El balance general de la contabilidad es un chequeo financiero de una empresa. Se trata de un informe resumido en el que se enumeran todas las cuentas del sistema de contabilidad de una empresa, incluidos los activos, pasivos, ingresos y gastos, junto con los saldos en un momento dado.

Un balance general puede mostrar si el total de tus débitos es igual al total de tus créditos. En la doble contabilidad, cada transacción tiene dos partes (un debe y un haber) y el balance general verifica que todas las transacciones se hayan registrado correctamente. Si los totales no coinciden, es un indicio de que tus libros pueden contener una entrada omitida, un error tipográfico o una clasificación incorrecta.

Si bien un balance de sumas y saldos no garantiza que tus libros sean perfectos, sí que permite detectar errores obvios y confirmar que tus libros están equilibrados antes de crear estados financieros más detallados, como estados de resultados y balances.

A continuación te explicaremos lo que debes saber sobre un balance general de la contabilidad (por ejemplo, cómo preparar esta hoja de cálculo contable, qué puede decirte sobre tu empresa y sus limitaciones).

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cómo se prepara un balance general de la contabilidad?
  
• ¿Qué te dice un balance general de la contabilidad sobre tus finanzas?
  
• ¿Cuáles son las limitaciones de un balance general de la contabilidad?
  
• ¿Cómo se corrigen las discrepancias en un balance general de la contabilidad?
  

¿Cómo se prepara un balance general de la contabilidad?

Para preparar un balance de sumas y saldos, primero reúne los balances de todas las cuentas de tu libro mayor. Estos incluyen activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos. Crea un formato de dos columnas, una para débitos y otra para créditos, luego escribe el nombre de cada cuenta y su saldo respectivo en la columna de débito o crédito.

A continuación, suma todos los saldos de débito y todos los saldos acreedores. Los totales de las columnas de débito y crédito deben ser iguales. Si no lo están, vuelve a revisar tus entradas en busca de:

• Transacciones perdidas o duplicadas

• Registro incorrecto (p. ej., poner un adeudo en la columna de crédito o viceversa)

• Errores matemáticos

Si encuentras errores, corrígelos en tu libro mayor. Una vez que estén corregidos, vuelva a ejecutar tus cálculos. Cuando las columnas de débito y crédito sean iguales, tu saldo de prueba estará completo y podrás utilizarlo para preparar informes financieros.

¿Qué te dice un balance general de la contabilidad sobre tus finanzas?

El objetivo principal de un balance general de la contabilidad es comprobar que el total de tus saldos de débito es igual al total de tus saldos acreedores. Esto confirma que sus asientos contables cumplen con la ecuación contable fundamental:

Activos = Pasivo + Patrimonio neto

Si los débitos y los créditos no coinciden, es señal de que algo ha salido mal, como ocurre si:

• Se registró una entrada en una sola columna.

• Las cifras se han transpuesto o calculado mal.

Más allá de esta función, un balance general de la contabilidad proporciona una vista detallada de los saldos de todas tus cuentas. Te muestra:

• Cuánto dinero en efectivo tienes.

• El tamaño de tus cuentas por cobrar o cuentas por pagar.

• Tus ingresos y gastos totales.

Puedes utilizar el balance de sumas y saldos como punto de partida para crear estados de resultados y balances. Al revisar tu balance de sumas y saldos, también podrás observar tendencias (p. ej., aumento de los gastos, disminución de los ingresos) o posibles señales de alerta (p. ej., actividad inusual de la cuenta, falta de saldos).

¿Cuáles son las limitaciones de balance general de la contabilidad?

Un balance general de la contabilidad es una buena manera de garantizar la precisión de la contabilidad en un nivel básico, pero no es una herramienta integral de verificación de errores ni un sustituto de un análisis financiero más profundo. Para obtener una imagen completa, debes combinar el balance general de la contabilidad con revisiones detalladas e informes financieros completos. Esto es lo que no se puede capturar con un balance general de la contabilidad:

• Errores de omisión: Si se omite por completo una transacción, el balance de sumas y saldos seguirá apareciendo como completo.

