En comptabilité, les dépenses sont les coûts qu’une entreprise engage pour assurer son bon fonctionnement. Ils comprennent tout, du loyer de votre espace de bureau aux abonnements logiciels dont se sert votre équipe. Les dépenses représentent l’argent dépensé ou le passif encouru pendant que vous gagnez des revenus.

Ci-dessous, nous expliquerons les principales catégories de dépenses, comment elles sont enregistrées en comptabilité et comment elles affectent un état des résultats.

Qu’y a-t-il dans cet article?

• Quelles sont les principales catégories de dépenses?
  
• Comment les dépenses sont-elles enregistrées dans la comptabilité?
  
• Pourquoi est-il important d’assurer un suivi précis des dépenses?
  
• Quelle est la différence entre les dépenses fixes et les dépenses variables?
  
• Comment les dépenses affectent-elles l’état des résultats?
  

Quelles sont les principales catégories de dépenses?

Les dépenses se répartissent en différentes catégories, selon l’objet du paiement. Les entreprises enregistrent ces catégories séparément dans les systèmes comptables afin de clarifier la façon dont elles dépensent l’argent. Voici les principales catégories de dépenses.

• Coût des biens vendus (COGS) : Il s’agit des coûts directs de production ou de livraison de votre produit ou service. Dans le cas d’une boulangerie, le coût des produits vendus comprend le coût d’ingrédients tels que la farine et le sucre; Pour un éditeur de logiciels, cela peut inclure des frais d’hébergement infonuagiques. Le coût des produits vendus est directement lié à vos ventes et a une incidence sur votre marge brute.

• Charges d’exploitation : Ceux-ci couvrent les coûts quotidiens liés à l’exploitation de votre entreprise (par exemple, les salaires, les fournitures de bureau, le marketing, les services publics). Les charges d’exploitation sont nécessaires, mais elles ne sont pas directement liées à la production de biens ou de services.

• Charges non opérationnelles : Il s’agit de coûts qui n’ont rien à voir avec votre activité principale. Par exemple, si votre entreprise a un règlement juridique ponctuel ou effectue des paiements d’intérêts sur un prêt, ceux-ci seront considérés comme des dépenses non opérationnelles.

• Amortissements : Il s’agit de charges hors trésorerie qui reflètent l’usure des immobilisations corporelles ou la réduction progressive de la valeur des immobilisations incorporelles (comme les brevets et les marques de commerce). Ils permettent d’étaler le coût des investissements à long terme dans le temps. Le dépréciement ou l’amortissement peuvent être classées en charges d’exploitation ou non opérationnelles, selon la façon dont l’actif est lié aux activités principales.

Comment les dépenses sont-elles enregistrées en comptabilité?

Toutes les dépenses sont enregistrées à des fins comptables afin de clarifier les dépenses de votre entreprise et de vous assurer que vous calculez les obligations fiscales appropriées. Pour des enregistrements précis, conservez tous les reçus, factures ou contrats; Ils prouvent que la dépense a eu lieu et expliquent pourquoi, ce qui est utile en cas d’audit et lorsque vous déclarez des impôts ou rapprochez des documents plus tard.

Voici comment enregistrer vos dépenses avec précision :

• Catégoriser : Déterminez à quoi sert chaque dépense et à quelle catégorie elle appartient. Que vous payiez pour un logiciel, que vous fassiez le plein de fournitures ou que vous couvriez les frais de déplacement, déterminez si le coût est pris en compte dans les charges d’exploitation, le coût des produits vendus ou autre chose.

• Journalisation : Enregistrez la dépense dans votre système comptable. Si vous utilisez la comptabilité en partie double (ce qui est le cas de la plupart des entreprises), vous débiterez le compte de dépenses (ce qui augmentera vos dépenses) et créditerez le compte de paiement. Par exemple, si vous dépensez 500 $ en publicité, vous débiterez les « dépenses publicitaires » de 500 $ et créditerez « caisse » (ou « comptes fournisseurs ») de 500 $.

• Rapprochement et révision : À la fin du mois (ou du trimestre), comparez vos dépenses enregistrées à vos relevés bancaires et à vos reçus. Vous devriez également examiner régulièrement votre état des résultats pour voir comment vos dépenses ont une incidence sur votre rentabilité. Un examen régulier peut vous aider à repérer les tendances, à contrôler les dépenses et à prendre des décisions plus stratégiques sur l’affectation des ressources.

Pourquoi un suivi précis des dépenses est-il important?

Un suivi précis des dépenses fournit une clarté financière qui peut guider vos décisions commerciales. Voici quelques détails supplémentaires :

• Suivi de la rentabilité : Un suivi minutieux des dépenses montre votre rentabilité réelle. La seule façon de savoir si vos revenus dépassent vraiment vos coûts est d’enregistrer chaque dépense.

