Cuidar la precisión y la puntualidad al facturar potencia la eficiencia en las tareas administrativas y repercute positivamente sobre la salud financiera y las relaciones entre empresa y clientes. Si enviamos correos electrónicos con facturas confusos, probablemente luego nos enfrentemos a retrasos en los pagos o desavenencias y disputas, que tensarán la relación entre empresa y cliente.

La facturación no se limita a recibir los pagos a tiempo, sino que también influye de cara a conservar la reputación de la empresa y brindar una experiencia positiva, enriquecedora para las dos partes, negocio y cliente. A continuación encontrarás una breve guía para que sepas cómo escribir correos electrónicos de facturación eficaces para conseguir que los pagos se efectúen puntualmente y reforzar la confianza de tus clientes.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es un correo electrónico de facturación?
  
• Componentes clave de los correos electrónicos de facturación
  
• Cómo se escribe una factura
  
• Cómo se escribe un correo electrónico de facturación
  
• Un ejemplo de correo electrónico de facturación
  

¿Qué es un correo electrónico de facturación?

Un correo electrónico de facturación es un tipo de correo electrónico que las empresas envían para solicitar el pago correspondiente a los bienes proporcionados o servicios prestados. Solo que en lugar de remitir facturas impresas por correo postal, esas facturas se envían por vía electrónica.

Componentes clave de los correos electrónicos de facturación

Una correo electrónico con factura eficaz debe incluir una serie de elementos para que la comunicación sea transparente, fiable y práctica. Estos son los componentes clave:

• Un asunto claro: Debes redactar el asunto del mensaje de correo electrónico para que sea directo y descriptivo, que indique de manera inmediata a la persona destinataria cuál es la intención del mensaje. Dos posibles ejemplos: «Factura #12345 de la Empresa ABC» o «Solicitud de pago por los servicios de marzo».

• Identificación del remitente: Tienes que enviar el correo electrónico desde una dirección reconocible. Lo mejor sería usar una que incorpore el nombre de la empresa o el dominio de su sitio web, porque así se reduce el riesgo de que sea considerado spam o de que pase inadvertido para su destinatario.

• Saludo personalizado: Consulta cuál es el nombre de la persona o empresa destinataria y menciónalo en el saludo inicial, así se entabla una comunicación agradable y se subraya que este no es un mensaje genérico ni automatizado.

• Detalles específicos de la factura: Presenta de una forma clara, destacada y visible los datos, como el número de factura, el importe total objeto de pago y la fecha de vencimiento de dicho pago. De este modo, quien reciba el correo entenderá enseguida qué hay que hacer.

• Desglose detallado: Detalla en partidas individualizadas los servicios o productos que has facilitado, indicando además los costes individuales, para garantizar la máxima transparencia. Este apartado puede encuadrarse en el texto del propio mensaje o incluirse en el documento adjunto.

• Métodos de pago: Enumera qué métodos de pago aceptas. Pueden ser tarjetas de crédito, transferencias bancarias, cheques u otros.

• Enlaces o documento adjuntos: Indica con claridad si la factura se incluye en forma de un enlace incrustado en el mensaje o como documento adjunto. Explica con claridad cómo se puede abrir.

• Datos de contacto: Proporciona los datos de contacto para solventar cualquier consulta relativa a la facturación. Así las personas destinatarias sabrán cómo solicitar aclaraciones, corregir errores o comentar posibles problemas.

• Condiciones: Comunica de forma explícita cuáles son las condiciones relevantes, como los descuentos por pronto pago o las comisiones por retrasos. La idea es ofrecer información completa para que las personas destinatarias sepan qué consecuencias tendrán sus actos o su inacción.

• Haz una llamada clara a la acción: No olvides añadir un requerimiento directo, algo como «Rogamos que procedan a pagar el importe debido el [fecha límite de vencimiento] a más tardar» o «Haga clic aquí para abonar el pago ahora mismo». Servirá para guiar al cliente hacia el siguiente paso.

Todos y cada uno de estos detalles aportan más efectividad al correo electrónico de facturación. Si se combinan bien, originan una comunicación de la facturación muy completa, fácil de interpretar y práctica.

Cómo se escribe una factura

Para enviar una factura se requieren precisión, planificación y profesionalidad. Vamos a repasar los pasos básicos y las mejores prácticas que recomendamos:

1. Preparar la factura: Reúne los datos necesarios, como son los detalles sobre productos y sus precios. Si emites facturas con regularidad, plantéate la posibilidad de utilizar un software de facturación, como Stripe Invoicing, para automatizar y abordar esta tarea de la manera más eficiente.
   
