La comptabilité, c’est tracer une voie pour les finances de votre petite entreprise : elle vous montre exactement d’où vient votre argent, où il va et combien vous avez. Ces connaissances vous aident à faire des choix stratégiques concernant votre entreprise, tels que le montant à facturer pour vos produits, l’achat de nouveaux équipements ou le moment d’embaucher plus de personnes. Les dossiers financiers détaillés aident également les entreprises à obtenir des prêts et à attirer des investisseurs, car ils prouvent que l’entreprise est fiable et présente un potentiel de croissance. Peut-être plus important encore, une comptabilité précise vous permet de rester du bon côté de la loi : c’est le moyen le plus élémentaire d’éviter des pénalités fiscales coûteuses et des problèmes juridiques.

En bref, la comptabilité est primordiale pour les petites entreprises, qui représentent 99,9 % de toutes les entreprises aux États-Unis et font partie des petites et moyennes entreprises (PME) qui représentent 90 % des entreprises mondiales. L’organisation de vos dossiers financiers vous permet de suivre vos flux de trésorerie, de trouver des tendances dans vos dépenses et vos revenus, et d’apporter les ajustements nécessaires pour rester rentable. Ci-dessous, nous allons passer en revue quelques conseils essentiels concernant la comptabilité pour les petites entreprises.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce que la comptabilité?
  
• Conseils comptables pour les petites entreprises
  

Qu’est-ce que la comptabilité?

La comptabilité est le processus d’enregistrement, d’organisation et d’interprétation des informations financières d’une entreprise ou d’un particulier. Il s’agit d’un enregistrement détaillé de tout l’argent qui entre (revenus) et sort (dépenses), ainsi que du suivi des actifs (ce que vous possédez) et des passifs (ce que vous devez). Ces informations sont utilisées pour créer des rapports financiers tels que des bilans et des comptes de résultat qui démontrent la santé financière et le rendement de l’entreprise.

La comptabilité aide les entreprises à suivre leurs progrès financiers au fil du temps; à rester en conformité avec les réglementations financières et les lois fiscale; et à prendre des décisions éclairées sur les prix, les investissements, l’embauche et d’autres aspects opérationnels. Des registres financiers précis font également preuve d’intégrité et de transparence, des qualités qui peuvent aider l’entreprise à réussir à long terme.

Conseils comptables pour les petites entreprises

Voici quelques conseils comptables que les petites entreprises devraient garder à l’esprit.

Séparer les dépenses professionnelles et les dépenses personnelles :

Séparer les dépenses professionnelles et les dépenses personnelles est la règle la plus importante de la comptabilité d’entreprise. Cela simplifie la tenue de livres, ce qui facilite le suivi des revenus et des dépenses, la préparation des états financiers et la déclaration de revenus. Cette étape protège également vos actifs personnels et dresse un portrait plus précis de la santé financière de votre entreprise. Voici quelques éléments clés à prendre en compte pour vous aider à séparer les dépenses.

• Ouvrir un compte bancaire d’entreprise distinct : N’utilisez pas votre compte personnel pour effectuer des transactions commerciales, car cela pourrait brouiller et confondre les fonds.

• Se procurer une carte de crédit d’entreprise : Cela permet de suivre les dépenses de l’entreprise et peut renforcer le crédit de votre entreprise.

• Se verser un salaire : Fixez un montant régulier à transférer de votre compte d’entreprise à votre compte personnel à titre de revenu. Cela crée une distinction entre l’argent de votre entreprise et vos revenus personnels.

• Suivre les dépenses partagées : Si vous utilisez quelque chose à des fins personnelles et professionnelles (comme votre voiture ou votre téléphone portable), allouez un pourcentage à un usage professionnel et suivez-le méticuleusement.

Utiliser un logiciel de comptabilité

Les logiciels de comptabilité peuvent être d’une grande aide pour les petites entreprises qui ont des difficultés avec la gestion financière. La comptabilité manuelle est sujette aux erreurs et peut prendre énormément de temps, tandis que les logiciels de comptabilité automatisent ces processus. Cela réduit le risque d’erreur humaine et libère du temps pour les activités stratégiques. Voici comment implémenter ce logiciel.

