ในทางบัญชี “n/30” (สุทธิ 30 เป็นเงื่อนไขการชำระเงินที่ระบุว่าจำนวนเงินของใบแจ้งหนี้เต็มจำนวนจะต้องครบกำหนดชำระภายใน 30 วันนับจากวันที่ออกใบแจ้งหนี้ N/30 สื่อถึงความคาดหวังในการชำระเงินของคุณ และแตกต่างจากเงื่อนไข เช่น 2/10 ซึ่งหมายถึงเมื่อคุณเสนอส่วนลด (เช่น 2%) ให้กับลูกค้าสำหรับการชำระเงินล่วงหน้าภายใน 10 วัน

การบังคับใช้เงื่อนไขการชำระเงิน เช่น n/30 สามารถกำหนดความสำเร็จของธุรกิจของคุณได้ รายงานในปี 2023 พบว่า 26% ของธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SMB) ในสหราชอาณาจักรที่ประสบปัญหาการชำระเงินล่าช้า ไม่สามารถนำเงินไปลงทุนในธุรกิจของตนซ้ำได้ และ 20% ไม่สามารถบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจได้

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายสิ่งที่ควรทราบเกี่ยวกับเครดิตสุทธิ 30 วัน รวมถึงสาเหตุที่ธุรกิจต่างๆ เลือกใช้ เครดิตสุทธิ 30 วันมีผลต่อกระแสเงินสดอย่างไร และธุรกิจต่างๆ จะสร้างแรงจูงใจในการชำระเงินตรงเวลาได้อย่างไร

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• เพราะเหตุใดธุรกิจจึงใช้เงื่อนไขการชำระเงิน n/30
  
• เงื่อนไข n/30 ส่งผลกระทบต่อกระแสเงินสดอย่างไร
  
• ทางเลือกทั่วไปที่นอกเหนือจาก n/30 มีอะไรบ้าง
  
• ธุรกิจควรบังคับใช้เงื่อนไข n/30 อย่างไร
  

เพราะเหตุใดธุรกิจจึงใช้เงื่อนไขการชำระเงิน n/30

ธุรกิจต่างๆ ใช้เงื่อนไขการชําระเงิน n/30 เพื่อหาสมดุลที่เหมาะสมระหว่างการจัดการกระแสเงินสดและสร้างความยุติธรรมให้ลูกค้า นี่คือเหตุผลที่เงื่อนไขการชําระเงินนี้เหมาะกับทั้งสองฝ่าย

• มอบความยืดหยุ่นให้ลูกค้า: ลูกค้ามักรู้สึกยินดีที่มีเวลา 30 วันในการชำระเงิน เนื่องจากช่วยให้พวกเขามีเวลาในการขายผลิตภัณฑ์ที่ซื้อหรือสร้างเงินสดจากการดำเนินงานของตนเองได้ ความยืดหยุ่นนี้ยังสามารถส่งเสริมการกลับมาใช้บริการซ้ำและช่วยสร้างความสัมพันธ์ได้อีกด้วย

• สุภาพแต่ปฏิบัติได้จริง: สามสิบวันถือเป็นระยะเวลาเพียงพอที่จะหลีกเลี่ยงแรงกดดันที่ไม่จำเป็นต่อลูกค้า ขณะเดียวกันก็ไม่ทำให้ผู้ขายต้องรอการชำระเงินนานเกินไป

• ช่วยเหลือผู้ขายในการวางแผนทางการเงิน: การชําระเงินส่วนใหญ่จะเข้าบัญชีภายใน 30 วันช่วยให้ธุรกิจสามารถวางแผนสําหรับการใช้จ่าย เงินเดือน หรือการเพิ่มสินค้าคงคลังได้อย่างมั่นใจมากขึ้น

• เป็นแนวทางปฏิบัติทางธุรกิจมาตรฐาน N/30 ได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวางว่าเป็นเงื่อนไขการชำระเงินเริ่มต้นในทุกอุตสาหกรรม นี่คือรูปแบบที่คุ้นเคย ง่ายต่อการตกลง และไม่จำเป็นต้องเจรจาต่อรองใหม่ในทุกใบแจ้งหนี้

