In der Buchhaltung sind Ausgaben die Kosten, die einem Unternehmen entstehen, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Dazu gehört alles von der Miete für Ihre Büroräume bis hin zu den Software-Abonnements, mit denen Ihr Team arbeitet. Ausgaben sind das Geld, das Sie ausgeben, oder Verbindlichkeiten, die Sie eingehen, während Sie Umsätze erzielen.

Im Folgenden erläutern wir die wichtigsten Ausgabenkategorien, wie sie in der Buchhaltung erfasst werden und wie sie sich auf eine Gewinn- und Verlustrechnung auswirken.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind die Hauptkategorien von Ausgaben?
  
• Wie werden die Ausgaben in der Buchhaltung erfasst?
  
• Warum ist eine genaue Ausgabenverfolgung wichtig?
  
• Was ist der Unterschied zwischen fixen und variablen Ausgaben?
  
• Wie wirken sich die Ausgaben auf die Gewinn- und Verlustrechnung aus?
  

Was sind die wichtigsten Ausgabenkategorien?

Die Ausgaben fallen je nach Zahlungszweck in verschiedene Kategorien. Unternehmen protokollieren diese Kategorien separat in ihren Buchhaltungssystemen, um zu verdeutlichen, wie sie Geld ausgeben. Hier sind die wichtigsten Ausgabenkategorien.

• Kosten der verkauften Waren (COGS): Dies sind die direkten Kosten für die Herstellung oder Lieferung Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung. Für eine Bäckerei würden die COGS die Kosten für Zutaten wie Mehl und Zucker enthalten. Für ein Softwareunternehmen können Cloud-Hosting-Gebühren anfallen. Die COGS sind direkt an Ihren Umsatz gebunden und wirken sich auf Ihren Bruttogewinn aus.

• Betriebskosten: Diese decken die laufenden Kosten Ihres Unternehmens ab (z. B. Gehälter, Büromaterial, Marketing, Nebenkosten. Betriebskosten sind notwendig, aber sie sind nicht direkt mit der Produktion von Waren oder Dienstleistungen verbunden.

• Nicht betriebliche Ausgaben: Dies sind Kosten, die nichts mit Ihrem Kerngeschäft zu tun haben. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise einen einmaligen Rechtsvergleich hat oder Zinszahlungen für einen Kredit leistet, werden diese als nicht betriebliche Ausgaben betrachtet.

• Abschreibungen und Tilgungen: Dabei handelt es sich um nicht zahlungswirksame Ausgaben, die den Verschleiß von Sachanlagen oder die allmähliche Wertminderung von immateriellen Vermögenswerten (wie Patenten und Marken) widerspiegeln. Sie tragen dazu bei, die Kosten langfristiger Investitionen über die Zeit zu verteilen. Abschreibungen und Tilgungen können je nach Art des Vermögenswerts in Bezug auf die Kerngeschäftstätigkeiten als betriebliche oder nicht betriebliche Ausgaben klassifiziert werden.

Wie werden die Ausgaben in der Buchhaltung erfasst?

Alle Ausgaben werden zu Buchhaltungszwecken aufgezeichnet, um die Ausgaben Ihres Unternehmens zu klären und sicherzustellen, dass Sie angemessene Steuerverpflichtungen berechnen. Bewahren Sie für genaue Aufzeichnungen alle Belege, Rechnungen oder Verträge auf. Sie dienen als Nachweis dafür, dass die Ausgabe getätigt wurde und erklären, warum sie getätigt wurde. Dies ist hilfreich bei Prüfungen und bei der späteren Einreichung von Steuern oder dem Abgleich von Aufzeichnungen.

So erfassen Sie Ihre Ausgaben genau:

• Kategorisieren: Finden Sie heraus, wofür die einzelnen Ausgaben bestimmt sind und zu welcher Kategorie sie gehören. Ob Sie nun für Software bezahlen, Material einkaufen oder Reisekosten decken – stellen Sie fest, ob die Kosten in die Betriebskosten, die Herstellungskosten oder etwas anderes einfließen.

• Protokoll: Erfassen Sie die Ausgaben in Ihrem Buchhaltungssystem. Wenn Sie die doppelte Buchführung verwenden (was bei den meisten Unternehmen der Fall ist), belasten Sie das Ausgabenkonto (wodurch sich Ihre Ausgaben erhöhen) und schreiben den Betrag dem Zahlungskonto gut. Wenn Sie beispielsweise 500 $ für Werbung ausgeben, würden Sie „Werbekosten“ mit 500 $ belasten und „Bargeld“ (oder „Kreditorenbuchhaltung“) mit 500 $ gutschreiben.

• Abgleichen und überprüfen: Vergleichen Sie am Ende des Monats (oder Quartals) Ihre erfassten Ausgaben mit Ihren Kontoauszügen und Belegen. Sie sollten auch Ihre Gewinn- und Verlustrechnung regelmäßig überprüfen, um zu sehen, wie sich Ihre Ausgaben auf Ihre Rentabilität auswirken. Eine regelmäßige Überprüfung kann Ihnen helfen, Trends zu erkennen, Ausgaben zu kontrollieren und strategischere Entscheidungen darüber zu treffen, wo Ressourcen zugewiesen werden sollen.

Warum ist eine genaue Ausgabenverfolgung wichtig?

Eine genaue Ausgabenverfolgung sorgt für finanzielle Klarheit, die als Grundlage für Geschäftsentscheidungen dienen kann. Hier sind einige weitere Details:

• Verfolgung der Rentabilität: Eine sorgfältige Ausgabenverfolgung zeigt Ihre tatsächliche Rentabilität. Der einzige Weg, um herauszufinden, ob Ihr Umsatz Ihre Kosten wirklich übersteigt, besteht darin, jede Ausgabe zu protokollieren.