• Choisir le bon logiciel : Sélectionnez une plateforme de comptabilité adaptée à la taille de votre entreprise, à votre secteur d’activité et à vos besoins spécifiques. Parmi les choix les plus populaires, citons QuickBooks, Xero et FreshBooks. Chacun d’entre eux possède des caractéristiques uniques telles que des opérations infonuagiques, des intégrations avec d’autres plateformes et l’évolutivité.

• Former votre équipe : Formez votre personnel à l’utilisation efficace du logiciel. De nombreux fournisseurs de logiciels proposent des didacticiels et un service à la clientèle pour vous aider dans ce processus.

• Configurer et intégrer : Configurez le logiciel pour qu’il réponde aux exigences comptables de votre entreprise. Intégrez-le à d’autres systèmes, y compris à votre système de point de vente (PDV), la paie et les services bancaires, pour une planification financière unifiée.

Créer un budget

Un budget bien conçu donne un aperçu de votre situation financière, ce qui vous permet d’identifier les domaines dans lesquels vous pouvez réduire les coûts, investir dans la croissance ou épargner pour l’avenir. Voyons de plus près comment créer un budget adapté à votre petite entreprise.

• Estimer votre bénéfice : Projetez votre bénéfice mensuel ou annuel en fonction des performances passées, des tendances du marché et des prévisions de ventes. Soyez réaliste et tenez compte des fluctuations saisonnières ou des changements économiques potentiels.

• Dresser la liste des dépenses : Classez vos dépenses en coûts fixes (p. ex., loyer, salaires, assurances) et coûts variables (p. ex., stocks, marketing, services publics). N’oubliez pas d’inclure les taxes et les remboursements de prêt. Faites le suivi de vos dépenses pendant quelques mois pour avoir une idée précise de vos habitudes de dépenses.

• Se fixer des objectifs financiers : Déterminez ce que vous voulez réaliser avec votre budget. Cherchez-vous à augmenter vos bénéfices, à rembourser vos dettes ou à épargner en vue d’une expansion? Laissez vos objectifs façonner vos priorités budgétaires.

• Allouer des fonds : Attribuez une partie de vos revenus à chaque catégorie de dépenses, en veillant à ce que le total de vos dépenses ne dépasse pas vos revenus. Si c’est le cas, vous devrez ajuster vos dépenses ou trouver des moyens d’augmenter vos revenus.

• Revoir et ajuster : Examinez régulièrement votre budget pour voir si vous êtes sur la bonne voie. Au fur et à mesure que votre entreprise évolue, vos revenus et vos dépenses changent, il est donc important de faire les ajustements nécessaires.

Automatiser les processus manuels

L’automatisation s’attaque aux tâches répétitives et à la routine. En automatisant les processus manuels chronophages et routiniers, les entreprises peuvent gagner du temps, réduire le risque d’erreur humaine, réduire les coûts consacrés aux frais généraux administratifs et à la main-d’œuvre, et accroître la satisfaction des employés en libérant leur temps qu’ils pourront consacrer à des efforts plus stratégiques. Vous trouverez ci-dessous les étapes à suivre pour introduire l’automatisation dans votre entreprise.

• Identifiez les processus qui pourraient bénéficier le plus de l’automatisation.

• Choisissez des options logicielles qui s’intègrent à votre technologie actuelle et qui peuvent évoluer avec votre entreprise. Par exemple, des systèmes tels que la gestion de la relation client (GRC) pour la gestion des relations clients ou la planification des ressources de l’entreprise (PRE) pour les processus de l’entreprise sont d’excellents points de départ.

• Déployez la mise en œuvre de vos nouvelles solutions technologiques par étapes pour éviter la surcharge opérationnelle.

• Assurez-vous que le personnel est parfaitement formé à l’utilisation de ces nouveaux outils et aux raisons pour lesquelles ils sont utiles à l’entreprise.

• Surveillez les performances de cette technologie au fil du temps et ajustez-la au besoin pour une amélioration continue.

Ce sont là des domaines où l’automatisation peut avoir un impact important.

• Facturation : Un logiciel de facturation automatisée peut générer et envoyer des factures aux clients, suivre les paiements et envoyer des rappels pour les factures en retard.

• Paie : Les logiciels de paie peuvent calculer les salaires, les déductions et les impôts, et automatiser les dépôts directs des employés.

