Cómo escribir un correo electrónico de facturación: componentes clave y mejores prácticas

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Más información 
  1. Introducción
  2. ¿Qué es un correo electrónico de facturación?
  3. Componentes clave de los correos electrónicos de facturación
  4. Cómo se escribe una factura
  5. Cómo se escribe un correo electrónico de facturación
  6. Un ejemplo de correo electrónico de facturación

Cuidar la precisión y la puntualidad al facturar potencia la eficiencia en las tareas administrativas y repercute positivamente sobre la salud financiera y las relaciones entre empresa y clientes. Si enviamos correos electrónicos con facturas confusos, probablemente luego nos enfrentemos a retrasos en los pagos o desavenencias y disputas, que tensarán la relación entre empresa y cliente.

La facturación no se limita a recibir los pagos a tiempo, sino que también influye de cara a conservar la reputación de la empresa y brindar una experiencia positiva, enriquecedora para las dos partes, negocio y cliente. A continuación encontrarás una breve guía para que sepas cómo escribir correos electrónicos de facturación eficaces para conseguir que los pagos se efectúen puntualmente y reforzar la confianza de tus clientes.

¿De qué trata este artículo?

  • ¿Qué es un correo electrónico de facturación?
  • Componentes clave de los correos electrónicos de facturación
  • Cómo se escribe una factura
  • Cómo se escribe un correo electrónico de facturación
  • Un ejemplo de correo electrónico de facturación

¿Qué es un correo electrónico de facturación?

Un correo electrónico de facturación es un tipo de correo electrónico que las empresas envían para solicitar el pago correspondiente a los bienes proporcionados o servicios prestados. Solo que en lugar de remitir facturas impresas por correo postal, esas facturas se envían por vía electrónica.

Componentes clave de los correos electrónicos de facturación

Una correo electrónico con factura eficaz debe incluir una serie de elementos para que la comunicación sea transparente, fiable y práctica. Estos son los componentes clave:

  • Un asunto claro: Debes redactar el asunto del mensaje de correo electrónico para que sea directo y descriptivo, que indique de manera inmediata a la persona destinataria cuál es la intención del mensaje. Dos posibles ejemplos: «Factura #12345 de la Empresa ABC» o «Solicitud de pago por los servicios de marzo».

  • Identificación del remitente: Tienes que enviar el correo electrónico desde una dirección reconocible. Lo mejor sería usar una que incorpore el nombre de la empresa o el dominio de su sitio web, porque así se reduce el riesgo de que sea considerado spam o de que pase inadvertido para su destinatario.

  • Saludo personalizado: Consulta cuál es el nombre de la persona o empresa destinataria y menciónalo en el saludo inicial, así se entabla una comunicación agradable y se subraya que este no es un mensaje genérico ni automatizado.

  • Detalles específicos de la factura: Presenta de una forma clara, destacada y visible los datos, como el número de factura, el importe total objeto de pago y la fecha de vencimiento de dicho pago. De este modo, quien reciba el correo entenderá enseguida qué hay que hacer.

  • Desglose detallado: Detalla en partidas individualizadas los servicios o productos que has facilitado, indicando además los costes individuales, para garantizar la máxima transparencia. Este apartado puede encuadrarse en el texto del propio mensaje o incluirse en el documento adjunto.

  • Métodos de pago: Enumera qué métodos de pago aceptas. Pueden ser tarjetas de crédito, transferencias bancarias, cheques u otros.

  • Enlaces o documento adjuntos: Indica con claridad si la factura se incluye en forma de un enlace incrustado en el mensaje o como documento adjunto. Explica con claridad cómo se puede abrir.

  • Datos de contacto: Proporciona los datos de contacto para solventar cualquier consulta relativa a la facturación. Así las personas destinatarias sabrán cómo solicitar aclaraciones, corregir errores o comentar posibles problemas.

  • Condiciones: Comunica de forma explícita cuáles son las condiciones relevantes, como los descuentos por pronto pago o las comisiones por retrasos. La idea es ofrecer información completa para que las personas destinatarias sepan qué consecuencias tendrán sus actos o su inacción.

  • Haz una llamada clara a la acción: No olvides añadir un requerimiento directo, algo como «Rogamos que procedan a pagar el importe debido el [fecha límite de vencimiento] a más tardar» o «Haga clic aquí para abonar el pago ahora mismo». Servirá para guiar al cliente hacia el siguiente paso.

Todos y cada uno de estos detalles aportan más efectividad al correo electrónico de facturación. Si se combinan bien, originan una comunicación de la facturación muy completa, fácil de interpretar y práctica.

Cómo se escribe una factura

Para enviar una factura se requieren precisión, planificación y profesionalidad. Vamos a repasar los pasos básicos y las mejores prácticas que recomendamos:

  1. Preparar la factura: Reúne los datos necesarios, como son los detalles sobre productos y sus precios. Si emites facturas con regularidad, plantéate la posibilidad de utilizar un software de facturación, como Stripe Invoicing, para automatizar y abordar esta tarea de la manera más eficiente.
  2. Repasar la factura: Es fundamental que los datos de todas las facturas sean exactos y correctos. Revisa todos los detalles; fíjate con atención en los datos del destinatario, los costes y los plazos límite para el pago. Un error podría traducirse en una disputa o un retraso, lo cual no nos conviene.
  3. Enviar la factura: Elige un método de envío que refleje los valores de tu negocio. Puede ser el correo postal (con facturas impresas), el correo electrónico o los servicios de entrega digitales que ofrecen las plataformas de facturación. Escoge el que prefieras, pero asegúrate de que le remites la factura a la persona o al departamento adecuados y en el momento oportuno.
  4. Seguir las evoluciones de forma proactiva: A veces sucede que una factura pasa desapercibida para la persona destinataria. Por eso conviene enviar recordatorios sistemáticos. Lo ideal es hacerlo antes de la fecha de vencimiento, porque así se favorece que los pagos se efectúen puntualmente. Si vence el plazo y la factura continúa impagada, sigue vigilando el asunto de cerca.
  5. Documentar la recepción del pago: Cuando recibas un pago, documéntalo de inmediato en el sistema de contabilidad. Será de gran ayuda para el cumplimiento de la normativa fiscal y te aportará datos muy valiosos para planificar las finanzas de cara al futuro.
  6. Abordar los impagos: Si una factura continúa sin pagar, decide cuál será tu próximo paso. Entre las opciones disponibles figuran aplicar cargos por retrasos o interrumpir la prestación de servicios. Debes hacer referencia siempre a las condiciones expuestas en la factura y respetar los acuerdos que hayas alcanzado con tu cliente.

