In der Buchhaltung ist „n/30“ (netto 30) eine Zahlungsbedingung, die angibt, dass der vollständige Rechnungsbetrag innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsdatum fällig ist. N/30 gibt Ihre Zahlungserwartungen an und unterscheidet sich von Begriffen wie 2/10, bei dem Sie Ihren Kundinnen und Kunden einen Rabatt (d. h. 2 %) für eine frühzeitige Zahlung innerhalb von 10 Tagen anbieten.

Die Durchsetzung von Zahlungsfristen wie n/30 kann über den Erfolg Ihres Unternehmens entscheiden. Aus einem Bericht aus dem Jahr 2023 geht hervor, dass 26 % der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) im Vereinigten Königreich, die Zahlungsverzug hatten, nicht in ihr Geschäft reinvestieren konnten und 20 % ihre Geschäftsziele nicht erreichen konnten.

Im Folgenden erklären wir, was Sie über Netto 30 wissen sollten: Warum Unternehmen es nutzen, wie es den Cashflow beeinflusst und wie Unternehmen Anreize für pünktliche Zahlungen schaffen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Warum verwenden Unternehmen n/30-Zahlungsbedingungen?
  
• Wie wirken sich n/30-Zahlungsbedingungen auf den Cashflow aus?
  
• Was sind gängige Alternativen zu n/30?
  
• Wie sollten Unternehmen n/30-Zahlungsbedingungen durchsetzen?
  

Warum verwenden Unternehmen n/30-Zahlungsbedingungen?

Unternehmen verwenden n/30-Zahlungsbedingungen, um das richtige Gleichgewicht zwischen Fairness gegenüber ihren Kundinnen und Kunden und der Verwaltung ihres Cashflows zu finden. Hier erfahren Sie, warum diese Zahlungsbedingung für beide Parteien funktioniert.

• Sie gibt den Kundinnen und Kunden Flexibilität: Kundinnen und Kunden schätzen es oft, 30 Tage Zeit zur Zahlung zu haben. Sie kann ihnen Zeit geben, die gekauften Produkte zu verkaufen oder Geld aus ihrem eigenen Betrieb zu generieren. Diese Flexibilität kann auch Wiederholungsgeschäfte fördern und beim Aufbau von Beziehungen helfen.

• Sie ist höflich, aber praktisch: Dreißig Tage sind lang genug, um unnötigen Druck auf die Kundinnen und Kunden zu vermeiden und gleichzeitig die Verkäufer/innen nicht zu lange auf die Bezahlung warten zu lassen.

• Es hilft Verkäuferinnen und Verkäufern bei der Finanzplanung: Das Wissen, dass die meisten Zahlungen innerhalb von 30 Tagen eintreffen, ermöglicht es Unternehmen, Ausgaben, Gehaltsabrechnungen oder Bestandsauffüllung mit größerer Zuversicht zu planen.

• Sie ist eine gängige Geschäftspraxis: n/30 ist branchenübergreifend als Standard-Zahlungsbedingung anerkannt. Sie ist vertraut, leicht zu vereinbaren und erfordert nicht bei jeder Rechnung eine Neuverhandlung.

• Sie bietet Vertrauen, ohne zu viel Risiko einzugehen: Die Verlängerung von 30-Tage-Zahlungsfristen zeugt von Vertrauen, ohne den/die Verkäuferin zu sehr in die Pflicht zu nehmen. Die relativ kurze Zeitspanne bis zur Fälligkeit der Zahlung macht sie zu einer sichereren Alternative als weniger strenge Fristen wie n/60, bei denen Kundinnen und Kunden 60 Tage Zeit haben, um zu zahlen.

Wie wirken sich n/30-Zahlungsbedingungen auf den Cashflow aus?

Je nachdem, wie Sie Zahlungen verwalten, können n/30-Zahlungsbedingungen einen großen Einfluss auf Ihr verfügbares Geld haben.

Wenn es um den Cashflow geht, sind hier einige Vorteile, die mit n/30 verbunden sind:

• Ihr Geld kommt im Idealfall innerhalb von 30 Tagen an. Diese Vorhersehbarkeit kann die Planung von Lieferanten- und Gehaltszahlungen oder Investitionen in neue Geschäftsmöglichkeiten erleichtern.

