In contabilità, con "spese" si intendono i costi che un'attività sostiene per mantenere l'attività in funzione. Includono tutto: dall'affitto dello spazio del tuo ufficio agli abbonamenti software utilizzati dal tuo team. Le spese rappresentano il denaro speso o le passività sostenute mentre si generano ricavi.

Di seguito, illustreremo le principali categorie di spesa, come vengono registrate in contabilità e come influiscono sul conto economico.

Di cosa tratta questo articolo?

• Quali sono le principali categorie di spesa?
  
• Come vengono registrate le spese in contabilità?
  
• Perché e importante monitorare accuratamente le spese?
  
• Qual è la differenza tra spese fisse e variabili?
  
• In che modo le spese influiscono sul conto economico?
  

Quali sono le principali categorie di spesa?

Le spese si dividono in diverse categorie, a seconda dello scopo del pagamento. Le attività registrano queste categorie separatamente all'interno dei sistemi contabili per chiarire come spendono i soldi. Ecco le principali categorie di spesa.

• Costo delle merci vendute (COGS): Questi sono i costi diretti di produzione o consegna del tuo prodotto o servizio. Per una panetteria, il costo delle merci vendute includerebbe il costo di ingredienti come farina e zucchero; per un'azienda di software, potrebbe includere costi di cloud hosting. Il costo delle merci vendute è direttamente legato alle tue vendite e influisce sul tuo profitto lordo.

• Spese operative: Coprono i costi quotidiani di gestione della tua attività (ad esempio, stipendi, forniture per ufficio, marketing, utenze). Le spese operative sono necessarie ma non sono direttamente legate alla produzione di beni o servizi.

• Spese non operative: Costi non correlati alle attività principali della tua attività. Ad esempio, se la tua attività sostiene un pagamento legale una tantum o paga gli interessi su un prestito, queste saranno considerate spese non operative.

• Ammortamenti: Si tratta di spese non monetarie che riflettono l'usura dei beni materiali o la riduzione progressiva del valore dei beni immateriali (quali brevetti e marchi). Aiutano a distribuire il costo degli investimenti a lungo termine nel tempo. Gli ammortamenti possono essere classificati come spese operative o non operative, a seconda di come il bene sia correlato alle attività aziendali principali.

Come vengono registrate le spese in contabilità?

Tutte le spese vengono registrate a fini contabili per chiarire le spese della tua attività e garantire che vengano calcolati correttamente gli obblighi fiscali. Per una documentazione accurata, conserva tutte le ricevute, le fatture o i contratti: servono a dimostrare che la spesa è avvenuta e ne spiegano la motivazione, il che è utile in caso di verifica fiscale e quando presenterai le tasse o riconcilierai i registri in seguito.

Ecco come registrare con precisione le tue spese:

• Categorizzazione: Scopri a cosa serve ogni spesa e a quale categoria appartiene. Che tu stia pagando un software, facendo scorta di materiali di consumo o coprendo i costi di viaggio, è importante determinare se il costo rientra nelle spese operative, nel costo delle merci vendute o in un'altra categoria.

• Registrazione: Registra la spesa nel sistema contabile. Se utilizzi la contabilità in partita doppia, come la maggior parte delle attività, addebiterai l'importo sul conto spese (aumentando le spese) e accrediterai il conto dei pagamenti. Ad esempio, se spendi 500 $ in pubblicità, addebiterai 500 $ alle "spese pubblicitarie" e accrediterai 500 $ alla voce "cassa" (o "contabilità fornitori").

• Riconciliazione e controllo: Alla fine del mese (o del trimestre), confronta le spese registrate con gli estratti conto bancari e le ricevute. Dovresti anche controllare regolarmente il tuo conto economico per vedere in che modo le tue spese influiscono sulla tua redditività. Un controllo regolare può aiutarti a individuare tendenze, controllare le spese e prendere decisioni più strategiche su dove allocare le risorse.

Perché è importante monitorare accuratamente le spese?

Un monitoraggio accurato delle spese fornisce chiarezza finanziaria che può guidare le decisioni aziendali. Ecco qualche dettaglio in più:

• Monitoraggio della redditività: Un attento monitoraggio delle spese mostra la tua redditività effettiva. L'unico modo per sapere se i ricavi superano realmente i costi è registrare ogni spesa.

