Contabilità significa tracciare un percorso per le finanze della tua piccola impresa: ti mostra esattamente da dove provengono i tuoi soldi, dove vanno e quanto hai. Questa conoscenza ti aiuta a fare scelte strategiche sulla tua attività, ad esempio quanto addebitare per i tuoi prodotti, se acquistare nuove attrezzature o quando assumere più persone. Registri finanziari dettagliati aiutano inoltre le aziende a ottenere prestiti e ad attrarre investitori, in quanto dimostrano che l'attività è affidabile e ha un potenziale di crescita. Forse la cosa più importante è che una contabilità accurata ti consente di essere in regola con la legge: è il modo più semplice per evitare costose sanzioni fiscali e problemi legali.

In breve, la contabilità è fondamentale per le piccole imprese, che rappresentano il 99,9% di tutte le imprese negli Stati Uniti e fanno parte delle piccole e medie imprese (PMI) che rappresentano il 90% delle imprese a livello globale. L'organizzazione dei registri finanziari consente di tenere traccia del flusso di cassa, individuare gli schemi di spesa e di guadagno e apportare le modifiche necessarie per mantenere la redditività. Di seguito, illustreremo di alcuni suggerimenti indispensabili per la contabilità di una piccola impresa.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cos'è la contabilità?
  
• Suggerimenti per la contabilità delle piccole imprese
  

Che cos'è la contabilità?

La contabilità consiste nella registrazione, organizzazione e interpretazione delle informazioni finanziarie di una attività o di una persona fisica. È un registro dettagliato di tutto il denaro che entra (entrate) ed esce (spese), insieme al monitoraggio delle attività (ciò che possiedi) e delle passività (ciò che devi). Queste informazioni vengono utilizzate per creare report finanziari, come bilanci e conti economici, che dimostrano la solidità finanziaria e le prestazioni dell'azienda.

La contabilità aiuta le attività a monitorare i progressi finanziari nel tempo, a rimanere conformi alle normative finanziarie e alle leggi fiscali nonché e prendere decisioni informate su prezzi, investimenti, assunzioni e altri aspetti operativi. L'accuratezza dei registri finanziari dimostra anche integrità e trasparenza, qualità che possono aiutare l'attività ad avere successo nel lungo periodo.

Suggerimenti per la contabilità delle piccole imprese

Ecco alcuni suggerimenti per la contabilità che le piccole imprese dovrebbero tenere a mente.

Separa le spese aziendali da quelle personali

Tenere separate le spese aziendali da quelle personali è la regola più importante della contabilità di un'attività. Ciò semplifica la contabilità, rendendo più facile tenere traccia di entrate e uscite, preparare bilanci e presentare dichiarazioni dei redditi. Inoltre protegge i tuoi beni personali e fornisce un quadro più accurato della situazione finanziaria della tua attività. Queste sono alcune delle considerazioni principali per tenere separate le spese.

• Apri un conto bancario separato per l'attività: non utilizzare il tuo conto personale per transazioni commerciali, che possono creare confusione tra i fondi.

• Richiedi una carta di credito aziendale: ti aiuta a tenere traccia delle spese aziendali e può rafforzare il credito della tua attività.

• Pagati uno stipendio: imposta un importo regolare da trasferire dal tuo conto aziendale al tuo conto personale come reddito. In questo modo diventa possibile distinguere tra il denaro dell'attività e i guadagni personali.

• Tieni traccia delle spese condivise: se usi qualcosa sia per scopi personali che per lavoro (come l'auto o il cellulare), assegna una percentuale per l'uso lavorativo e tieni traccia di ogni singolo utilizzo.

Utilizza software di contabilità

Il software di contabilità può essere estremamente utile per le piccole imprese alle prese con la gestione finanziaria. La contabilità manuale è soggetta a errori e può richiedere molto tempo, mentre il software di contabilità automatizza questi processi. In questo modo si riduce il rischio di errore umano e si recupera tempo per le attività strategiche. Ecco come implementare questo software.

