การออกใบแจ้งหนี้อย่างถูกต้องและรวดเร็วจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพด้านการบริหารจัดการและรักษากระแสเงินสดให้มีเสถียรภาพเนื่องจากลดความล่าช้าในการชําระเงิน อย่างไรก็ตาม อีเมลใบแจ้งหนี้ที่ไม่ชัดเจนอาจทําให้การชําระเงินหรือการโต้แย้งการชําระเงินล่าช้า และส่งผลให้ความสัมพันธ์ระหว่างธุรกิจกับลูกค้าเกิดความตึงเครียดได้
การออกใบแจ้งหนี้ไม่ได้มีแค่การได้รับการชำระเงินที่ตรงเวลาเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวข้องกับการรักษาชื่อเสียงของบริษัทและมอบประสบการณ์ในการดําเนินการตามคําสั่งซื้อที่ดีกับทั้งธุรกิจและลูกค้า อีเมลใบแจ้งหนี้ที่เขียนอย่างดีควรมีรายละเอียดที่จําเป็นทั้งหมด เช่น วันที่ออกใบแจ้งหนี้ คำแนะนำในการชําระเงิน วิธีการชําระเงินที่ยอมรับ และบริการที่ส่งมอบโดยแจกแจงแยกเป็นรายการ
คําแนะนําฉบับย่อเกี่ยวกับวิธีเขียนอีเมลใบแจ้งหนี้ที่มีประสิทธิภาพเพื่อช่วยให้การชําระเงินตรงเวลาและรักษาความเชื่อมั่นของลูกค้ามีดังนี้
บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง
- อีเมลใบแจ้งหนี้คืออะไร
- องค์ประกอบสําคัญของอีเมลใบแจ้งหนี้
- วิธีเขียนใบแจ้งหนี้
- วิธีเขียนอีเมลใบแจ้งหนี้
- เทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้
- Stripe Invoicing จะช่วยคุณได้อย่างไร
อีเมลใบแจ้งหนี้คืออะไร
อีเมลใบแจ้งหนี้คือการสื่อสารอย่างเป็นทางการที่บริษัทต่างๆ ส่งคําขอให้ชําระเงินค่าสินค้าหรือบริการที่ส่งมอบ ธุรกิจต่างๆ จะส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์แทนการส่งใบแจ้งหนี้ทางไปรษณีย์
อีเมลใบแจ้งหนี้ที่มีโครงสร้างที่ดีจะช่วยให้ชําระเงินได้อย่างรวดเร็ว และให้รายละเอียดการชําระเงินที่จําเป็นทั้งหมดเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน
องค์ประกอบสําคัญของอีเมลใบแจ้งหนี้
ใบแจ้งหนี้ที่มีประสิทธิภาพ ประกอบด้วยองค์ประกอบหลายประการที่ทําให้การสื่อสารโปร่งใส เชื่อถือได้ และดําเนินการได้ องค์ประกอบที่สําคัญมีดังต่อไปนี้
- บรรทัดหัวเรื่องที่ชัดเจน: เขียนบรรทัดหัวเรื่องที่อธิบายอย่างตรงไปตรงมาเพื่อให้ผู้รับทราบถึงจุดประสงค์ของอีเมลในทันที ตัวอย่างเช่น "ใบแจ้งหนี้หมายเลข 12345 จาก ABC Company" หรือ "คําขอให้ชําระเงินสําหรับบริการในเดือนมีนาคม"
- ข้อมูลประจําตัวของผู้ส่ง: ส่งอีเมลจากที่อยู่ที่รับรู้ได้ง่าย โดยมักใช้ชื่อธุรกิจหรือโดเมนเว็บไซต์เพื่อลดความเสี่ยงในถูกผู้รับเข้าใจว่าเป็นสแปมหรือมองข้าม
- คําทักทายที่ปรับให้เหมาะกับบุคคล: ใช้ชื่อผู้รับหรือชื่อธุรกิจในคําทักทายเพื่อสร้างการเชื่อมต่อและบ่งชี้ว่าอีเมลดังกล่าวไม่ใช่ข้อความทั่วไปหรือข้อความอัตโนมัติ
