In de boekhouding zijn onkosten de kosten die een bedrijf maakt om de boel draaiende te houden. Daarbij kan het om van alles gaan, van de huur van je kantoorruimte tot de softwareabonnementen die je team van stroom voorzien. Onkosten vertegenwoordigen het geld dat je uitgeeft of de verplichtingen die je aangaat terwijl je inkomsten genereert.

Hieronder leggen we uit wat de belangrijkste categorieën onkosten zijn, hoe ze worden vastgelegd in de boekhouding en hoe ze een resultatenrekening beïnvloeden.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn de belangrijkste categorieën onkosten?
  
• Hoe worden onkosten vastgelegd in de boekhouding?
  
• Waarom is het nauwkeurig bijhouden van onkosten belangrijk?
  
• Wat is het verschil tussen vaste en variabele onkosten?
  
• Hoe beïnvloeden onkosten de resultatenrekening?
  

Wat zijn de belangrijkste categorieën onkosten?

Onkosten vallen in verschillende categorieën, afhankelijk van het doel van de betaling. Bedrijven registreren deze categorieën afzonderlijk in boekhoudsystemen om duidelijk te maken hoe ze geld uitgeven. Dit zijn de belangrijkste categorieën onkosten.

• Kosten van verkochte goederen (COGS): Dit zijn de directe kosten voor het produceren of leveren van je product of dienst. Voor een bakkerij omvat COGS de kosten van ingrediënten zoals bloem en suiker; voor een softwarebedrijf kan COGS de kosten van cloudhosting omvatten. COGS houdt rechtstreeks verband met je verkoop en beïnvloedt je brutowinst.

• Bedrijfskosten: Deze dekken de dagelijkse kosten van je bedrijfsvoering (bijv. salarissen, kantoorbenodigdheden, marketing, nutsvoorzieningen). Bedrijfskosten zijn noodzakelijk, maar ze houden niet rechtstreeks verband met de productie van goederen of diensten.

• Niet-operationele kosten: Dit zijn kosten die geen verband houden met je kernactiviteiten. Als je bedrijf bijvoorbeeld een eenmalige juridische afwikkeling heeft of rente betaalt op een lening, worden deze kosten beschouwd als niet-operationele kosten.

• Afschrijvingen: Dit zijn kosten voor niet-kasmiddelen die verband houden met de slijtage van materiële activa of de geleidelijke vermindering van de waarde van immateriële activa (zoals octrooien en handelsmerken). Ze helpen de kosten van langetermijninvesteringen in de loop van de tijd te spreiden. Afschrijvingen kunnen worden geclassificeerd als bedrijfs- of niet-operationele kosten, afhankelijk van hoe de asset zich verhoudt tot de kernactiviteiten van het bedrijf.

Hoe worden onkosten vastgelegd in de boekhouding?

Alle onkosten worden vastgelegd voor boekhoudkundige doeleinden om de uitgaven van je bedrijf te verduidelijken en ervoor te zorgen dat je de juiste belastingverplichtingen berekent. Voor een nauwkeurige administratie moet je alle ontvangstbewijzen, facturen of contracten bewaren; ze bewijzen dat de uitgave is gemaakt en leggen uit waarom, wat handig is bij controles en wanneer je later belastingaangifte doet of gegevens reconcilieert.

Ga als volgt te werk om uw onkosten nauwkeurig vast te leggen:

• Categoriseren: Zoek uit waar elke uitgave voor is en bij welke categorie deze hoort. Of je nu betaalt voor software, voorraden inslaat of reiskosten dekt, bepaal of de kosten onder bedrijfskosten, COGS of iets anders vallen.

• Registreren: Leg de uitgave vast in je boekhoudsysteem. Als je een dubbele boekhouding gebruikt (wat de meeste bedrijven doen), debiteer je de onkostenrekening (waardoor je onkosten stijgen) en crediteer je de betaalrekening. Als je bijvoorbeeld $ 500 uitgeeft aan reclame, debiteer je “reclamekosten” voor $ 500 en crediteer je “contant geld” (of “crediteuren”) voor $ 500.

• Reconciliëren en controleren: Vergelijk aan het einde van de maand (of het kwartaal) je vastgelegde onkosten met je bankafschriften en bonnetjes. Je moet ook regelmatig je resultatenrekening bekijken en hierbij nagaan hoe je onkosten je winstgevendheid beïnvloeden. Een regelmatige controle kan je helpen trends te herkennen, je uitgaven te beheersen en meer strategische beslissingen te nemen over waar je middelen naartoe moeten.

Waarom is het nauwkeurig bijhouden van onkosten belangrijk?

Het nauwkeurig bijhouden van onkosten zorgt voor financiële duidelijkheid die zakelijke beslissingen kan onderbouwen. Hier zijn wat meer details:

• Winstgevendheid bijhouden: Als je de onkosten zorgvuldig bijhoudt, kun je zien wat je werkelijke winstgevendheid is. De enige manier om te weten of je inkomsten echt hoger zijn dan je kosten, is door elke uitgave te registreren.

