การออกใบแจ้งหนี้ที่รวดเร็วและแม่นยําจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารและอาจส่งผลกระทบต่อสภาวะและความสัมพันธ์ทางการเงินของธุรกิจโดยตรง อีเมลใบแจ้งหนี้ที่ไม่ชัดเจนอาจทําให้การชําระเงินหรือการโต้แย้งการชําระเงินล่าช้า และส่งผลให้ความสัมพันธ์ระหว่างธุรกิจกับลูกค้าเกิดความตึงเครียดได้

การออกใบแจ้งหนี้ไม่ได้มีแค่การได้รับการชำระเงินที่ตรงเวลาเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวข้องกับการรักษาชื่อเสียงของบริษัทและมอบประสบการณ์ในการดําเนินการตามคําสั่งซื้อที่ดีกับทั้งธุรกิจและลูกค้า คําแนะนําฉบับย่อเกี่ยวกับวิธีเขียนอีเมลใบแจ้งหนี้ที่มีประสิทธิภาพเพื่อช่วยให้การชําระเงินตรงเวลาและรักษาความเชื่อมั่นของลูกค้ามีดังนี้

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• อีเมลใบแจ้งหนี้คืออะไร
  
• องค์ประกอบสําคัญของอีเมลใบแจ้งหนี้
  
• วิธีเขียนใบแจ้งหนี้
  
• วิธีเขียนอีเมลใบแจ้งหนี้
  
• ตัวอย่างอีเมลใบแจ้งหนี้
  

อีเมลใบแจ้งหนี้คืออะไร

ใบแจ้งหนี้ทางอีเมลคืออีเมลที่บริษัทต่างๆ ส่งคําขอให้ชําระเงินค่าสินค้าหรือบริการที่ส่งมอบ ธุรกิจต่างๆ จะส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์แทนการส่งใบแจ้งหนี้ทางไปรษณีย์

องค์ประกอบสําคัญของอีเมลใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้ที่มีประสิทธิภาพ ประกอบด้วยองค์ประกอบหลายประการที่ทําให้การสื่อสารโปร่งใส เชื่อถือได้ และดําเนินการได้ องค์ประกอบที่สําคัญมีดังต่อไปนี้

• บรรทัดหัวเรื่องที่ชัดเจน เขียนบรรทัดหัวเรื่องที่อธิบายอย่างตรงไปตรงมาเพื่อให้ผู้รับทราบถึงจุดประสงค์ของอีเมลในทันที ตัวอย่างเช่น "ใบแจ้งหนี้หมายเลข 12345 จาก ABC Company" หรือ "คําขอให้ชําระเงินสําหรับบริการในเดือนมีนาคม"

• ข้อมูลประจําตัวของผู้ส่ง: ส่งอีเมลจากที่อยู่ที่รับรู้ได้ง่าย โดยมักใช้ชื่อธุรกิจหรือโดเมนเว็บไซต์เพื่อลดความเสี่ยงในถูกผู้รับเข้าใจว่าเป็นสแปมหรือมองข้าม

• คําทักทายที่ปรับให้เหมาะกับบุคคล: ใช้ชื่อผู้รับหรือชื่อธุรกิจในคําทักทายเพื่อสร้างการเชื่อมต่อและบ่งชี้ว่าอีเมลดังกล่าวไม่ใช่ข้อความทั่วไปหรือข้อความอัตโนมัติ

• ข้อมูลเฉพาะใบแจ้งหนี้: แสดงรายละเอียด อย่างชัดเจน เช่น หมายเลขใบแจ้งหนี้ ยอดที่ต้องชําระ และวันที่ครบกําหนดชําระเงิน ซึ่งจะช่วยให้ผู้รับเข้าใจภาระหน้าที่ของตัวเองได้อย่างรวดเร็ว

• แจกแจงรายละเอียด: แจกแจงบริการหรือผลิตภัณฑ์ที่คุณส่งมอบ รวมถึงค่าใช้จ่ายส่วนบุคคลเพื่อให้เกิดความโปร่งใส ส่วนนี้อาจอยู่ในเนื้อหาของอีเมลหรือในเอกสารที่แนบ

• วิธีการชําระเงิน: ระบุวิธีการชําระเงินที่ยอมรับ ไม่ว่าจะเป็นบัตรเครดิต การโอนเงินผ่านธนาคาร เช็ค หรือตัวเลือกอื่น

• ลิงก์หรือไฟล์แนบ: ระบุอย่างชัดเจนว่าคุณได้ระบุใบแจ้งหนี้เป็นลิงก์แบบผสานรวมในตัวหรือไฟล์แนบ และระบุคําแนะนําเกี่ยวกับวิธีการเข้าถึงใบแจ้งหนี้อย่างตรงไปตรงมา

