Une balance de vérification est un bilan financier pour une entreprise. Il s’agit d’un rapport récapitulatif qui répertorie tous les comptes du système comptable d’une entreprise, y compris les actifs, les passifs, les revenus et les dépenses, ainsi que leurs soldes à un moment donné.

Une balance de vérification peut indiquer si le total de vos débits est égal au total de vos crédits. Dans la comptabilité en partie double, chaque transaction a deux côtés (un débit et un crédit) et la balance de vérification vérifie que toutes les transactions sont correctement enregistrées. Si les totaux ne correspondent pas, cela signifie que vos livres contiennent peut-être une écriture oubliée, une faute de frappe ou une erreur de classification.

Bien qu’une balance de vérification ne puisse pas garantir que vos livres sont parfaits, elle peut détecter efficacement les erreurs évidentes et confirmer que vos livres sont équilibrés avant que vous ne créiez des états financiers plus détaillés tels que les états des résultats et les bilans.

Ci-dessous, nous vous expliquerons ce que vous devez savoir sur une balance de vérification, notamment comment préparer cette feuille de calcul comptable, ce qu’elle peut vous apprendre sur votre entreprise et ses limites.

Qu’y a-t-il dans cet article?

• Comment une balance de vérification est-elle préparée?
  
• Qu’est-ce qu’une balance de vérification vous apprend sur vos finances?
  
• Quelles sont les limites d’une balance de vérification?
  
• Comment corriger les écarts dans une balance de vérification?
  

Comment se prépare une balance de vérification?

Pour préparer une balance de vérification, commencez par rassembler les soldes de tous les comptes de votre grand livre. Il s’agit notamment des actifs, des passifs, des capitaux propres, des revenus et des dépenses. Créez un format à deux colonnes, l’une pour les débits et l’autre pour les crédits, puis inscrivez le nom de chaque compte et son solde respectif dans la colonne débit ou crédit.

Ensuite, additionnez tous les soldes débiteurs et tous les soldes créditeurs. Les totaux dans vos colonnes de débit et de crédit doivent être égaux. Si ce n’est pas le cas, vérifiez vos entrées pour repérer des :

• Transactions manquantes ou dupliquées

• Saisies incorrectes (p. ex. mise d’un débit dans la colonne de crédit ou vice versa)

• Erreurs mathématiques

Si vous trouvez des erreurs, corrigez-les dans votre grand livre. Une fois qu’elles sont corrigées, refaites vos calculs. Lorsque les colonnes de débit et de crédit sont égales, votre balance de vérification est complète et peut être utilisée pour préparer des rapports financiers.

Qu’est-ce qu’une balance de vérification vous dit sur vos finances?

L’objectif principal d’une balance de vérification est de vérifier que le total de vos soldes débiteurs est égal au total de vos soldes créditeurs. Cela permet de confirmer que vos écritures comptables sont conformes à l’équation comptable fondamentale :

Actif = Passif + Capitaux propres

Si les débits et les crédits ne correspondent pas, cela signifie que quelque chose s’est mal passé, comme dans les cas suivants :

• Une entrée n’a été enregistrée que d’un seul côté.

• Les nombres ont été mal transposés ou mal calculés.

Au-delà de cette fonction, une balance de vérification fournit une vue d’ensemble des soldes de tous vos comptes. Elle vous montre :

• Le montant de liquidités dont vous disposez

• La taille de vos créances ou de vos dettes

• L’ensemble de vos revenus et de vos dépenses

Vous pouvez utiliser votre balance de vérification comme point de départ pour créer des états des résultats et des bilans. En examinant vos balances de vérification, vous pourriez également remarquer des tendances (p. ex. des dépenses croissantes, des revenus en baisse) ou des signaux d’alarme avant-coureurs potentiels (p. ex. une activité inhabituelle sur le compte, des soldes manquants).

Quelles sont les limites d’une balance de vérification?

Une balance de vérification est un bon moyen de garantir l’exactitude de la comptabilité à un niveau de base, mais ce n’est pas un outil complet de vérification des erreurs ou un substitut à une analyse financière plus approfondie. Pour obtenir une vue d’ensemble, vous devez associer la balance de vérification à des examens détaillés et à des rapports financiers complets. Voici ce qu’une balance de vérification ne peut pas capturer :

• Erreurs d’omission : Si une transaction est complètement omise, la balance de vérification apparaîtra tout de même complète.

