La contabilidad significa trazar un rumbo para las finanzas de tu pequeña empresa: te muestra exactamente de dónde viene tu dinero, a dónde va y cuánto tienes. Esta información te ayuda a tomar decisiones estratégicas sobre tu empresa, como cuánto cobrar por tus productos, si comprar nuevo material o cuándo contratar a más personas. Los registros financieros detallados también ayudan a las empresas a obtener préstamos y atraer inversores, ya que demuestran que la empresa es fiable y tiene potencial de crecimiento. Quizás lo más importante es que la contabilidad precisa lo mantiene en el lado correcto de la ley: es la forma más básica de evitar costosas multas fiscales y problemas legales.

En resumen, la contabilidad lo es todo para las pequeñas empresas, que constituyen el 99,9 % de todas las empresas en los EE. UU. y forman parte de las pequeñas y medianas empresas (PYME) que constituyen el 90 % de las empresas a nivel mundial. Mantener organizados tus registros financieros te permite seguir el flujo de caja, encontrar patrones en tus gastos y ganancias, así como hacer los ajustes necesarios para seguir obteniendo beneficios. A continuación, hablaremos de algunos consejos imprescindibles para llevar la contabilidad de una pequeña empresa.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es la contabilidad?
  
• Consejos de contabilidad para pequeñas empresas
  

¿Qué es la contabilidad?

La contabilidad es el proceso de registrar, organizar e interpretar la información financiera de una empresa o individuo. Es un registro detallado de todo el dinero que entra (ingresos) y sale (gastos), junto con el seguimiento de los activos (lo que posees) y los pasivos (lo que debes). Esta información se utiliza para crear informes financieros, como balances y estados de resultados, que demuestren la salud financiera y el rendimiento de la empresa.

La contabilidad ayuda a las empresas a realizar un seguimiento del progreso financiero a lo largo del tiempo; cumplir con las regulaciones financieras y las leyes fiscales; y tomar decisiones informadas sobre precios, inversiones, contrataciones y otros aspectos operativos. Los registros financieros precisos también demuestran integridad y transparencia, cualidades que pueden ayudar a la empresa a tener éxito a largo plazo.

Consejos de contabilidad para pequeñas empresas

A continuación, presentamos algunos consejos de contabilidad que las pequeñas empresas deben mantener en mente.

Separa los gastos de la empresa de los personales

Mantener separados los gastos de la empresa y los personales es la regla más importante de la contabilidad empresarial. Esto simplifica la contabilidad, ya que facilita el seguimiento de ingresos y gastos, la preparación de estados financieros y la declaración de impuestos. También protege tus activos personales y proporciona una imagen más precisa de la salud financiera de tu negocio. Estas son algunas consideraciones clave para ayudar a mantener los gastos separados.

• Abre una cuenta bancaria de empresa independiente: No utilices tu cuenta personal para transacciones de empresa, que pueden mezclar y confundir los fondos.

• Consigue una tarjeta de empresa: Esto ayuda a hacer un seguimiento de los gastos de la empresa y puede aumentar el crédito de tu empresa.

• Págate un salario: Configura un importe periódico para transferir de tu cuenta de empresa a tu cuenta personal a modo de ingresos. Esto crea una distinción entre el dinero de tu empresa y tus beneficios personales.

• Haz un seguimiento de los gastos compartidos: Si usas algo tanto para fines personales como de empresa (como el coche o el móvil), asigna un porcentaje para uso de empresa y síguelo meticulosamente.

Utiliza un software de contabilidad

El software de contabilidad puede ser de gran ayuda para las pequeñas empresas que tienen dificultades para gestionar sus finanzas. La contabilidad manual es propensa a errores y puede llevar mucho tiempo, mientras que el software de contabilidad automatiza estos procesos. Esto reduce el riesgo de error humano y libera tiempo para actividades estratégicas. A continuación, te explicamos cómo implementar este software.