- ข้อมูลเฉพาะใบแจ้งหนี้: แสดงรายละเอียดอย่างชัดเจน เช่น วันที่ออกใบแจ้งหนี้ หมายเลขใบแจ้งหนี้ ยอดที่ต้องชําระ และวันที่ครบกําหนดชําระเงิน ซึ่งจะช่วยให้ผู้รับเข้าใจภาระหน้าที่ของตัวเองได้อย่างรวดเร็ว
- แจกแจงรายละเอียด: แจกแจงบริการหรือผลิตภัณฑ์ที่คุณส่งมอบ รวมถึงค่าใช้จ่ายส่วนบุคคลเพื่อให้เกิดความโปร่งใส ส่วนนี้อาจอยู่ในเนื้อหาของอีเมลหรือในเอกสารที่แนบ
- ขั้นตอนและวิธีการชําระเงิน: ระบุวิธีการชําระเงินที่ยอมรับ ไม่ว่าจะเป็นบัตรเครดิต การโอนเงินผ่านธนาคาร เช็ค หรือตัวเลือกอื่น
- ลิงก์หรือไฟล์แนบ: ระบุอย่างชัดเจนว่าคุณได้ระบุใบแจ้งหนี้เป็นลิงก์แบบผสานรวมในตัวหรือไฟล์แนบ และระบุคําแนะนําเกี่ยวกับวิธีการเข้าถึงใบแจ้งหนี้อย่างตรงไปตรงมา
- ข้อมูลติดต่อ: ให้ข้อมูลติดต่อหากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินเพื่อให้ผู้รับสามารถจัดการข้อกังวล แก้ไขข้อผิดพลาด หรือหาคําชี้แจงได้อย่างง่ายดาย
- ข้อกําหนดและเงื่อนไข: ระบุข้อกําหนดที่เกี่ยวข้องอย่างชัดเจน เช่น ค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้าหรือส่วนลดสำหรับการชำระเงินก่อนกําหนด เพื่อแจ้งให้ผู้รับทราบถึงผลกระทบของการดําเนินการหรือการไม่ดำเนินการ
- ข้อความกระตุ้นให้ดําเนินการที่ชัดเจน: เพิ่มข้อความแจ้งโดยตรง เช่น "โปรดดำเนินการชําระเงินนี้ภายในวันที่ [วันครบกําหนด]" หรือ "คลิกที่นี่เพื่อชําระเงินทันที" เพื่อนําทางผู้รับไปยังขั้นตอนถัดไป
องค์ประกอบแต่ละส่วนดังกล่าวข้างต้นจะช่วยให้อีเมลใบแจ้งหนี้มีประสิทธิภาพ นำองค์ประกอบเหล่านี้มารวมกันเพื่อสื่อสารเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินอย่างครอบคลุม เข้าใจง่าย และนําไปปฏิบัติได้
วิธีเขียนใบแจ้งหนี้
สร้างใบแจ้งหนี้อย่างถูกต้องแม่นยำและเป็นมืออาชีพ ต่อไปนี้คือภาพรวมของขั้นตอนและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการออกใบแจ้งหนี้
- เตรียมใบแจ้งหนี้: รวบรวมข้อมูลที่จําเป็น เช่น บริการที่มอบให้ ข้อกําหนดการชําระเงิน และวันที่ออกใบแจ้งหนี้ หากคุณออกใบแจ้งหนี้เป็นประจํา คุณควรใช้ซอฟต์แวร์การทําบัญชีหรือออกใบแจ้งหนี้ เช่น Stripe Invoicing เพื่อจัดการกระบวนการออกใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติและมีประสิทธิภาพ
- ตรวจสอบใบแจ้งหนี้: ใบแจ้งหนี้ทุกรายการควรถูกต้อง ตรวจสอบรายละเอียดทั้งหมดอีกครั้ง โดยเฉพาะข้อมูลผู้รับ ค่าใช้จ่าย รวมถึงขั้นตอนและวันครบกําหนดการชําระเงิน ข้อผิดพลาดอาจทําให้เกิดการโต้แย้งการชําระเงินและความล่าช้าที่ไม่พึงประสงค์
