En contabilidad, los gastos son los costes en los que incurre una empresa para mantener el funcionamiento operativo. En esta categoría se incluye todo, desde el alquiler de tu espacio de oficina hasta las suscripciones de software que permiten trabajar a tu equipo. Los gastos representan el dinero invertido o los pasivos incurridos mientras obtienes ingresos.

A continuación explicaremos las principales categorías de gastos, cómo se registran en la contabilidad y cómo afectan a una cuenta de resultados.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cuáles son las principales categorías de gastos?
  
• ¿Cómo se registran los gastos en la contabilidad?
  
• ¿Por qué es importante un seguimiento preciso de los gastos?
  
• ¿Cuál es la diferencia entre gastos fijos y variables?
  
• ¿Cómo afectan los gastos a la cuenta de resultados?
  

¿Cuáles son las principales categorías de gastos?

Los gastos se dividen en diferentes categorías, dependiendo del propósito del pago. Las empresas registran estas categorías por separado dentro de los sistemas contables para aclarar cómo gastan el dinero. Estas son las principales categorías de gastos.

• Coste de los bienes vendidos (COGS): Estos son los costes directos de producir o entregar tu producto o servicio. En el caso de una panadería, el coste de los productos vendidos incluiría el coste de ingredientes como la harina y el azúcar. En el caso de una empresa de software, puede incluir tarifas de alojamiento en la nube. El COGS está vinculado directamente a tus ventas y repercute en tu beneficio bruto.

• Gastos operativos: Cubren los costes diarios de la administración de tu empresa (p. ej., salarios, material de oficina, marketing, servicios públicos, etcétera. Los gastos operativos son necesarios, pero no están directamente relacionados con la producción de bienes o servicios.

• Gastos no operativos: Estos son costes no relacionados con las actividades principales de tu negocio. Por ejemplo, si tu empresa tiene que hacer frente a un acuerdo legal puntual o realiza pagos de intereses de un préstamo, estos se considerarían gastos no operativos.

• Depreciación y amortización: Se trata de gastos no monetarios que reflejan el desgaste de los activos tangibles o la reducción gradual del valor de los activos intangibles (como las patentes y las marcas). Ayudan a distribuir el coste de las inversiones a largo plazo a lo largo del tiempo. La depreciación y la amortización se pueden clasificar como gastos operativos o no operativos, dependiendo de cómo se relacione el activo con las actividades comerciales principales.

¿Cómo se registran los gastos en la contabilidad?

Todos los gastos se registran con fines contables para aclarar los gastos de tu empresa y garantizar que estás calculando las obligaciones fiscales adecuadas. Para que los registros sean precisos, conserva todos los recibos, facturas o contratos; estos documentos justifican el gasto y explican por qué se ha producido, lo cual es útil en el caso de auditorías y a la hora de declarar impuestos o conciliar registros más adelante.

A continuación te indicamos cómo registrar tus gastos con precisión:

• Categorizar: Averigua para qué sirve cada gasto y a qué categoría pertenece. Ya sea que estés pagando por software, abasteciéndote de suministros o cubriendo gastos de viaje, determina si el coste influye en los gastos operativos, el COGS u cualquier otro aspecto contable.

• Registrar: Registra el gasto en tu sistema contable. Si utilizas la contabilidad por partida doble (que es lo que hacen la mayoría de las empresas), adeudarás el importe en la cuenta de gastos (lo que aumentará tus gastos) y lo abonarás en la cuenta de pagos. Por ejemplo, si gastas 500 € en publicidad, debitarás 500 € a «gastos de publicidad» y 500 € a «efectivo» (o «cuentas por pagar».

• Conciliar y revisar: Al final del mes (o del trimestre), compara los gastos registrados con los extractos bancarios y los recibos. También debes revisar periódicamente tu estado de resultados para ver cómo los gastos están afectando a tu rentabilidad. Una revisión periódica puede ayudarte a detectar tendencias, controlar los gastos y tomar decisiones más estratégicas sobre dónde asignar los recursos.

¿Por qué es importante hacer un seguimiento preciso de los gastos?

El seguimiento preciso de los gastos proporciona claridad financiera que facilita la toma de decisiones empresariales correctas. Aquí hay algunos detalles más:

• Seguimiento de la rentabilidad: Un seguimiento cuidadoso de los gastos indica tu rentabilidad real. La única forma de saber si tus ingresos realmente superan tus costes es registrar todos los gastos.