• ข้อมูลติดต่อ: ให้ข้อมูลติดต่อหากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินเพื่อให้ผู้รับสามารถจัดการข้อกังวล แก้ไขข้อผิดพลาด หรือหาคําชี้แจงได้อย่างง่ายดาย

• ข้อกําหนดและเงื่อนไข: ระบุข้อกําหนดที่เกี่ยวข้องอย่างชัดเจน เช่น ค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้าหรือส่วนลดสำหรับการชำระเงินก่อนกําหนด เพื่อแจ้งให้ผู้รับทราบถึงผลกระทบของการดําเนินการหรือการไม่ดำเนินการ

• การกระตุ้นให้ดําเนินการอย่างชัดเจน: เพิ่มข้อความแจ้งโดยตรง เช่น "โปรดดำเนินการชําระเงินนี้ภายในวันที่ [วันครบกําหนด]" หรือ "คลิกที่นี่เพื่อชําระเงินทันที" เพื่อนําทางผู้รับไปยังขั้นตอนถัดไป

องค์ประกอบแต่ละส่วนดังกล่าวข้างต้นจะช่วยให้อีเมลใบแจ้งหนี้มีประสิทธิภาพ นำองค์ประกอบเหล่านี้มารวมกันเพื่อสื่อสารเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินอย่างครอบคลุม เข้าใจง่าย และนําไปปฏิบัติได้

วิธีเขียนใบแจ้งหนี้

การส่งใบแจ้งหนี้ต้องมีความแม่นยํา การวางแผน และการทํางานแบบมืออาชีพ ต่อไปนี้คือภาพรวมของขั้นตอนและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการออกใบแจ้งหนี้

1. เตรียมใบแจ้งหนี้: รวบรวมข้อมูลที่จําเป็น เช่น รายละเอียดผลิตภัณฑ์และราคา หากคุณออกใบแจ้งหนี้เป็นประจํา คุณควรใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ เช่น Stripe Invoicing เพื่อทำงานโดยอัตโนมัติและมีประสิทธิภาพ
   
2. ตรวจสอบใบแจ้งหนี้: ใบแจ้งหนี้ทุกรายการควรถูกต้อง ตรวจสอบรายละเอียดทั้งหมดอีกครั้ง โดยเฉพาะข้อมูลผู้รับ ค่าใช้จ่าย และวันครบกําหนดชําระเงิน ข้อผิดพลาดอาจทําให้เกิดการโต้แย้งการชําระเงินและความล่าช้าที่ไม่พึงประสงค์
   
3. ส่งใบแจ้งหนี้: เลือกวิธีการจัดส่งที่แสดงถึงธุรกิจของคุณ ไม่ว่าจะเป็นการส่งอีเมล การส่งใบแจ้งหนี้ทางไปรษณีย์ หรือการใช้บริการจัดส่งทางดิจิทัลของแพลตฟอร์มการออกใบแจ้งหนี้ ไม่ว่าคุณจะเลือกวิธีใด อย่าลืมส่งใบแจ้งหนี้ไปให้บุคคลหรือแผนกที่ถูกต้อง และส่งในเวลาที่เหมาะสม
   
4. ติดตามผลในเชิงรุก: ลูกค้าอาจมองข้ามใบแจ้งหนี้ในบางครั้ง คุณจึงควรส่งการแจ้งเตือนแบบเป็นระบบ โดยเราขอแนะนําให้ส่งก่อนวันครบกําหนดเพื่อให้ลูกค้าชําระเงินได้ตรงเวลา หากการชําระเงินเลยกําหนดชําระ ให้ติดตามผลเป็นประจํา
   
5. บันทึกใบเสร็จการชําระเงิน: หลังจากได้รับการชำระเงินแล้ว ให้บันทึกลงในระบบการทําบัญชีของคุณทันที การบันทึกใบเสร็จจะช่วยให้คุณปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านภาษีและให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์สําหรับการวางแผนทางการเงินในอนาคต
   
6. การชําระเงินที่เลยกําหนดชําระ: หากยังไม่มีการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ ให้ตัดสินใจในขั้นตอนต่อไป คุณมีทางเลือกต่างๆ ได้แก่ การเรียกเก็บเงินค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้าหรือการระงับการให้บริการ คุณต้องอ้างอิงข้อกําหนดที่ระบุในใบแจ้งหนี้เสมอและยอมรับข้อตกลงใดๆ ที่ทํากับลูกค้า
   

วิธีเขียนอีเมลใบแจ้งหนี้

อีเมลใบแจ้งหนี้สามารถกำหนดบรรยากาศของการทำธุรกรรมได้ อีเมลใบแจ้งหนี้ที่มีประสิทธิภาพควรดึงดูดความสนใจของลูกค้า ให้ความชัดเจน และกระตุ้นให้ดําเนินการทันที วิธีเขียนอีเมลใบแจ้งหนี้ดังนี้