• Suivi des dépenses : Les outils de gestion des dépenses permettent de capturer des reçus, de catégoriser les dépenses et de générer des rapports.

• Saisie des données : Les outils d’automatisation de la saisie de données peuvent extraire des données de sources telles que des factures ou des reçus, et les importer dans votre logiciel de comptabilité.

• Planification des médias sociaux : Les outils de planification des médias sociaux peuvent publier automatiquement du contenu sur toutes les plateformes.

Tenir des documents détaillés

La tenue de documents détaillés aide votre entreprise à prendre des décisions éclairées, à se conformer aux exigences d’audit; et à traiter et à résoudre rapidement tout litige avec les clients, les fournisseurs ou les employés. L’examen de ces documents peut vous aider à élaborer des stratégies pour réduire les coûts, optimiser les opérations et augmenter la rentabilité. La tenue de dossiers complets contribue également à bâtir une solide réputation, en projetant une image de fiabilité et de transparence. Voici comment mettre en œuvre de bonnes pratiques de tenue de dossiers dans votre entreprise.

• Utilisez des outils numériques pour capturer et stocker les reçus, les factures et les factures. Suivez les interactions avec les clients, les accords avec les fournisseurs et les dossiers des employés.

• Utilisez les services infonuagiques pour stocker vos documents en toute sécurité, les protéger contre les dommages physiques et les rendre accessibles partout et à tout moment.

• Mettez régulièrement à jour vos dossiers. Des entrées et des sauvegardes régulières permettent d’éviter les empilements et les pertes de données, en gardant vos informations à jour et récupérables.

• Organisez vos dossiers à l’aide d’un système, que ce soit par date, projet, client ou type de dépense.

• Établissez un calendrier pour la révision périodique de vos dossiers. Analysez les tendances et les performances pour éclairer vos plans.

Comprendre les lois concernant la taxe de vente

Les taux et les règles concernant la taxe de vente peuvent varier même à l’intérieur des localités. En tant que propriétaire d’une petite entreprise, vous devez vous tenir au courant des lois sur la taxe de vente qui s’appliquent à vos produits ou services, à votre emplacement et à votre clientèle. Le non-respect de ces réglementations peut entraîner de lourdes amendes et pénalités, ce qui met votre entreprise en danger. Vous trouverez ci-dessous un aperçu de ce que vous devez savoir sur la taxe de vente.

• Lien fiscal : Il s’agit du lien entre votre entreprise et un État américain qui déclenche l’obligation de percevoir et de reverser la taxe de vente. Il peut s’établir par le biais d’une présence physique, comme un magasin ou un bureau, ou d’une activité économique, comme des ventes en ligne dépassant un certain seuil.

• Exemptions : Certains produits ou services peuvent être exonérés de taxe de vente ou de taxe sur la valeur ajoutée (TVA), comme les produits alimentaires ou les médicaments sur ordonnance. Soyez au courant des exemptions qui s’appliquent à votre entreprise.

• Inscription : En règle générale, vous devez vous inscrire auprès de l’administration fiscale locale et obtenir un permis de taxe de vente.

• Déclaration et versement : Vous devrez produire des déclarations de taxe de vente périodiquement (mensuellement, trimestriellement ou annuellement) et remettre la taxe perçue à l’autorité compétente.

Catégoriser les dépenses

La catégorisation des dépenses simplifie la comptabilité et fournit des informations précieuses sur vos habitudes de dépenses. Voici quelques-unes des façons dont la catégorisation des dépenses peut aider votre entreprise.

• Déductions fiscales : Certaines dépenses sont déductibles d’impôt, mais seulement si elles sont correctement documentées et classées dans la bonne catégorie.

• Budgétisation : En analysant vos dépenses par catégorie, vous pouvez identifier les domaines dans lesquels vous dépensez trop et ajuster votre budget.

• Analyse financière : La catégorisation des dépenses vous permet de générer des rapports détaillés qui montrent comment votre argent est dépensé. Cela peut vous aider à identifier les tendances, à suivre les dépenses au fil du temps et à prendre des décisions éclairées sur l’allocation des ressources.

Voici comment catégoriser stratégiquement les dépenses :

• Établir des catégories : Créez une liste de catégories qui correspondent à vos activités commerciales. Parmi les catégories courantes, citons les loyers ou les hypothèques, les services publics, les fournitures de bureau, le marketing, la paie, les déplacements et les services professionnels.