• Revisión de costes: El seguimiento de los gastos puede indicar dónde estás pagando más de lo que deberías. Esto te ayudará a reflexionar sobre si renegociar los acuerdos con los proveedores o reducir el gasto en iniciativas de bajo rendimiento.

• Preparación para la declaración de impuestos: Los registros de gastos claros pueden ayudarte a reclamar las deducciones fiscales a las que tienes derecho y evitar errores costosos. También hacen que el proceso de declaración y las auditorías sean mucho más fáciles de manejar.

• Elaboración de presupuestos: El seguimiento de gastos te ayuda a detectar patrones de costes (como los picos durante determinados meses o el gasto en proyectos específicos) y a anticipar los gastos antes de que se produzcan. Identificar estos patrones puede ayudarte a planificar cómo cubrir los períodos de alto coste y asegurarte de que te quede suficiente para hacer frente a las facturas, la nómina y otros gastos necesarios.

• Planificación para el crecimiento: Un seguimiento preciso de los gastos te indica lo que cuesta operar tu negocio hoy en día. Te proporciona una referencia para pronosticar los costes futuros a medida que planificas el crecimiento.

¿Cuál es la diferencia entre gastos fijos y variables?

Los gastos fijos son gastos regulares y recurrentes, mientras que los gastos variables cambian según tu volumen de producción. Al distinguir entre gastos fijos y variables, podrás controlar mejor los costes, planificar el crecimiento y responder a los cambios en tu negocio.

Gastos fijos

Estos costes se mantienen constantes sea cual sea el volumen de producción o de ventas de tu empresa. Son predecibles y recurrentes. Algunos ejemplos son los gastos como el alquiler, los salarios del personal a tiempo completo, los seguros y las suscripciones. Si tienes una cafetería, el alquiler de tu espacio sería un gasto fijo.

Los gastos fijos proporcionan estabilidad en tu presupuesto. Sin embargo, pueden ser difíciles de gestionar cuando los ingresos son bajos, ya que no disminuyen automáticamente durante los períodos de menor actividad.

Gastos variables

Estos costes fluctúan en función de la actividad de tu empresa, concretamente de cuánto produces o vendes. Los gastos variables están directamente relacionados con el volumen de operaciones de tu empresa: cuanto más creces, más altos tienden a ser estos gastos. Algunos ejemplos pueden ser los gastos de artículos como las materias primas, los gastos de envío, las comisiones por ventas y los servicios públicos (que pueden aumentar con una mayor producción o actividad de oficina). Volviendo al ejemplo de gestionar una cafetería, el coste de los granos de café y la leche serían gastos variables.

Los gastos variables se adaptan a tu empresa, lo que puede hacerlos flexibles. Sin embargo, son más difíciles de predecir, por lo que requieren un seguimiento estrecho para evitar incrementos inesperados en los costes.

¿Cómo afectan los gastos a la cuenta de resultados?

Los gastos afectan directamente a la rentabilidad de tu negocio. En el estado de resultados, los gastos se restan de los ingresos para determinar los ingresos netos (o beneficio neto). Cuando los gastos aumentan sin un aumento correspondiente en los ingresos, disminuyen las ganancias. Por ejemplo, un aumento en los costes de marketing o en los precios de los proveedores reducirá tus ganancias si no se compensan con mayores ventas.

Si revisas cómo cambian los gastos a lo largo del tiempo, podrás identificar ineficiencias, costes innecesarios o áreas en las que el gasto es demasiado alto en relación con el valor que crea. Todas las empresas tienen como objetivo equilibrar los gastos y el crecimiento de los ingresos. El estado de resultados puede indicarte si estás logrando ese equilibrio o si los costes son demasiado altos.

Este es un ejemplo de cómo los gastos influyen en el cálculo del beneficio neto. Supongamos que tu estado de resultados es este:

• Ingresos: 500.000 €

• COGS: 200.000 €

• Beneficio bruto: 300.000 €

• Gastos operativos: 150.000 €

• Ingresos operativos: 150.000 €

• Gastos no operativos: 50.000 €

• Beneficio neto: 100.000 €

Aquí, la suma de sus tastos (COGS, operativos y no operativos) se resta de los ingresos totales para determinar tu beneficio neto.

500.000 € - (200.000 € + 150.000 € + 50.000 €) = 100.000 € de beneficio neto