En contabilidad, los gastos son los costos en los que incurre una empresa para su funcionamiento. Incluyen desde el alquiler de tu oficina hasta las suscripciones de software que impulsan a tu equipo. Los gastos representan el dinero gastado o las obligaciones contraídas mientras generas ingresos.

A continuación, explicaremos las principales categorías de gastos, cómo se registran en contabilidad y cómo afectan al estado de resultados.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cuáles son las principales categorías de gastos?
  
• ¿Cómo se registran los gastos en contabilidad?
  
• ¿Por qué es importante un seguimiento preciso de los gastos?
  
• ¿Cuál es la diferencia entre los gastos fijos y los gastos variables?
  
• ¿Cómo afectan los gastos al estado de resultados?
  

¿Cuáles son las principales categorías de gastos?

Los gastos se dividen en diferentes categorías, dependiendo del propósito del pago. Las empresas registran estas categorías por separado dentro de los sistemas contables para aclarar cómo gastan el dinero. Estas son las principales categorías de gastos.

• Costo de los bienes vendidos (COGS): estos son los costos directos de producir o entregar tu producto o servicio. En el caso de una panadería, el COGS incluiría el costo de ingredientes como harina y azúcar; en el caso de una empresa de software, podría incluir las tarifas de alojamiento en la nube. El COGS está directamente relacionado con tus ventas y afecta tu ganancia bruta.

• Gastos operativos: estos cubren los costos diarios de funcionamiento de tu empresa (p. ej., salarios, artículos de oficina, marketing, servicios públicos). Los gastos operativos son necesarios, pero no están directamente relacionados con la producción de bienes o servicios.

• Gastos no operativos: estos son costos no relacionados con las actividades principales de tu empresa. Por ejemplo, si tu empresa tiene un acuerdo legal único o realiza pagos de intereses de un préstamo, esos se considerarían gastos no operativos.

• Depreciación y amortización: estos son gastos no monetarios que reflejan el desgaste de los activos tangibles o la reducción gradual del valor de los activos intangibles (como patentes y marcas comerciales). Ayudan a distribuir el costo de las inversiones a largo plazo a lo largo del tiempo. La depreciación y la amortización se pueden clasificar como gastos operativos o no operativos, dependiendo de cómo se relacione el activo con las actividades principales de la empresa.

¿Cómo se registran los gastos en contabilidad?

Todos los gastos se registran con fines contables para aclarar el gasto de tu empresa y asegurar que calcules las obligaciones fiscales correspondientes. Para mantener registros precisos, guarda todos los recibos, facturas o contratos; estos prueban que el gasto ocurrió y explican el motivo, lo cual es útil en caso de auditorías y cuando declares impuestos o realices la conciliación de los registros más adelante.

A continuación, te indicamos cómo registrar tus gastos con precisión:

• Categoriza: determina para qué es cada gasto y a qué categoría pertenece. Ya sea que estés pagando por software, abasteciéndote de suministros o cubriendo costos de viaje, determina si el costo corresponde a gastos operativos, COGS o a otra categoría.

• Registra: registra el gasto en tu sistema contable. Si utilizas la contabilidad por partida doble (que es lo más común en las empresas), debitarás la cuenta de gastos (lo que aumenta tus gastos) y acreditarás la cuenta de pagos. Por ejemplo, si gastas USD 500 en publicidad, debitarías «gastos publicitarios» por USD 500 y acreditarías «efectivo» (o «cuentas por pagar») por USD 500.

• Concilia y revisa: al final del mes (o del trimestre), compara tus gastos registrados con tus extractos bancarios y recibos. También debes revisar regularmente tu estado de resultados para ver cómo tus gastos están afectando tu rentabilidad. Una revisión periódica puede ayudarte a detectar tendencias, controlar los gastos y tomar decisiones más estratégicas sobre dónde asignar los recursos.

¿Por qué es importante un seguimiento preciso de los gastos?

Un seguimiento preciso de los gastos proporciona claridad financiera que puede servir de base para las decisiones comerciales. Aquí tienes más detalles:

• Seguimiento de la rentabilidad: un seguimiento cuidadoso de los gastos muestra tu rentabilidad real. La única forma de saber si tus ingresos realmente superan tus costos es registrar todos los gastos.