• Définir avec précision : Ne mettez pas tout dans le même panier, avec des catégories générales telles que « divers ». Soyez aussi précis que possible (p. ex., « fournitures de bureau – papier », « marketing – publicités sur les médias sociaux », « déplacements – billet d’avion »). Ce niveau de détail permet d’obtenir des informations plus granulaires.

• Utiliser un logiciel de comptabilité : De nombreux logiciels de comptabilité intègrent des catégories de dépenses, ce qui facilite l’attribution des transactions par catégorie. Certains logiciels vous permettent de créer des catégories personnalisées pour répondre à vos besoins particuliers.

• Passer régulièrement en revue : Au fur et à mesure que votre entreprise évolue, vos dépenses peuvent changer, alors passez régulièrement en revue vos catégories pour vous assurer qu’elles sont toujours pertinentes et complètes.

Gérer les flux de trésorerie

La gestion des flux de trésorerie de votre entreprise est essentielle pour la comptabilité des petites entreprises. Voici quelques façons de gérer efficacement votre trésorerie.

• Prévisions : Utilisez les données historiques, les prévisions de ventes et les projections de dépenses pour prévoir les flux de trésorerie. Cela vous permet d’anticiper les lacunes potentielles et de prendre des mesures préventives.

• Conditions de paiement : Négociez des conditions de paiement favorables avec les fournisseurs et les clients. Prolongez les délais de paiement avec les fournisseurs afin de préserver la trésorerie et incitez les clients à payer rapidement avec des remises ou des frais de retard.

• Financement de factures : Si vous avez des factures impayées, envisagez le financement de factures. Cela vous permet d’accéder à une partie de la valeur des factures en attendant le paiement.

• Lignes de crédit : Procurez-vous une ligne de crédit comme filet de sécurité. Elle peut vous servir de tampon pendant les mois de vaches maigres ou si vous faites face à des dépenses imprévues, vous donnant accès à des fonds lorsque vous en avez le plus besoin.

• Tarification dynamique : Ajustez vos prix en fonction de la demande et de la saisonnalité. Offrez des remises pendant les périodes creuses pour stimuler les ventes et envisagez d’augmenter les prix pendant les périodes de pointe pour maximiser les revenus.

• Gestion des stocks : Optimisez vos niveaux de stock pour réduire les coûts de possession et éviter d’immobiliser trop de liquidités en stock. Utilisez les données et les prévisions pour anticiper la demande et ajuster vos stocks en conséquence.

Choisir la bonne méthode comptable

La méthode comptable que vous choisissez détermine la façon dont vous enregistrez les revenus et les dépenses, ce qui a une incidence sur vos obligations financières et fiscales. Les deux principales méthodes comptables sont la comptabilité de trésorerie et la comptabilité d’exercice, et chacune présente ses propres avantages et inconvénients.

• Comptabilité de trésorerie : Cette méthode permet de comptabiliser les revenus au moment où ils sont reçus et les dépenses au moment où elles sont payées. Cette méthode est plus simple et plus directe, ce qui la rend populaire auprès des petites entreprises ayant un faible volume de transactions. Toutefois, il se peut qu’elle ne donne pas une image plus précise de votre santé financière, car elle ne tient pas compte des factures impayées ou impayées.

• Comptabilité d’exercice : Cette méthode permet de comptabiliser les revenus lorsqu’ils sont gagnés et les dépenses lorsqu’elles sont engagées, quel que soit le moment où les liquidités changent de mains. Cette méthode fournit une vision plus précise de votre performance financière, mais elle peut être plus difficile à mettre en œuvre et peut nécessiter l’aide d’un comptable.

Voici comment choisir la bonne méthode pour votre entreprise :

• Taille et complexité de l’entreprise : Si vous êtes une petite entreprise avec des transactions simples et des stocks limités, la comptabilité de trésorerie peut suffire. Toutefois, si vous disposez d’un nombre important de comptes débiteurs ou créditeurs, ou si vos stocks constituent un actif important, la comptabilité d’exercice peut être plus appropriée.

