Em contabilidade, "n/30" (30 dias corridos) é um prazo de pagamento que indica que o valor total da fatura deve ser pago em até 30 dias da data da fatura. N/30 indica sua expectativas de recebimento, e é diferente de termos como 2/10, que indicam que você oferece aos clientes um desconto (ou seja, 2%) para pagamento em até 10 dias.

A aplicação de termos de pagamento como n/30 pode determinar o sucesso da sua empresa. Um relatório de 2023 constatou que 26% das pequenas e médias empresas (PMEs) no Reino Unido que sofreram atrasos nos pagamentos não conseguiram reinvestir em seus negócios e 20% não conseguiram atingir suas metas comerciais.

Veja como funciona o prazo de 30 dias corridos, por que ele é usado, como ele molda o fluxo de caixa e como incentivar pagamentos pontuais.

Neste artigo:

• Por que as empresas usam o prazo de pagamento n/30?
  
• Qual o impacto do prazo n/30 no fluxo de caixa?
  
• Quais são alternativas comuns ao n/30?
  
• Como aplicar os termos n/30?
  

Por que as empresas usam o prazo de pagamento n/30?

As empresas usam o prazo n/30 para equilibrar um prazo justo para os clientes com a boa gestão de fluxo de caixa. Veja por que esse prazo funciona para ambas as partes.

• Flexibilidade para os clientes: para os clientes, é bom ter 30 dias para pagar. Eles têm tempo para vender os produtos que compraram ou gerar caixa com operações próprias. Essa flexibilidade também pode incentivar novas compras e ajudar a desenvolver relacionamentos.

• É educado, mas prático: trinta dias é tempo suficiente para evitar pressão desnecessária, e também não deixa o vendedor esperando muito tempo para receber.

• Ajuda o planejamento financeiro: saber que a maioria dos pagamentos chegará em 30 dias permite planejar despesas, folhas de pagamento ou reposição de estoque com mais confiança.

• É uma prática comercial padrão: n/30 é um prazo amplamente reconhecido como o padrão em todos os setores. É familiar, fácil de concordar e dispensa a renegociação de cada fatura.

• Demonstra confiança sem assumir muito risco: oferecer prazos de 30 dias demonstra confiança, mas não expõe demais o vendedor. O prazo relativamente curto é uma opção mais segura do que prazos mais longos, como n/60, em que os clientes têm 60 dias para pagar.

Qual o impacto do prazo n/30 no fluxo de caixa?

Dependendo de como você gerencia os pagamentos, o pagamento em 30 dias pode ter um grande impacto no dinheiro disponível.

Para o fluxo de caixa, estas são algumas vantagens do n/30:

• Seu dinheiro chega em até 30 dias. Essa previsibilidade pode facilitar o planejamento de pagamentos de fornecedores, folha de pagamento ou investimentos em novas oportunidades.

• Pode incentivar a fidelização e novas compras. Com o tempo, relacionamentos estáveis e mutuamente benéficos podem contribuir para um fluxo de caixa saudável.

O prazo n/30 também tem certas desvantagens. Por exemplo:

• Pode criar lacunas no fluxo de caixa. O prazo de 30 dias para o pagamento pode causar atrasos estressantes entre a entrada e a saída de dinheiro. Aluguel, salários e pagamentos de fornecedores geralmente são cobrados antes das faturas n/30.

• O reinvestimento pode ser limitado. Com seu dinheiro amarrado em janelas de pagamento de 30 dias, você pode ter restrições para novos investimentos na empresa ou para pagar despesas inesperadas.

• Nem todos os clientes vão cumprir o prazo. Quando os pagamentos atrasam (ou não chegam), seu planejamento financeiro é prejudicado.

Para que o prazo de 30 dias funcione melhor para você, faça reservas de caixa para cobrir despesas enquanto não recebe as faturas. Considere a possibilidade de oferecer 30 dias somente para clientes confiáveis, reduzindo o risco de atrasos. Para incentivar pagamentos adiantados, você também pode oferecer um pequeno desconto (como 2/10, n/30) para acelerar os ciclos de cobrança.

Quais são alternativas comuns ao n/30?

Embora o prazo de 30 dias seja muito comum, há empresas que usam outros termos adequados para suas necessidades, setores e relacionamentos com os clientes. Cada opção tem seus próprios benefícios e riscos. Algumas alternativas comuns ao n/30.

• Pagamento adiantado: o cliente paga o total antes da entrega dos bens ou serviços. Isso elimina atrasos no fluxo de caixa e reduz o seu risco, mas pode dissuadir alguns clientes que preferem prazos mais flexíveis ou não estão familiarizados com o trabalho da sua empresa. Essa opção costuma ser usada em setores de alto risco, para pedidos personalizados ou com novos clientes.

• Pagamento contra entrega (COD): o pagamento é feito no momento da entrega. Isso reduz atrasos e o risco de inadimplência, mas pode complicar a logística, especialmente para pedidos grandes ou recorrentes. É o método mais usado no varejo, em logística e em setores que trabalham com itens de valor reduzido.

• X dias corridos: é uma variação do prazo padrão, onde "X" representa o número de dias até o vencimento. Você pode ajustar o prazo conforme os padrões do setor ou as necessidades dos clientes. Por exemplo, prazos de 60 ou 90 dias corridos são melhores para o cliente, mas podem criar problemas no fluxo de caixa. Esses prazos personalizados são muito usados em setores com ciclos de vendas longos, grandes contratos ou alta confiança do cliente.