• Revisión de costos: el seguimiento de los gastos puede indicar dónde estás pagando más de lo que deberías. Esto puede guiar tus decisiones sobre si renegociar los acuerdos con los proveedores o reducir el gasto en iniciativas de bajo rendimiento.

• Preparación para los impuestos: un registro claro de los gastos puede ayudarte a reclamar las deducciones fiscales a las que tienes derecho y evitar errores costosos. También hace que el proceso de declaración y las auditorías sean mucho más fáciles de manejar.

• Establecimiento de presupuestos: el seguimiento de gastos te ayuda a detectar patrones de costos (como picos durante ciertos meses o gastos en proyectos específicos) y anticipar los gastos antes de que ocurran. Identificar estos patrones puede ayudarte a planificar cómo cubrir los períodos de alto costo y asegurarte de tener suficiente para las facturas, la nómina y otros gastos necesarios.

• Planificación para el crecimiento: un seguimiento preciso de los gastos te muestra lo que cuesta dirigir tu empresa hoy en día. Te proporciona una base para pronosticar los costos futuros a medida que planificas el crecimiento.

¿Cuál es la diferencia entre los gastos fijos y los gastos variables?

Los gastos fijos son gastos regulares y recurrentes, mientras que los gastos variables cambian según tu producción. Al distinguir entre gastos fijos y variables, puedes controlar mejor los costos, planificar el crecimiento y responder a los cambios en tu negocio.

Gastos fijos

Estos costos se mantienen constantes sin importar cuánto produzca o venda tu empresa. Son predecibles y recurrentes. Algunos ejemplos son el alquiler, los salarios del personal a tiempo completo, los seguros y las suscripciones. Si tienes una cafetería, el alquiler de tu local sería un gasto fijo.

Los gastos fijos proporcionan estabilidad en tu presupuesto. Sin embargo, pueden ser difíciles de gestionar cuando los ingresos son bajos, ya que no disminuyen automáticamente durante los períodos de menor actividad.

Gastos variables

Estos costos fluctúan según la actividad de tu empresa, específicamente, según la cantidad que produces o vendes. Los gastos variables están directamente relacionados con el volumen de tus operaciones comerciales: cuanto más creces, mayores tienden a ser estos gastos. Los ejemplos pueden incluir gastos en elementos como materias primas, costos de envío, comisiones de ventas y servicios públicos (que pueden aumentar con más producción o actividad en la oficina). Tomando el ejemplo de tener una cafetería, el costo de los granos de café y la leche serían gastos variables.

Los gastos variables aumentan con tu empresa, lo que puede hacer que sean flexibles. Sin embargo, son más difíciles de predecir, por lo que requieren una supervisión constante para evitar picos inesperados en los costos.

¿Cómo afectan los gastos al estado de resultados?

Los gastos impactan directamente en la rentabilidad de tu empresa. En el estado de resultados, los gastos se restan de los ingresos para determinar tu ingreso neto (o beneficio neto). Cuando los gastos aumentan sin un aumento correspondiente en los ingresos, disminuyen las ganancias. Por ejemplo, un aumento en los costos de marketing o en los precios de los proveedores reducirá tus ganancias si no se compensan con mayores ventas.

Al revisar cómo cambian los gastos a lo largo del tiempo, puedes identificar ineficiencias, costos innecesarios o áreas en las que el gasto es demasiado alto en relación con el valor que crea. Cada empresa busca equilibrar los gastos y el crecimiento de los ingresos. El estado de resultados puede indicarte si estás logrando ese equilibrio o si los costos son demasiado altos.

Aquí tienes un ejemplo de cómo los gastos contribuyen al cálculo del beneficio neto. Supongamos que tu estado de resultados se ve así:

• Ingresos: USD 500,000

• COGS: USD 200,000

• Ganancia bruta: USD 300,000

• Gastos operativos: USD 150,000

• Ingresos operativos: USD 150,000

• Gastos no operativos: USD 50,000

• Ganancias netas: USD 100,000

Aquí, la suma de tus gastos (COGS, operativos y no operativos) se resta de los ingresos totales para determinar tus ganancias netas.

USD 500,000 - (USD 200,000 + USD 150,000 + USD 50,000) = USD 100,000 de ganancias netas