciel de facturation gère les calculs et s’assure que tous les champs obligatoires sont remplis afin que vos factures soient exactes à chaque fois.

Il vous aide à gérer votre trésorerie

Le logiciel de facturation vous donne une image claire et actualisée de vos flux de trésorerie. Vous pouvez trier les factures par état (payée, impayée, en retard) et voir le délai de paiement généralement nécessaire à certains clients. Ce type de clarté vous aide à prendre de meilleures décisions quant au moment d’effectuer un suivi ou d’ajuster les conditions de paiement.

Il fonctionne avec la technologie que vous utilisez déjà

Le meilleur logiciel de facturation s’intègre à vos autres systèmes. Si vous utilisez un logiciel de comptabilité tel que QuickBooks ou Xero, vous pouvez configurer vos factures pour qu’elles se synchronisent automatiquement avec celui-ci, ce qui vous évite de saisir manuellement les paiements. Le logiciel de facturation peut également être relié à votre système de gestion de la relation client (GRC) ou de gestion des stocks, ce qui vous évite d’avoir à saisir à nouveau les informations sur les clients ou les produits.

Il s’adapte à votre entreprise

Lorsque votre entreprise est nouvelle, la création et l’envoi de factures manuellement peuvent ne pas sembler être un inconvénient majeur. Mais au fur et à mesure que votre entreprise se développe, ces factures se multiplient, tout comme les efforts déployés pour en assurer le suivi. Le logiciel de gestion des factures évolue avec vous et peut facilement gérer les factures groupées, la facturation récurrente et les paiements internationaux, que vous facturiez 5 clients ou 500.

Quelles fonctionnalités devez-vous privilégier lors du choix d’un logiciel de facturation?

Lorsque vous choisissez un logiciel de facturation, privilégiez les fonctionnalités qui répondent aux besoins de votre entreprise. Stripe Invoicing est une plateforme complète offrant un large éventail de fonctionnalités qui allient facilité d’utilisation et puissantes fonctions d’automatisation et d’intégration. Voici les fonctionnalités incluses et pourquoi elles sont importantes pour votre entreprise.

Création de factures flexible

La flexibilité dans la création de factures garantit que vos factures sont professionnelles, conformes à la marque et personnalisées en fonction de votre clientèle. Stripe Invoicing vous permet de créer des factures manuellement via le Dashboard ou automatiquement à l’aide de son interface de programmation d’application (API), en fonction de vos besoins. Éléments à considérer :

• Modèles personnalisables avec possibilité d’ajouter des logos, d’ajuster les couleurs et d’inclure des messages personnalisés

• Options d’éléments de campagne pour ventiler les services et les produits avec des tarifs, des taux de taxe et des remises personnalisés

Options de paiement intégrées

Plus vos clients peuvent vous payer facilement, plus vite vous serez payé. L’une des fonctionnalités les plus remarquables de Stripe est la possibilité d’intégrer des options de paiement directement dans les factures. Cette fonctionnalité comprend :

• Plusieurs options de paiement, telles que les cartes de crédit, les virements ACH, les portefeuilles numériques (par exemple, Apple Pay, Google Pay) et les options internationales (par exemple, prélèvement SEPA, iDEAL)

• Liens de paiement instantané ou boutons « Payer maintenant » directement sur la facture

• Rapprochement automatique des paiements dans les systèmes comptables

Suivi et notifications en temps réel

Le suivi élimine les approximations et vous aide à gérer les soldes impayés. Avec Stripe Invoicing, vous pouvez suivre le parcours d’une facture, qu’elle soit envoyée, payée ou en retard. Consultez les mises à jour de l’état des paiements et les rappels automatiques pour les factures impayées.

Gestion de la fiscalité et de la conformité

La conformité fiscale n’est pas négociable et l’automatisation permet d’éviter des erreurs coûteuses. Les fonctionnalités de facturation de Stripe comprennent des outils visant à simplifier le traitement des impôts, tels que :

• Calcul automatique de la taxe de vente, de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ou de la taxe sur les produits et services (TPS) par Stripe Tax en fonction de la localisation du client

• Factures conformes aux réglementations et exigences locales en matière de facturation (par exemple, ajout de numéros d’identification fiscale, ventilation détaillée)

• Prise en charge de plus de 135 devises

Modalités de paiement personnalisables

Les conditions personnalisées vous permettent de trouver un équilibre entre la flexibilité offerte à vos clients et des limites claires pour les paiements. Les conditions varient selon les clients, et Stripe Invoicing vous permet de personnaliser les dates d’échéance, les frais de retard en cas de retard de paiement et les remises en cas de remboursement anticipé.