• Scegli il software giusto: scegli una piattaforma di contabilità adatta alle dimensioni, al settore e alle esigenze specifiche della tua attività. QuickBooks, Xero e FreshBooks sono tra i software più diffusi. Ognuno offre funzionalità uniche, come operazioni basate su cloud, integrazioni con altre piattaforme e scalabilità.

• Forma il tuo team: forma il personale su come utilizzare il software in modo efficace. Molti fornitori di software offrono tutorial e assistenza clienti per supportare questo processo.

• Configura e integra: configura il software in base alle esigenze contabili della tua attività. Integralo con altri sistemi, tra cui i sistemi POS, per la gestione delle busta paga e per i servizi bancari, per una pianificazione finanziaria unificata.

Crea un budget

Un budget ben preparato fornisce informazioni sulla situazione finanziaria, consentendoti di identificare le aree in cui puoi ridurre i costi, investire nella crescita o risparmiare per il futuro. Analizziamo più nel dettaglio come creare un budget che funzioni per la tua piccola impresa.

• Stima il reddito: prevedi i ricavi mensili o annuali in base alle prestazioni passate, alle tendenze di mercato e alle previsioni di vendita. Sii realistico e considera le fluttuazioni stagionali o i potenziali cambiamenti economici.

• Elenca le spese: classifica le spese in costi fissi (ad es. affitto, stipendi, assicurazioni) e costi variabili (ad es. inventario, marketing, utenze). Assicurati di includere le imposte e il pagamento di prestiti. Tieni traccia delle tue spese per alcuni mesi per avere un quadro preciso dei modelli di spesa.

• Stabilisci obiettivi finanziari: determina cosa vuoi realizzare con il tuo budget. Stai cercando di aumentare i profitti, pagare i debiti o risparmiare per l'espansione? Lascia che gli obiettivi plasmino le priorità del budget.

• Stanzia fondi: assegna una parte delle tue entrate a ciascuna categoria di spesa, assicurandoti che le spese totali non superino le entrate. In tal caso, dovrai adeguare le spese o trovare il modo di aumentare i ricavi.

• Rivedi e modifica: rivedi regolarmente il budget per verificare se è in linea con le previsioni. Man mano che la tua attività si evolve, le entrate e le spese cambieranno, quindi è importante apportare le modifiche necessarie.

Automatizza le procedure manuali

L'automazione consente di eliminare la ripetitività e la routine. Automatizzando le procedure manuali ripetitive e dispendiose in termini di tempo, le attività possono risparmiare tempo, ridurre il rischio di errore umano, tagliare i costi sostenuti per le spese amministrative e la manodopera e aumentare la soddisfazione dei dipendenti, liberando il loro tempo per attività più strategiche. Di seguito sono riportati i passaggi per introdurre l'automazione nella tua attività.

• Identifica quali procedure potrebbero trarre il massimo vantaggio dall'automazione.

• Scegli opzioni software che si integrino con la tua tecnologia attuale e possano crescere con la tua attività. Ad esempio, i sistemi per la gestione delle relazioni con i clienti (CRM) o la pianificazione delle risorse aziendali (ERP) sono ottimi punti di partenza.

• Implementa le tue nuove soluzioni tecnologiche in più fasi per evitare un sovraccarico di lavoro.

• Assicurati che il personale sia adeguatamente formato sull'uso di questi nuovi strumenti e sul motivo per cui sono utili all'attività.

• Monitora le prestazioni di questa tecnologia nel tempo e adattala in base alle esigenze per garantire un miglioramento continuo.

Ecco alcune aree in cui l'automazione può avere un impatto significativo.

• Fatturazione e addebiti: Un software per la fatturazione automatica è in grado di generare e inviare le fatture ai clienti, monitorare i pagamenti e inviare promemoria per le fatture scadute.

• Buste paga: il software per le buste paga è in grado di calcolare stipendi, detrazioni e imposte e può automatizzare i depositi diretti per i dipendenti.

• Monitoraggio delle spese: gli strumenti di gestione delle spese possono acquisire ricevute, classificare le spese e generare report.

• Inserimento dati: gli strumenti di automazione dell'inserimento dei dati possono estrarre i dati da origini come fatture o ricevute e importarli nel software di contabilità.