• Examen des coûts : Le suivi des dépenses peut indiquer où vous payez plus que vous ne le devriez. Cela peut guider vos décisions quant à la renégociation des ententes avec les fournisseurs ou à la réduction des dépenses consacrées aux initiatives peu performantes.

• Préparation aux déclarations fiscales : Des relevés de dépenses clairs peuvent vous aider à réclamer les déductions fiscales auxquelles vous avez droit et à éviter des erreurs coûteuses. Ils rendent également le processus de déclaration et les audits beaucoup plus faciles à gérer.

• Établir des budgets : Le suivi des dépenses vous aide à détecter les tendances de coûts (telles que les pics au cours de certains mois ou les dépenses sur des projets spécifiques) et à anticiper les dépenses avant qu’elles ne surviennent. L’identification de ces tendances peut vous aider à planifier la façon de couvrir les périodes de coûts élevés et de vous assurer qu’il vous reste suffisamment d’argent pour payer les factures, les salaires et d’autres dépenses nécessaires.

• Planification de la croissance : Un suivi précis des dépenses vous montre ce qu’il en coûte pour gérer votre entreprise aujourd’hui. Il vous donne une base de référence pour prévoir les coûts futurs dans le cadre de votre planification de la croissance.

Quelle est la différence entre les dépenses fixes et les dépenses variables?

Les dépenses fixes sont des dépenses régulières et récurrentes, tandis que les dépenses variables changent en fonction de votre production. En faisant la distinction entre les dépenses fixes et variables, vous pouvez mieux contrôler les coûts, planifier la croissance et réagir aux changements dans votre entreprise.

Dépenses fixes

Ces coûts restent constants, quelle que soit la production ou la vente de votre entreprise. Ils sont prévisibles et récurrents. Il peut s’agir, par exemple, de dépenses telles que le loyer, les salaires du personnel à temps plein, les assurances et les abonnements. Si vous exploitez un café, le loyer de votre local serait une dépense fixe.

Les dépenses fixes assurent la stabilité de votre budget. Cependant, elles peuvent être difficiles à gérer lorsque les revenus sont faibles, car elles ne diminuent pas automatiquement pendant les périodes de ralentissement.

Dépenses variables

Ces coûts fluctuent en fonction de l’activité de votre entreprise, et plus précisément de la quantité que vous produisez ou vendez. Les dépenses variables sont directement liées au volume d’opérations de votre entreprise : plus vous vous développez, plus ces dépenses ont tendance à être élevées. Il peut s’agir, par exemple, de dépenses pour des articles tels que les matières premières, les frais d’expédition, les commissions de vente et les services publics (qui peuvent augmenter avec l’augmentation de la production ou de l’activité de bureau). Si l’on prend l’exemple de l’exploitation d’un café, le coût des grains de café et du lait serait une dépense variable.

Les dépenses variables s’adaptent à votre entreprise, ce qui peut les rendre flexibles. Cependant, ils sont plus difficiles à prévoir, ils doivent donc être surveillés de près pour éviter des pics de coûts inattendus.

Comment les dépenses affectent-elles l'état des résultats?

Les dépenses ont une incidence directe sur la rentabilité de votre entreprise. Sur l'état des résultats, les dépenses sont soustraites des recettes pour déterminer votre revenu net (ou bénéfice net). Lorsque les dépenses augmentent sans augmentation correspondante des revenus, elles diminuent les bénéfices. Par exemple, une augmentation des coûts de marketing ou des prix des fournisseurs réduira vos bénéfices s’ils ne sont pas compensés par une augmentation des ventes.

En examinant l’évolution des dépenses au fil du temps, vous pouvez identifier les inefficacités, les coûts inutiles ou les domaines dans lesquels les dépenses sont trop élevées par rapport à la valeur qu’elles créent. Chaque entreprise vise à équilibrer les dépenses et la croissance des revenus. L’état des résultats peut vous indiquer si vous atteignez cet équilibre ou si les coûts sont trop élevés.

Voici un exemple de la façon dont les dépenses sont prises en compte dans le calcul d’un bénéfice net. Supposons que votre état des résultats ressemble à ceci :

• Revenus : 500 000 $

• Prix des produits vendus : 200 000 $

• Bénéfice brut : 300 000 $

• Charges d’exploitation : 150 000 $

• Bénéfice d’exploitation : 150 000 $

• Dépenses non opérationnelles : 50 000 $

• Revenu net : 100 000 $

Ici, la somme de vos dépenses (COGS, d’exploitation et non opérationnelles) est soustraite des revenus globaux pour déterminer votre revenu net.

500 000 $ - (200 000 $ + 150 000 $ + 50 000 $) = 100 000 $ de revenu net