- ส่งใบแจ้งหนี้: เลือกวิธีการจัดส่งที่แสดงถึงธุรกิจของคุณ ไม่ว่าจะเป็นการส่งอีเมล การส่งใบแจ้งหนี้ทางไปรษณีย์ หรือการใช้บริการจัดส่งทางดิจิทัลของแพลตฟอร์มการออกใบแจ้งหนี้ ไม่ว่าคุณจะเลือกวิธีใด อย่าลืมส่งใบแจ้งหนี้ไปให้บุคคลหรือแผนกที่ถูกต้อง และส่งในเวลาที่เหมาะสม
- ติดตามผลในเชิงรุก: ลูกค้าอาจมองข้ามใบแจ้งหนี้ในบางครั้ง คุณจึงควรส่งการแจ้งเตือนแบบเป็นระบบ โดยเราขอแนะนําให้ส่งก่อนวันครบกําหนดเพื่อให้ลูกค้าชําระเงินได้ตรงเวลา หากการชําระเงินเลยกําหนดชําระ ให้ติดตามผลเป็นประจํา
- บันทึกใบเสร็จการชําระเงิน: หลังจากได้รับการชำระเงินแล้ว ให้บันทึกลงในระบบการทําบัญชีของคุณทันที การบันทึกใบเสร็จจะช่วยให้คุณปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านภาษีและให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์สําหรับการวางแผนทางการเงินในอนาคต
- การชําระเงินที่เลยกําหนดชําระ: หากยังไม่มีการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ ให้ตัดสินใจในขั้นตอนต่อไป คุณมีทางเลือกต่างๆ ได้แก่ การเรียกเก็บเงินค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้าหรือการระงับการให้บริการชั่วคราว คุณต้องอ้างอิงข้อกําหนดที่ระบุในใบแจ้งหนี้เสมอและยอมรับข้อตกลงใดๆ ที่ทํากับลูกค้า
วิธีเขียนอีเมลใบแจ้งหนี้
อีเมลใบแจ้งหนี้สามารถกำหนดบรรยากาศของการทำธุรกรรมได้ อีเมลใบแจ้งหนี้ที่มีประสิทธิภาพควรดึงดูดความสนใจของลูกค้า ให้ความชัดเจน และกระตุ้นให้ดําเนินการทันที ต่อไปนี้คือวิธีสร้างอีเมลใบแจ้งหนี้ที่เรียบเรียงอย่างมีประสิทธิภาพ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบรรทัดหัวเรื่องมีความชัดเจน: บรรทัดหัวเรื่องของคุณควรอธิบายเนื้อหาอีเมลอย่างชัดเจน ลองใช้วลีอย่างเช่น "ใบแจ้งหนี้หมายเลข 12345 จาก [ชื่อบริษัทของคุณ]" หรือ "รายละเอียดการเรียกเก็บเงินของ[บริการ/เดือน]"
- ทักทายด้วยความคุ้นเคย: เริ่มต้นด้วยคําทักทายที่ปรับให้เหมาะกับบุคคล ระบุชื่อของผู้รับเพื่อสร้างการเชื่อมต่อและสื่อสารกับเป้าหมายที่อีเมลต้องการ
- เข้าสู่ประเด็น: หลังจากทักทายแล้ว ให้กล่าวถึงจุดประสงค์ของอีเมลทันที ตัวอย่างเช่น "เราได้แนบใบแจ้งหนี้สําหรับบริการ [บริการ/เดือน]"
- รวมรายละเอียดที่สําคัญ แสดงภาพรวมสั้นๆ เกี่ยวกับรายละเอียดที่สําคัญที่สุดของใบแจ้งหนี้ ซึ่งอาจประกอบด้วยยอดรวม วันครบกําหนดชําระเงิน และคําอธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับบริการหรือผลิตภัณฑ์
- แนบใบแจ้งหนี้ แนบใบแจ้งหนี้เป็นไฟล์ PDF เสมอ หรือระบุลิงก์ที่ปลอดภัยเพื่อดูใบแจ้งหนี้ทางออนไลน์ เพื่อให้อ่านได้ทั่วทุกแพลตฟอร์มและอุปกรณ์ต่างๆ
- ระบุวิธีการชําระเงิน: อธิบายวิธีที่ผู้รับจะชําระเงินให้เสร็จสิ้น ให้ระบุคําแนะนําที่ชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นการโอนเงินผ่านธนาคาร การชําระเงินด้วยบัตรเครดิต หรือวิธีอื่นๆ