• Pianificazione dei social media: gli strumenti di pianificazione dei social media possono pubblicare automaticamente contenuti su tutte le piattaforme.

Tieni registri dettagliati

La tenuta di registri dettagliati consente all'attività di prendere decisioni informate, rispettare i requisiti di audit e affrontare e risolvere rapidamente eventuali contestazioni con clienti, fornitori o dipendenti. La revisione dei registri può aiutarti a elaborare strategie per ridurre i costi, ottimizzare le operazioni e aumentare la redditività. La tenuta di registri accurati consente inoltre di consolidare la propria reputazione, trasmettendo affidabilità e trasparenza. Ecco come implementare buone pratiche di tenuta dei registri nella tua attività.

• Utilizza strumenti digitali per acquisire e conservare ricevute, fatture e bollette di utenze. Tieni traccia delle interazioni con i clienti, degli accordi con i fornitori e dei dati dei dipendenti.

• Utilizza i servizi cloud per archiviare in modo sicuro i documenti, proteggerli da danni fisici e renderli accessibili ovunque e in qualsiasi momento.

• Aggiorna regolarmente i registri. Inserimenti e backup regolari evitano l'accumulo e la perdita di dati, mantenendo le informazioni aggiornate e recuperabili.

• Organizza i registri secondo un sistema, che sia per data, progetto, cliente o tipo di spesa.

• Imposta una pianificazione per rivedere periodicamente i registri. Analizza le tendenze e le prestazioni per prendere decisioni in merito ai tuoi piani.

Comprendi le leggi sull'imposta sulle vendite

Le aliquote dell'imposta sulle vendite e le regole possono variare anche a livello locale. In qualità di titolare di una piccola impresa, devi tenerti aggiornato sulle leggi sull'imposta sulle vendite che si applicano ai tuoi prodotti o servizi, alla tua località e ai tuoi clienti specifici. Il mancato rispetto di queste normative può comportare multe e sanzioni onerose, mettendo a rischio la tua attività. Ecco tutto ciò che devi sapere sull'imposta sulle vendite.

• Nesso: si intende la relazione tra la tua attività e uno stato degli Stati Uniti che determina l'obbligo di riscuotere e versare l'imposta sulle vendite. Può essere definito tramite una presenza fisica, come un negozio o un ufficio, o un'attività economica, come le vendite online che superano una determinata soglia.

• Esenzioni: alcuni prodotti o servizi potrebbero essere esenti dall'imposta sulle vendite o dall'imposta sul valore aggiunto (IVA), come i generi alimentari o i medicinali con obbligo di prescrizione medica. Tieni presente le eventuali esenzioni che si applicano alla tua attività.

• Registrazione: in genere devi registrarti presso l'autorità fiscale locale e ottenere un permesso per la riscossione dell'imposta sulle vendite.

• Dichiarazione e versamento: dovrai presentare dichiarazioni delle imposte sulle vendite periodicamente (mensilmente, trimestralmente o annualmente) e versare l'imposta riscossa all'autorità competente.

Classifica le spese

La classificazione delle spese semplifica la tenuta della contabilità e fornisce informazioni preziose sui modelli di spesa. Ecco alcuni dei modi in cui la classificazione delle spese può aiutare la tua attività.

• Detrazioni fiscali: alcune spese sono fiscalmente detraibili, ma solo se adeguatamente documentate e assegnate alla categoria corretta.

• Definizione del budget: analizzando le tue spese per categoria, puoi identificare le aree in cui spendi troppo e modificare il budget.

• Analisi finanziaria: la classificazione delle spese ti consente di generare report dettagliati che mostrano come vengono spesi i fondi. In questo modo puoi identificare le tendenze, tenere traccia della spesa nel tempo e prendere decisioni informate sull'allocazione delle risorse.

Ecco come classificare strategicamente le spese:

• Definisci le categorie: crea un elenco di categorie in linea con le attività della tua impresa. Alcune categorie comuni includono affitti o mutui, utenze, forniture per ufficio, marketing, buste paga, viaggi e servizi professionali.