• Sie kann Loyalität und Wiederholungsgeschäfte fördern. Mit der Zeit können stabile, für beide Seiten vorteilhafte Beziehungen zu einem gesunden Cashflow beitragen.

Die n/30-Zahlungsbedingung hat auch gewisse Nachteile. Zum Beispiel:

• Sie kann zu Lücken im Cashflow führen. Die 30-Tage-Zahlungsfrist für die Zahlung kann zu stressigen Verzögerungen zwischen Geldeingang und -ausgang führen. Mieten, Gehälter und Lieferantenzahlungen sind oft fällig, bevor n/30-Rechnungen ausgestellt werden.

• Die Reinvestition könnte begrenzt sein. Wenn Ihr Geld in Zahlungsfenstern von 30 Tagen gebunden ist, kann dies die Menge einschränken, die Sie wieder in Ihr Unternehmen investieren können, oder Ihre Fähigkeit, unerwartete Ausgaben zu bewältigen.

• Nicht alle Kundinnen und Kunden halten sich an die Frist. Wenn Zahlungen verspätet eingehen oder nicht bezahlt werden, kann dies Ihre Finanzplanung durcheinanderbringen.

Um das Beste aus den Vor- und Nachteilen von n/30 herauszuholen, sollten Sie proaktiv Ihre Liquiditätsreserven aufbauen, um Ausgaben zu bewältigen, während Sie auf die Zahlung von Rechnungen warten. Erwägen Sie außerdem, n/30 nur zuverlässigen Kundinnen und Kunden anzubieten, um das Risiko verspäteter Zahlungen zu verringern. Um frühzeitige Zahlungen zu fördern, können Sie auch einen kleinen Rabatt für vorzeitige Zahlungen gewähren (z. B. 2/10, n/30), um die Abrechnungszyklen zu beschleunigen.

Was sind gängige Alternativen zu n/30?

Während n/30 weit verbreitet ist, verwenden viele Unternehmen andere Begriffe, die ihren spezifischen Bedürfnissen, Branchen und Kundenbeziehungen entsprechen. Jede Option hat ihre eigenen Vorteile und Risiken. Im Folgenden finden Sie einige gängige Alternativen zu n/30.

• Vorkasse: Kundinnen und Kunden zahlen den vollen fälligen Betrag, bevor die Waren oder Dienstleistungen geliefert bzw. erbracht werden. So werden Verzögerungen im Cashflow vermieden und das Risiko, das Sie eingehen, verringert. Es kann aber auch potenzielle Kundinnen und Kunden abschrecken, die Wert auf flexiblere Zahlungsbedingungen legen oder mit der Arbeit in Ihrem Unternehmen nicht vertraut sind. Diese Option wird in der Regel in Branchen mit hohem Risiko, für Sonderanfertigungen oder bei neuen Kundenbeziehungen verwendet.

• Nachnahme: Die Zahlung erfolgt zum Zeitpunkt der Lieferung. Dies verringert Verzögerungen und das Risiko von Zahlungsausfällen, kann aber die Logistik erschweren – insbesondere bei großen oder wiederkehrenden Bestellungen. Diese Methode wird in der Regel im Einzelhandel, in der Logistik und in Branchen mit Artikeln mit geringem Wert verwendet.

• Netto X: Dies ist eine Variante der Standard-Nettozahlungsbedingungen, bei der „X“ für die Anzahl der Tage steht, bevor die Zahlung fällig wird. Netto X bietet die Flexibilität, sich in Übereinstimmung mit Industrienormen oder Kundenbedürfnissen anzupassen. Zum Beispiel gibt n/60 oder n/90 den Käuferinnen und Käufern mehr Zeit zum Bezahlen, kann jedoch zu Problemen beim Cashflow führen. Diese nutzerdefinierten Begriffe werden häufig in Branchen mit langen Verkaufszyklen, großen Verträgen oder hohem Kundenvertrauen verwendet.

• Skonti bei vorzeitiger Zahlung: Konditionen wie 2/10, n/30 gewähren Kundinnen und Kunden 2 % Rabatt, wenn sie innerhalb von 10 Tagen vollständig bezahlen. Andernfalls ist der volle Betrag in 30 Tagen fällig. Diese Option fördert eine schnellere Zahlung und bietet den Kundinnen und Kunden dennoch eine gewisse Flexibilität. Sie kann sich jedoch auf den Umsatz auswirken, wenn der Rabatt zu häufig angeboten und genutzt wird. Diese Methode wird typischerweise in B2B-Beziehungen mit großen Aufträgen oder häufigen Transaktionen verwendet.