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบรรทัดหัวเรื่องมีความชัดเจน: บรรทัดหัวเรื่องของคุณควรอธิบายเนื้อหาอีเมลอย่างชัดเจน ให้พิจารณาวลี "ใบแจ้งหนี้หมายเลข 12345 จาก [ชื่อบริษัทของคุณ]" หรือ "รายละเอียดการเรียกเก็บเงินของ[บริการ/เดือน]"
   
2. ทักทายด้วยความคุ้นเคย: เริ่มต้นด้วยคําทักทายที่ปรับให้เหมาะกับบุคคล ระบุชื่อของผู้รับเพื่อสร้างการเชื่อมต่อและสื่อสารกับเป้าหมายที่อีเมลต้องการ
   
3. เข้าสู่ประเด็น: หลังจากทักทายแล้ว ให้กล่าวถึงจุดประสงค์ของอีเมลทันที ตัวอย่างเช่น "เราได้แนบใบแจ้งหนี้สําหรับบริการ [บริการ/เดือน]"
   
4. รวมรายละเอียดที่สําคัญ แสดงภาพรวมสั้นๆ เกี่ยวกับรายละเอียดที่สําคัญที่สุดของใบแจ้งหนี้ ซึ่งอาจประกอบด้วยยอดรวม วันครบกําหนดชําระเงิน และคําอธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับบริการหรือผลิตภัณฑ์
   
5. แนบใบแจ้งหนี้ แนบใบแจ้งหนี้เป็นไฟล์ PDF เสมอ หรือระบุลิงก์ที่ปลอดภัยเพื่อดูใบแจ้งหนี้ทางออนไลน์ เพื่อให้อ่านได้ทั่วทุกแพลตฟอร์มและอุปกรณ์ต่างๆ
   
6. ระบุวิธีการชําระเงิน: อธิบายวิธีที่ผู้รับจะชําระเงินให้เสร็จสิ้น ให้ระบุคําแนะนําที่ชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นการโอนเงินผ่านธนาคาร การชําระเงินด้วยบัตรเครดิต หรือวิธีอื่นๆ
   
7. แสดงความขอบคุณ: การกล่าววลีที่เรียบง่ายเช่น "ขอขอบคุณสําหรับความไว้วางใจ" ก็สามารถรักษาความสัมพันธ์ที่ดีได้ แม้จะเป็นการทําธุรกรรมทางธุรกิจตามปกติก็ตาม
   
8. เสนอความช่วยเหลือ: จบด้วยหมายเหตุที่แสดงความเต็มใจที่จะให้ความช่วยเหลือ ตัวอย่างเช่น "หากมีข้อสงสัยใดๆ หรือต้องการรายละเอียดเพิ่มเติม คุณสามารถติดต่อเราได้ทุกเมื่อ"
   
9. ใส่ลายเซ็นของคุณ: ลงท้ายด้วยลายเซ็นสำหรับประกอบวิชาชีพของคุณ ซึ่งควรประกอบด้วยชื่อ ตําแหน่ง และรายละเอียดการติดต่อของบริษัทของคุณ
   
10. พิสูจน์อักษร: โปรดตรวจสอบความชัดเจนและความถูกต้องของอีเมลก่อนที่จะส่ง ขั้นตอนนี้จะสะท้อนความเป็นมืออาชีพและความใส่ใจรายละเอียดของคุณ
    

วิธีการนี้จะช่วยให้ได้ใบแจ้งหนี้ทั่วไปที่เพียงพอสำหรับการใช้งานในกรณีส่วนใหญ่ อย่างไรก็ตาม คุณควรปรับวิธีการสร้างใบแจ้งหนี้โดยอิงตามธุรกิจ ลูกค้า และวิธีการทำธุรกรรมการชำระเงินที่คุณคาดหวัง

ตัวอย่างอีเมลใบแจ้งหนี้

ตัวอย่างอีเมลใบแจ้งหนี้ด้านล่างนี้เป็นเพียงเทมเพลต ดังนั้นจึงไม่มีการปรับแต่งน้ำเสียงให้เหมาะสมกับแบรนด์ ประเภทธุรกิจที่คุณดําเนินงาน ผลิตภัณฑ์ หรือบริการที่คุณให้ หรือความสัมพันธ์ระหว่างคุณกับลูกค้า คุณสามารถปรับแต่งเทมเพลตด้านล่างให้เหมาะกับธุรกิจของคุณและความต้องการของธุรกิจ ตัวอย่างเช่น อีเมลใบแจ้งหนี้ของคุณอาจมีลิงก์ชําระเงิน หรือคุณอาจแจ้งให้ผู้รับเข้าสู่ระบบพอร์ทัลเพื่อชําระเงิน

เทมเพลตพื้นฐานสําหรับอีเมลใบแจ้งหนี้มีดังนี้