• Clasificación errónea: Si una transacción se registra en la cuenta equivocada, pero las columnas del Debe y del Haber son correctas, no se marcará. Del mismo modo, si las cuentas están mal clasificadas (por ejemplo, un gasto registrado como un activo), el balance de sumas y saldos no detectará este problema.

• Compensación de errores: Si dos errores no relacionados se compensan entre sí, los totales seguirán coincidiendo.

• Error de principios: El registro de una transacción en la categoría incorrecta (p. ej., tratar un gasto de capital como un gasto de ingresos) no afectará al balance de sumas y saldos.

• Cifras inexactas: El balance de sumas y saldos mostrará que tu Debe y tu Haber son matemáticamente precisos, pero no puede confirmar si los importes que has registrado son correctos.

• Salud financiera: Un balance general de la contabilidad completo no significa necesariamente que la empresa tenga buena salud financiera. No indica rentabilidad, liquidez o solvencia.

• Perspectiva financiera: Un balance general de la contabilidad no es una herramienta para realizar análisis financieros en profundidad. Resume los saldos de las cuentas, pero no ofrece un desglose detallado de las transacciones ni explica por qué existen ciertos saldos.

¿Cómo se corrigen las discrepancias en un balance general de la contabilidad?

Corregir las discrepancias en un balance general de la contabilidad es un paso importante para garantizar la precisión de tus libros. Aquí hay algunos consejos prácticos para detectar y corregir estos problemas:

• Empieza por lo básico. Suma todo de nuevo y vuelve a comprobar los totales en busca de débitos y créditos. A menudo, la causa es un simple error matemático.

  • Consulta tu libro mayor. Compara los saldos de tu balance general de la contabilidad con el libro mayor. ¿Te has saltado una línea o has copiado algo mal?
    
  • Si los totales siguen sin coincidir, fíjate en la discrepancia entre créditos y débitos:
    
  • Una discrepancia pequeña y desigual podría sugerir un error tipográfico, como escribir una entrada como 1500 € en lugar de 1550 €.
    
  • Un número grande podría indicar que falta una transacción completa en una columna.
    
  • Si puedes dividir la diferencia entre 9, es una señal de que podrías haber transpuesto dígitos en algún momento, por ejemplo, un gasto de 2340 € registrado como 2430 €.
    

• Si sigue sin estar clara cuál es la causa de la discrepancia, busca lo siguiente:

  • Entradas en una sola columna: ¿Olvidaste registrar la otra mitad de una transacción? Por ejemplo, si registraste el efectivo recibido abonando las cuentas por cobrar pero no debitaste la cuenta de efectivo, la solución es fácil.
    
  • Reversiones: Tal vez intercambiaste involuntariamente las columnas del Debe y el Haber. Este es un error común cuando se introducen datos manualmente.
    
  • Cuentas mal clasificadas: Un gasto registrado en la categoría incorrecta puede alterar el balance de sumas y saldos sin afectar a los totales del libro mayor.
    

• Si tu empresa maneja una gran cantidad de cuentas, abórdalas en secciones. En primer lugar, comprueba solo las cuentas de ingresos y gastos. Luego, vuelve a verificar tus activos y pasivos.

• Si vas a retener temporalmente transacciones no clasificadas en una cuenta transitoria, abórdalas ahora. Estos saldos a menudo apuntan a problemas no resueltos y conciliarlos puede solucionar la discrepancia.

• Documenta los puntos donde se han producido errores y cómo los has corregido. Estas notas pueden revelar patrones a lo largo del tiempo sobre cómo ocurren los errores, lo que puede ayudarte a prevenirlos en el futuro.

• Una vez que hayas corregido las discrepancias, vuelve a calcular el balance de sumas y saldos para confirmar que las dos columnas coinciden.

Si experimentas con frecuencia errores en el balance general de la contabilidad, para un momento y evalúa tus procesos. ¿Podría un software de contabilidad reducir los errores manuales? ¿Una documentación más clara ayudaría a registrar las transacciones? Arreglar las causas raíz en tu sistema puede ahorrarte horas de resolución de problemas más adelante.