• Elige el software adecuado: Selecciona una plataforma de contabilidad que se adapte al tamaño de tu empresa, al sector y a tus necesidades específicas. Las opciones más populares son QuickBooks, Xero y FreshBooks. Cada uno tiene características únicas, como operaciones basadas en la nube, integraciones con otras plataformas y escalabilidad.

• Forma a tu equipo Forma a tu personal para que pueda usar el software de forma eficaz. Muchos proveedores de software tienen tutoriales y atención al cliente para ayudar en este proceso.

• Configura e integra: Configura el software para que se ajuste a los requisitos contables de tu empresa. Intégralo con otros sistemas, incluyendo tu sistema POS, la nómina y la banca, para un plan financiero unificado.

Crea un presupuesto

Un presupuesto bien elaborado proporciona información sobre tu situación financiera, permitiéndote identificar áreas en las que puedes reducir costes, invertir en crecimiento o ahorrar para el futuro. Veamos más de cerca cómo crear un presupuesto que funcione para tu pequeña empresa.

• Calcula tus ingresos: Proyecta tus ingresos mensuales o anuales en función del rendimiento anterior, las tendencias del mercado y las previsiones de ventas. Sé realista y ten en cuenta las fluctuaciones estacionales o los posibles cambios económicos.

• Haz una lista de tus gastos: Clasifica tus gastos en costes fijos (p. ej., alquiler, salarios, seguros) y costes variables (p. ej., inventario, marketing, servicios). Asegúrate de incluir los impuestos y los pagos de préstamos. Haz un seguimiento de tus gastos durante unos meses para obtener una imagen precisa de tus patrones de gasto.

• Establece metas financieras: Determina lo que quieres lograr con tu presupuesto. ¿Buscas aumentar ganancias, pagar deudas o ahorrar para expandirte? Permite que tus metas den forma a tus prioridades presupuestarias.

• Asigna fondos: Asigna una parte de tus ingresos a cada categoría de gastos, asegurándote de que tus gastos totales no excedan tus ingresos. Si lo hacen, tendrás que ajustar tus gastos o encontrar formas de aumentar los ingresos.

• Revisa y ajusta: Revisa regularmente tu presupuesto para ver si vas por buen camino. A medida que tu negocio evoluciona, tus ingresos y gastos cambiarán, por lo que es importante hacer los ajustes necesarios.

Automatiza los procesos manuales

La automatización aborda lo repetitivo y rutinario. Automatizando los procesos manuales que consumen mucho tiempo, las empresas pueden ahorrar tiempo, reducir el riesgo de errores humanos, recortar costes en gastos administrativos y mano de obra, además de aumentar la satisfacción de los empleados liberando su tiempo para esfuerzos más estratégicos. A continuación, se indican los pasos para introducir la automatización en tu negocio.

• Identifica qué procesos podrían beneficiarse más de la automatización.

• Elige opciones de software que se integren con tu tecnología actual y puedan crecer con tu empresa. Por ejemplo, sistemas como la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) para gestionar las relaciones con los clientes o la planificación de recursos empresariales (ERP) para los procesos de la empresa son excelentes puntos de partida.

• Implementa tus nuevas soluciones tecnológicas por etapas para evitar una sobrecarga operativa.

• Asegúrate de que el personal está totalmente formado sobre cómo usar estas nuevas herramientas y por qué son útiles para la empresa.

• Supervisa el rendimiento de esta tecnología a lo largo del tiempo y ajústalo según sea necesario para una mejora continua.

Estas son algunas áreas en las que la automatización puede tener un gran impacto.

• Facturación y cobro: El software de facturación automatizada puede generar y enviar facturas a los clientes, hacer un seguimiento de los pagos y enviar recordatorios de facturas vencidas.

• Nóminas: El software de nóminas puede calcular salarios, deducciones e impuestos, y puede automatizar los depósitos directos para los empleados.

• Seguimiento de gastos: Las herramientas de gestión de gastos pueden capturar recibos, clasificar gastos y generar informes.