• แสดงความเชื่อใจโดยไม่เสี่ยงเกินไป: การมอบเงื่อนไข 30 วันแสดงให้เห็นถึงความไว้วางใจแต่จะไม่ทำให้ผู้ขายได้รับผลกระทบมากเกินไป ระยะเวลาก่อนถึงกำหนดชำระเงินที่ค่อนข้างสั้นทำให้เป็นทางเลือกที่ปลอดภัยกว่าเงื่อนไขที่ผ่อนปรนกว่า เช่น n/60 ที่ลูกค้ามีเวลา 60 วันในการชำระเงิน

เงื่อนไข n/30 ส่งผลกระทบต่อกระแสเงินสดอย่างไร

เงื่อนไข n/30 อาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อเงินที่คุณมี ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับวิธีจัดการการชำระเงินของคุณ

เมื่อพูดถึงกระแสเงินสด ต่อไปนี้คือสิทธิประโยชน์บางอย่างที่เกี่ยวข้องกับ n/30

• คุณน่าจะได้รับเงินภายใน 30 วัน ความสามารถในการคาดเดาได้นั้นสามารถทำให้การวางแผนการชำระเงินให้กับซัพพลายเออร์ การจ่ายเงินเดือน หรือการลงทุนในโอกาสใหม่ๆ ง่ายยิ่งขึ้น

• สามารถสนับสนุนความภักดีและการกลับมาใช้บริการซ้ำได้ เมื่อเวลาผ่านไป ความสัมพันธ์ที่มั่นคงและเป็นประโยชน์ร่วมกันสามารถช่วยให้มีกระแสเงินสดที่มั่นคงได้

N/30 มาพร้อมกับข้อบกพร่องบางอย่าง ตัวอย่างเช่น

• อาจสร้างช่องว่างในกระแสเงินสด กรอบเวลาการชำระเงิน 30 วันอาจทำให้เกิดความล่าช้าในการรับส่งเงินซึ่งสร้างความตึงเครียด ค่าเช่า เงินเดือน และการชําระเงินจากซัพพลายเออร์มักมีกำหนดชําระก่อนใบแจ้งหนี้ n/30

• อาจมีข้อจำกัดในการนำเงินกลับมาลงทุนซ้ำ การที่เงินของคุณถูกผูกติดอยู่กับกรอบการชำระเงิน 30 วัน อาจทำให้มีข้อจำกัดในจำนวนเงินที่คุณสามารถลงทุนในธุรกิจของคุณ หรือความสามารถในการจัดการค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด

• ไม่ใช่ลูกค้าทุกคนที่จะปฏิบัติตามกําหนดเวลา เมื่อการชําระเงินล่าช้าหรือยังค้างชําระอยู่ ก็อาจสร้างความติดขัดในการวางแผนทางการเงินของคุณได้

หากต้องการใช้ประโยชน์สูงสุดจากข้อดีและข้อเสียของ n/30 ให้สะสมเงินสำรองไว้ล่วงหน้าเพื่อจัดการค่าใช้จ่ายในขณะที่คุณรอการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ และพิจารณาเสนอ n/30 เฉพาะกับลูกค้าที่เชื่อถือได้เท่านั้น เพื่อลดความเสี่ยงจากการชำระเงินล่าช้า หากต้องการส่งเสริมการชำระเงินล่วงหน้า คุณสามารถให้ส่วนลดเล็กน้อยสำหรับการชำระล่วงหน้าได้ (เช่น 2/10, n/30) เพื่อเร่งรอบการเรียกเก็บเงิน

ทางเลือกทั่วไปที่นอกเหนือจาก n/30 มีอะไรบ้าง

แม้ว่า n/30 จะถูกนำมาใช้กันอย่างแพร่หลาย แต่ธุรกิจหลายแห่งก็ใช้คำศัพท์อื่นๆ ที่เหมาะกับความต้องการ อุตสาหกรรม และความสัมพันธ์กับลูกค้าเฉพาะของตน แต่ละตัวเลือกล้วนมีประโยชน์และความเสี่ยงของตัวเอง ด้านล่างนี้เป็นทางเลือกทั่วไปบางส่วนที่นอกเหนือจาก n/30