2. Repasar la factura: Es fundamental que los datos de todas las facturas sean exactos y correctos. Revisa todos los detalles; fíjate con atención en los datos del destinatario, los costes y los plazos límite para el pago. Un error podría traducirse en una disputa o un retraso, lo cual no nos conviene.
   
3. Enviar la factura: Elige un método de envío que refleje los valores de tu negocio. Puede ser el correo postal (con facturas impresas), el correo electrónico o los servicios de entrega digitales que ofrecen las plataformas de facturación. Escoge el que prefieras, pero asegúrate de que le remites la factura a la persona o al departamento adecuados y en el momento oportuno.
   
4. Seguir las evoluciones de forma proactiva: A veces sucede que una factura pasa desapercibida para la persona destinataria. Por eso conviene enviar recordatorios sistemáticos. Lo ideal es hacerlo antes de la fecha de vencimiento, porque así se favorece que los pagos se efectúen puntualmente. Si vence el plazo y la factura continúa impagada, sigue vigilando el asunto de cerca.
   
5. Documentar la recepción del pago: Cuando recibas un pago, documéntalo de inmediato en el sistema de contabilidad. Será de gran ayuda para el cumplimiento de la normativa fiscal y te aportará datos muy valiosos para planificar las finanzas de cara al futuro.
   
6. Abordar los impagos: Si una factura continúa sin pagar, decide cuál será tu próximo paso. Entre las opciones disponibles figuran aplicar cargos por retrasos o interrumpir la prestación de servicios. Debes hacer referencia siempre a las condiciones expuestas en la factura y respetar los acuerdos que hayas alcanzado con tu cliente.
   

Cómo escribir un correo electrónico de facturación

Los correos electrónicos de las facturas pueden marcar el tono de la transacción. Un correo electrónico de facturación eficaz debe captar la atención del cliente, aportar claridad y motivar la adopción de medidas oportunas. A continuación, te explicamos cómo elaborar estos correos electrónicos:

• Comprueba la claridad en la línea de asunto: Tu línea de asunto debe describir claramente el contenido del correo electrónico. Considera la opción "Factura #12345 de [nombre de tu empresa]", por ejemplo, o "Datos de facturación de [Mes/Servicio]".
  
• Saluda con familiaridad: Comienza con un saludo personalizado. Utiliza el nombre del destinatario, fomentando una conexión y señalando a la audiencia a la que va dirigido el correo electrónico.
  
• Ve al grano: Inmediatamente después de tu saludo, menciona el propósito del correo electrónico. Por ejemplo: "Se adjunta la factura por los servicios prestados durante [Mes/Servicio]".
  
• Incluye los datos importantes: Ofrece un breve resumen de los datos más importantes de la factura. Puede incluir el importe total, la fecha de vencimiento del pago y una breve descripción de los servicios o productos.
  
• Adjunta la factura: Adjunta siempre la factura en formato PDF o proporciona un enlace seguro para verla en línea. Esto garantiza la legibilidad en varias plataformas y dispositivos.
  
• Describe los métodos de pago: Detalla cómo el destinatario puede completar el pago. Ya sea que se trate de una transferencia bancaria, un pago con tarjeta de crédito u otro método, proporciona instrucciones claras.
  
• Expresa gratitud: Incluso en las transacciones comerciales rutinarias, un simple «Gracias por su confianza» puede mantener relaciones positivas.
  
• Ofrece ayuda: Termina con una nota que indique que estás dispuesto a ayudar. Por ejemplo: "Si tiene alguna pregunta o necesita más información, no dude en ponerse en contacto con nosotros".
  
• Incluye tu firma: Termina con tu firma profesional. Debe incluir tu nombre, cargo y datos de contacto de la empresa.
  
• Corrección: Antes de enviar el correo electrónico, revísalo para verificar que sea claro y preciso. Reflejará tu profesionalidad y atención al detalle.
  

Este enfoque dará como resultado una factura genérica que será suficiente en la mayoría de los casos. Sin embargo, debes perfeccionar tu enfoque a la hora de crear facturas en función de tu empresa, tus clientes y cómo esperas que se realicen las transacciones de pago.

Un ejemplo de correo electrónico de facturación

A continuación te proponemos un correo electrónico de facturación. Se trata de una plantilla, nada más, así que no incluye ningún rasgo de personalización para reflejar el tono de voz de la marca, el tipo de negocio ni los productos o servicios que se brindan. Tampoco refleja de manera específica la relación con la clientela. Puedes personalizarla a tu gusto y según lo necesites, para que responda a lo que exige tu empresa. Por ejemplo: a lo mejor, tus correos electrónicos de facturación incluyen enlaces de pago o instrucciones para que los clientes inicien sesión en un portal para pagar.

Aquí tienes una plantilla básica para los correos electrónicos de facturación: