ในการทําบัญชี ค่าใช้จ่ายคือค่าใช้จ่ายที่ธุรกิจต้องจ่ายเพื่อให้การดําเนินงานดําเนินไปอย่างต่อเนื่อง ซึ่งรวมถึงทุกอย่างตั้งแต่ค่าเช่าพื้นที่สำนักงานไปจนถึงการสมัครใช้บริการซอฟต์แวร์ที่ขับเคลื่อนทีมงานของคุณ ค่าใช้จ่ายคือเงินที่ใช้จ่ายหรือหนี้สินที่เกิดขึ้นในขณะที่คุณได้รับรายรับ

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายหมวดหมู่ของค่าใช้จ่ายหลักๆ วิธีบันทึกในการทำบัญชี และอธิบายว่าสิ่งนี้จะส่งผลต่องบกำไรขาดทุนอย่างไร

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ค่าใช้จ่ายหมวดหมู่หลักๆ มีอะไรบ้าง
  
• ค่าใช้จ่ายนั้นมีการบันทึกอย่างไรในการทำบัญชี
  
• เหตุใดการติดตามค่าใช้จ่ายที่ถูกต้องจึงสําคัญ
  
• ค่าใช้จ่ายคงที่และค่าใช้จ่ายผันแปรแตกต่างกันอย่างไร
  
• ค่าใช้จ่ายจะส่งผลต่องบกำไรขาดทุนอย่างไร
  

ค่าใช้จ่ายหมวดหมู่หลักๆ มีอะไรบ้าง

ค่าใช้จ่ายได้รับการจัดให้อยู่ในหมวดหมู่ต่างๆ โดยขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการชําระเงิน ธุรกิจต่างๆ บันทึกหมวดหมู่เหล่านี้แยกกันภายในระบบการทําบัญชีเพื่ออธิบายวิธีการใช้จ่ายให้ชัดเจน ต่อไปนี้คือหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายหลักๆ

• ต้นทุนสินค้าที่ขาย (COGS): นี่คือค่าใช้จ่ายโดยตรงในการผลิตหรือจัดส่งผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ สำหรับร้านเบเกอรี่ COGS จะรวมถึงค่าส่วนผสม เช่น แป้งและน้ำตาล ส่วนบริษัทซอฟต์แวร์ อาจรวมถึงค่าธรรมเนียมการโฮสต์บนระบบคลาวด์ COGS ผูกกับยอดขายของคุณโดยตรงและส่งผลกระทบต่อผลกําไรขั้นต้นของคุณ

• ค่าใช้จ่ายสำหรับการดําเนินงาน: เอกสารเหล่านี้จะครอบคลุมค่าใช้จ่ายในการดําเนินธุรกิจคุณในแต่ละวัน (เช่น เงินเดือน อุปกรณ์สํานักงาน การตลาด ค่าสาธารณูปโภค) ค่าใช้จ่ายสำหรับการดําเนินงาเป็นสิ่งจำเป็น แต่ไม่ได้ผูกกับการผลิตสินค้าหรือบริการโดยตรง

• ค่าใช้จ่ายที่ไม่ใช่สำหรับการดําเนินงาน: ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ไม่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมหลักของธุรกิจ ตัวอย่างเช่น หากธุรกิจของคุณมีการชำระเงินทางกฎหมายครั้งเดียวหรือมีการชำระดอกเบี้ยเงินกู้ สิ่งเหล่านี้จะถือเป็นค่าใช้จ่ายที่ไม่ใช่สำหรับการดำเนินงาน