• Analisi dei costi: Il monitoraggio delle spese può rilevare dove stai pagando più di quanto dovresti. Questo può guidare le tue decisioni sull'opportunità di rinegoziare gli accordi con i fornitori o ridurre la spesa per iniziative poco performanti.

• Preparazione per le imposte: Registrazioni chiare delle spese possono aiutarti a richiedere le detrazioni fiscali a cui hai diritto ed evitare errori costosi. Inoltre, rendono il processo di archiviazione e le verifiche fiscali molto più facili da gestire.

• Definizione dei budget: Il monitoraggio delle spese consente di rilevare modelli di costo (ad esempio picchi durante determinati mesi o spese per progetti specifici) e anticipare le spese prima che si verifichino. L'identificazione di questi modelli può aiutarti a pianificare come coprire i periodi di costi elevati e assicurarti di avere abbastanza fondi per bollette, buste paga e altre spese necessarie.

• Pianificazione della crescita: Un monitoraggio accurato delle spese ti mostra quanto costa gestire la tua attività oggi. Fornisce una base di riferimento per prevedere i costi futuri mentre pianifichi la crescita.

Qual è la differenza tra spese fisse e variabili?

Le spese fisse sono spese regolari e ricorrenti, mentre le spese variabili cambiano a seconda della produzione. Distinguendo tra spese fisse e variabili, puoi controllare meglio le spese, pianificare la crescita e rispondere ai cambiamenti della tua attività.

Spese fisse

Questi costi rimangono costanti indipendentemente da quanto la tua attività produce o vende. Sono prevedibili e ricorrenti. Alcuni esempi sono le spese relative all'affitto, gli stipendi del personale a tempo pieno, l'assicurazione e gli abbonamenti. Se gestisci una caffetteria, l'affitto del tuo spazio sarebbe una spesa fissa.

Le spese fisse danno stabilità al tuo budget. Tuttavia, possono essere difficili da gestire quando le entrate sono basse, poiché non diminuiscono automaticamente durante i periodi di rallentamento.

Spese variabili

Questi costi variano in base alla tua attività commerciale, in particolare a quanto produci o vendi. Le spese variabili sono legate direttamente al volume delle operazioni aziendali: più si cresce, più queste spese tendono ad aumentare. Alcuni esempi includono le spese per le materie prime, i costi di spedizione, le commissioni di vendita e le utenze (che possono aumentare con l'aumento della produzione o dell'attività d'ufficio). Usando l'esempio della gestione di una caffetteria, il costo dei chicchi di caffè e del latte sarebbe una spesa variabile.

Le spese variabili crescono in base alla tua attività e questo le rende flessibili. Tuttavia, sono più difficili da prevedere e richiedono quindi un attento monitoraggio per evitare picchi di costi imprevisti.

In che modo le spese influiscono sul conto economico?

Le spese influiscono direttamente sulla redditività della tua attività. Nel conto economico, le spese vengono sottratte dai ricavi per determinare il reddito netto (o utile netto). Quando le spese aumentano senza un corrispondente aumento delle entrate, diminuiscono i profitti. Ad esempio, un aumento dei costi di marketing o dei prezzi dei fornitori ridurrà i profitti se non compensato da un aumento delle vendite.

Esaminando come le spese cambiano nel tempo, è possibile individuare inefficienze, costi inutili o aree in cui la spesa è troppo elevata rispetto al valore che crea. Ogni attività mira a bilanciare le spese e la crescita dei ricavi. Il conto economico può dirti se stai raggiungendo quell'equilibrio o se i costi sono troppo alti.

Ecco un esempio di come le spese vengono conteggiate nel calcolo dell'utile netto. Supponiamo che il tuo conto economico sia simile a questo:

• Entrate: 500.000 $

• COGS: 200.000 $

• Profitto lordo: 300.000 $

• Spese operative: 150.000 $

• Reddito operativo: 150.000 $

• Spese non operative: 50.000 $

• Reddito netto: 100.000 $

In questo caso, la somma delle tue spese (COGS, spese operative e spese non operative) viene sottratta dalle entrate complessive per determinare il tuo reddito netto.

500.000 $ - (200.000 $ + 150.000 $ + 50.000 $) = 100.000 $ di reddito netto