• Entrada de datos: Las herramientas de automatización de entrada de datos pueden extraer datos de fuentes como facturas o recibos e importarlos al software de contabilidad.

• Planificación de redes sociales: Las herramientas de planificación de redes sociales pueden publicar contenidos automáticamente en todas las plataformas.

Mantén registros detallados

El mantenimiento de registros detallados ayuda a tu empresa a tomar decisiones con conocimiento de causa, a cumplir los requisitos de las auditorías y a abordar y solucionar rápidamente cualquier disputa con clientes, proveedores o empleados. Revisar estos registros puede ayudarte a elaborar estrategias para reducir costes, optimizar las operaciones y aumentar la rentabilidad. Mantener registros minuciosos también ayuda a desarrollar una sólida reputación, proyectando fiabilidad y transparencia. A continuación te explicamos cómo aplicar buenas prácticas de registro en tu empresa.

• Usa herramientas digitales para capturar y guardar recibos, facturas y comprobantes de pago. Haz un seguimiento de las interacciones con los clientes, los contratos con los proveedores y los registros de los empleados.

• Utiliza los servicios en la nube para guardar tus documentos de forma segura, protegerlos contra daños físicos y hacerlos accesibles en cualquier lugar y en cualquier momento.

• Actualiza rutinariamente tus registros. Las entradas periódicas y las copias de seguridad evitan la acumulación y la pérdida de datos, manteniendo tu información actualizada y accesible.

• Organiza tus registros con un sistema, ya sea por fecha, proyecto, cliente o tipo de gasto.

• Establece un cronograma para revisar periódicamente tus registros. Analiza las tendencias y el rendimiento para fundamentar tus planes.

Comprende las leyes de impuestos sobre las ventas

Las tasas y reglas del impuesto sobre las ventas pueden variar incluso dentro de una misma localidad. Como propietario de una pequeña empresa, debes mantenerte al día con las leyes de impuestos sobre las ventas que se aplican a tus productos o servicios específicos, ubicación y clientes. No cumplir con esta normativa puede acarrear cuantiosas multas y sanciones, poniendo en peligro tu empresa. A continuación se expone lo que debes saber sobre el impuesto sobre las ventas.

• Nexo: Se refiere a la conexión entre tu empresa y un estado de EE. UU. que desencadena la obligación de recaudar y remitir el impuesto sobre ventas. Puede establecerse mediante una presencia física, como una tienda o una oficina, o una actividad económica, como las ventas en línea que superen un determinado umbral.

• Exenciones: Algunos productos o servicios pueden estar exentos del impuesto sobre las ventas o del impuesto sobre el valor añadido (IVA), como los productos de alimentación o los medicamentos con receta. Infórmate de las exenciones que se aplican a tu empresa.

• Registro Normalmente, necesitarás registrarte en la autoridad fiscal local y conseguir un permiso para pagar el impuesto sobre las ventas.

• Presentación y envío: Deberás presentar las declaraciones de impuestos sobre las ventas periódicamente (mensual, trimestral o anualmente) y enviar el impuesto recaudado a la autoridad correspondiente.

Clasificar los gastos

Categorizar los gastos simplifica la contabilidad y proporciona información valiosa sobre tus patrones de gasto. Estas son algunas de las formas en que categorizar los gastos puede ayudar a tu empresa.

• Deducciones fiscales: Ciertos gastos son deducibles de impuestos, pero solo si están debidamente documentados y asignados a la categoría correcta.

• Elaboración de presupuestos: Al analizar tus gastos por categoría, puedes identificar las áreas en las que estás gastando de más y ajustar tu presupuesto.

• Análisis financiero: Categorizar los gastos te permite generar informes detallados que muestran cómo se gasta tu dinero. Esto puede ayudarte a identificar tendencias, realizar un seguimiento de los gastos a lo largo del tiempo y tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos.