• การชําระเงินล่วงหน้า: ลูกค้าชําระเงินเต็มจํานวนก่อนวันที่สินค้าหรือบริการจะได้รับการจัดส่ง วิธีนี้จะช่วยขจัดความล่าช้าของกระแสเงินสดและลดความเสี่ยงที่คุณต้องเผชิญ แต่ก็อาจทำให้ลูกค้าซึ่งให้ความสำคัญกับเงื่อนไขการชำระเงินที่ยืดหยุ่นกว่าหรือไม่คุ้นเคยกับงานทางธุรกิจของคุณเลือกไม่ใช้บริการได้ โดยปกติแล้วตัวเลือกนี้จะใช้ในอุตสาหกรรมที่มีความเสี่ยงสูง สําหรับคําสั่งซื้อแบบกําหนดเอง หรือความสัมพันธ์กับลูกค้าใหม่

• การชำระเงินสดเมื่อจัดส่ง (COD): จะมีการชําระเงินตอนจัดส่ง วิธีนี้จะช่วยลดความล่าช้าและความเสี่ยงของการไม่ชําระเงิน แต่ก็อาจทําให้กระบวนการลอจิสติกส์มีความซับซ้อนได้โดยเฉพาะอย่างยิ่งสําหรับคําสั่งซื้อจํานวนมากหรือคําสั่งซื้อตามแบบแผนล่วงหน้า โดยทั่วไปวิธีนี้จะใช้ในธุรกิจค้าปลีก โลจิสติกส์ และอุตสาหกรรมที่มีสินค้าราคาไม่สูง

• สุทธิ X: นี่เป็นรูปแบบต่างๆ ของเงื่อนไขการชำระเงินสุทธิมาตรฐาน โดยที่ "X" หมายถึงจำนวนวันก่อนถึงกำหนดชำระเงิน สุทธิ X มอบความยืดหยุ่นในการปรับเปลี่ยนตามบรรทัดฐานของอุตสาหกรรมหรือความต้องการของลูกค้า ตัวอย่างเช่น n/60 หรือ n/90 ให้เวลาผู้ซื้อในการชําระเงินมากขึ้น แต่สามารถสร้างปัญหากระแสเงินสดได้ เงื่อนไขที่กำหนดเองเหล่านี้มักใช้ในอุตสาหกรรมที่มีรอบการขายยาวนาน สัญญามูลค่าสูง หรือความไว้วางใจของลูกค้าในระดับสูง

• ส่วนลดสำหรับการชําระเงินก่อนกําหนด: ข้อกําหนด เช่น 2/10, n/30 มอบส่วนลด 2% ให้ลูกค้า หากชําระเงินเต็มจํานวนภายใน 10 วัน มิฉะนั้นต้องชําระเต็มจํานวนภายใน 30 วัน ตัวเลือกนี้ส่งเสริมให้ชำระเงินได้เร็วขึ้นโดยยังคงให้ความยืดหยุ่นแก่ลูกค้า แต่ก็อาจส่งผลต่อรายได้ได้หากมีการเสนอส่วนลดและใช้ส่วนลดอย่างแพร่หลายเกินไป โดยทั่วไปวิธีนี้จะใช้ในความสัมพันธ์แบบ B2B ที่มีคำสั่งซื้อจำนวนมากหรือธุรกรรมบ่อยครั้ง

• การชําระเงินเมื่อบรรลุเป้าหมาย การชำระเงินจะแบ่งออกเป็นระยะตามเป้าหมายสำคัญหรือผลงานส่งมอบของโครงการ การดำเนินการดังกล่าวจะช่วยลดความเสี่ยงด้านการเงินโดยการเชื่อมโยงการชำระเงินกับเกณฑ์มาตรฐานเฉพาะ แต่ในขณะเดียวกันก็อาจทำให้วิธีที่ธุรกิจบริหารและติดตามเหตุการณ์สำคัญต่างๆ มีความซับซ้อนมากขึ้น โดยปกติแล้ว ตัวเลือกนี้จะใช้ในการก่อสร้าง การพัฒนาซอฟต์แวร์ หรือโครงการแบบกําหนดเองขนาดใหญ่

• การชําระเงินตามรอบบิลหรือการให้บริการ: ลูกค้าชําระเงินตามแบบแผนล่วงหน้า (เช่น รายเดือนหรือรายปี) รอบเวลานี้ช่วยให้ผู้ขายได้รับรายรับคงที่ที่คาดการณ์ได้ แต่ไม่เหมาะสำหรับอุตสาหกรรมที่ต้องพึ่งพาการชำระเงินครั้งเดียวหรือแบบแปรผัน โดยปกติแล้ว วิธีนี้จะใช้ในบริษัทให้บริการระบบซอฟต์แวร์ (SaaS), บริการให้คําปรึกษา หรือการบํารุงรักษา