• Sii specifico: non raggruppare tutto in categorie generiche come "varie". Cerca di essere il più specifico possibile, ad esempio "forniture per ufficio - carta", "marketing - annunci sui social media", "viaggi - biglietti aerei". Questo livello di dettaglio fornisce informazioni più granulari.

• Utilizza un software di contabilità: molti software di contabilità dispongono di categorie di spesa integrate, che semplificano l'assegnazione delle transazioni per categoria. Alcuni software ti consentono di creare categorie personalizzate per soddisfare le tue esigenze specifiche.

• Rivedi regolarmente: man mano che l'attività si evolve, le spese potrebbero cambiare, quindi rivedi regolarmente le categorie per verificare che siano ancora pertinenti e complete.

Gestisci il flusso di cassa

La gestione del flusso di cassa dell'attività è fondamentale per la contabilità delle piccole imprese. Ecco alcuni modi per gestire in modo efficace la liquidità.

• Previsioni: utilizza i dati storici, le previsioni di vendita e le proiezioni di spesa per prevedere il flusso di cassa. In questo modo puoi anticipare potenziali carenze e intraprendere azioni preventive.

• Termini di pagamento: negozia termini di pagamento favorevoli con fornitori e clienti. Estendi i termini di pagamento con i fornitori per preservare la liquidità e incentiva i pagamenti anticipati dei clienti con sconti o penali per ritardato pagamento.

• Finanziamento delle fatture: se hai fatture insolute, valuta il finanziamento delle fatture. In questo modo puoi accedere a una parte del valore delle fatture in attesa del pagamento.

• Linee di credito: assicurati una linea di credito come misura di sicurezza. Può rappresentare una riserva in caso di spese impreviste o nei periodi difficili, poiché consente di accedere a fondi quando se ne ha più bisogno.

• Tariffe dinamiche: modifica i prezzi in base alla domanda e alla stagionalità. Offri sconti durante i periodi di rallentamento per stimolare le vendite e prendi in considerazione l'idea di aumentare i prezzi durante l'alta stagione per massimizzare le entrate.

• Gestione dell'inventario: ottimizza i livelli di inventario per ridurre i costi di trasporto ed evitare di immobilizzare troppa liquidità in magazzino. Utilizza i dati e le previsioni per anticipare la domanda e adattare il tuo inventario di conseguenza.

Scegli il metodo contabile più adatto

Il metodo contabile scelto determina la modalità di registrazione delle entrate e delle uscite, che a sua volta influisce sulla reportistica finanziaria e sugli obblighi fiscali. I due metodi contabili principali sono la contabilità per cassa e la contabilità per competenza, ognuno dei quali presenta vantaggi e svantaggi.

• Contabilità per cassa: questo metodo registra le entrate quando vengono ricevute e le spese quando vengono pagate. È più semplice e diretto, quindi molto apprezzato dalle piccole imprese con un volume di transazioni minore. Tuttavia, potrebbe non fornire una visione accurata della situazione finanziaria, in quanto non tiene conto delle fatture insolute o delle bollette non pagate.

• Contabilità per competenza: questo metodo registra le entrate quando vengono guadagnate e le spese quando vengono sostenute, indipendentemente dal momento in cui avviene il passaggio di denaro. Fornisce una visione più accurata delle prestazioni finanziarie, ma può essere più difficile da implementare e potrebbe richiedere l'aiuto di un commercialista.

Ecco come scegliere il metodo giusto per la tua attività:

• Dimensioni e complessità dell'attività: se la tua attività è una piccola impresa con transazioni semplici e inventario limitato, la contabilità per cassa potrebbe essere sufficiente. Tuttavia, se hai crediti o debiti considerevoli o se l'inventario rappresenta un asset importante per la tua attività, la contabilità per competenza potrebbe essere più appropriata.

• Standard di settore: alcuni settori hanno requisiti o preferenze contabili specifici. Fai una ricerca sulle pratiche comuni nel tuo settore per capire quale metodo è più utilizzato.