• Normes de l’industrie : Certains secteurs d’activité ont des exigences ou des préférences comptables spécifiques. Faites des recherches sur les pratiques courantes dans votre secteur d’activité pour savoir quelle méthode est la plus utilisée.

• Répercussions fiscales : La méthode comptable que vous choisissez peut avoir une incidence sur vos obligations fiscales. Consultez un fiscaliste pour évaluer les répercussions fiscales de chaque méthode et déterminer laquelle est la plus avantageuse pour votre entreprise.

• Objectifs à long terme : Réfléchissez à vos plans à long terme pour votre entreprise. La comptabilité d’exercice est souvent préférée par les investisseurs et les prêteurs, car elle offre une vue plus complète de votre performance financière. C’est donc peut-être le meilleur choix si vous envisagez de rechercher un financement extérieur ou d’entrer en bourse.

Suivre la comptabilité

Un système comptable bien organisé offre une vision claire de la santé de votre entreprise et facilite la prise de décisions éclairées. Voyons comment être proactif dans votre comptabilité.

• Rapprochements réguliers : N’attendez pas la fin de l’année pour rapprocher vos comptes. Prenez l’habitude de comparer vos dossiers avec les relevés bancaires et de carte de crédit chaque mois ou même chaque semaine afin d’identifier les écarts dès le début, avant qu’ils ne deviennent des problèmes plus importants.

• Corriger rapidement les écarts : Si vous constatez des erreurs ou des incohérences, examinez-les de manière approfondie et prenez des mesures correctives immédiates.

• Examiner les rapports de classement chronologique : Consultez régulièrement les rapports de classement chronologique de vos comptes clients et de vos comptes fournisseurs afin d’identifier les factures en retard ou impayées. Essayez de recouvrer les paiements impayés et de résoudre les problèmes de paiement.

• Archiver les données historiques : Gardez vos données financières actuelles à portée de main, mais archivez les dossiers plus anciens pour éviter l’encombrement. Cela peut se faire par voie électronique ou en stockant les documents physiques dans un endroit sûr.

• Gérez la façon dont vous traitez les documents : Créez un guide écrit de vos procédures de comptabilité, y compris la façon dont vous catégorisez les dépenses, rapprochez les comptes et traitez les transactions. Cela assure la cohérence et facilite la formation du nouveau personnel.

Planifier vos impôts à l’avance

Les impôts sont une réalité inévitable pour les petites entreprises, mais ils ne doivent pas nécessairement être une source de stress et d’anxiété. En planifiant à l’avance et en restant organisé tout au long de l’année, vous pouvez faciliter la saison des impôts et éviter des pénalités coûteuses en cas de non-respect des échéances. Voyons comment gérer la planification fiscale.

• Mettre des fonds de côté : Mettez de côté une partie de votre revenu tout au long de l’année pour couvrir vos paiements d’impôt estimés.

• Suivi des déductions : Tenez un registre méticuleux de toutes les dépenses d’entreprise admissibles. Utilisez un logiciel de comptabilité ou des feuilles de calcul pour suivre ces dépenses tout au long de l’année afin de ne manquer aucune déduction potentielle.

• Effectuer des paiements d’impôts estimés : Si vous prévoyez devoir payer des impôts, effectuez des paiements trimestriels estimatifs à l’autorité fédérale compétente de votre région. Cela vous permet d’éviter les pénalités pour paiement insuffisant et de répartir votre fardeau fiscal sur l’année.

• Consulter un fiscaliste : Envisagez de faire appel à un professionnel pour vous aider à vous y retrouver dans la préparation de vos déclarations de revenus, à assurer votre conformité et à identifier les stratégies possibles pour économiser de l’impôt.

• Respecter les délais : N’oubliez pas de prendre note des échéances fiscales importantes, telles que les paiements d’impôt trimestriels estimatifs et la date limite de déclaration annuelle. Le non-respect de ces délais peut entraîner des pénalités et des intérêts.

• Rassembler les documents à l’avance : Commencez à rassembler vos documents fiscaux bien avant la date limite de déclaration (p. ex., les formulaires W-2, 1099, les relevés bancaires, les reçus de dépenses déductibles).

• Effectuer une déclaration par voie électronique : La déclaration en ligne est plus rapide, plus précise et donne souvent lieu à des remboursements plus rapides que la déclaration papier.