A continuación, te explicamos cómo categorizar estratégicamente los gastos:

• Establecer categorías: Crea una lista de categorías que se alineen con las actividades de tu empresa. Algunas categorías habituales incluyen el alquiler o la hipoteca, los servicios públicos, el material de oficina, el marketing, las nóminas, los viajes y los servicios profesionales.

• Sé específico: No lo agrupes todo en categorías amplias como «varios». Sé lo más específico posible (por ejemplo, «material de oficina: papel», « marketing: anuncios en redes sociales», «viajes: billetes de avión»). Este grado de detalle proporciona información más precisa.

• Utiliza un software de contabilidad: Muchos programas de software de contabilidad tienen categorías de gastos integradas, lo que facilita la asignación de transacciones por categoría. Algunos programas te permiten crear categorías personalizadas que se ajusten a tus necesidades particulares.

• Haz revisiones periódicas: A medida que tu empresa evoluciona, tus gastos pueden cambiar, así que revisa periódicamente tus categorías para confirmar que siguen siendo relevantes y completas.

Gestiona el flujo de caja

Gestionar el flujo de caja de tu empresa es la clave de la contabilidad de las pequeñas empresas. Estas son algunas formas de gestionar eficazmente tu efectivo.

• Previsión: Usa datos históricos, previsiones de ventas y proyecciones de gastos para predecir el flujo de caja. Esto te permite anticiparte a posibles carencias y tomar acciones preventivas.

• Condiciones de pago: Negocia condiciones de pago favorables con proveedores y clientes. Amplía las condiciones de pago con los proveedores para preservar el efectivo e incentivar los pagos anticipados de los clientes con descuentos o comisiones por demora.

• Financiación de facturas: Si tienes facturas pendientes, considera la posibilidad de financiar las facturas. Esto te permite acceder a una parte del valor de las facturas mientras esperas el pago.

• Líneas de crédito: Obtén una línea de crédito para tener un respaldo financiero. Puede proporcionarte un colchón durante los meses de vacas flacas o si tienes gastos imprevistos, dándote acceso a los fondos cuando más los necesites.

• Precios dinámicos: Ajusta tus precios en función de la demanda y la estacionalidad. Ofrece descuentos durante los períodos de baja actividad para estimular las ventas y considera la posibilidad de subir los precios durante los períodos de máxima actividad para maximizar los ingresos.

• Gestión de inventarios: Optimiza tus niveles de inventario para reducir los costes de transporte y evitar inmovilizar demasiado efectivo en las existencias. Usa datos y previsiones para anticiparte a la demanda y ajustar tu inventario adecuadamente.

Elige el método contable adecuado

El método contable que elijas determina cómo registras los ingresos y gastos, lo que a su vez afecta a tus informes financieros y a tus obligaciones fiscales. Los dos métodos contables principales son el método de caja y el método de devengo y cada uno tiene sus propias ventajas e inconvenientes.

• Contabilidad de caja: Este método reconoce los ingresos cuando se reciben y los gastos cuando se pagan. Es más simple y directo, lo que lo hace popular entre las pequeñas empresas con un menor volumen de transacciones. Sin embargo, es posible que no proporcione la imagen más precisa de tu salud financiera, ya que no tiene en cuenta las facturas pendientes ni las facturas impagas.

• Contabilidad de devengo: Este método reconoce los ingresos cuando se obtienen y los gastos cuando se incurren en ellos, independientemente de cuándo el efectivo cambie de manos. Proporciona una visión más precisa de tu rendimiento financiero, pero puede ser más difícil de implementar y puede requerir la ayuda de un contable.

A continuación, te explicamos cómo elegir el método adecuado para tu empresa:

• Tamaño y complejidad de la empresa: Si tienes una pequeña empresa con transacciones sencillas e inventarios limitados, la contabilidad de caja puede ser suficiente. Sin embargo, si tienes cuentas por cobrar o por pagar considerables, o si tu inventario es un activo importante, la contabilidad de base devengada podría ser más apropiada.

• Estándares del sector: Algunos sectores tienen requisitos o preferencias contables específicos. Investiga las prácticas habituales en tu sector para consultar qué método se usa más.

• Implicaciones fiscales: El método contable que elijas puede afectar a tus obligaciones fiscales. Consulta con un experto en impuestos para evaluar las implicaciones fiscales de cada método y determinar cuál es más ventajoso para tu empresa.

• Objetivos a largo plazo: Considera los planes a largo plazo que tienes para tu empresa. Los inversores y los prestamistas suelen preferir la contabilidad de devengo, ya que proporciona una visión más completa de tu rendimiento financiero, por lo que podría ser la mejor opción si estás planeando buscar financiación externa o salir a bolsa.

Mantente al día con la contabilidad

Un sistema contable bien organizado proporciona una visión clara de la salud de tu empresa y facilita una toma de decisiones firme. Veamos cómo ser proactivo con tu contabilidad.

• Concilia periódicamente: No esperes a fin de año para conciliar tus cuentas. Haz que comparar mensualmente, o incluso semanalmente, tus registros con los extractos bancarios y de tarjetas de crédito te ayude a identificar las discrepancias desde el principio, antes de que se conviertan en problemas mayores.

• Aborda las discrepancias con prontitud: Si encuentras errores o inconsistencias, investígalos minuciosamente y toma acciones correctivas de inmediato.

• Revisa los informes de vencimiento: Revisa periódicamente tus informes de vencimiento de cuentas por cobrar y cuentas por pagar para identificar cualquier factura vencida o impaga. Esfuérzate para recaudar los cobros pendientes y para solucionar los problemas de pago.

• Archiva los datos antiguos: Mantén tus datos financieros actuales fácilmente accesibles, pero archiva los antiguos para evitar el desorden. Esto se puede hacer electrónicamente o almacenando documentos físicos en un lugar seguro.

• Gestiona la forma en que manejas los documentos: Crea una guía escrita sobre tus procedimientos contables, que incluya la forma en que clasificas los gastos, concilias las cuentas y manejas las transacciones. Esto proporciona consistencia y facilita la formación del nuevo personal.

Planifica con antelación los impuestos

Los impuestos son una realidad inevitable para las pequeñas empresas, pero no tienen por qué ser una fuente de estrés y ansiedad. Si planificas con antelación y te mantienes organizado durante todo el año, podrás conseguir que la temporada de impuestos sea más fácil y evitar costosas multas por incumplimiento de los plazos. Veamos cómo manejar la planificación fiscal.

• Mantén fondos reservados: Reserva una parte de tus ingresos a lo largo del año para cubrir tus pagos de impuestos estimados.

• Haz un seguimiento de las deducciones: Mantén un registro meticuloso de todos los gastos de empresa admisibles. Usa programas de contabilidad u hojas de cálculo para seguir estos gastos a lo largo del año y no perderte ninguna deducción potencial.

• Haz pagos de impuestos estimados: Si esperas deber impuestos, haz pagos trimestrales de impuestos estimados a la autoridad federal correspondiente según tu ubicación. Esto te ayudará a evitar sanciones por pagar de menos y a distribuir tu carga fiscal a lo largo del año.

• Consulta a un profesional fiscal: Considera la posibilidad de contratar a un profesional que te ayude a orientarte en la preparación de los impuestos, a mantenerte al día en el cumplimiento de la normativa y a identificar posibles estrategias para ahorrar en impuestos.

• Respeta los plazos: Asegúrate de que se cumplen los plazos fiscales importantes, como los pagos trimestrales de impuestos estimados y el plazo de presentación anual. El incumplimiento de estos plazos puede acarrear sanciones y el cobro de intereses.

• Reúne los documentos con antelación: Empieza a reunir tu documentación fiscal mucho antes de la fecha límite de presentación (p. ej., W-2, 1099, extractos bancarios, recibos de gastos deducibles).

• Presenta tus impuestos electrónicamente: La presentación por Internet es más rápida, más precisa y a menudo da lugar a devoluciones más rápidas que la presentación en papel.