• ค่าเสื่อมราคาและการตัดจําหน่าย: ค่าใช้จ่ายที่ไม่ใช่เงินสดเหล่านี้สะท้อนถึงการสึกหรอของสินทรัพย์ที่จับต้องได้หรือการลดลงอย่างค่อยเป็นค่อยไปของมูลค่าสินทรัพย์ที่จับต้องไม่ได้ (เช่น สิทธิบัตรและเครื่องหมายการค้า) โดยจะช่วยกระจายต้นทุนการลงทุนระยะยาวในแต่ละช่วงเวลา ค่าเสื่อมราคาและค่าตัดจำหน่ายสามารถจำแนกได้ว่าเป็นค่าใช้จ่ายสำหรับการดำเนินงานหรือค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานที่ไม่ใช่สำหรับการดำเนินงาน ขึ้นอยู่กับว่าสินทรัพย์นั้นเกี่ยวข้องกับกิจกรรมทางธุรกิจหลักอย่างไร

ค่าใช้จ่ายนั้นมีการบันทึกอย่างไรในการทำบัญชี

ค่าใช้จ่ายทั้งหมดได้รับการบันทึกเพื่อวัตถุประสงค์ทางบัญชี ซึ่งจะชี้แจงการใช้จ่ายของธุรกิจของคุณและเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังคำนวณภาระภาษีที่เหมาะสม โปรดเก็บใบแจ้งหนี้หรือสัญญาการให้บริการทั้งหมดไว้เพื่อให้บันทึกข้อมูลได้อย่างถูกต้อง หลักฐานดังกล่าวจะพิสูจน์ว่าค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นและอธิบายเหตุผล ซึ่งเป็นประโยชน์ในกรณีที่มีการตรวจสอบและเมื่อคุณยื่นภาษีหรือกระทบยอดบันทึกในภายหลัง

ต่อไปนี้คือวิธีบันทึกค่าใช้จ่ายของคุณให้ถูกต้อง

• หมวดหมู่: หาคําตอบว่าค่าใช้จ่ายแต่ละรายการคืออะไรและจัดอยู่ในหมวดหมู่ใด ไม่ว่าคุณจะจ่ายค่าซอฟต์แวร์ สต็อกอุปกรณ์ หรือค่าเดินทาง ให้พิจารณาว่าต้นทุนเหล่านี้รวมอยู่ในค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ต้นทุนสินค้าที่ขาย หรืออย่างอื่นหรือไม่

• บันทึก: บันทึกค่าใช้จ่ายในระบบการทำบัญชีของคุณ หากคุณใช้ระบบบัญชีแบบคู่ (ซึ่งธุรกิจส่วนใหญ่มักทำ) คุณจะหักยอดบัญชีค่าใช้จ่าย (ทำให้ค่าใช้จ่ายของคุณเพิ่มขึ้น) และเพิ่มยอดบัญชีการชำระเงิน ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้จ่าย $500 กับการโฆษณา คุณจะต้องหักยอด "ค่าใช้จ่ายโฆษณา" $500 และเพิ่มยอด "เงินสด" (หรือ "เจ้าหนี้การค้า") เป็น $500

• กระทบยอดและตรวจสอบ: เมื่อสิ้นสุดเดือน (หรือไตรมาส) ให้เปรียบเทียบค่าใช้จ่ายที่บันทึกไว้กับรายการเดินบัญชีธนาคารและใบเสร็จ นอกจากนี้ คุณควรตรวจสอบงบกำไรขาดทุนของคุณเป็นประจำเพื่อดูว่าค่าใช้จ่ายส่งผลต่อความสามารถในการทำกำไรของคุณอย่างไร การตรวจสอบเป็นประจําจะช่วยให้คุณพบแนวโน้ม ควบคุมการใช้จ่าย และทําการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์เกี่ยวกับวิธีการจัดสรรทรัพยากรได้มากขึ้น

เหตุใดการติดตามค่าใช้จ่ายที่ถูกต้องจึงสําคัญ

การติดตามค่าใช้จ่ายที่แม่นยำช่วยให้มีความชัดเจนทางการเงินซึ่งสามารถใช้ประกอบการตัดสินใจทางธุรกิจได้ รายละเอียดเพิ่มเติมมีดังนี้

