Inom redovisning är kostnader utgifter som ett företag ådrar sig för att driva verksamheten. De inkluderar allt från hyran för dina kontorslokaler till de programvaruabonnemang som ditt team använder. Kostnader representerar de pengar som betalas ut eller skulder som uppstår medan du tjänar in intäkter.

Nedan förklarar vi de viktigaste kostnadskategorierna, hur de bokförs i redovisningen och hur de påverkar en resultaträkning.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vilka är de viktigaste kostnadskategorierna?
  
• Hur bokförs kostnader?
  
• Varför är det viktigt att ha en noggrann uppföljning av kostnader?
  
• Vad är skillnaden mellan fasta och rörliga kostnader?
  
• Hur påverkar kostnader resultaträkningen?
  

Vilka är de största kostnadskategorierna?

Kostnaderna kan delas in i olika kategorier beroende på syftet med betalningen. Företag loggar dessa kategorier separat i bokföringssystem för att klargöra hur de spenderar pengar. Här är de viktigaste kostnadskategorierna.

• Kostnad för sålda varor (COGS): Detta är de direkta kostnaderna för att producera eller leverera din produkt eller tjänst. För ett bageri skulle COGS inkludera kostnaden för ingredienser som mjöl och socker. För ett programvaruföretag kan det inkludera avgifter för molntjänster. COGS är direkt kopplat till din försäljning och det påverkar ditt bruttoresultat.

• Rörelsekostnader: Detta omfattar de dagliga kostnaderna för att driva ditt företag (t.ex. löner, kontorsmaterial, marknadsföring, el). Rörelsekostnader är nödvändiga, men de är inte direkt kopplade till produktionen av varor eller tjänster.

• Icke-operativa kostnader: Detta är kostnader som inte är relaterade till din kärnverksamhet. Om ditt företag exempelvis har en juridisk engångsavräkning eller betalar ränta på ett lån skulle det betraktas som icke-operativa kostnader.

• Avskrivningar: Detta är icke-kontanta kostnader som återspeglar slitage på materiella tillgångar eller den gradvisa minskningen av värdet på immateriella tillgångar (som patent och varumärken). De hjälper till att sprida ut kostnaden för långsiktiga investeringar över tid. Avskrivningar kan klassificeras som antingen rörelsekostnader eller icke-operativa kostnader, beroende på hur tillgången relaterar till kärnverksamheten.

Hur bokförs kostnaderna?

Alla kostnader bokförs för redovisningsändamål för att klargöra ditt företags kostnader och säkerställa att du beräknar lämplig skatteuppbörd. För att bokföringen ska bli korrekt ska du behålla alla kvitton, fakturor eller avtal. De bevisar att kostnaden har uppstått och förklarar varför, vilket är till hjälp vid revisioner och när du deklarerar eller stämmer av bokföringen senare.

Så här bokför du dina kostnader på korrekt sätt:

• Kategorisera: Ta reda på vad varje kostnad gäller och vilken kategori den tillhör. Oavsett om du betalar för programvara, fyller på lager eller betalar för resekostnader ska du avgöra om kostnaden påverkar rörelsekostnader, COGS eller något annat.

• Logga: Registrera kostnaden i ditt bokföringssystem. Om du använder dubbel bokföring (vilket de flesta företag gör) debiterar du kostnadskontot (vilket ökar dina kostnader) och krediterar betalningskontot. Om du till exempel lägger 500 USD på reklam debiterar du ”reklamkostnad" med 500 USD och krediterar "kontanter" (eller "leverantörsreskontra") med 500 USD.

• Stäm av och granska: I slutet av månaden (eller kvartalet) jämför du dina bokförda kostnader med dina kontoutdrag och kvitton. Du bör också regelbundet granska din resultaträkning för att se hur dina kostnader påverkar din lönsamhet. En regelbunden granskning kan hjälpa dig att upptäcka trender, kontrollera kostnaderna och fatta mer strategiska beslut om var resurserna ska allokeras.

Varför är det viktigt att ha en noggrann uppföljning av kostnader?

Noggrann uppföljning av kostnader ger finansiell tydlighet som kan ligga till grund för affärsbeslut. Nedan följer mer information:

• Följa upp lönsamhet: Noggrann uppföljning av kostnader visar din faktiska lönsamhet. Det enda sättet att veta om dina intäkter verkligen är större än dina kostnader är att logga varje kostnad.