Cómo se escribe un correo electrónico de facturación

Los correos electrónicos de facturación establecen el tono de la transacción. Un correo electrónico efectivo tiene que captar la atención del cliente, aportar información clara y solicitar que se actúe a tiempo. Ahora te explicaremos cómo se crean estos correos electrónicos:

  1. Apuesta por la máxima claridad en el asunto del mensaje: el asunto del correo electrónico debe describir con precisión cuál es el contenido del mensaje. Un par de ejemplos: «Factura #12345 de [Nombre de tu empresa]» o «Datos de facturación del [Nombre del servicio/Mes]».
  2. Saluda de una manera familiar: Empieza siempre con un saludo personalizado. Al mencionar el nombre de la persona destinataria, fomentas la conexión y señalas a quién va dirigido el mensaje.
  3. Ve al grano: Después de saludar, sin más dilación, menciona la finalidad del mensaje. Por ejemplo: «Adjunto la factura correspondiente a los servicios prestados [Nombre del servicio/Mes]».
  4. Incluye los datos importantes: Resumen brevemente los datos más relevantes de la factura, como el importe total, la fecha de vencimiento del pago y una rápida descripción de los servicios o productos implicados.
  5. Adjunta la factura: Siempre hay que incluir la factura en formato PDF o proporcionar un enlace seguro que permita consultarla en línea. De este modo, sabrás con seguridad que tus clientes pueden leer esos datos en diversas plataformas o servicios.
  6. Notifica qué métodos de pago aceptas: Explica detalladamente cómo puede abonar el pago tu cliente. Puede ser mediante transferencia bancaria, tarjeta de crédito o con otro método, pero en cualquier caso, ofrece instrucciones claras.
  7. Da las gracias: Aunque se trate de transacciones rutinarias, un sencillo agradecimiento como «Muchas gracias por confiar en nuestra empresa» es positivo para la relación.
  8. Ofrece ayuda: Para terminar, señala tu buena disposición para ayudar en lo que sea posible. Por ejemplo: «Si surgiese alguna duda o fuese necesaria más información, no lo dude: póngase en contacto, será un placer ayudarle».
  9. Incluye tu firma: El último toque es tu firma profesional, que debe incluir tu nombre, el puesto que ocupas y los datos de contacto de la empresa.
  10. Repásalo todo: Antes de enviar el correo electrónico, cerciórate de que toda la información esté clara y sea correcta, para demostrar tu profesionalidad y que cuidas los detalles.

Con esta mentalidad podrás crear facturas genéricas, suficientes en la mayoría de casos. Sin embargo, aquí te aconsejamos que perfecciones las facturas, adaptándolas a las particularidades de tu negocio, de tu clientela y tus expectativas sobre las transacciones de pago.

Un ejemplo de correo electrónico de facturación

A continuación te proponemos un correo electrónico de facturación. Se trata de una plantilla, nada más, así que no incluye ningún rasgo de personalización para reflejar el tono de voz de la marca, el tipo de negocio ni los productos o servicios que se brindan. Tampoco refleja de manera específica la relación con la clientela. Puedes personalizarla a tu gusto y según lo necesites, para que responda a lo que exige tu empresa. Por ejemplo: a lo mejor, tus correos electrónicos de facturación incluyen enlaces de pago o instrucciones para que los clientes inicien sesión en un portal para pagar.

Aquí tienes una plantilla básica para los correos electrónicos de facturación:

Asunto: Factura #12345 en concepto de [Nombre de servicio/producto]—Vence el [Fecha]

Estimado/a [Nombre de pila de la persona destinataria]:

¿Qué tal te encuentras? Espero que todo vaya bien. Te escribo para hacerte llegar la factura correspondiente a [producto o servicio específico], tal y como habíamos hablado. A continuación encontrarás un resumen de los detalles:

Número de factura: 12345
Emisión: [Fecha de emisión]
Vencimiento: [Fecha de vencimiento]
Importe total: [Importe] €

[Enlace a la factura pormenorizada]

Si te resulta más práctico, puedes hacer clic en el enlace anterior para consultar la factura detallada. Si tienes alguna duda o necesitas verificar algún dato sobre cualquier partida, ponte en contacto y será un placer ayudarte.

Aceptamos las siguientes formas de pago: [métodos de pago]. Por favor, no olvides efectuar el pago antes de la fecha de vencimiento, así tendrás la seguridad de que no habrá ningún problema con tus [servicios/productos].

Si ya has abonado el pago, te lo agradezco por adelantado. En ese caso, puedes obviar este mensaje.

Muchas gracias por confiar en nuestra empresa. Es un placer colaborar con vuestra empresa y espero que esta cooperación continúe de cara al futuro.

Un cordial saludo,

[Tu nombre completo]
[Tu puesto]
[Tus datos de contacto: número de teléfono, dirección de correo electrónico]

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