• Erreur de classification : Si une transaction est enregistrée dans le mauvais compte, mais que les débits et les crédits sont corrects, elle ne sera pas signalée. De même, si les comptes sont mal classés (p. ex. une dépense enregistrée en tant qu’actif), la balance de vérification ne détectera pas ce problème.

• Erreurs compensatoires : Si deux erreurs non liées se compensent, les totaux correspondront quand même.

• Erreur de principe : L’enregistrement d’une transaction dans la mauvaise catégorie (p. ex. le traitement d’une dépense en capital comme une charge de revenu) n’aura aucune incidence sur la balance de vérification.

• Chiffres inexacts : La balance de vérification indique que vos débits et crédits sont mathématiquement exacts, mais elle ne peut pas confirmer si les montants que vous avez enregistrés sont exacts.

• Santé financière : Une balance de vérification complète ne signifie pas nécessairement que l’entreprise est en bonne santé financière. Elle n’indique pas la rentabilité, la liquidité ou la solvabilité.

• Aperçu financier : Une balance de vérification n’est pas un outil d’analyse financière approfondie. Elle récapitule les soldes des comptes, mais n’offre pas de détail des transactions ni n’explique pourquoi certains soldes existent.

Comment corriger les écarts dans une balance de vérification?

La correction des écarts dans une balance de vérification est une étape importante pour garantir l’exactitude de vos livres. Voici quelques conseils pratiques pour repérer et corriger ces problèmes :

• Commencez par les bases. Additionnez à nouveau le tout et vérifiez à nouveau vos totaux pour les débits et les crédits. Souvent, une simple erreur mathématique en est la cause.

  • Consultez votre grand livre. Comparez les soldes de votre balance de vérification à ceux de votre grand livre. Avez-vous sauté une ligne ou mal copié quelque chose?
    
  • Si les totaux ne correspondent toujours pas, examinez de plus près l’écart entre les crédits et les débits :
    
  • Un petit écart inégal peut suggérer une faute de frappe, comme écrire une entrée à 1 500 $ au lieu de 1 550 $.
    
  • Un nombre élevé peut indiquer qu’une transaction entière est manquante d’un côté.
    
  • Si vous pouvez diviser la différence par 9, c’est un signe que vous avez peut-être transposé des chiffres quelque part, par exemple, une dépense de 2 340 $ enregistrée comme 2 430 $.
    

• Si la cause de l’écart n’est toujours pas claire, recherchez des :

  • Entrées unilatérales : Avez-vous oublié d’enregistrer l’autre moitié d’une transaction? Par exemple, si vous avez enregistré l’argent reçu par le crédit des comptes clients, mais que vous n’avez pas débité le compte de trésorerie, cela se règle facilement.
    
  • Inversions : Peut-être avez-vous accidentellement échangé les côtés débit et crédit. Il s’agit d’une erreur courante lorsque vous saisissez des données manuellement.
    
  • Comptes mal classés : Une dépense comptabilisée dans la mauvaise catégorie peut perturber votre balance de vérification sans affecter les totaux du grand livre.
    

• Si votre entreprise gère un grand nombre de comptes, traitez-les par sections. Tout d’abord, vérifiez uniquement les comptes de produits et de dépenses. Ensuite, vérifiez vos actifs et vos passifs.

• Si vous détenez temporairement des transactions non classifiées dans un compte en attente, réglez-les dès maintenant. Ces soldes indiquent souvent des problèmes non résolus et leur rapprochement peut résoudre l’écart.

• Documentez les endroits où des erreurs se sont produites et comment vous les avez corrigées. Ces notes peuvent révéler des tendances au fil du temps dans la façon dont les erreurs se produisent, ce qui peut vous aider à les éviter à l’avenir.

• Une fois que vous avez corrigé vos écarts, recalculez la balance de vérification pour confirmer que les deux parties correspondent.

Si vous constatez fréquemment des erreurs de balance de vérification, prenez du recul et évaluez vos processus. Les logiciels comptables peuvent-ils réduire les erreurs manuelles? Une documentation plus claire aiderait-elle à enregistrer les transactions? Corriger les causes profondes de votre système peut vous faire gagner du temps dans le futur.