• ตราสารเครดิต (LC): ธนาคารจะค้ำประกันการชำระเงินของผู้ซื้อ ดังนั้นเงินจะพร้อมใช้เมื่อตรงตามเงื่อนไข วิธีนี้จะช่วยลดความเสี่ยงสำหรับการค้าระหว่างประเทศหรือธุรกรรมที่มีมูลค่าสูง แต่จะต้องได้รับการมีส่วนร่วมจากธนาคารของผู้ซื้อ ซึ่งอาจมีค่าธรรมเนียมและงานธุรการเพิ่มเติมสำหรับทั้งสองฝ่าย โดยทั่วไปตัวเลือกนี้จะใช้ในการนำเข้าและส่งออกและโครงการที่มีทุนจำนวนมาก

• เปิดบัญชี: ลูกค้าได้รับสินค้าหรือบริการโดยไม่ต้องชำระเงินล่วงหน้า และชำระยอดคงเหลือเป็นระยะๆ (เช่น รายเดือน) วิธีนี้จะทําให้ธุรกรรมของลูกค้าง่ายขึ้น แต่อาจมีความเสี่ยงสูงหากลูกค้าไม่ได้ชําระเงิน วิธีนี้มักจะใช้ในความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่เกิดขึ้นมาแล้วเป็นระยะเวลาหนึ่ง

ธุรกิจควรบังคับใช้เงื่อนไข n/30 อย่างไร

การบังคับใช้เงื่อนไขการชำระเงิน n/30 หมายความว่าต้องทำให้ลูกค้าทราบถึงความคาดหวังของคุณ และติดตามเมื่อการชำระเงินล่าช้า ต่อไปนี้คือคําแนะนําบางส่วนเกี่ยวกับวิธีบังคับใช้เงื่อนไขดังกล่าว

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจตรงกัน

อย่าซ่อนเงื่อนไขการชำระเงินไว้ในรายละเอียด มอบความโปร่งใสด้วยการอธิบายเงื่อนไข n/30 ไว้ในสัญญา ข้อเสนอ และใบแจ้งหนี้ ในทางที่ดี ควรอธิบายเรื่องนี้ในบทสนทนาเมื่อคุณกำลังหาลูกค้าใหม่ คุณอาจพูดว่า "เงื่อนไขการชําระเงินของเราคือ 30 วัน ดังนั้นคุณจึงมีเวลาในการชําระเงินเ โปรดแจ้งให้เราทราบหากมีปัญหาเกิดขึ้น"

ส่งใบแจ้งหนี้ที่เข้าใจง่าย

ใบแจ้งหนี้ของคุณควรเป็นทางการแต่เข้าใจได้ง่ายพอสําหรับทุกฝ่าย ระบุวันครบกําหนดชําระที่ชัดเจนและระยะเวลา n/30 เพื่อหลีกเลี่ยงความไม่ชัดเจน เป้าหมายคือช่วยให้ลูกค้าชําระเงินให้คุณได้ง่ายที่สุด ดังนั้นคุณควรเพิ่มลิงก์สําหรับชําระเงินไว้ในใบแจ้งหนี้

การติดตามเรื่องก่อนครบกําหนดชําระเงิน

อย่ารอถึงวันที่ 31 เพื่อติดตามเรื่อง แจ้งเตือนอย่างเป็นมิตรหนึ่งสัปดาห์ก่อนวันครบกําหนด ตัวอย่างเช่น "สวัสดี เราขอการแจ้งให้ทราบว่าใบแจ้งหนี้หมายเลข 1234 จะครบกําหนดชําระในสัปดาห์หน้า โปรดติดต่อเราหากคุณต้องการความช่วยเหลือในการดำเนินการอย่างตรงเวลา หรือหากคุณมีข้อสงสัยใดๆ"