• Meilensteinzahlungen: Die Zahlungen werden auf der Grundlage der Projektmeilensteine oder der zu erbringenden Leistungen in Phasen aufgeteilt. Das verringert das finanzielle Risiko, da die Zahlungen an bestimmte Benchmarks geknüpft werden. Es kann aber auch die Art und Weise erschweren, wie Unternehmen Etappenziele verwalten und verfolgen. Diese Option wird in der Regel im Bauwesen, in der Softwareentwicklung oder bei groß angelegten kundenspezifischen Projekten verwendet.

• Abonnement oder Vorschuss: Kundinnen und Kunden zahlen einen vorher festgelegten Betrag auf wiederkehrender Basis (z. B. monatlich oder jährlich). Diese Kadenz bietet vorhersehbaren, wiederkehrenden Umsatz für Verkäufer/innen. Sie eignet sich jedoch nicht für Branchen, die auf einmalige oder variable Zahlungen angewiesen sind. Diese Methode wird in der Regel von Software-as-a-Service (SaaS)-Unternehmen, Beratungs- oder Wartungsdiensten eingesetzt.

• Akkreditiv (LC): Eine Bank garantiert die Zahlung des Käufers/der Käuferin, sodass das Geld verfügbar ist, wenn die Bedingungen erfüllt werden. Dies reduziert das Risiko für den internationalen Handel oder Transaktionen von hohem Wert, erfordert aber die Beteiligung der Bank des Käufers/der Käuferin, was für beide Parteien zusätzliche Gebühren und einen höheren Verwaltungsaufwand bedeuten kann. Diese Option wird in der Regel beim Import und Export sowie bei großen Investitionsprojekten verwendet.

• Kontoeröffnung: Die Kundinnen und Kunden erhalten Waren oder Dienstleistungen ohne Vorauszahlung und rechnen den Restbetrag in regelmäßigen Abständen (z. B. monatlich) ab. Dies vereinfacht die Transaktionen für Ihre Kundinnen und Kunden, aber es kann ein hohes Risiko darstellen, wenn die Kundinnen und Kunden nicht zahlen. Diese Methode wird typischerweise in etablierten Geschäftsbeziehungen eingesetzt.

Wie können Unternehmen n/30-Zahlungsbedingungen durchsetzen?

Die Durchsetzung von n/30-cbedeutet, sicherzustellen, dass die Kundinnen und Kunden Ihre Erwartungen kennen, und nachzufassen, wenn Zahlungen verspätet sind. Im Folgenden finden Sie eine Anleitung, wie Sie die Zahlungsbedingungen durchsetzen können.

Sorgen Sie dafür, dass alle an einem Strang ziehen

Verstecken Sie Ihre Zahlungsbedingungen nicht im Kleingedruckten. Seien Sie transparent, indem Sie n/30-Zahlungsbedingungen in Verträgen, Angeboten und Rechnungen klar benennen. Im Idealfall bringen Sie es in das Gespräch ein, wenn Sie eine neue Kundin oder einen neuen Kunden einarbeiten. Sie könnten sagen: „Unsere Zahlungsbedingungen sind 30 Tage, Sie haben also genügend Zeit, um die Rechnung zu begleichen. Lassen Sie es mich wissen, wenn es jemals ein Problem gibt.“

Senden Sie Rechnungen, die leicht verständlich sind

Ihre Rechnungen sollten formell, aber einfach genug sein, damit alle Beteiligten sie verstehen können. Fügen Sie ein klares Fälligkeitsdatum und den Begriff n/30 ein, um Mehrdeutigkeiten zu vermeiden. Das Ziel ist es, es Ihren Kundinnen und Kunden so einfach wie möglich zu machen, Sie zu bezahlen. Fügen Sie daher einen Link zur Zahlung in die Rechnung ein.

