La comptabilité, c'est tracer l'itinéraire des finances de votre petite entreprise : elle vous indique l'origine et la destination de l'argent, et le montant dont vous disposez. Ces connaissances vous aident à faire des choix stratégiques concernant votre entreprise, p. ex. le montant à facturer pour vos produits, l'achat de nouveaux équipements ou le recrutement d'employés supplémentaires. Les dossiers financiers détaillés aident également les entreprises à obtenir des prêts et à attirer des investisseurs, car ils attestent de la fiabilité et du potentiel de croissance de l'entreprise. Peut-être plus important encore, une comptabilité précise vous permet de rester en règle : c'est le moyen le plus élémentaire d'éviter des pénalités fiscales coûteuses et des problèmes juridiques.

En bref, la comptabilité est primordiale pour les petites entreprises, qui représentent 99,9 % de toutes les entreprises aux États-Unis et font partie des petites et moyennes entreprises (PME) qui représentent 90 % des entreprises mondiales. La bonne organisation de vos dossiers financiers vous permet de suivre vos flux de trésorerie, de dégager des tendances liées à vos dépenses et vos revenus et d'apporter les ajustements nécessaires pour rester rentable. Nous allons passer en revue quelques conseils essentiels pour la comptabilité d'une petite entreprise.

Sommaire de cet article

• Qu'est-ce que la comptabilité ?
  
• Astuces comptables pour les petites entreprises
  

Qu'est-ce que la comptabilité ?

La comptabilité est le processus d'enregistrement, d'organisation et d'interprétation des informations financières d'une entreprise ou d'un particulier. Il s'agit d'un enregistrement détaillé de tout l'argent qui entre (revenus) et sort (dépenses), ainsi que d'un suivi de l'actif (ce que vous possédez) et du passif (ce que vous devez). Ces informations sont utilisées pour créer des rapports financiers tels que des bilans et des comptes de résultat qui témoignent de la santé financière et de la performance de l'entreprise.

La comptabilité aide les entreprises à suivre les progrès financiers, à rester en conformité avec la réglementation financière et la législation fiscale, et à prendre des décisions éclairées sur les prix, les investissements, l'embauche et d'autres aspects opérationnels. Des dossiers financiers précis sont également un signe d'intégrité et de transparence, des qualités qui peuvent aider l'entreprise à réussir à long terme.

Astuces comptables pour les petites entreprises

Voici quelques astuces comptables que les petites entreprises doivent garder à l'esprit.

Séparer les dépenses professionnelles et personnelles

Séparer les dépenses professionnelles des dépenses personnelles est la règle la plus importante de la comptabilité d'entreprise. Cela simplifie la tenue des dossiers, et facilite donc le suivi des revenus et des dépenses, la préparation des états financiers et la déclaration de revenus. Elle protège également vos actifs personnels et permet de dresser un bilan plus précis de la santé financière de votre entreprise. Voici quelques éléments clés à prendre en compte pour vous aider à séparer les dépenses.

• Ouvrez un compte bancaire d'entreprise distinct : N'utilisez pas votre compte personnel pour effectuer des transactions commerciales, car cela pourrait semer la confusion concernant vos fonds.

• Procurez-vous une carte bancaire professionnelle : Cela permet de suivre les dépenses de l'entreprise et peut renforcer le crédit de votre entreprise.

• Versez-vous un salaire : Fixez un montant régulier à transférer de votre compte professionnel à votre compte personnel à titre de revenu. Vous établirez ainsi une distinction entre l'argent de votre entreprise et vos revenus personnels.

• Suivez les dépenses partagées : Si vous utilisez un actif à des fins personnelles et professionnelles (p. ex. votre voiture ou votre téléphone portable), allouez un pourcentage à un usage professionnel et suivez-le méticuleusement.

Utiliser un logiciel de comptabilité

Les logiciels de comptabilité peuvent être extrêmement utiles pour les petites entreprises qui ont des difficultés avec la gestion financière. La comptabilité manuelle est sujette aux erreurs et peut prendre énormément de temps, tandis que les logiciels de comptabilité automatisent ces processus. Ces logiciels réduisent le risque d'erreur humaine et libèrent du temps pour les activités stratégiques. Voici comment implémenter ce logiciel.