• Descontos para pagamento adiantado: termos como 2/10, n/30 dão aos clientes um desconto de 2% se pagarem integralmente dentro de 10 dias. Caso contrário, o valor total vence em 30 dias. Essa opção incentiva pagamentos adiantados e ainda oferece alguma flexibilidade, mas pode afetar a receita se o desconto for oferecido e usado de forma excessiva. Esse método geralmente é usado em relacionamentos B2B com pedidos grandes ou transações frequentes.

• Pagamentos contra marcos: os pagamentos são divididos em etapas, seguindo marcos ou resultados de um projeto. Isso reduz o risco financeiro, pois o pagamento é vinculado a referenciais específicos, mas pode complicar o gerenciamento e acompanhamento dos marcos. É uma opção muito usada em construção, desenvolvimento de software ou projetos personalizados de grande escala.

• Assinatura ou honorários fixos: os clientes pagam um valor recorrente predeterminado (ex.: mensalidade ou anuaidade). Essa frequência proporciona receita previsível e recorrente para o vendedor, mas não é adequada para setores que dependem de pagamentos isolados ou variáveis. É um método usado em empresas de software como serviço (SaaS), consultoria ou serviços de manutenção.

• Carta de Crédito (LC): o banco garante o pagamento do comprador, disponibilizando os valores quando os termos forem cumpridos. É um método que reduz o risco no comércio internacional ou em transações de alto valor, mas envolve o banco do comprador, o que pode agregar tarifas e trabalho administrativo para ambas as partes. Esta opção é usada em importação e exportação e grandes projetos de capital.

• Conta corrente: os clientes recebem mercadorias ou serviços sem pagar adiantado e liquidam o saldo periodicamente (por exemplo, mensalmente). Isso simplifica as transações para os clientes, mas pode apresentar alto risco se o cliente não pagar. É um método usado em relacionamentos comerciais estabelecidos.

Como aplicar os termos n/30?

Aplicar o prazo de 30 dias significa garantir que os clientes entendam suas expectativas e que você vai agir quando os pagamentos atrasarem. Algumas orientações para aplicar os termos de pagamento.

Esclareça todas as informações

Não oculte suas condições de pagamento nas letras miúdas. Seja transparente, indique claramente o prazo de 30 dias nos contratos, propostas e faturas. O ideal é já falar dele durante a integração de cada novo cliente. Você pode dizer: "Nosso prazo para pagamento é de 30 dias, você tem bastante tempo para se ajustar. Me avise se houver algum problema."

Envie faturas claras

Suas faturas devem ser formais, mas simples para que todas as partes entendam. Indique a data de vencimento em destaque e o prazo n/30 para evitar ambiguidade. Como o objetivo é facilitar ao máximo o pagamento, pode ser interessante adicionar um link para pagamento na fatura.

Entre em contato antes do vencimento

Não espere até o dia 31 para dar um oi. Uma semana antes do vencimento, envie um lembrete cordial. Por exemplo: "Olá, estamos só passando para lembrar que a fatura n.º 1234 vence na semana que vem. Entre em contato se precisar de alguma ajuda para processá-la no prazo, ou se tiver alguma dúvida."

Recompense os clientes que pagarem adiantado

Incentive pagamentos adiantados, oferecendo termos como 2/10, n/30. Você pode enviar uma mensagem assim: "Oferecemos um desconto de 2% para pagamentos feitos em 10 dias. É o nosso agradecimento para pagamentos adiantados!"

Monitore e mude a abordagem se necessário

Entre em contato rapidamente quando os pagamentos estiverem atrasados, mas mantenha a cordialidade. Uma mensagem simples como: "Olá, vimos que a fatura n.º 1234 ainda não foi paga. Só queria saber se está tudo certo para esse pagamento."

Se o cliente não responder e o pagamento não chegar, você pode começar a reforçar a abordagem. Por exemplo: "Este é um lembrete de cortesia de que a fatura n.º 1234 está vencida. Conforme o nosso contrato, o pagamento venceu em [data]. Processe o pagamento até [nova data] para evitar multas por atraso."

Seja firme, mas justo

Multas por atraso podem funcionar, mas use-as com cautela. Informe antecipadamente sua política de multas por atraso para evitar surpresas. Por exemplo: "Faturas pagas após a data de vencimento incorrerão em multa de 1,5% ao mês."

Saiba quando insistir e quando facilitar

Se o cliente atrasa o pagamento, ele pode estar com dificuldades. Para os que têm um bom histórico, você pode dar mais flexibilidade. Tente abrir a conversa com uma mensagem simpática e oferecer um plano de pagamento. Contudo, se o cliente sempre atrasa, pare de oferecer 30 dias de prazo. Exija pagamento antecipado ou dê prazos mais curtos nas próxima compras.

Use ferramentas que fazem o trabalho pesado

Softwares como o Stripe Invoicing podem enviar lembretes automáticos e acompanhar pagamentos, mostrando rapidamente o que o cliente deve e quando um pagamento vence.

Tome outras providências quando necessário

Se lembretes educados e multas por atraso não funcionarem, pode ser preciso contratar uma agência de cobrança ou tomar providências legais. Mas seja estratégico: se a fatura não paga for pequena, o custo da cobrança pode não valer a pena.

Aprenda com cada ocorrência

Se você está sempre recebendo com atraso, analise criticamente sua empresa e faça estas perguntas:

• Estamos trabalhando com os clientes errados?

• Precisamos fazer verificações de crédito mais rigorosas antes de oferecer 30 dia de prazo?

• Devemos apertar o processo de faturamento?

Use cada pagamento atrasado para ajustar seu sistema.