会计相当于为您的小企业财务规划路线：它可以准确显示您的资金来源、去向以及您拥有多少。这些信息帮助您在业务中做出战略决策，比如为产品定价、是否购买新设备或是否雇佣更多员工。详细的财务记录也能帮助企业获得贷款并吸引投资者，因为它们证明了企业的可靠性及其增长潜力。也许最重要的是，准确的会计记录能够让您遵守法律，避免因税务问题产生的高昂罚款和法律麻烦。

简而言之，会计对小企业来说至关重要。小企业占美国所有企业的 99.9%，并属于占全球企业总量 90% 的中小型企业 (SME)。保持财务记录有序可以帮助您跟踪现金流，发现支出和收入中的模式，并根据需要调整以保持盈利。接下来我们将讨论小企业必须知道的一些会计建议。

目录

• 什么是会计？
  
• 小企业的会计建议
  

什么是会计？

会计是记录、组织和解释企业或个人财务信息的过程。它是有关所有收入（进账）和支出（出账）的详细记录，同时还跟踪资产（您所拥有的）和负债（您所欠的）。这些信息被用来创建财务报告，如资产负债表和损益表，以展示企业的财务健康状况和经营表现。

会计帮助企业跟踪财务进展，遵守财务法规和税法，并做出关于定价、投资、雇用等运营方面的明智决策。准确的财务记录还能展示企业的诚信和透明度——这是企业长期成功的关键。

小企业的会计建议

以下是小企业应牢记的一些会计建议。

区分公司与个人支出

保持公司与个人支出分开是商业会计中最重要的规则。这能简化簿记，使追踪收入与支出、准备财务报表和报税变得更容易。这也能保护您的个人资产，并为您的企业财务状况提供更准确的了解。以下是帮助您区分支出的一些关键建议：

• 开设独立的企业银行账户： 不要使用个人账户进行业务交易，这会导致资金混淆和混合。

• 申请企业信用卡： 这有助于跟踪业务支出并建立企业信用。

• 给自己支付工资： 定期从企业账户向个人账户转账，作为您的收入。这可以明确区分企业资金和个人收入。

• 跟踪共同支出： 如果您有一些既用于个人又用于公司的物品（例如汽车或手机），为其分配一定的业务使用比例，并详细记录。

使用记账软件

记账软件可以为在财务管理方面苦苦挣扎的小型企业提供巨大帮助。手动记账容易出错，而且非常耗时，而记账软件可以自动执行这些过程。这降低了人为错误的风险，并为战略活动腾出了时间。以下是实现此软件的方法。

• 选择合适的软件： 选择适合您的企业规模、行业和特定需求的记账平台。流行的选择包括 QuickBooks、Xero 和 FreshBooks。每个都有独特的功能，例如基于云的操作、与其他平台的集成以及可扩展性。

• 培训您的团队： 培训您的员工如何有效地使用该软件。许多软件提供商都有教程和客户支持来帮助完成此过程。

• 设置和集成： 配置软件以满足您企业的会计要求。将其与其他系统（包括销售点 (POS) 系统、工资单和银行业务）集成，以实现一体化的财务规划。

制定预算

精心设计的预算可以深入了解您的财务状况，使您能够确定可以削减成本、投资增长或为未来储蓄的领域。让我们仔细看看如何制定适合您的小型企业的预算。

• 估算您的收入： 根据过去的业绩、市场趋势和销售预测来预测您的月度或年度收入。切合实际，考虑季节性波动或潜在的经济变化。

• 列出您的支出： 将您的费用分为固定成本（例如租金、工资、保险）和可变成本（例如库存、营销、水电费）。请务必包括税费和贷款支付。跟踪您几个月的支出，以准确了解您的支出模式。

• 设定财务目标： 确定您希望通过预算实现的目标。您是否希望增加利润、偿还债务或为增加储蓄？让您的目标决定您的预算优先级。

• 分配资金： 将收入的一部分分配给每个支出类别，确保您的总支出不超过您的收入。如果他们这样做，您将需要调整支出或找到增加收入的方法。

• 审查和调整： 定期检查您的预算，看看您是否走上了正轨。随着业务的发展，您的收入和支出也会发生变化，因此根据需要进行调整非常重要。

自动执行手动流程

自动化处理重复和常规的任务。通过自动化耗时的手动流程，企业可以节省时间，减少人为错误的风险，降低行政管理和劳动力成本，并通过解放员工的时间来处理更具战略意义的工作，从而提高员工满意度。以下是将自动化引入企业的步骤：