• Überprüfung der Kosten: Die Ausgabenverfolgung kann Ihnen signalisieren, wo Sie mehr bezahlen, als Sie sollten. Dies kann Ihre Entscheidungen darüber leiten, ob Sie Lieferantenvereinbarungen neu verhandeln oder die Ausgaben für leistungsschwache Initiativen reduzieren möchten.

• Vorbereitung für die Steuern: Klare Ausgabenaufzeichnungen können Ihnen helfen, die Steuerabzüge geltend zu machen, auf die Sie Anspruch haben, und kostspielige Fehler zu vermeiden. Sie erleichtern auch den Einreichungsprozess und die Handhabung von Prüfungen erheblich.

• Festlegen von Budgets: Die Ausgabenverfolgung hilft Ihnen, Kostenmuster zu erkennen (z. B. Spitzen in bestimmten Monaten oder Ausgaben für bestimmte Projekte) und Ausgaben zu antizipieren, bevor sie erreicht werden. Die Identifizierung dieser Muster kann Ihnen helfen, zu planen, wie Sie Zeiträume mit hohen Kosten abdecken und sicherstellen können, dass Sie genug für Rechnungen, Gehaltsabrechnungen und andere notwendige Ausgaben übrig haben.

• Wachstumsplanung: Eine genaue Ausgabenverfolgung zeigt Ihnen, was es kostet, Ihr Unternehmen heute zu führen. Sie bietet Ihnen eine Grundlage für die Prognose zukünftiger Kosten, während Sie für Wachstum planen.

Was ist der Unterschied zwischen fixen und variablen Ausgaben?

Fixe Ausgaben sind regelmäßige, wiederkehrende Ausgaben, während sich variable Ausgaben je nach Produktion ändern. Durch die Unterscheidung zwischen fixen und variablen Ausgaben können Sie die Kosten besser kontrollieren, Wachstum planen und auf Veränderungen in Ihrem Unternehmen reagieren.

Fixe Ausgaben

Diese Kosten bleiben konstant, unabhängig davon, wie viel Ihr Unternehmen produziert oder verkauft. Sie sind vorhersehbar und wiederkehrend. Beispiele hierfür sind Ausgaben wie Miete, Gehälter für Vollzeitkräfte, Versicherungen und Abonnements. Wenn Sie ein Café betreiben, wäre die Miete für Ihren Raum eine feste Ausgabe.

Fixe Ausgaben sorgen für Stabilität in Ihrem Budget. Bei niedrigem Umsatz können sie jedoch eine Herausforderung darstellen, da sie in langsameren Zeiten nicht automatisch abnehmen.

Variable Ausgaben

Diese Kosten schwanken je nach Ihrer Geschäftstätigkeit – insbesondere danach, wie viel Sie produzieren oder verkaufen. Variable Ausgaben sind direkt an das Volumen Ihres Geschäftsbetriebs gebunden: Je mehr Sie wachsen, desto höher sind diese Ausgaben in der Regel. Beispiele hierfür sind Ausgaben für Artikel wie Rohstoffe, Versandkosten, Verkaufsprovisionen und Nebenkosten (die mit zunehmender Produktions- oder Büroaktivität steigen können). Am Beispiel des Betriebs eines Cafés wären die Kosten für Kaffeebohnen und Milch variable Ausgaben.

Variable Ausgaben passen sich Ihrem Unternehmen an, wodurch sie flexibel sind. Sie sind jedoch schwieriger vorherzusagen, sodass sie genau überwacht werden müssen, um unerwartete Kostenspitzen zu vermeiden.

Wie wirken sich Ausgaben auf die Einkommensaufstellung aus?

Die Ausgaben wirken sich direkt auf die Rentabilität Ihres Unternehmens aus. In der Gewinn- und Verlustrechnung werden Ausgaben vom Umsatz abgezogen, um Ihr Nettoeinkommen (oder Nettogewinn) zu ermitteln. Wenn die Ausgaben steigen, ohne dass der Umsatz entsprechend steigt, sinken die Gewinne. Zum Beispiel wird eine Erhöhung der Marketingkosten oder der Lieferantenpreise Ihre Gewinne schmälern, wenn sie nicht durch höhere Umsätze ausgeglichen werden.

Indem Sie überprüfen, wie sich die Ausgaben im Zeitverlauf ändern, können Sie Ineffizienzen, unnötige Kosten oder Bereiche aufzeigen, in denen die Ausgaben im Verhältnis zum Wert, den sie schaffen, zu hoch sind. Jedes Unternehmen ist bestrebt, Ausgaben und Umsatzwachstum in Einklang zu bringen. Die Gewinn- und Verlustrechnung gibt Ihnen Auskunft darüber, ob Sie dieses Gleichgewicht erreichen – oder ob die Kosten zu hoch sind.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie Ausgaben in die Berechnung des Nettogewinns einfließen. Angenommen, Ihre Gewinn- und Verlustrechnung sieht folgendermaßen aus:

• Umsatz: 500.000 $

• COGS: 200.000 $

• Bruttogewinn: 300.000 $

• Betriebskosten: 150.000 $

• Betriebseinkommen: 150.000 $

• Nicht betriebliche Ausgaben: 50.000 $

• Nettoeinkommen: 100.000 $

Hier wird die Summe Ihrer Ausgaben (COGS, operativ und nicht operativ) vom Gesamtumsatz abgezogen, um Ihr Nettoeinkommen zu ermitteln.

500.000 USD - (200.000 USD + 150.000 USD + 50.000 USD) = 100.000 USD Nettoeinkommen