En comptabilité, les dépenses désignent les coûts que votre entreprise engage pour assurer son bon fonctionnement. Elles comprennent l'ensemble des dépenses, du loyer de vos bureaux aux abonnements logiciels qui permettent à votre équipe d'effectuer ses tâches. Les dépenses représentent les fonds dépensés ou le passif encouru à mesure que vous générez des revenus.

Découvrez ci-dessous les principales catégories de dépenses, comment elles sont enregistrées en comptabilité et leur incidence sur le compte de résultat.

Sommaire de cet article

• Quelles sont les principales catégories de dépenses ?
  
• Comment les dépenses sont-elles enregistrées dans la comptabilité ?
  
• Pourquoi est-il important d'assurer un suivi précis des dépenses ?
  
• Quelle est la différence entre les dépenses fixes et les dépenses variables ?
  
• Comment les dépenses affectent-elles le compte de résultat ?
  

Quelles sont les principales catégories de dépenses ?

Les dépenses se répartissent en différentes catégories, selon l'objet du paiement. Les entreprises enregistrent ces catégories séparément dans les systèmes comptables afin de clarifier la façon dont elles dépensent les fonds. Voici les principales catégories de dépenses.

• Coût des marchandises vendues (GOGS) : il s'agit des coûts directs de production ou de livraison de votre produit ou service. Dans le cas d'une boulangerie, le coût des marchandises vendues comprend le coût des ingrédients tels que la farine et le sucre ; pour un éditeur de logiciels, cela peut inclure les frais d'hébergement dans le cloud. Le coût des marchandises vendues est directement lié à vos ventes et a un impact sur votre marge brute.

• Charges d'exploitation : celles-ci couvrent les coûts quotidiens liés à l'exploitation de votre entreprise (par exemple, les salaires, les fournitures de bureau, le marketing, les services publics). Les dépenses d'exploitation sont nécessaires, mais elles ne sont pas directement liées à la production de marchandises ou de services.

• Charges hors exploitation : il s'agit de coûts qui ne sont pas liés à votre cœur de métier. Par exemple, si votre entreprise effectue un versement ponctuel pour des services juridiques ou des paiements d'intérêts sur un prêt, ceux-ci seront considérés comme des dépenses hors exploitation.

• Amortissements : il s'agit de charges hors trésorerie qui reflètent l'usure des immobilisations corporelles ou la réduction progressive de la valeur des immobilisations incorporelles (comme les brevets et les marques de commerce). Les amortissements permettent d'étaler le coût des investissements à long terme dans le temps. Les amortissements peuvent être classés en charges d'exploitation ou hors exploitation, selon la façon dont l'actif est lié aux activités principales.

Comment les dépenses sont-elles enregistrées en comptabilité ?

Toutes les dépenses sont enregistrées à des fins comptables afin de clarifier les dépenses de votre entreprise et de garantir le bon calcul de vos obligations fiscales. Pour des enregistrements précis, conservez tous les reçus, factures ou contrats. Ils prouvent que la dépense a eu lieu et expliquent à quelles fins, ce qui est utile en cas d'audit et lorsque vous effectuez vos déclarations fiscales ou rapprochez des documents ultérieurement.

Voici comment enregistrer vos dépenses avec précision :

• Catégorisation : déterminez à quoi sert chaque dépense et à quelle catégorie elle appartient. Que vous payiez pour un logiciel, que vous fassiez le plein de fournitures ou que vous couvriez des frais de déplacement, déterminez si le coût est pris en compte dans les charges d'exploitation, le coût des marchandises vendues ou toute autre catégorie.

• Journal des dépenses : enregistrez la dépense dans votre système comptable. Si vous utilisez la comptabilité en partie double (ce qui est le cas de la plupart des entreprises), vous débiterez le compte de dépenses (ce qui augmentera vos dépenses) et créditerez le compte de paiement. Par exemple, si vous dépensez 500 $ en publicité, vous débiterez les « dépenses publicitaires » de 500 $ et créditerez les « liquidités » (ou « comptes fournisseurs ») de 500 $.

• Rapprochement et vérification : à la fin du mois (ou du trimestre), rapprochez vos dépenses enregistrées de vos relevés bancaires et vos reçus. Examinez aussi régulièrement votre compte de résultat pour analyser l'impact de vos dépenses sur votre rentabilité. Un examen régulier peut vous aider à repérer les tendances, à contrôler les dépenses et à prendre des décisions plus stratégiques sur l'affectation des ressources.

Pourquoi est-il important d'assurer un suivi précis des dépenses ?

Suivre les dépenses avec précision permet de garantir une clarté financière, ce qui peut éclairer les décisions de l'entreprise. Voici quelques informations supplémentaires :

• Suivi de la rentabilité : le suivi minutieux des dépenses témoigne de votre rentabilité réelle. La seule façon de savoir si vos revenus sont supérieurs à vos coûts est d'enregistrer chaque dépense.

