会計における経費とは、事業を運営するために負担するコストのことです。これには、事務所スペースの家賃から、チームが利用するソフトウェアのサブスクリプションまで、あらゆるものが含まれます。経費は、収益を得る際に費やした資金または発生した負債を表します。

以下では、経費の主なカテゴリー、経費を会計に記録する方法、および経費が損益計算書に与える影響について説明します。

この記事の内容

• 経費の主なカテゴリー
  
• 会計への経費の記録方法
  
• 正確な経費追跡が重要な理由
  
• 固定費と変動費の違い
  
• 経費が損益計算書に与える影響
  

経費の主なカテゴリー

経費は、支払いの目的に応じてさまざまなカテゴリーに分類されます。企業は、これらのカテゴリーを会計システム内に個別に記録して、どのように資金を使っているかを明確にします。経費の主なカテゴリーは次のとおりです。

• _売上原価 (COGS): _これは、商品やサービスを生産または提供するための直接費です。パン屋の場合、COGS には小麦粉や砂糖などの材料費が含まれます。ソフトウェア会社の場合、クラウドホスティング料金が含まれる場合があります。売上原価は売上に直接結びついており、粗利益に影響を与えます。

• _営業費用: _これには、事業を運営するための日々のコスト (給与、事務用品、マーケティング費、光熱費など) が含まれます。営業費用は必要ですが、商品やサービスの生産に直接結びついているわけではありません。

• _営業外費用: _これは、中核的な事業活動とは関係のないコストです。たとえば、1 回限りの訴訟和解金や、ローンの利息を支払った場合は、営業外費用と見なされます。

• _減価償却費: _これは、有形資産の損耗、または無形資産 (特許や商標など) の価値の段階的な減少を反映した非現金費用です。長期投資のコストを一定期間に分散させるのに役立ちます。減価償却費は、資産が中核的な事業活動とどのように関連しているかに応じて、営業費用または営業外費用のいずれかに分類されます。

会計への経費の記録方法

すべての経費は、事業者の支出を明確にし、適切な納税義務を計算できるようにするという会計上の目的で記録されます。正確な記録のために、すべての領収書、請求書、契約書を大切に保管してください。これらは、費用が発生したことを証明し、その理由を説明するものであり、監査の場合や、後で税金を申告したり、記録を照合したりするときに役立ちます。

経費を正確に記録する方法は次のとおりです。

• _分類: _各経費が何のためのものか、どのカテゴリーに属するのかを把握します。ソフトウェアの支払い、消耗品の買いだめ、出張費の負担のいずれであっても、その費用が営業費用なのか、売上原価なのか、あるいはそれ以外の費用に分類されるのかを判断します。

• _記録: _会計システムに経費を記録します。複式簿記 (ほとんどの企業が採用している方式) を使用している場合、経費勘定を借方に記入 (経費を増加) し、支払い勘定を貸方に記入します。たとえば、広告に 500 ドルを費やした場合、「広告費」 500 ドルを借方に記入し、「現金」(または「買掛金」) 500 ドルを貸方に記入します。

• _照合と確認: _月末 (または四半期) に、記録された経費を銀行の明細書や領収書と比較します。また、損益計算書を定期的に確認して、経費が収益性にどのように影響しているかを確かめる必要があります。定期的な確認は、傾向の把握、支出の管理、さらに、リソース配分についてより戦略的な決定を下すのに役立ちます。

正確な経費追跡が重要な理由

正確な経費追跡により、財務上の明確さが得られ、ビジネス上の意思決定に役立ちます。以下に詳しく説明します。

• _収益性の追跡: _慎重な経費追跡により、実際の収益性がわかります。収益が本当にコストを上回っているかどうかを知るには、すべての経費を記録する以外に方法がありません。

• _コストの見直し: _経費追跡により、必要以上に支払っているものを特定できることがあります。これは、ベンダー契約の再交渉や、業績不振の取り組みへの支出削減を判断する際の指針となります。

• _税金の準備: _明確な経費記録は、適用される税額控除を請求したり、高くつく間違いを回避したりするのに役立ちます。また、申告プロセスと監査が、はるかに簡単になります。

• _予算の設定: _経費追跡は、コストパターン (特定の月のピークや特定のプロジェクトへの支出など) を見つけ、費用を発生前に予測するのに役立ちます。これらのパターンを特定すると、コストが高くなる時期にどのように対応するかを計画し、請求書や給与の支払い、およびその他の必要な経費に十分な資金を確保するのに役立ちます。

• _事業拡大に向けた計画策定: _正確な経費追跡により、現在の事業を運営するためのコストがわかります。その結果、事業拡大に向けた計画を策定する際に、将来のコストを予測するための基準が得られます。

固定費と変動費の違い

固定費は定期的に発生する継続的な経費ですが、変動費は生産量に応じて変動します。固定費と変動費を区別することで、コストをより適切に管理し、事業拡大に向けた計画を策定し、ビジネスの変化に対応できます。

固定費

これは、生産量や販売量が増えても一定に保たれます。予測可能であり、継続的に発生します。家賃、常勤のスタッフの給与、保険、サブスクリプションなどの費用を例として挙げることができます。コーヒーショップを経営している場合、そのスペースの家賃は固定費になります。

予算において固定費は安定的なものです。ただし、売上が振るわない期間でも自動的に減少することはないため、収益が少ない場合はやりくりが困難になる可能性があります。

変動費

これは、事業活動、具体的には生産量または販売量に基づいて変動します。変動費は事業の運営規模に直接結びついており、成長すればするほど、高くなる傾向があります。例としては、原材料費、送料、販売手数料、光熱費などの経費があります (光熱費は生産量や事業所の活動が増えると増加する可能性があります)。コーヒーショップの経営を例として使用すると、コーヒー豆とミルクのコストは変動費になります。

変動費はビジネスの規模拡大とともに拡大するものであり、柔軟性があります。ただし、変動費は予測が難しいため、コストの想定外の急増を防ぐために注意深く監視する必要があります。

経費が損益計算書に与える影響

経費はビジネスの収益性に直接影響します。損益計算書では、収益から経費を差し引いて税引き後純利益 (または純利益)を計算します。収益が増加しないのに経費が増加すると、利益が減ります。たとえば、マーケティングコストや仕入価格が増加した場合、売上の増加によって相殺されない限り、利益が減ります。

時間の経過とともに経費がどのように変化するかを確認することで、効率性の悪い領域、不要なコスト、または生み出している価値に対して支出が高すぎる領域を特定できます。すべての企業は、経費と収益の成長のバランスをとることを目指しています。損益計算書から、そのバランスを達成しているかどうか、コストが高すぎるかどうかがわかります。

ここでは、経費が純利益の計算にどのように影響するかについて、一例を紹介します。損益計算書が次のようになっているとします。

• 収益: $500,000

• 売上原価: $200,000

• 売上総利益: $300,000

• 営業費用: $150,000

• 営業利益: $150,000

• 営業外費用: $50,000

• 純利益: $100,000

この場合、経費の合計 (売上原価、営業費用、営業外費用) が総収益から差し引かれ、純利益が計算されます。

$500,000 - ($200,000 + $150,000 + $50,000) = $100,000 純利益