• Choisissez le bon logiciel : Sélectionnez une plateforme de comptabilité adaptée à la taille de votre entreprise, à votre secteur d'activité et à vos besoins spécifiques. Parmi les solutions les plus populaires, citons QuickBooks, Xero et FreshBooks. Chacune d'entre elles possède des caractéristiques propres telles que des opérations basées sur le cloud, des intégrations à d'autres plateformes et l'évolutivité.

• Formez votre équipe : Formez votre personnel à l'utilisation efficace du logiciel. De nombreux fournisseurs de logiciels proposent des didacticiels et un service client pour vous aider dans ce processus.

• Configurez et intégrez : Configurez le logiciel pour qu'il réponde aux exigences comptables de votre entreprise. Intégrez-le à d'autres systèmes, y compris votre système de point de vente (PDV), la gestion de la paie et les services bancaires, pour unifier votre planification financière.

Créer un budget

Un budget bien conçu donne un aperçu de votre situation financière, ce qui vous permet d'identifier les domaines dans lesquels vous pouvez réduire les coûts, investir ou épargner. Voyons de plus près comment créer un budget adapté à votre petite entreprise.

• Estimez vos revenus : Projetez votre chiffre d'affaires mensuel ou annuel en fonction des performances passées, des tendances du marché et des prévisions de ventes. Soyez réaliste et tenez compte des fluctuations saisonnières ou des changements économiques potentiels.

• Dressez la liste de vos dépenses : Classez vos dépenses en coûts fixes (p. ex., loyer, salaires, assurances) et coûts variables (p. ex., stocks, marketing, factures d'eau et d'énergie). N'oubliez pas d'inclure les impôts et les remboursements de prêts. Faites le suivi de vos dépenses pendant quelques mois pour avoir une idée précise de vos habitudes de dépenses.

• Fixez-vous des objectifs financiers : Déterminez ce que vous voulez réaliser avec votre budget. Cherchez-vous à augmenter vos bénéfices, à rembourser vos dettes ou à épargner en vue d'une expansion ? Laissez vos objectifs façonner vos priorités budgétaires.

• Allouez des fonds : Attribuez une partie de vos revenus à chaque catégorie de dépenses, en veillant à ce que le total de vos dépenses ne dépasse pas vos revenus. Si c'est le cas, vous devrez ajuster vos dépenses ou trouver des moyens d'augmenter vos revenus.

• Examinez et réajustez : Examinez régulièrement votre budget pour voir si vous êtes sur la bonne voie. Au fil de l'évolution de votre entreprise, vos revenus et vos dépenses changent, il est donc important de faire les réajustements nécessaires.

Automatiser les processus manuels

L'automatisation s'attaque à la redondance et à la routine. En automatisant les processus manuels chronophages et routiniers, les entreprises peuvent gagner du temps, réduire le risque d'erreur humaine, réduire les coûts consacrés aux frais généraux administratifs et à la main-d'œuvre et accroître la satisfaction des employés tout en libérant du temps pour des efforts plus stratégiques. Vous trouverez ci-dessous les étapes à suivre pour introduire l'automatisation dans votre entreprise.

• Identifiez les processus qui ont le plus à gagner de l'automatisation.

• Choisissez des options logicielles qui s'intègrent à votre technologie actuelle et qui peuvent évoluer avec votre entreprise. Par exemple, des systèmes tels que la gestion de la relation client (CRM) ou la planification des ressources de l'entreprise (ERP) constituent d'excellents points de départ.

• Déployez progressivement la mise en œuvre de vos nouvelles solutions technologiques pour éviter la surcharge opérationnelle.

• Assurez-vous que le personnel est parfaitement formé à l'utilisation de ces nouveaux outils et aux raisons pour lesquelles ils sont utiles à l'entreprise.

• Surveillez les performances de cette technologie au fil du temps et réajustez-la au besoin pour garantir une amélioration continue.

Voici quelques domaines où l'automatisation peut avoir un impact important.

• Facturation : Un logiciel de facturation automatisée peut générer et envoyer des factures aux clients, suivre les paiements et envoyer des rappels pour les factures en retard.

• Paie : Les logiciels de paie peuvent calculer les salaires, les déductions et les impôts, et automatiser les versements directs destinés aux employés.