• Analyse des coûts : l'analyse des coûts vous permet de déterminer les postes pour lesquels vous dépensez davantage que vous ne le devriez. Cela peut guider vos décisions quant à la renégociation des contrats avec vos fournisseurs ou à la réduction des dépenses consacrées aux initiatives peu performantes.

• Préparation aux déclarations fiscales : des relevés de dépenses clairs peuvent vous aider à réclamer les déductions fiscales auxquelles vous avez droit et à éviter des erreurs coûteuses. Ils rendent également le processus de déclaration et les audits beaucoup plus faciles à gérer.

• Définition des budgets : le suivi des dépenses vous aide à détecter les tendances en matière de coûts (telles que les pics au cours de certains mois ou les dépenses sur des projets spécifiques) et à anticiper les dépenses. L'identification de ces tendances peut vous aider à déterminer comment couvrir les périodes de coûts élevés et à vous assurer d'avoir suffisamment de trésorerie pour payer les factures, les salaires et les autres dépenses requises.

• Planification de la croissance : le suivi précis des dépenses vous indique combien coûte la gestion votre entreprise aujourd'hui. Il vous permet d'anticiper les coûts futurs dans le cadre de votre planification de la croissance.

Quelle est la différence entre les dépenses fixes et les dépenses variables ?

Les dépenses fixes sont des dépenses régulières et récurrentes, tandis que les dépenses variables évoluent en fonction de votre production. En distinguant les dépenses fixes des dépenses variables, vous pouvez mieux contrôler les coûts, planifier la croissance et réagir aux changements dans votre entreprise.

Charges fixes

Ces coûts restent constants, quelles que soient la production ou les ventes de votre entreprise. Ils sont prévisibles et récurrents. Il peut s'agir, par exemple, de dépenses telles que le loyer, les salaires du personnel à temps plein, les assurances et les abonnements. Si vous exploitez un café, le loyer de votre local commercial est une dépense fixe.

Les dépenses fixes assurent la stabilité de votre budget. Cependant, elles peuvent être difficiles à gérer lorsque les revenus sont faibles, car elles ne diminuent pas automatiquement pendant les périodes de ralentissement.

Charges variables

Ces coûts fluctuent en fonction de l'activité de votre entreprise, et plus précisément de la quantité que vous produisez ou vendez. Les dépenses variables sont directement liées au volume d'activité de votre entreprise : plus votre croissance est forte, plus ces dépenses ont tendance à être élevées. Il peut s'agir, par exemple, de dépenses telles que les matières premières, les frais de livraison, les commissions de vente et les services publics (qui peuvent augmenter avec l'augmentation de la production ou de l'activité administrative). Pour reprendre l'exemple de l'exploitation d'un café, le coût des grains de café et du lait constitue une dépense variable.

Les dépenses variables s'adaptent à votre entreprise, ce qui peut les rendre flexibles. Cependant, étant donné qu'elles sont plus difficiles à prévoir, elles doivent être surveillées de près pour éviter les pics de dépenses inattendues.

Comment les dépenses affectent-elles le compte de résultat ?

Les dépenses ont un impact direct sur la rentabilité de votre entreprise. Sur le compte de résultat, les dépenses sont déduites des recettes pour déterminer votre revenu net (ou bénéfice net). Lorsque les dépenses augmentent sans augmentation correspondante des revenus, elles diminuent les bénéfices. Par exemple, une augmentation des coûts de marketing ou des prix des fournisseurs réduira vos bénéfices s'ils ne sont pas compensés par une augmentation des ventes.

En examinant l'évolution des dépenses au fil du temps, vous pouvez identifier les inefficacités, les coûts inutiles ou les domaines dans lesquels les dépenses sont trop élevées par rapport à la valeur qu'elles créent. Chaque entreprise vise à équilibrer les dépenses et la croissance des revenus. Le compte de résultat peut vous indiquer si vous atteignez cet équilibre ou si les coûts sont trop élevés.

Voici un exemple de la façon dont les dépenses sont prises en compte dans le calcul d'un bénéfice net. Supposons que votre compte de résultat soit le suivant :

• Revenus : 500 000 $

• Coût des marchandises vendues : 200 000 $

• Bénéfice brut : 300 000 $

• Charges d'exploitation : 150 000 $

• Bénéfice d'exploitation : 150 000 $

• Charges hors exploitation : 50 000 $

• Bénéfice net : 100 000 $

Ici, la somme de vos dépenses (COGS, d'exploitation et hors exploitation) est soustraite des revenus globaux pour déterminer votre revenu net.

500 000 $ - (200 000 $ + 150 000 $ + 50 000 $) = 100 000 $ de bénéfice net