In de boekhouding is 'n/30' (netto 30) een betaaltermijn die aangeeft dat het volledige bedrag van de factuur binnen 30 dagen na de factuurdatum moet worden betaald. N/30 geeft aan wat je verwachtingen rondom betalingen zijn en onderscheidt zich van termen als 2/10, waarbij je klanten een korting (2%) aanbiedt voor vervroegde betaling binnen 10 dagen.

Het afdwingen van betaalvoorwaarden zoals n/30 kan bepalend zijn voor het succes van je onderneming. Uit een rapport uit 2023 bleek dat 26% van de kleine en middelgrote ondernemingen (mkb) in het VK die te maken kregen met betaalachterstanden, niet in staat was te herinvesteren in hun onderneming. Verder was 20% niet in staat om hun zakelijke doelen te bereiken.

Hieronder leggen we uit wat je moet weten over netto 30, waaronder waarom ondernemingen het gebruiken, hoe het de cashflow beïnvloedt en hoe ondernemingen tijdige betalingen kunnen stimuleren.

Wat staat er in dit artikel?

• Waarom gebruiken ondernemingen n/30-betaalvoorwaarden?
  
• Hoe beïnvloeden n/30-voorwaarden de cashflow?
  
• Wat zijn veelvoorkomende alternatieven voor n/30?
  
• Hoe moeten ondernemingen n/30-voorwaarden afdwingen?
  

Waarom gebruiken ondernemingen n/30-betaalvoorwaarden?

Ondernemingen gebruiken n/30-betaalvoorwaarden om hun klanten een rechtvaardige optie te bieden en tegelijk hun cashflow te beheren. Dit is waarom deze betaaltermijn voor beide partijen werkt.

• Het geeft klanten meer flexibiliteit: Klanten stellen het vaak op prijs dat ze 30 dagen de tijd hebben om te betalen. Het kan ze de tijd geven om de producten die ze hebben gekocht te verkopen of geld te genereren met hun eigen activiteiten. Deze flexibiliteit kan ook terugkerende klanten aanmoedigen en helpen bij het opbouwen van relaties.

• Het is beleefd én praktisch: Dertig dagen is lang genoeg om onnodige druk op klanten te voorkomen en verkopers niet te lang te laten wachten op betaling.

• Het helpt verkopers bij hun financiële planning: Als ze weten dat de meeste betalingen binnen 30 dagen worden bijgeschreven, kunnen ondernemingen met meer vertrouwen plannen maken voor uitgaven, salarisadministratie en het aanvullen van de voorraad.

• Het is een zakelijke standaardpraktijk: N/30 wordt in alle sectoren algemeen erkend als de standaard betaaltermijn. Iedereen kent deze voorwaarde, je kunt het er gemakkelijk over eens worden en je hoeft niet voor elke factuur opnieuw te onderhandelen.

• Het toont vertrouwen zonder al te veel risico te nemen: Een termijn van 30 dagen getuigt van vertrouwen, maar beperkt de risico's voor de verkoper wel. De relatief korte tijd voordat de betaling verschuldigd is, maakt het een veiliger alternatief dan langere termijnen zoals n/60, waarbij klanten 60 dagen de tijd hebben om te betalen.

Hoe beïnvloeden n/30-voorwaarden de cashflow?

Afhankelijk van hoe je betalingen beheert, kunnen n/30-termijnen een grote impact hebben op het geld dat je op zak hebt.

Als het gaat om cashflow, zijn hier enkele voordelen verbonden aan n/30:

• Je geld arriveert idealiter binnen 30 dagen. Die voorspelbaarheid kan het gemakkelijker maken om betalingen van leveranciers, salarisadministratie of investeringen in nieuwe kansen te plannen.

• Het kan de klantenbinding en herhaalde aankopen aanmoedigen. Na verloop van tijd kunnen stabiele, wederzijds voordelige relaties bijdragen aan een gezonde cashflow.

N/30 heeft ook enkele nadelen. Bijvoorbeeld:

• Het kan hiaten in de cashflow veroorzaken. Het tijdsbestek van 30 dagen voor de betaling kan stressvolle vertragingen veroorzaken tussen het ontvangen en besteden van fondsen. Huur, salarissen en betalingen van leveranciers zijn vaak verschuldigd vóór n/30-facturen.

• Herinvestering kan beperkt zijn. Als je geld vastzit in betaalvensters van 30 dagen, kan dit beperken hoeveel je terug kunt investeren in je onderneming. Ook je vermogen om onverwachte uitgaven op te vangen, kan minder zijn.