• Suivi des dépenses : Les outils de gestion des dépenses permettent de capturer des reçus, de catégoriser les dépenses et de générer des rapports.

• Saisie des données : Les outils d'automatisation de la saisie de données peuvent extraire des données de sources telles que des factures ou des reçus, et les importer dans votre logiciel de comptabilité.

• Planification des réseaux sociaux : Les outils de planification des réseaux sociaux peuvent publier automatiquement des contenus sur toutes les plateformes.

Tenir des dossiers détaillés

La tenue de dossiers détaillés aide votre entreprise à prendre des décisions éclairées, à se conformer aux exigences d'audit et à traiter et résoudre rapidement tout litige avec les clients, les fournisseurs ou les employés. L'examen de ces dossiers peut vous aider à élaborer des stratégies pour réduire les coûts, optimiser les opérations et augmenter la rentabilité. La tenue de dossiers complets contribue également à bâtir une solide réputation reposant sur la fiabilité et la transparence. Voici comment mettre en œuvre de bonnes pratiques de tenue de dossiers dans votre entreprise.

• Utilisez des outils numériques pour capturer et stocker les reçus et les factures ponctuelles et récurrentes. Suivez les interactions avec les clients, les contrats avec les fournisseurs et les dossiers des employés.

• Utilisez les services cloud pour stocker vos documents en toute sécurité, les protéger contre les dommages physiques et les rendre accessibles en tout lieu et à tout moment.

• Mettez régulièrement à jour vos dossiers. Des entrées et des sauvegardes régulières permettent d'éviter les empilements et les pertes de données, tout en gardant vos informations à jour et récupérables.

• Organisez vos dossiers à l'aide d'un système, que ce soit par date, projet, client ou type de dépense.

• Établissez un calendrier pour la révision périodique de vos dossiers. Analysez les tendances et les performances pour détailler vos plans.

Comprendre les lois relatives aux taxes sur les ventes

Les taux et règles d'imposition des taxes sur les ventes peuvent varier même au sein du même territoire. En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous devez vous tenir au courant des lois relatives aux taxes sur les ventes qui s'appliquent à vos produits ou services, à votre lieu et à votre clientèle. Le non-respect de ces réglementations peut entraîner de lourdes amendes et pénalités, et mettre ainsi votre entreprise en danger. Jetons un œil sur ce que vous devez savoir sur les taxes sur les ventes.

• Lien économique : Il s'agit du lien entre votre entreprise et un État américain qui déclenche l'obligation de percevoir et de reverser des taxes sur les ventes. Il peut être établi au motif d'une présence physique, comme un magasin ou un bureau, ou d'une activité économique, comme des ventes en ligne dépassant un certain seuil.

• Exonérations : Certains produits ou services peuvent être exonérés de taxes sur les ventes ou de taxe sur la valeur ajoutée (TVA), p. ex. les produits alimentaires ou les médicaments sur ordonnance. Tenez-vous au courant des exonérations qui s'appliquent à votre entreprise.

• Immatriculation : En règle générale, vous devez vous inscrire auprès de l'administration fiscale locale et obtenir un permis pour collecter les taxes sur les ventes.

• Déclaration et versement : Vous devrez transmettre des déclarations de taxes sur les ventes régulièrement (chaque mois, trimestre ou année) et reverser les taxes perçues à l'autorité compétente.

Classer les dépenses

Le classement des dépenses simplifie la comptabilité et fournit des informations précieuses sur vos habitudes de dépenses. Voici quelques-unes des façons dont le classement des dépenses peut aider votre entreprise.

• Abbatements fiscaux : Certaines dépenses sont déductibles des impôts, mais seulement si elles sont correctement documentées et classées dans la bonne catégorie.

• Budgétisation : En analysant vos dépenses par catégorie, vous pouvez identifier les domaines dans lesquels vous dépensez trop et réajuster votre budget.

• Analyse financière : Le classement des dépenses vous permet de générer des rapports détaillés qui montrent comment votre argent est dépensé. Cela peut vous aider à dégager des tendances, à suivre les dépenses au fil du temps et à prendre des décisions éclairées sur l'allocation des ressources.

