Une balance de vérification est un bilan financier d'entreprise. Il s'agit d'un rapport récapitulatif qui répertorie tous les comptes du système comptable d'une entreprise, notamment les actifs, les passifs, les revenus et les dépenses, ainsi que les soldes à un instant T.

Une balance de vérification peut indiquer si le total de vos débits est égal au total de vos crédits. Dans la comptabilité en partie double, chaque transaction a deux côtés (un débit et un crédit) et la balance de vérification permet de garantir que toutes les transactions sont correctement enregistrées. Si les totaux ne correspondent pas, cela peut être le signe d'une écriture oubliée, d'une faute de frappe ou d'une erreur de classification.

Bien qu'une balance de vérification ne puisse pas garantir une comptabilité parfaite, elle permet de détecter efficacement les erreurs évidentes et de confirmer l'équilibre de vos livres comptables avant la création d'états financiers plus détaillés, tels que les comptes de résultat et les bilans.

Découvrez ci-dessous tout ce que vous devez savoir sur la balance de vérification, notamment comment préparer ce document comptable, les informations qu'il peut vous fournir sur votre entreprise et ses limites.

Sommaire de cet article

• Comment préparer une balance de vérification ?
  
• Que vous apprend une balance de vérification sur vos finances ?
  
• Quelles sont les limites d'une balance de vérification ?
  
• Comment corriger les écarts dans une balance de vérification ?
  

Comment préparer une balance de vérification ?

Pour préparer une balance de vérification, commencez par rassembler les soldes de tous les comptes de votre grand livre. Il s'agit notamment des actifs, des passifs, des capitaux propres, des revenus et des dépenses. Créez un format à deux colonnes, l'une pour les débits et l'autre pour les crédits, puis inscrivez le nom de chaque compte et son solde respectif dans la colonne débit ou crédit.

Ensuite, additionnez tous les soldes débiteurs et tous les soldes créditeurs. Les totaux de vos colonnes de débit et de crédit doivent être égaux. Si ce n'est pas le cas, vérifiez vos écritures afin de détecter :

• Les transactions manquantes ou les doublons

• Les erreurs de saisie (p. ex., ajout d'un débit dans la colonne de crédit ou vice versa)

• Les erreurs mathématiques

Si vous trouvez des erreurs, corrigez-les dans votre grand livre. Une fois les corrections effectuées, recommencez vos calculs. Lorsque les colonnes de débit et de crédit sont égales, votre balance de vérification est complète et peut être utilisée pour préparer des rapports financiers.

Que vous apprend une balance de vérification sur vos finances ?

L'objectif principal d'une balance de vérification est de vérifier que le total de vos soldes débiteurs est égal au total de vos soldes créditeurs. Cela permet de confirmer que vos écritures comptables sont conformes à l'équation comptable fondamentale :

Actif = Passif + Capitaux propres

Si les débits et les crédits ne correspondent pas, cela signifie qu'une erreur s'est produite, par exemple :

• Une écriture n'a été enregistrée que d'un seul côté.

• Les chiffres ont été inversés ou mal calculés.

Au-delà de cette fonction, une balance de vérification fournit une vue d'ensemble des soldes de tous vos comptes. Elle vous indique :

• Les liquidités dont vous disposez

• Le montant de vos créances ou de vos dettes

• L'ensemble de vos revenus et de vos dépenses

Vous pouvez utiliser votre balance de vérification comme point de départ pour créer des comptes de résultat et des bilans. En examinant vos balances de vérification, vous pouvez également remarquer des tendances (par exemple, des dépenses croissantes, des revenus en baisse) ou des signes avant-coureurs potentiels (par exemple, une activité inhabituelle sur le compte, des soldes manquants).

Quelles sont les limites d'une balance de vérification ?

Bien qu'elle constitue un bon moyen de garantir l'exactitude de votre comptabilité de base, la balance de vérification n'est pas un outil complet de vérification des erreurs et ne saurait se substituer à une analyse financière plus approfondie. Pour obtenir une vue d'ensemble, vous devez associer la balance de vérification à des examens détaillés et à des rapports financiers complets. La balance de vérification ne permet pas de détecter :

• Les omissions : en cas d'omission d'une transaction, la balance de vérification apparaîtra toujours complète.