มอบรางวัลแก่ลูกค้าสําหรับการชําระเงินก่อนกําหนด

จูงใจให้ชําระเงินก่อนกําหนดด้วยข้อกําหนด เช่น 2/10, n/30 คุณอาจส่งข้อความ "เรามีส่วนลด 2% สําหรับการชําระเงินภายใน 10 วัน เป็นการแสดงคำขอบคุณเล็กน้อยที่ชําระเงินแต่เนิ่นๆ"

การตรวจสอบและการเปลี่ยนแปลงแนวทางตามต้องการ

ติดตามผลทันทีเมื่อการชําระเงินล่าช้า แต่ดำเนินการอย่างเป็นมิตร แจ้งข้อมูลเช่น "สวัสดี ฉันสังเกตเห็นว่าใบแจ้งหนี้หมายเลข 1234 ยังไม่ได้รับการชําระเงิน เลยอย่างสอบถามดูว่ามีปัญหาติดขัดอะไรในฝั่งของคุณหรือไม่"

หากลูกค้าไม่ตอบสนองและยังไม่ได้รับการชำระเงิน คุณสามารถเริ่มดำเนินการเพิ่มเติมด้วยข้อความ เช่น "นี่คือการแจ้งเตือนโดยสุภาพว่าใบแจ้งหนี้หมายเลข 1234 พ้นกำหนดชำระแล้ว" ตามข้อตกลงของเรา ครบกําหนดชําระเงินในวันที่ [date] โปรดดำเนินการชําระเงินภายในวันที่ [new date] เพื่อหลีกเลี่ยงค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้า"

หนักแน่นแต่ยุติธรรม

ค่าธรรมเนียมล่าช้าอาจได้ผล แต่ให้ใช้อย่างระมัดระวัง แจ้งนโยบายค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้าของคุณล่วงหน้าเพื่อหลีกเลี่ยงความประหลาดใจ ตัวอย่างเช่น "ใบแจ้งหนี้ที่ชําระหลังวันครบกําหนดจะมีค่าธรรมเนียมล่าช้า 1.5% ต่อเดือน"

รู้ว่าเมื่อใดควรเร่งรัดและเมื่อใดควรผ่อนปรน

หากการชําระเงินของลูกค้าช้า พวกเขาอาจกำลังประสบปัญหา หากลูกค้ามีประวัติความเป็นมาที่มั่นคง ให้ลองแสดงความยืดหยุ่น ลองเริ่มต้นการสนทนาด้วยข้อความเห็นอกเห็นใจและมีข้อเสนอเพื่อสร้างแผนการชําระเงิน อย่างไรก็ตาม หากลูกค้าชำระเงินล่าช้าอย่างต่อเนื่อง ให้หยุดมอบเครดิต n/30 ยืนกรานให้มีการชําระเงินล่วงหน้าหรือเงื่อนไขที่สั้นลงสําหรับงานในอนาคต

ใช้เครื่องมือที่ช่วยแบ่งเบางานหนัก

ซอฟต์แวร์อย่าง Stripe Invoicing สามารถส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติและติดตามการชําระเงินได้ คุณจึงมองเห็นภาพรวมได้ว่าลูกค้าต้องชําระเงินเท่าใดและเมื่อใด

ยกระดับการดำเนินการเมื่อจําเป็น

หากการเตือนอย่างสุภาพและค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้าใช้งานไม่ได้ คุณอาจต้องว่าจ้างตัวแทนเรียกเก็บหนี้หรือดําเนินการทางกฎหมาย แต่ควรดำเนินการอย่างมีกลยุทธ์: หากใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชําระมีจำนวนไม่มาก ต้นทุนในการตามเก็บเงินอาจไม่คุ้มค่ากับเวลาและทรัพยากรของคุณ

เรียนรู้จากทุกสถานการณ์

หากการชําระเงินล่าช้าอย่างต่อเนื่อง โปรดพิจารณาอย่างรอบครอบถึงธุรกิจของคุณ และถามคําถามต่อไปนี้

• เราร่วมงานกับลูกค้าผิดรายหรือไม่

• เราต้องตรวจสอบเครดิตให้เข้มงวดมากขึ้นก่อนที่จะเสนอเงื่อนไข n/30 หรือไม่

• เราควรเพิ่มความเข้มงวดให้กระบวนการออกใบแจ้งหนี้หรือไม่

ใช้การชําระเงินที่ล่าช้าทุกครั้งเป็นโอกาสที่จะปรับระบบของคุณ