Voici comment classer les dépenses de manière stratégique :

• Établissement des catégories : Créez une liste de catégories qui correspondent à vos activités commerciales. Parmi les catégories courantes, citons les loyers ou les crédits hypothécaires, les factures d'eau et d'énergie, les fournitures de bureau, le marketing, la paie, les voyages et les services aux entreprises.

• Précision : Ne mettez pas tout dans des catégories aussi vagues que « divers ». Soyez aussi précis que possible (p. ex., « fournitures de bureau – papier », « marketing – publicités sur les réseaux sociaux », « voyages – billets d'avion »). Ce degré de détail permet d'obtenir des informations plus granulaires.

• Utilisation d'un logiciel de comptabilité : De nombreux logiciels comptables intègrent des catégories de dépenses, ce qui facilite le classement des transactions par catégorie. Certains logiciels vous permettent de créer des catégories adaptées à vos besoins particuliers.

• Examens réguliers : L'évolution de votre entreprise peut se répercuter sur vos dépenses. Veillez donc à passer régulièrement en revue vos catégories pour vous assurer qu'elles sont toujours pertinentes et complètes.

Gérer les flux de trésorerie

La gestion des flux de trésorerie de votre entreprise est essentielle pour la comptabilité des petites entreprises. Voici quelques manières de gérer efficacement votre trésorerie.

• Prévisions : Utilisez les données historiques, les prévisions de ventes et les projections de dépenses pour prévoir les flux de trésorerie. Vous pouvez ainsi anticiper les pénuries potentielles et prendre des mesures préventives.

• Conditions de paiement : Négociez des conditions de paiement favorables avec les fournisseurs et les clients. Prolongez les délais de paiement avec les fournisseurs afin de préserver la trésorerie et misez sur les réductions ou les frais de retard pour inciter vos clients à payer rapidement.

• Financement des factures : Si vous avez des factures impayées, envisagez le financement de factures. Cela vous permet d'obtenir une partie de la valeur des factures en attendant le paiement.

• Lignes de crédit : Procurez-vous une ligne de crédit comme filet de sécurité. Elle peut faire office de pare-chocs pendant les mois de vaches maigres ou si vous faites face à des dépenses imprévues, vous permettant d'obtenir des fonds lorsque vous en avez le plus besoin.

• Tarification dynamique : Réajustez vos tarifs en fonction de la demande et de la saisonnalité. Offrez des réductions pendant les périodes creuses pour stimuler les ventes et augmentez éventuellement les tarifs pendant les pics d'activité pour optimiser les revenus.

• Gestion des stocks : Optimisez vos niveaux de stock pour réduire les coûts de possession et éviter d'associer trop de liquidités à vos stocks. Utilisez les données et les prévisions pour anticiper la demande et réajuster vos stocks en conséquence.

Choisir la bonne méthode comptable

La méthode comptable que vous choisissez détermine la façon dont vous enregistrez les revenus et les dépenses, ce qui a une incidence sur vos obligations financières et fiscales. Les deux principales méthodes comptables sont la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice, dont chacune présente ses propres avantages et inconvénients.

• Comptabilité de caisse : Cette méthode permet de comptabiliser les revenus au moment où ils sont reçus et les dépenses au moment où elles sont effectuées. Cette méthode est plus simple et plus directe, ce qui le rend populaire auprès des petites entreprises ayant un faible volume de transactions. Toutefois, elle n'offre peut-être pas l'image la plus précise de votre santé financière, car elle ne tient pas compte des factures impayées.

• Comptabilité d'exercice : Cette méthode permet de comptabiliser les revenus lorsqu'ils sont acquis et les dépenses lorsqu'elles sont engagées, quel que soit le moment où l'argent change de main. Elle dresse un tableau plus précis de votre performance financière, mais est peut-être plus difficile à mettre en œuvre et peut nécessiter l'aide d'un comptable.

Voici comment choisir la bonne méthode pour votre entreprise :

• Taille et complexité de l'entreprise : Si vous êtes une petite entreprise avec des transactions simples et des stocks limités, la comptabilité de caisse peut suffire. Toutefois, si vous disposez d'un nombre important de comptes débiteurs ou créditeurs, ou si vos stocks constituent un actif important, la comptabilité d'exercice est peut-être plus appropriée.