• Implicazioni fiscali: il metodo contabile scelto può influire sui tuoi oneri fiscali. Rivolgiti a un esperto fiscale per valutare le implicazioni fiscali di ciascun metodo e determinare qual è quello più vantaggioso per la tua attività.

• Obiettivi a lungo termine: considera i piani a lungo termine per la tua attività. La contabilità per competenza è spesso preferita dagli investitori e dai finanziatori, in quanto fornisce una visione più completa delle prestazioni finanziarie, quindi potrebbe essere la scelta migliore se hai intenzione di cercare finanziamenti esterni o di quotarti in borsa.

Tieni la contabilità aggiornata

Un sistema contabile ben organizzato fornisce una visione chiara dello stato di salute della tua attività e facilita il processo decisionale. Vediamo come agire in modo proattivo nella contabilità.

• Riconcilia regolarmente: non aspettare la fine dell'anno per riconciliare i conti. Prendi l'abitudine di confrontare i tuoi dati con quelli degli estratti conto bancari o delle carte di credito per individuare tempestivamente le discrepanze, prima che diventino problemi più gravi.

• Risolvi tempestivamente le discrepanze: se trovi errori o incongruenze, indaga a fondo e adottare immediatamente misure correttive.

• Rivedi i report delle scadenze dei crediti: rivedi regolarmente lo scadenzario della contabilità clienti e della contabilità fornitori per individuare eventuali fatture scadute o non pagate. Lavora per riscuotere i pagamenti in sospeso e risolvere i problemi di pagamento.

• Archivia i dati storici: Tieni i dati finanziari recenti facilmente accessibili, ma archivia i documenti più vecchi per evitare confusione. Puoi utilizzare strumenti elettronici per l'archiviazione oppure conservare i documenti fisici in un luogo sicuro.

• Gestisci il trattamento dei documenti: crea una guida scritta per le procedure di contabilità, incluso il modo in cui classifichi le spese, riconcili i conti ed elabori le transazioni. In questo modo garantisci la coerenza e faciliti la formazione di nuovo personale.

Pianifica in anticipo le imposte

Le imposte sono una realtà inevitabile per le piccole imprese, ma non devono essere fonte di stress e ansia. La pianificazione e l'organizzazione durante tutto l'anno consentono di semplificare le formalità fiscali ed evitare costose sanzioni in caso di mancato rispetto delle scadenze. Diamo un'occhiata a come gestire la pianificazione fiscale.

• Accantona i fondi: metti da parte una parte del tuo reddito durante tutto l'anno per coprire i pagamenti delle imposte stimate.

• Tieni traccia delle detrazioni: tieni un registro dettagliato di tutte le spese aziendali ammissibili. Utilizza un software di contabilità o fogli di calcolo per tenere traccia di queste spese durante tutto l'anno in modo da non perdere potenziali detrazioni.

• Effettua i versamenti stimati delle imposte: se prevedi di dover pagare le imposte, effettua versamenti trimestrali delle imposte stimate all'autorità federale competente in base alla tua località. In questo modo eviti sanzioni per pagamenti inferiori e distribuisci gli oneri fiscali nel corso dell'anno.

• Rivolgiti a un commercialista: prendi in considerazione l'idea di affidarti a un professionista che ti aiuti a preparare la dichiarazione dei redditi, a rimanere al passo con gli adempimenti fiscali e a individuare le possibili strategie per risparmiare sulle imposte.

• Rispetta le scadenze: assicurati di prendere nota delle scadenze fiscali importanti, come i pagamenti trimestrali delle imposte stimate e la scadenza annuale per la presentazione delle dichiarazioni. Il mancato rispetto di queste scadenze può comportare sanzioni e l'addebito di interessi.

• Raccogli i documenti in anticipo: inizia a raccogliere i documenti fiscali con largo anticipo rispetto alla data di scadenza per la presentazione delle dichiarazioni (ad es. W-2, 1099, estratti conto bancari, ricevute per spese detraibili).

• Presenta le dichiarazioni in formato elettronico: la presentazione online è più veloce, più precisa e spesso consente di ottenere rimborsi più rapidi rispetto alla compilazione cartacea.