• การติดตามความสามารถในการทํากําไร: การติดตามค่าใช้จ่ายอย่างระมัดระวังแสดงความสามารถในการทํากําไรจริงของคุณ วิธีเดียวที่จะรู้ว่ารายรับของคุณเกินจริงหรือไม่คือการบันทึกค่าใช้จ่ายทุกรายการ

• การตรวจสอบค่าใช้จ่าย: การติดตามค่าใช้จ่ายอาจช่วยส่งสัญญาณถึงส่วนที่คุณชําระเงินมากกว่าที่ควรจะเป็น ข้อมูลนี้สามารถเป็นแนวทางในการตัดสินใจของคุณได้ว่าจะเจรจาข้อตกลงกับผู้จำหน่ายใหม่หรือลดการใช้จ่ายในโครงการที่มีประสิทธิภาพต่ำกว่ามาตรฐานหรือไม่

• การเตรียมพร้อมด้านภาษี: บันทึกค่าใช้จ่ายที่ชัดเจนสามารถช่วยให้คุณยื่นขอลดหย่อนภาษีตามที่มีสิทธิ์ได้และหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่อาจทำให้ต้องเสียค่าใช้จ่ายสูง นอกจากนี้ยังทําให้กระบวนการยื่นและการตรวจสอบง่ายขึ้นมาก

• การกําหนดงบประมาณ: การติดตามค่าใช้จ่ายช่วยให้คุณตรวจจับรูปแบบต้นทุน (เช่น ค่าใช้จ่ายสูงสุดในบางเดือนหรือค่าใช้จ่ายในโครงการเฉพาะ) และคาดการณ์ค่าใช้จ่ายก่อนที่จะเกิดขึ้น การระบุรูปแบบเหล่านี้สามารถช่วยให้คุณวางแผนว่าจะครอบคลุมช่วงเวลาที่มีค่าใช้จ่ายสูงได้อย่างไร และให้แน่ใจว่าคุณมีเงินเหลือเพียงพอสำหรับค่าใช้จ่ายต่างๆ เช่น บิล ค่าจ้าง และค่าใช้จ่ายที่จำเป็นอื่นๆ

• วางแผนการเติบโต: การติดตามค่าใช้จ่ายที่แม่นยําจะแสดงให้เห็นถึงค่าใช้จ่ายในการดําเนินธุรกิจในปัจจุบัน โดยคุณจะได้รับข้อมูลพื้นฐานเพื่อคาดการณ์ค่าใช้จ่ายในอนาคตเมื่อวางแผนเพื่อการเติบโต

ค่าใช้จ่ายคงที่และค่าใช้จ่ายแปรผันแตกต่างกันอย่างไร

ค่าใช้จ่ายคงที่คือค่าใช้จ่ายประจำที่เกิดขึ้นซ้ำ ในขณะที่ค่าใช้จ่ายผันแปรจะเปลี่ยนแปลงไปขึ้นอยู่กับการผลิตของคุณ การจำแนกระหว่างค่าใช้จ่ายคงที่และค่าใช้จ่ายผันแปรจะช่วยให้คุณควบคุมต้นทุน วางแผนการเติบโต และตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงในธุรกิจของคุณได้ดีขึ้น

ค่าใช้จ่ายคงที่

ค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะสอดคล้องกันไม่ว่าธุรกิจของคุณจะผลิตหรือขายได้มากเพียงใด ดังนั้นจึงเป็นข้อมูลที่คาดการณ์ได้และเรียกเก็บตามแบบแผนล่วงหน้า ตัวอย่างเช่น ค่าใช้จ่าย เช่น ค่าเช่า เงินเดือนสําหรับพนักงานเต็มเวลา ประกันภัย และการสมัครใช้บริการ หากคุณจัดการร้านกาแฟ ค่าเช่าพื้นที่ของคุณจะเป็นค่าใช้จ่ายคงที่

ค่าใช้จ่ายคงจะมอบความชัดเจนในงบประมาณของคุณ อย่างไรก็ตาม การจัดการอาจเป็นเรื่องท้าทายเมื่อรายได้ต่ำ เนื่องจากจะไม่ลดลงโดยอัตโนมัติในช่วงเวลาที่รายได้ลดลง