• Niet alle klanten zullen zich aan de deadline houden. Als betalingen te laat komen (of niet worden betaald), kan dat je financiële planning in de war sturen.

Wil je optimaal profiteren van de voor- en nadelen van n/30, dan moet je proactief je kasreserves opbouwen om uitgaven te verwerken terwijl je wacht op de betaling van facturen. Ook kun je overwegen om n/30 alleen aan betrouwbare klanten aan te bieden om het risico op late betalingen te verminderen. Voor het aanmoedigen van vroege betalingen kun je ook een kleine korting geven als je eerder betaalt (bijvoorbeeld 2/10, n/30) om de facturatiecycli te versnellen.

Wat zijn veelvoorkomende alternatieven voor n/30?

Hoewel n/30 veel wordt gebruikt, gebruiken veel ondernemingen andere termen die passen bij hun specifieke behoeften, industrieën en klantrelaties. Elke optie heeft zijn eigen voordelen en risico's. Hieronder staan enkele veelvoorkomende alternatieven voor n/30.

• Vooruitbetaling: Klanten betalen het volledige verschuldigde bedrag voordat de goederen of diensten worden geleverd. Dit voorkomt vertragingen in de cashflow en vermindert het risico dat je neemt, maar kan potentiële klanten afschrikken die waarde hechten aan flexibelere betaalvoorwaarden of die niet bekend zijn met je onderneming. Deze optie wordt meestal gebruikt in sectoren met een hoog risico, voor aangepaste bestellingen of bij nieuwe klantrelaties.

• Onder rembours: Betaling geschiedt op het moment van levering. Dit vermindert vertragingen en het risico dat niet wordt betaald, maar kan de logistiek bemoeilijken, vooral bij grote of terugkerende bestellingen. Deze methode wordt meestal gebruikt in de detailhandel, logistiek en industrieën met artikelen met kleine tickets.

• Netto X: Dit is een variatie op de standaard voorwaarden voor nettobetalingen, waarbij 'X' staat voor het aantal dagen voordat de betaling verschuldigd is. Netto X biedt de flexibiliteit om zich aan te passen in overeenstemming met industrienormen of klantbehoeften. Met n/60 of n/90 hebben kopers bijvoorbeeld meer tijd om te betalen. Het kan wel cashflowproblemen veroorzaken. Deze aangepaste termen worden vaak gebruikt in sectoren met lange verkoopcycli, grote contracten of een hoog klantvertrouwen.

• Kortingen voor vervroegde betaling: Termen zoals 2/10 en n/30 geven klanten 2% korting als ze binnen 10 dagen volledig betalen. Anders is het volledige bedrag binnen 30 dagen verschuldigd. Deze optie stimuleert snellere betalingen en biedt klanten toch enige flexibiliteit, maar kan van invloed zijn op de inkomsten als de korting te veel wordt aangeboden en gebruikt. Deze methode wordt meestal gebruikt in B2B-relaties met grote bestellingen of frequente transacties.

• Betalingen na mijlpalen: Betalingen worden opgesplitst in fasen op basis van projectmijlpalen of deliverables. Dit vermindert het financiële risico door betalingen te koppelen aan specifieke benchmarks, maar kan de manier waarop ondernemingen mijlpalen beheren en bijhouden bemoeilijken. Deze optie wordt meestal gebruikt in de bouw, softwareontwikkeling of grootschalige maatwerkprojecten.

• Abonnement of voorschot: Klanten betalen een vooraf bepaald bedrag op terugkerende basis (bijvoorbeeld maandelijks of jaarlijks). Deze cadans biedt voorspelbare, terugkerende inkomsten voor de verkoper, maar is niet geschikt voor branches die afhankelijk zijn van eenmalige of variabele betalingen. Deze methode wordt meestal gebruikt door SaaS-ondernemingen (Software-as-a-Service), adviesdiensten of onderhoudsdiensten.

• Kredietbrief (LC): Een bank garandeert de betaling van de koper, dus het geld is beschikbaar wanneer aan de voorwaarden is voldaan. Dit vermindert het risico voor internationale handel of transacties met een hoge waarde, maar vereist de betrokkenheid van de bank van de koper. Dat kan voor beide partijen kosten en administratief werk met zich meebrengen. Deze optie wordt meestal gebruikt bij import/export en grote kapitaalprojecten.

• Rekening openen: Klanten ontvangen goederen of diensten zonder vooraf te betalen. Ze betalen het saldo periodiek (bijvoorbeeld maandelijks). Dit vereenvoudigt transacties voor je klanten, maar als de klant niet betaalt, kan het risico groot zijn. Deze methode wordt meestal gebruikt bij langlopende zakelijke relaties.