• Granska kostnader: Uppföljning av kostnader kan visa var du betalar mer än du borde. Detta kan vara vägledande för dina beslut om huruvida du ska omförhandla leverantörsavtal eller minska kostnader för underpresterande projekt.

• Förberedelser för skatt: Tydliga kostnadsposter kan hjälpa dig att göra anspråk på de skatteavdrag du har rätt till och undvika kostsamma misstag. De gör också deklarationsprocessen och revisionerna mycket enklare att hantera.

• Fastställande av budget: Uppföljning av kostnader hjälper dig att identifiera kostnadsmönster (t.ex. toppar under vissa månader eller kostnader för specifika projekt) och förutse kostnader innan de inträffar. Att identifiera dessa mönster kan hjälpa dig att planera för hur du ska täcka högkostnadsperioder och se till att du har tillräckligt med pengar kvar för fakturor, löner och andra nödvändiga kostnader.

• Planera för tillväxt: Noggrann uppföljning av kostnader visar dig vad det kostar att driva ditt företag idag. Det ger dig en grundnivå för att ta fram prognoser över framtida kostnader när du planerar för tillväxt.

Vad är skillnaden mellan fasta och rörliga kostnader?

Fasta kostnader är regelbundna, återkommande kostnader, medan rörliga kostnader ändras beroende på din produktion. Genom att skilja mellan fasta och rörliga kostnader kan du få bättre kontroll på kostnaderna, planera för tillväxt och reagera på förändringar i din verksamhet.

Fasta kostnader

Dessa kostnader är desamma oavsett hur mycket ditt företag producerar eller säljer. De är förutsägbara och återkommande. Exempel är kostnader som hyra, löner för heltidsanställda, försäkringar och abonnemang. Om du driver ett kafé skulle hyran för din lokal vara en fast kostnad.

Fasta kostnader ger stabilitet i din budget. De kan dock vara svåra att hantera när intäkterna är låga, eftersom de inte minskar automatiskt under svagare perioder.

Rörliga kostnader

Dessa kostnader varierar beroende på din verksamhet, närmare bestämt hur mycket du producerar eller säljer. De rörliga kostnaderna är direkt kopplade till verksamhetens volym: ju mer du växer, desto högre tenderar dessa kostnader att vara. Exempel kan vara kostnader för artiklar som råvaror, fraktkostnader, försäljningsprovisioner och energi (som kan öka när produktionen eller kontorsaktiviteten ökar). Om vi använder exemplet där någon driver ett kafé skulle kostnaden för kaffebönor och mjölk vara rörliga kostnader.

Rörliga kostnader öka när din verksamhet växer, vilket kan göra dem flexibla. De är dock svårare att förutsäga, så de kräver noggrann övervakning så att man kan undvika oväntade kostnadstoppar.

Hur påverkar kostnader resultaträkningen?

Kostnader har en direkt inverkan på ditt företags lönsamhet. I resultaträkningen dras kostnader av från intäkterna för att fastställa dina nettointäkter (eller nettovinst). När kostnaderna ökar utan en motsvarande ökning av intäkterna minskar resultatet. Till exempel kommer en ökning av marknadsföringskostnader eller leverantörspriser att minska ditt resultat om detta inte kompenseras av högre försäljning.

Genom att granska hur kostnaderna förändras över tid kan du identifiera ineffektivitet, onödiga kostnader eller områden där kostnaderna är för höga i förhållande till det värde de skapar. Alla företag strävar efter att balansera kostnads- och intäktsökning. Resultaträkningen kan visa om du uppnår den balansen – eller om kostnaderna är för höga.

Här är ett exempel på hur kostnader påverkar en nettovinstberäkning. Anta att din resultaträkning ser ut så här:

• Intäkter: 500 000 USD

• COGS: 200 000 USD

• Bruttovinst: 300 000 USD

• Rörelsekostnader: 150 000 USD

• Rörelseresultat: 150 000 USD

• Icke-operativa kostnader: 50 000 USD

• Nettoresultat: 100 000 USD

Här subtraheras summan av dina kostnader (COGS, rörelse och icke-operativa) från de totala intäkterna för att fastställa ditt nettoresultat.

500 000 USD - (200 000 USD + 150 000 USD + 50 000 USD) = 100 000 USD i nettoresultat