• Les erreurs de classification : si une transaction est enregistrée sur le mauvais compte, mais que les débits et les crédits sont corrects, elle ne sera pas détectée. De même, si les comptes sont mal classés (par exemple, une dépense enregistrée en tant qu'actif), la balance de vérification ne détectera pas ce problème.

• les erreurs compensatoires : si deux erreurs qui n'ont aucun lien entre elles se compensent, les totaux seront toujours identiques.

• Les erreurs de principe : l'enregistrement d'une transaction dans la mauvaise catégorie (par exemple, le traitement d'une dépense en capital comme une dépense courante) n'aura aucune incidence sur la balance de vérification.

• Les chiffres inexacts : la balance de vérification indique que vos débits et crédits sont mathématiquement exacts, mais elle ne peut pas confirmer si les montants que vous avez enregistrés sont exacts.

• La santé financière : une balance de vérification complète ne signifie pas nécessairement que l'entreprise est en bonne santé financière. Elle n'indique pas la rentabilité, la liquidité ou la solvabilité.

• Les informations financières utiles : une balance de vérification n'est pas un outil d'analyse financière approfondie. Elle récapitule les soldes des comptes, mais n'offre pas de détail des transactions ni n'explique pourquoi certains soldes existent.

Comment corriger les écarts dans une balance de vérification ?

La correction des écarts dans une balance de vérification est une étape importante pour garantir l'exactitude de vos livres. Voici quelques conseils pratiques pour repérer et corriger ces problèmes :

• Commencez par les bases. Additionnez à nouveau le tout et vérifiez une nouvelle fois vos totaux dans les colonnes de débits et de crédits. Souvent, une simple erreur mathématique en est la cause.

  • Consultez votre grand livre. Recoupez les soldes de votre balance de vérification avec le grand livre. Avez-vous sauté une ligne ou mal copié quelque chose ?
    
  • Si les totaux ne correspondent toujours pas, examinez de plus près l'écart entre les crédits et les débits :
    
  • un petit écart inégal peut suggérer une faute de frappe, comme 1 500 $ au lieu de 1 550 $.
    
  • Un écart important peut indiquer qu'une transaction est manquante d'un côté.
    
  • Si vous pouvez diviser la différence par 9, c'est un signe que vous avez peut-être inversé des chiffres quelque part, par exemple, une dépense de 2 430 $ au lieu de 2 340 $.
    

• Si la cause de l'écart n'est toujours pas claire, recherchez :

  • Les écritures unilatérales : avez-vous oublié d'enregistrer l'autre moitié d'une transaction ? Par exemple, si vous avez inscrit les fonds reçus au crédit des comptes clients, mais que vous n'avez pas inscrit le débit sur le compte de trésorerie, l'erreur est simple à corriger.
    
  • Les inversements : peut-être avez-vous accidentellement inversé les débits et crédits. Il s'agit d'une erreur courante lorsque vous saisissez des données manuellement.
    
  • Les comptes mal classés : une dépense comptabilisée dans la mauvaise catégorie peut perturber votre balance de vérification sans affecter les totaux du grand livre.
    

• Si votre entreprise gère un grand nombre de comptes, traitez-les par sections. Tout d'abord, vérifiez uniquement les comptes de produits et de charges. Ensuite, vérifiez vos actifs et vos passifs.

• Si certaines de vos transactions sont en attente de classification, traitez-les sans plus attendre. Ces soldes indiquent souvent des problèmes non résolus et leur rapprochement peut résoudre l'écart.

• Documentez les cas où des erreurs se sont produites et comment vous les avez corrigées. Prendre des notes peut vous permettre de révéler des tendances au fil du temps dans la façon dont les erreurs se produisent, ce qui peut vous aider à les éviter.

• Une fois que vous avez corrigé vos écarts, recalculez la balance de vérification pour confirmer que les deux parties correspondent.

Si vous constatez fréquemment des erreurs de balance de vérification, évaluez vos processus. Les logiciels comptables peuvent-ils réduire les erreurs manuelles ? Une documentation plus claire vous aiderait-elle à enregistrer vos transactions ? En corrigeant les causes profondes de votre système, vous pourrez gagner des heures de résolution des problèmes à l'avenir.