Automatisation et facturation récurrente

L’automatisation de la facturation récurrente réduit le travail manuel et garantit des paiements prévisibles. Les fonctionnalités de facturation de Stripe fonctionnent avec Stripe Billing pour traiter les paiements récurrents. Ces caractéristiques sont les suivantes :

• Calendrier automatisé des factures pour des cycles de facturation hebdomadaires, mensuels ou personnalisés

• Encaissement automatique des paiements à l’aide des informations de paiement enregistrées du client

• Relances automatiques en cas d’échec de paiement

Rapports et analyses

Des informations claires vous aident à gérer les finances de votre entreprise de manière proactive. Le Dashboard Stripe comprend des analyses détaillées sur les performances des factures, telles que :

• Rapports sur l’ancienneté pour identifier les factures en retard en un coup d’œil

• Les tendances en matière de paiement (p. ex., les clients qui paient systématiquement en retard)

• Sommaires fiscaux pour simplifier la déclaration de revenus

Accès à l’API et intégrations

Les intégrations minimisent la saisie manuelle des données et permettent à vos systèmes de rester connectés. L’API de Stripe Invoicing vous permet de créer des flux de travail personnalisés et de vous connecter à d’autres outils de votre pile, tels que :

• Des logiciels de comptabilité comme QuickBooks ou Xero

• Les systèmes de gestion de la relation client (GRC) comme Salesforce ou HubSpot

• Une technologie de suivi du temps comme Harvest ou Toggl

Portail client

Un portail client améliore l’expérience des clients et réduit les tâches administratives. Le portail de Stripe permet aux clients de gérer leurs factures, de consulter l’historique de leurs paiements et d’enregistrer leurs moyens de paiement en toute sécurité. Éléments à considérer :

• Des options en libre-service pour que les clients puissent télécharger leurs factures ou leurs reçus sans vous contacter

• Un stockage sécurisé des paiements afin que les clients puissent stocker les informations de carte pour des paiements plus rapides

• Un processus de résolution des litiges de paiement, le cas échéant

Évolutivité et préparation à l’international

Votre logiciel de facturation doit évoluer en même temps que votre entreprise. Stripe est conçu pour les entreprises de toutes tailles, avec des fonctionnalités qui évoluent au rythme de votre croissance. Éléments à considérer :

• Prise en charge de plusieurs devises et langues pour les entreprises internationales

• Des fonctionnalités professionnelles telles que la facturation groupée, la protection avancée contre la fraude et les autorisations d’équipe

• Des prix transparents, sans frais cachés ni frais surprises

Comment le logiciel de facturation s’intègre-t-il aux systèmes comptables?

Le logiciel de facturation s’intègre aux systèmes comptables pour simplifier la facturation et la tenue de livres. Voici comment cela fonctionne avec Stripe Invoicing.

Synchronisation automatique des transactions

Lorsque vous envoyez une facture via Stripe et qu’un client la paie, Stripe peut automatiquement partager les informations de paiement (montant, date et payeur) avec votre logiciel comptable (par exemple, QuickBooks, Xero). Stripe enregistre la facture comme « payée » dans son système et transfère ces données à votre plateforme comptable, où elles sont classées dans la catégorie des revenus. Ainsi, vous n’avez pas besoin de saisir manuellement les informations de paiement ni de rapprocher les relevés bancaires avec les factures. Stripe et le système comptable se chargent de cette tâche pour vous.

Mises à jour en temps réel

Stripe envoie des mises à jour à votre logiciel comptable en temps réel. L’état d’une facture (partiellement payée, entièrement payée ou en retard) est immédiatement répercuté dans vos documents comptables. Cela permet de maintenir vos dossiers à jour sans suivi manuel, ce qui est particulièrement utile pour les factures à volume élevé.

Intégration des déclarations fiscales

Si vous utilisez Stripe Tax, il calcule les taxes en fonction de la localisation du client et les inclut automatiquement sur la facture. Il se synchronise avec votre logiciel comptable pour déclarer ces montants de taxes.

Plan comptable unifié

Stripe peut mapper vos catégories de factures au plan comptable de votre logiciel comptable. Par exemple :

• Les revenus provenant des services de conseil peuvent être étiquetés comme « revenus de conseil ».

