Em contabilidade, despesas são os custos em que uma empresa incorre durante as operações. Todos os custos, do aluguel do escritório às assinaturas de software para a equipe, estão inclusos. As despesas representam o dinheiro gasto ou os passivos incorridos enquanto você recebe receita.

Entenda as principais categorias de despesas, como elas são registradas na contabilidade e como afetam uma demonstração de resultados.

Neste artigo:

• Quais as principais categorias de despesas?
  
• Como as despesas são registradas na contabilidade?
  
• Por que é importante registrar despesas corretamente?
  
• Qual a diferença entre despesas fixas e variáveis?
  
• Como as despesas afetam a demonstração de resultados?
  

Quais as principais categorias de despesas?

As despesas enquadram-se em diferentes categorias, dependendo da finalidade do pagamento. Essas categorias são registradas separadamente nos sistemas contábeis das empresas para esclarecer onde estão seus gastos. Estas são as principais categorias de despesas.

• Custo dos bens vendidos (CPV): custos diretos de produção ou entrega do seu produto ou serviço. Numa padaria, o CPV inclui o custo de ingredientes como farinha e açúcar; numa empresa de software, podem ser custos de hospedagem em nuvem. O CPV está diretamente vinculado às vendas e afeta seu lucro bruto.

• Despesas operacionais: cobrem os custos da operação da sua empresa (ex.: salários, material de escritório, marketing, serviços públicos). As despesas operacionais são necessárias, mas não estão diretamente ligadas à produção de bens ou serviços.

• Despesas não operacionais: custos não relacionados às suas atividades principais de negócio. Por exemplo, se sua empresa tiver um acordo judicial avulso ou fizer pagamentos de juros sobre um empréstimo, essas despesas serão consideradas despesas não operacionais.

• Depreciação e amortização: são despesas não monetárias que refletem o desgaste dos ativos tangíveis ou a redução gradual do valor dos ativos intangíveis (como patentes e marcas). Eles ajudam a dividir o custo dos investimentos de longo prazo ao longo do tempo. A depreciação e a amortização podem ser classificadas como despesas operacionais ou não operacionais, dependendo da relação entre o ativo e as atividades essenciais do negócio.

Como as despesas são registradas na contabilidade?

Todas as despesas são registradas para fins contábeis para esclarecer os gastos da sua empresa e assegurar o cálculo correto das obrigações fiscais. Para manter registros precisos, guarde todos os recibos, faturas ou contratos. Eles comprovam os gastos e explicam seus motivos, o que é útil para auditorias, declaração de impostos e reconciliações.

Veja como registrar suas despesas com precisão:

• Categorizar: descubra para que serve cada despesa e a que categoria ela pertence. Seja um pagamento de software, estoque de suprimentos ou cobertura de custos de viagem, determine se o custo enquadra-se como despesa operacional, CPV ou outra coisa.

• Registre: inscreva a despesa no seu sistema de contabilidade. Se estiver usando partidas dobradas (como a maioria das empresas), você debita a conta de despesas (aumentando suas despesas) e credita a conta de pagamentos. Por exemplo, se você gastar US$ 500 em publicidade, deve debitar US$ 500 como "despesas de publicidade" e creditar US$ 500 em "caixa" (ou "contas a pagar").

• Reconciliar e revisar: ao final do mês (ou trimestre), compare as despesas registradas com seus extratos bancários e recibos. Você também deve revisar regularmente sua demonstração de resultados para ver como as despesas estão afetando sua lucratividade. Revisões regulares ajudam a identificar tendências, controlar gastos e tomar decisões mais estratégicas de alocação de recursos.

Por que o rastreamento preciso de despesas é importante?

O acompanhamento preciso das despesas fornece clareza financeira que pode embasar as decisões comerciais. Mais alguns detalhes:

• Acompanhamento da rentabilidade: o acompanhamento cuidadoso das despesas mostra sua lucratividade real. A única maneira de saber se sua receita está realmente superando seus custos é registrar todas as despesas.