Nachverfolgung vor Fälligkeit der Zahlungen

Warten Sie nicht bis zum 31. Tag, um sich zu melden. Senden Sie eine Woche vor dem Fälligkeitsdatum eine freundliche Erinnerung. Zum Beispiel: „Hallo! Ich möchte Sie nur kurz daran erinnern, dass die Rechnung Nr. 1234 nächste Woche fällig ist. Bitte melden Sie sich, wenn Sie etwas von mir benötigen, um sie rechtzeitig zu bearbeiten, oder wenn Sie Fragen haben.“

Kundinnen und Kunden für vorzeitige Zahlungen belohnen

Schaffen Sie Anreize für vorzeitige Zahlungen mit Bedingungen wie 2/10, n/30. Sie könnten eine Nachricht senden wie: „Wir gewähren 2 % Rabatt bei Zahlungen innerhalb von 10 Tagen – nur ein kleines Dankeschön für die frühzeitige Zahlung!“

Überwachen und ändern Sie den Ansatz nach Bedarf

Fassen Sie umgehend nach, wenn Zahlungen verspätet sind, aber bleiben Sie freundlich. Eine Nachricht wie „Hallo, mir ist aufgefallen, dass die Rechnung Nr. 1234 noch nicht bezahlt wurde. Ich wollte nur nachfragen, ob es auf Ihrer Seite irgendwelche Probleme gibt.“

Wenn der Kunde/die Kundin nicht reagiert und die Zahlung immer noch nicht eingegangen ist, können Sie Ihre Kontaktaufnahme mit einer Nachricht wie „Dies ist eine freundliche Erinnerung daran, dass die Rechnung Nr. 1234 überfällig ist“ weiter eskalieren. Laut unserer Vereinbarung war die Zahlung am [Datum] fällig. Bitte veranlassen Sie die Zahlung bis zum [neues Datum], um Mahngebühren zu vermeiden.“

Seien Sie bestimmt, aber fair

Säumniszuschläge können zu Ergebnissen führen, aber verwenden Sie sie mit Vorsicht. Teilen Sie Ihren Kundinnen und Kunden Ihre Richtlinien für verspätete Gebühren im Voraus mit, um Überraschungen zu vermeiden. Zum Beispiel: „Für Rechnungen, die nach dem Fälligkeitsdatum bezahlt werden, wird eine Verzugsgebühr von 1,5 % pro Monat erhoben.“

Erkennen Sie, wann Sie nachgeben und wann Sie sich durchsetzen müssen

Wenn die Zahlungen der Kundinnen und Kunden verspätet sind, haben sie möglicherweise Probleme. Wenn der Kunde/die Kundin nachweislich verlässlich ist, sollten Sie eine gewisse Flexibilität in Betracht ziehen. Versuchen Sie, das Gespräch mit einer wohlwollenden Nachricht und dem Angebot zu eröffnen, einen Zahlungsplan zu erstellen. Wenn sich ein Kunde/eine Kundin jedoch ständig verspätet, beenden Sie die Verlängerung von n/30. Bestehen Sie bei zukünftigen Aufträgen auf Vorauszahlung oder kürzere Zahlungsfristen.

Verwenden Sie Tools, die die unangenehmen Prozesse übernehmen

Software wie Stripe Invoicing kann automatische Erinnerungen versenden und Zahlungen verfolgen, sodass Sie auf einen Blick sehen können, was ein Kunde schuldet und wann eine Zahlung fällig ist.

Eskalieren Sie bei Bedarf

Wenn höfliche Mahnungen und Säumnisgebühren nicht funktionieren, müssen Sie möglicherweise ein Inkassobüro beauftragen oder rechtliche Schritte einleiten. Aber gehen Sie strategisch vor: Wenn die unbezahlte Rechnung klein ist, lohnt es sich möglicherweise nicht, Zeit und Ressourcen für die Nachverfolgung aufzuwenden.

Aus jeder Situation lernen

Wenn Zahlungen regelmäßig zu spät kommen, sollten Sie kritisch über Ihr Unternehmen nachdenken und sich folgende Fragen stellen:

• Arbeiten wir mit den falschen Kundinnen und Kunden zusammen?

• Brauchen wir strengere Bonitätsprüfungen, bevor wir n/30-Zahlungsbedingungen anbieten?

• Sollten wir unsere Rechnungsprozesse straffen?

Nutzen Sie jede verspätete Zahlung zum Anlass, Ihr System anzupassen.