• 确定哪些流程最能受益于自动化。

• 选择与现有技术集成并能随着业务增长而扩展的软件选项。例如，用于管理客户关系的客户关系管理系统 (CRM) 或用于公司流程的企业资源计划 (ERP) 系统是很好的起点。

• 分阶段实施新的技术解决方案，避免操作过载。

• 确保员工接受了关于如何使用这些新工具以及它们对业务有何帮助的全面培训。

• 监控这些技术随时间的表现，并根据需要进行调整以实现持续改进。

以下是一些自动化能够产生重大影响的领域。

• 开具账单和计费： 自动开单软件可以生成并发送账单给客户，跟踪付款，并发送逾期账单提醒。

• 工资单： 工资软件可以计算工资、扣款和税金，还能自动为员工直接存款。

• 费用跟踪： 费用管理工具可以捕捉收据、分类支出并生成报告。

• 数据录入： 数据输入自动化工具可以从发票或收据等来源提取数据，并将其导入您的会计软件中。

• 社交媒体调度： 社交媒体调度工具可以自动在多个平台上发布内容。

保留详细记录

详细的记录保存有助于企业做出明智决策、遵守审计要求，并迅速解决与客户、供应商或员工的任何争议。审查这些记录可以帮助企业制定减少成本、优化运营和提高盈利能力的策略。保持详细的记录还可以帮助树立良好的声誉，展现可靠性和透明度。以下是如何在企业中实施良好的记录保存实践：

• 使用数字工具来捕捉和存储收据、账单。跟踪客户互动、供应商协议和员工记录。

• 使用云服务来安全存储文档，保护它们免受物理损坏，并随时随地访问。

• 定期更新记录。定期输入和备份可防止积压和数据丢失，保持信息的最新性和可检索性。

• 使用系统组织记录，可以按日期、项目、客户或费用类型分类。

• 设定定期审查记录的时间表。分析趋势和绩效以制定计划。

了解销售税法

销售税的税率和规则甚至在同一个地区内也可能有所不同。作为小企业主，您需要了解适用于您的特定产品或服务、所在地和客户的销售税法。如果不遵守这些法规，可能会导致高额罚款，危及企业的运营。以下是您需要了解的销售税事项：

• 经济关联： 这指的是您的企业与某个州之间的联系，触发了收取和缴纳销售税的义务。这种关联可以通过实体存在（如商店或办公室）建立，也可以通过经济活动（如超过一定门槛的在线销售）形成。