• Revisão de custos: o acompanhamento de despesas pode sinalizar onde você está pagando mais do que deveria. Isso pode orientar suas decisões sobre renegociar contratos com fornecedores ou reduzir os gastos em projetos de baixo desempenho.

• Preparo de impostos: registros de despesas claros podem ajudar a reivindicar as deduções fiscais a que tem direito e evitar erros caros. Eles também facilitam todo o processo de arquivamento e auditorias.

• Definição de orçamentos: o acompanhamento de despesas ajuda a detectar padrões de custos (como picos durante determinados meses ou gastos em projetos específicos) e a prever despesas. Identificar esses padrões pode ajudar a planejar períodos de alta nos custos e reservar o suficiente para contas, folha de pagamento e outras despesas necessárias.

• Planejamento para o crescimento: um bom acompanhamento de despesas mostra quanto custa administrar sua empresa hoje. É uma referência para prever custos futuros à medida que você planeja o crescimento.

Qual a diferença entre despesas fixas e variáveis?

Despesas fixas são regulares e recorrentes, enquanto as despesas variáveis mudam dependendo da sua produção. Ao distinguir as despesas fixas das variáveis, você controla melhor os custos, planeja o crescimento e responde às mudanças na empresa.

Despesas fixas

Esses custos se mantêm, mesmo que a empresa produza ou venda quantidades diferentes. São previsíveis e recorrentes. Exemplos: aluguel, salários de funcionários em tempo integral, seguros e assinaturas. Se você administra um café, o aluguel do seu espaço seria uma despesa fixa.

As despesas fixas estabilizam seu orçamento. Mas elas podem complicar a gestão quando a receita é baixa, já que não são reduzidas em períodos de baixa.

Despesas variáveis

São os custos que variam com o nível de atividade da empresa, ou seja, o volume que você produz ou vende. Despesas variáveis são diretamente proporcionais ao volume das operações: quanto mais você cresce, maiores tendem a ser essas despesas. Alguns exemplos podem ser matérias-primas, custos de envio, comissões de vendas e serviços públicos (que podem aumentar com mais produção ou atividade no escritório). No exemplo do café, o custo do café em grãos e do leite seriam despesas variáveis.

As despesas variáveis crescem ou diminuem junto com a empresa, de forma que são flexíveis. Porém, são mais difíceis de prever e exigem monitoramento atento para evitar picos inesperados nos custos.

Como as despesas afetam a demonstração de resultados?

As despesas afetam diretamente a lucratividade dos negócios. Na demonstração de resultados, as despesas são subtraídas da receita para determinar sua receita líquida (ou lucro líquido). Quando as despesas crescem sem aumento de receita proporcional, os lucros diminuem. Por exemplo, um aumento nos custos de marketing ou preços de fornecedores reduzirá seus lucros se não houver crescimento nas vendas.

Analisando as variações das despesas, você pode identificar ineficiências, custos desnecessários ou áreas em que os gastos são muito altos em relação ao valor gerado. Toda empresa tem o objetivo de equilibrar despesas e crescimento de receitas. A demonstração de resultados indica se você está alcançando esse equilíbrio ou se os custos são muito altos.

Veja este exemplo de como as despesas influenciam no cálculo do lucro líquido. Suponha que sua demonstração de resultados esteja assim:

• Receita: US$ 500.000

• CPV: US$ 200.000

• Lucro bruto: US$ 300.000

• Despesas operacionais: US$ 150.000

• Receita operacional: US$ 150.000

• Despesas não operacionais: US$ 50.000

• Rendimento líquido: US$ 100.000

Aqui, a soma de suas despesas (CPV, operacional e não operacional) é subtraída da receita geral para determinar seu lucro líquido.

US$ 500.000 - (US$ 200.000 + US$ 150.000 + US$ 50.000) = US$ 100.000 de Rendimento Líquido