Hoe moeten ondernemingen n/30-voorwaarden afdwingen?

Als je n/30-betalingstermijnen afdwingt, moet je ervoor zorgen dat klanten weten wat je verwacht en opvolgen wanneer betalingen te laat zijn. Hier zijn wat richtlijnen over hoe je betaalvoorwaarden kunt afdwingen.

Zorg dat iedereen op één lijn zit

Verstop je betaalvoorwaarden niet in de kleine lettertjes. Wees transparant door de n/30-termen te vermelden in je contracten, voorstellen en facturen. Idealiter introduceer je het in het gesprek wanneer je een nieuwe klant onboardt. Je zou kunnen zeggen: "Onze betalingstermijnen zijn 30 dagen, dus je hebt genoeg tijd om af te rekenen. Laat het me weten als er ooit een probleem is."

Verstuur facturen die overzichtelijk zijn

Je facturen moeten officieel zijn, maar wel eenvoudig genoeg om door alle partijen te worden begrepen. Voeg een duidelijke vervaldatum en de term n/30 toe om verwarring te voorkomen. Je wilt het je klant zo gemakkelijk mogelijk maken om jou te betalen. Daarom raden we je aan een link om te betalen aan de factuur toe te voegen.

Follow-up voordat betalingen verschuldigd zijn

Wacht niet tot dag 31 om in te checken. Stuur een week voor de uitgerekende datum een vriendelijke aanmoediging. Bijvoorbeeld: "Hallo, even een herinnering dat factuur #1234 volgende week moet worden betaald. Neem contact op als je iets van mij nodig hebt om het op tijd te verwerken, of als je vragen hebt."

Beloon klanten voor vroegtijdige betalingen

Stimuleer vroege betalingen met voorwaarden als 2/10, n/30. Je kunt een bericht sturen als: "Je krijgt 2% korting op betalingen die binnen 10 dagen worden gedaan, gewoon als bedankje voor het vroege betalen!"

Monitor en verander de aanpak waar nodig

Neem snel contact op als betalingen te laat zijn, maar houd het vriendelijk. Een opmerking als: "Hallo, zo te zien is factuur #1234 nog niet betaald. Ik wilde even checken om te zien of er problemen zijn aan jouw kant."

Als de klant niet reageert en de betaling nog steeds niet is aangekomen, kun je je aanpak escaleren met een bericht als: "Dit is een beleefde herinnering dat factuur #1234 te laat is. Volgens onze overeenkomst was de betaling verschuldigd op [datum]. Verwerk de betaling vóór [nieuwe datum] om kosten voor late betaling te voorkomen."

Wees streng maar rechtvaardig

Heffingen voor te late betalingen kunnen resultaten opleveren, maar wees wel voorzichtig. Informeer klanten vooraf over je beleid voor late vergoedingen om verrassingen te voorkomen. Bijvoorbeeld: "Voor facturen die na de vervaldatum worden betaald, wordt een heffing van 1,5% voor te late betaling per maand in rekening gebracht."

Weet wanneer je moet pushen en wanneer je meegaand moet zijn

Als de betalingen van klanten te laat zijn, kunnen ze het moeilijk hebben. Als de klant een solide staat van dienst heeft, overweeg dan om enige flexibiliteit te bieden. Probeer het gesprek te openen met een sympathieke boodschap en een voorstel om een betaalregeling op te stellen. Als een klant echter consequent te laat is, stop dan met het verlengen van n/30. Dring aan op vooruitbetaling of kortere termijnen voor toekomstige projecten.

Laat het zware werk over aan tools

Software zoals Stripe Invoicing kan automatische herinneringen sturen en betalingen volgen, zodat je in één oogopslag kunt zien wat een klant verschuldigd is en wanneer betaald moet worden.

Escaleer indien nodig

Als beleefde herinneringen en heffingen voor te laat betalen niet werken, moet je mogelijk een incassobureau inhuren of juridische stappen ondernemen. Maar wees strategisch: als de onbetaalde factuur klein is, zijn de kosten voor deze opvolging misschien niet de moeite waard.

Leer van elke situatie

Als betalingen consequent te laat zijn, denk dan kritisch na over je onderneming en stel de volgende vragen:

• Werken we met de verkeerde klanten?

• Moeten we strengere kredietwaardigheidscontroles uitvoeren voordat we n/30-voorwaarden aanbieden?

• Moeten we ons facturatieproces aanscherpen?

Gebruik elke achterstallige betaling als een kans om je systeem aan te passen.