• Normes sectorielles : Certains secteurs d'activité ont des exigences ou des préférences comptables spécifiques. Faites des recherches sur les pratiques courantes dans votre secteur d'activité pour savoir quelle méthode est la plus utilisée.

• Conséquences fiscales : La méthode comptable que vous choisissez peut avoir une incidence sur vos obligations fiscales. Consultez un fiscaliste pour évaluer les conséquences fiscales de chaque méthode et déterminer laquelle est la plus avantageuse pour votre entreprise.

• Objectifs à long terme : Tenez compte de vos plans à long terme pour votre entreprise. La comptabilité d'exercice est souvent privilégiée par les investisseurs et les prêteurs, car elle offre une vue plus complète de votre performance financière. Par conséquent, c'est peut-être le meilleur choix si vous envisagez de rechercher un financement extérieur ou d'entrer en bourse.

Suivre la comptabilité

Un système comptable bien organisé offre une vision claire de la santé de votre entreprise et facilite la prise de décisions éclairées. Voyons comment conjuguer comptabilité avec proactivité.

• Effectuez régulièrement des rapprochements : N'attendez pas la fin de l'année pour rapprocher vos comptes. Prenez l'habitude tous les mois, voire toutes les semaines, de comparer vos dossiers avec vos relevés de compte et de carte bancaires afin d'identifier les écarts en amont, avant qu'ils ne deviennent des problèmes plus importants.

• Traitez rapidement les écarts : Si vous relevez des erreurs ou des incohérences, examinez-les de manière approfondie et prenez des mesures correctives sans attendre.

• Examinez les rapports sur l'âge : Consultez régulièrement vos rapports sur l'âge des comptes débiteurs et des comptes fournisseurs afin d'identifier les factures en retard ou impayées. Efforcez-vous de recouvrer les paiements impayés et de résoudre les problèmes de paiement.

• Archivez les données historiques : Gardez vos données financières actuelles à portée de main, mais archivez les dossiers plus anciens pour éviter l'encombrement. Vous pouvez le faire par voie électronique ou en stockant les documents physiques dans un endroit sûr.

• Gérez la façon dont vous traitez les documents : Créez un guide écrit de vos procédures de comptabilité, y compris la façon dont vous classez les dépenses, rapprochez les comptes et traitez les transactions. Vous garantirez la cohérence et faciliterez la formation du nouveau personnel.

Planifiez vos impôts

Les impôts sont une réalité inévitable pour les petites entreprises, mais ils ne doivent pas forcément être une source de stress et d'anxiété. En planifiant à l'avance et en restant organisé tout au long de l'année, vous pouvez traverser la saison fiscale avec plus de sérénité et éviter des pénalités coûteuses en cas de non-respect des échéances. Voyons comment gérer la planification fiscale.

• Mettez des fonds de côté : Mettez de côté une partie de vos revenus tout au long de l'année pour couvrir vos paiements d'impôt estimés.

• Suivez les abattements : Tenez un dossier précis de toutes les dépenses d'entreprise admissibles. Utilisez un logiciel de comptabilité ou des feuilles de calcul pour suivre ces dépenses tout au long de l'année afin de ne manquer aucun abattement potentiel.

• Effectuez une estimation des paiements d'impôts : Si vous prévoyez de payer des impôts, effectuez des versements trimestriels estimatifs à l'autorité fédérale compétente de votre région. De cette manière, vous éviterez les pénalités pour paiement insuffisant et répartirez votre charge fiscale sur l'année.

• Consultez un fiscaliste : Envisagez de faire appel à un professionnel pour vous aider à vous y retrouver dans la préparation de vos déclarations de revenus, à vous mettre en règle et à identifier d'éventuelles stratégies d'économies.

• Respectez les délais : N'oubliez pas de bien noter les échéances fiscales importantes, telles que les paiements d'impôt trimestriels estimatifs et la date limite de déclaration annuelle. Le non-respect de ces délais peut entraîner des pénalités et des intérêts.

• Rassemblez les documents à l'avance : Commencez à rassembler vos documents fiscaux bien avant la date limite de production (par exemple, les formulaires W-2 ou 1099, les relevés bancaires, les reçus de dépenses déductibles).

• Privilégiez les envois électroniques : La déclaration en ligne est plus rapide, plus précise et donne souvent lieu à des remboursements plus rapides que la déclaration papier.