• Kosten controleren: Als je onkosten bijhoudt, kun je zien waar je meer betaalt dan zou moeten. Dit kan je helpen bij het nemen van beslissingen over het heronderhandelen van leveranciersovereenkomsten of het verminderen van uitgaven voor ondermaats presterende initiatieven.

• Voorbereiden op belastingen: Een duidelijke onkostenadministratie kan je helpen de belastingaftrek te claimen waar je recht op hebt en kostbare fouten te voorkomen. Ze maken ook het aangifteproces en controles veel eenvoudiger.

• Budgetten vaststellen: Met het bijhouden van onkosten kun je kostenpatronen detecteren (zoals pieken tijdens bepaalde maanden of uitgaven voor specifieke projecten) en anticiperen op onkosten voordat ze zich voordoen. Door deze patronen te identificeren, kun je plannen hoe je periodes met hoge kosten kunt dekken en ervoor zorgen dat je genoeg overhoudt voor rekeningen, salarisadministratie en andere noodzakelijke uitgaven.

• Plannen voor groei: Door de onkosten nauwkeurig bij te houden, kun je zien wat het nu kost om je bedrijf te runnen. Zo heb je een basis om toekomstige kosten te voorspellen terwijl je groei voorziet.

Wat is het verschil tussen vaste en variabele onkosten?

Vaste onkosten zijn regelmatige, terugkerende onkosten, terwijl variabele onkosten veranderen afhankelijk van je productie. Door onderscheid te maken tussen vaste en variabele onkosten kun je de kosten beter beheersen, plannen voor groei en inspelen op veranderingen in je bedrijf.

Vaste onkosten

Deze kosten blijven constant, ongeacht hoeveel je bedrijf produceert of verkoopt. Ze zijn voorspelbaar en terugkerend. Voorbeelden zijn uitgaven zoals huur, salarissen voor fulltime personeel, verzekeringen en abonnementen. Als je een koffiebar runt, is de huur van je ruimte een vaste uitgave.

Vaste onkosten zorgen voor stabiliteit in je budget. Ze kunnen echter moeilijk te beheren zijn wanneer de inkomsten laag zijn, omdat ze niet automatisch dalen tijdens rustigere periodes.

Variabele onkosten

Deze kosten zijn afhankelijk van je bedrijfsactiviteit, met name van hoeveel je produceert of verkoopt. Variabele onkosten houden rechtstreeks verband met het volume van je bedrijfsactiviteiten: hoe meer je groeit, hoe hoger deze onkosten doorgaans zijn. Voorbeelden hiervan zijn uitgaven voor grondstoffen, verzendkosten, verkoopcommissies en nutsvoorzieningen (die kunnen stijgen naarmate je meer produceert of meer kantooractiviteiten hebt). In het voorbeeld van de koffiebar zijn de kosten van koffiebonen en melk variabele onkosten.

Variabele onkosten groeien mee met je bedrijf, en zijn dus flexibel. Ze zijn echter moeilijker te voorspellen. Daarom moeten ze goed in de gaten worden gehouden om onverwachte pieken in de kosten te voorkomen.

Hoe beïnvloeden onkosten de resultatenrekening?

Onkosten hebben een directe invloed op de winstgevendheid van je bedrijf. Op de resultatenrekening worden de onkosten afgetrokken van de omzet om je netto-inkomsten (of nettowinst) te bepalen. Als de onkosten stijgen zonder een overeenkomstige stijging van de omzet, verlagen ze de winst. Een stijging van de marketingkosten of leveranciersprijzen zal bijvoorbeeld je winst verlagen als deze niet wordt gecompenseerd door een hogere verkoop.

Door na te gaan hoe de onkosten in de loop van de tijd veranderen, kun je inefficiënties, onnodige kosten of gebieden waar de uitgaven te hoog zijn in verhouding tot de waarde die ze creëren, opsporen. Elk bedrijf streeft naar een evenwicht tussen onkosten en omzetgroei. De resultatenrekening kan je vertellen of je dat evenwicht bereikt of dat de kosten te hoog zijn.

Hier is een voorbeeld van hoe onkosten een rol spelen bij het berekenen van de nettowinst. Stel dat je resultatenrekening er als volgt uitziet:

• Omzet: $ 500.000

• COGS: $ 200.000

• Brutowinst: $ 300.000

• Bedrijfskosten: $ 150.000

• Bedrijfsresultaat: $ 150.000

• Niet-operationele kosten: $ 50.000

• Netto-inkomsten: $ 100,000

Hier wordt de som van je onkosten (COGS, bedrijfs- en niet-operationele kosten) afgetrokken van de totale omzet om je netto-inkomsten te bepalen.

$ 500.000 - ($ 200.000 + $ 150.000 + $ 50.000) = $ 100.000 netto-inkomsten