• Les ventes de biens physiques peuvent être étiquetées comme « revenus de produits ».

Cela garantit que votre système comptable organise correctement les revenus, ce qui rend les rapports financiers plus précis et plus faciles à analyser.

Suivi et rapprochement des dépenses

Stripe associe automatiquement les paiements aux factures correspondantes, ce qui simplifie le rapprochement dans votre système comptable. Stripe transfère les dépenses récurrentes, telles que les frais de traitement des paiements, sous forme de postes distincts vers votre logiciel comptable. Par exemple, une facture de 1 000 $ avec des frais de traitement Stripe de 40 $ sera automatiquement enregistrée dans vos livres comme 1 000 $ de revenus et 40 $ de dépenses.

Prise en charge de plusieurs devises

Si votre entreprise traite des factures dans plusieurs devises, Stripe convertit les paiements dans votre devise locale et partage le montant converti avec votre logiciel de comptabilité. Stripe fournit une ventilation du paiement et des frais appliqués afin que votre système comptable reflète fidèlement le bénéfice net.

Synchronisation des données personnalisable

L’API de Stripe vous permet de spécifier la façon dont les données circulent entre Stripe et votre logiciel de comptabilité. Par exemple, vous pouvez définir des règles pour étiqueter les factures de clients spécifiques selon différentes sources de revenus ou personnaliser les rapports pour inclure des métadonnées telles que les régions clientes et les descriptions de produits. Ce niveau de personnalisation est utile aux entreprises ayant des besoins de facturation complexes ou celles dont la prise de décision repose fortement sur l’analyse des données.

Remboursements et ajustements

Stripe intègre les remboursements directement dans votre système comptable. Lorsque vous remboursez une facture payée, Stripe demande à votre plateforme comptable de consigner le remboursement dans le revenu initial. Les remboursements sont souvent négligés dans les processus comptables manuels, ce qui peut conduire à des enregistrements financiers inexacts, mais Stripe permet d’éviter cela en automatisant le flux de travail.

Des rapports financiers précis

Stripe s’appuie sur des outils comptables pour générer des rapports, que vous vous concentriez sur les comptes clients, les factures impayées ou l’évolution des revenus. Par exemple, si votre logiciel comptable fournit des rapports mensuels sur les profits et pertes, Stripe s’assure que toutes les données des factures sont prises en compte sans que vous ayez à revérifier les postes.

Automatisation flexible des flux de travail

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, l’intégration de Stripe garantit le rythme de votre système comptable. Vous pouvez automatiser l’importation et l’exportation de données de factures en masse, utiliser des modèles prédéfinis pour les scénarios de facturation récurrente et synchroniser des milliers de factures sans dégradation des performances.

Quels sont les coûts associés à un logiciel de facturation?

Les différentes options de logiciels de facturation s’accompagnent de différents modèles de tarification et de frais à prendre en compte. Stripe utilise un modèle de paiement à l’utilisation, ce qui vous permet de ne pas payer trop cher pour des fonctionnalités que vous n’utilisez pas. Le montant que vous payez dépend plutôt du montant que vous facturez et des types de paiements que vous traitez. Voici les coûts associés à Stripe Invoicing.

Frais de facturation

Stripe facture un faible pourcentage par facture payée. Vous êtes facturé au moment du paiement de votre facture, et la création et l’envoi de factures impayées sont gratuits.

Frais de traitement des paiements

Stripe traite les paiements directement par le biais de vos factures et facture des frais standard par transaction. Des frais supplémentaires sont ajoutés pour les paiements par carte internationale et les conversions de devises.

Frais de facturation récurrente

Stripe facture différents frais associés pour l’envoi de factures récurrentes d’abonnements ou de services en cours. Les frais exacts dépendent de la façon dont vous configurez des outils supplémentaires pour automatiser les paiements d’abonnement.

Frais de facture post-paiement

Stripe facture des frais en pourcentage sur le montant total de la transaction si vous utilisez Stripe Checkout ou Payment Links pour des achats ponctuels et que vous décidez d’émettre une facture par la suite. Ces frais peuvent s’appliquer à vous si vous gérez à la fois des flux de travail de commerce électronique et de facturation.

Frais Stripe Tax

Stripe peut gérer le calcul des taxes via Stripe Tax, qui calcule la taxe de vente, la TVA ou la TPS en fonction de l’emplacement de votre client et les ajoute à la facture. Stripe facture des frais supplémentaires minimes pour Stripe Tax.