• 豁免： 某些产品或服务可能免于征收销售税或增值税 (VAT)，如食品杂货或处方药。确保了解适用于您业务的豁免。

• 注册： 通常您需要向当地税务机关注册并获得销售税许可证。

• 申报和缴纳： 您需要定期提交销售税申报表（按月、季度或年度）并向相关机构缴纳所收取的税款。

分类支出

分类支出简化了记账工作，并为您提供有关支出模式的宝贵见解。以下是分类支出对企业的帮助方式：

• 税收减免： 某些费用是可以扣除的，但只有在它们被正确记录并分配到合适的类别时才能享受。

• 预算管理 通过按类别分析支出，您可以识别出超支的领域，并相应调整预算。

• 财务分析： 分类支出允许生成详细报告，展示资金的去向。这有助于识别趋势，跟踪长期支出，并做出明智的资源分配决策。

以下是如何策略性地分类支出：

• 建立类别： 创建与业务活动相关的支出类别。常见的类别包括租金或抵押贷款、水电费、办公用品、营销、工资、差旅费和专业服务。

• 具体化： 避免将所有支出归为“杂项”这样的宽泛类别。尽可能具体（如“办公用品纸张”、“营销社交媒体广告”、“差旅机票”），以获得更细致的分析。

• 使用会计软件： 许多会计软件都有内置的支出类别，使按类别分配交易变得容易。有些软件还允许创建自定义类别，以满足您的特定需求。

• 定期审查： 随着业务发展，支出可能发生变化，因此要定期审查支出类别，以确保它们仍然相关且全面。

管理现金流

管理企业的现金流是小企业会计的关键。以下是一些有效管理现金的方式：

• 预测： 利用历史数据、销售预测和费用预测来预测现金流。这可以帮助您预见可能的资金短缺，并采取预防措施。

• 付款条款： 与供应商和客户协商有利的付款条款。通过延长供应商的付款期限来保留现金流，并通过提供折扣或收取滞纳金，激励客户提前付款。

• 账单融资： 如果您有未结账单，可考虑账单融资。这样可以在等待付款时提前获得部分账单款项。

• 信用额度： 确保获得一条信用额度作为安全网。在淡季或遇到意外开支时，它可以提供缓冲，让您在需要时获得资金。

• 动态定价： 根据需求和季节调整定价。淡季提供折扣以刺激销售，而在旺季提高价格以最大化收入。

• 库存管理： 优化库存水平可以降低持有成本，避免过多现金被捆绑在库存中。通过数据和预测工具，您可以预测需求并相应地调整库存。

选择合适的会计方法

您选择的会计方法决定了收入和支出的记录方式，从而影响财务报告和税务义务。主要的两种会计方法是现金制和权责发生制，每种都有其优点和缺点。

• 现金制会计： 这种方法在收到收入和支付费用时记录。它较为简单，适合交易量较小的小企业，但它不能准确反映企业的财务健康状况，因为它不会考虑未结清的发票或未支付的账单。

• 权责发生制会计： 这种方法在收入产生和费用发生时记录，不论现金是否已实际交换。它能提供更准确的财务表现图，但实施起来可能较为复杂，通常需要会计的帮助。

如何选择适合您的业务方法：

• 业务规模和复杂性： 如果您的企业交易简单且库存有限，现金制可能已经足够；但如果您有大量的应收账款或应付账款，或库存是主要资产，则权责发生制可能更合适。

• 行业标准： 某些行业有特定的会计要求或偏好，研究行业惯例，选择更为普遍的会计方法。

• 税务影响： 不同的会计方法会影响税收负担，建议与税务专家咨询，以评估每种方法的税务影响，并选择对您最有利的方法。

• 长期目标： 考虑您的业务的长期计划。如果计划寻求外部资金或上市，权责发生制通常更受投资者和贷款人的青睐，因为它提供了更全面的财务表现。

保持会计工作规范

有条理的会计系统能清晰展示企业的健康状况，并有助于做出明智决策。以下是保持会计工作的积极措施：

• 定期核对： 不要等到年末再核对账户，最好每月甚至每周核对一次，将记录与银行和信用卡对账单进行对比，早期发现问题。

• 及时解决差异： 发现错误或不一致时，需彻底调查并立即纠正。

• 审查账龄报告： 定期查看应收账款和应付账款账龄报告，识别任何逾期账单或未付款项，并努力收取未结账款。

• 归档历史数据： 保持当前的财务数据易于访问，但要归档较旧的记录，以防止数据过多。可以电子存储或安全存放纸质文件。

• 管理文件处理流程： 制定书面指南，记录您的记账程序，包括如何分类费用、核对账户和处理交易。这不仅提供一致性，还便于培训新员工。

提前规划税务

税务是小企业不可避免的现实，但它不必成为压力和焦虑的来源。通过提前规划并在全年内保持有条理，您可以简化报税季，并避免因错过截止日期而产生的高额罚款。以下是处理税务规划的几种方法：

• 预留资金： 在全年内预留一部分收入用于支付预计的税款。

• 追踪扣除： 详细记录所有符合条件的业务支出。使用会计软件或电子表格来追踪这些支出，确保不遗漏任何潜在的税务扣除。

• 缴纳预计税款： 如果预期需要缴纳税款，按季度向所在国家/地区的税务部门缴纳预计税款。这样可以避免未缴税款的罚款，并将年度税务负担分散开来。

• 咨询税务专家： 考虑聘请专业人士帮助您进行税务筹备，确保遵守法规，并找到可能的税务节省策略。

• 遵守截止日期： 牢记重要的税务截止日期，例如季度税款支付截止日期和年度申报截止日期。错过这些截止日期可能会导致罚款和利息。

• 提前准备文件： 提前收集您的税务文件（如 W2、1099、银行对账单、可扣除费用的收据）。

• 电子报税： 在线报税更快、更准确，通常比纸质报税更早获得退税。