ค่าใช้จ่ายแปรผัน

ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ผันผวนตามกิจกรรมทางธุรกิจของคุณ โดยเฉพาะปริมาณที่คุณผลิตหรือขาย ค่าใช้จ่ายแปรผันผูกกับปริมาณการดําเนินธุรกิจโดยตรง ยิ่งคุณเติบโตมากเท่าไร ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ก็จะสูงขึ้นเท่านั้น ตัวอย่างอาจรวมถึงค่าใช้จ่ายสำหรับรายการต่างๆ เช่น วัตถุดิบ ค่าขนส่ง ค่าคอมมิชชั่นการขาย และค่าสาธารณูปโภค (ซึ่งอาจเพิ่มขึ้นได้ตามปริมาณการผลิตหรือกิจกรรมในสำนักงานที่มากขึ้น) ถ้าจะยกตัวอย่างการเปิดร้านกาแฟ ต้นทุนของเมล็ดกาแฟและนมก็จะเป็นค่าใช้จ่ายที่ผันแปร

ค่าใช้จ่ายแปรผันขยายไปพร้อมกับธุรกิจของคุณ จึงมีความยืดหยุ่น อย่างไรก็ตาม ข้อมูลนี้คาดการณ์ได้ยากดังนั้นจึงต้องมีการติดตามตรวจสอบอย่างใกล้ชิดเพื่อหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายที่คาดไม่ถึง

ค่าใช้จ่ายจะส่งผลต่องบกำไรขาดทุนอย่างไร

ค่าใช้จ่ายจะส่งผลต่อความสามารถในการทํากําไรของธุรกิจคุณโดยตรง ในงบกำไรขาดทุน ค่าใช้จ่ายจะถูกหักออกจากรายรับเพื่อกำหนดรายได้สุทธิ (หรือ กำไรสุทธิ) เมื่อค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นโดยที่รายรับไม่เพิ่มขึ้นตามไปด้วย กำไรก็จะลดลง ตัวอย่างเช่น การเพิ่มต้นทุนการตลาดหรือราคาซัพพลายเออร์จะทำให้กำไรของคุณลดลงหากไม่สามารถชดเชยด้วยยอดขายที่เพิ่มขึ้นได้

การตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงของค่าใช้จ่ายตามระยะเวลาจะช่วยให้คุณระบุถึงความไม่มีประสิทธิภาพ ต้นทุนที่ไม่จำเป็น หรือพื้นที่ที่ค่าใช้จ่ายสูงเกินไปเมื่อเทียบกับมูลค่าที่สร้างขึ้น ธุรกิจทุกแห่งมีจุดมุ่งหมายในการสร้างสมดุลระหว่างรายจ่ายและการเติบโตของรายรับ งบกำไรขาดทุนสามารถบอกคุณได้ว่าคุณบรรลุความสมดุลนั้นหรือไม่ หรือว่าต้นทุนสูงเกินไป

ต่อไปนี้คือตัวอย่างวิธีการคํานวณกําไรสุทธิ สมมติว่างบกำไรขาดทุนของคุณมีลักษณะเช่นนี้

• รายรับ: $500,000

• COGS: $200,000

• กําไรขั้นต้น: $300,000

• ค่าใช้จ่ายสำหรับการดําเนินงาน: $150,000

• รายรับจากการดําเนินงาน: $150,000

• ค่าใช้จ่ายที่ไม่ใช่สำหรับการดําเนินงาน: $50,000

• รายได้สุทธิ: $100,000

ยอดรวมของค่าใช้จ่าย (COGS, การดําเนินงาน และไม่ใช่การดำเนินงาน) จะถูกหักออกจากรายรับโดยรวมเพื่อหารายได้สุทธิของคุณ

$500,000 - ($200,000 + $150,000 + $50,000) = รายได้สุทธิ $100,000