- แสดงความขอบคุณ: การกล่าววลีที่เรียบง่ายเช่น "ขอขอบคุณสําหรับความไว้วางใจ" ก็สามารถรักษาความสัมพันธ์ที่ดีได้ แม้จะเป็นการทําธุรกรรมทางธุรกิจตามปกติก็ตาม
- เสนอความช่วยเหลือ: จบด้วยหมายเหตุที่แสดงความเต็มใจที่จะให้ความช่วยเหลือ ตัวอย่างเช่น "หากมีข้อสงสัยใดๆ หรือต้องการรายละเอียดเพิ่มเติม คุณสามารถติดต่อเราได้ทุกเมื่อ"
- ใส่ลายเซ็นของคุณ: ลงท้ายด้วยลายเซ็นสำหรับประกอบวิชาชีพของคุณ ซึ่งควรประกอบด้วยชื่อ ตําแหน่ง และรายละเอียดการติดต่อของบริษัทของคุณ
- พิสูจน์อักษร: โปรดตรวจสอบความชัดเจนและความถูกต้องของอีเมลก่อนที่จะส่ง ขั้นตอนนี้จะสะท้อนความเป็นมืออาชีพและความใส่ใจรายละเอียดของคุณ
วิธีนี้จะสร้างอีเมลใบแจ้งหนี้ที่เขียนขึ้นเป็นอย่างดีซึ่งใช้งานได้ในกรณีส่วนใหญ่ ธุรกิจแต่ละแห่งควรปรับปรุงกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ตามข้อกําหนดเฉพาะของตนเอง
สําหรับธุรกิจที่จัดการลูกค้าหลายราย นําเสนอวิธีการชําระเงินที่ยืดหยุ่น หรือทําสัญญาระยะยาว สิ่งสําคัญคือการปรับแต่งเทมเพลตใบแจ้งหนี้ให้แสดงขั้นตอนการชําระเงิน ค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้า และวิธีการชําระเงินที่ยอมรับอย่างจำเพาะเจาะจง
นอกจากนี้ หากธุรกิจของคุณประสบปัญหาการชําระเงินล่าช้าบ่อยครั้ง การตั้งค่าการแจ้งเตือนการชําระเงินอัตโนมัติและแจกแจงข้อกําหนดการชําระเงินที่ชัดเจนจะช่วยกระตุ้นให้ชําระเงินตรงเวลาได้
เทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้
ตัวอย่างอีเมลใบแจ้งหนี้ด้านล่างนี้เป็นเพียงเทมเพลต ดังนั้นจึงไม่มีการปรับแต่งน้ำเสียงให้เหมาะสมกับแบรนด์ ประเภทธุรกิจที่คุณดําเนินงาน ผลิตภัณฑ์ หรือบริการที่คุณให้ หรือความสัมพันธ์ระหว่างคุณกับลูกค้า คุณสามารถปรับแต่งเทมเพลตด้านล่างให้เหมาะกับธุรกิจของคุณและความต้องการของธุรกิจ ตัวอย่างเช่น คุณอาจใส่ลิงก์ชําระเงินสําหรับธุรกรรมออนไลน์ ระบุรายละเอียดบัญชีธนาคารสําหรับการโอนเงินระหว่างธนาคาร หรือแจ้งให้ผู้รับเข้าสู่ระบบพอร์ทัลลูกค้าเพื่อดูและทำการชําระเงินตามใบแจ้งหนี้
เทมเพลตพื้นฐานสําหรับอีเมลใบแจ้งหนี้มีดังนี้
Stripe Invoicing จะช่วยคุณได้อย่างไร
Stripe Invoicing มอบชุดเครื่องมือที่ครอบคลุมซึ่งจะช่วยให้คุณสร้าง ส่ง และรับชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น Stripe Invoicing ช่วยให้คุณทําสิ่งต่อไปนี้ได้
- รับเงินได้เร็วขึ้น: ให้ลูกค้าชําระใบแจ้งหนี้ทางออนไลน์ได้ทันทีด้วยประสบการณ์การชําระเงินที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการเปลี่ยนเป็นผู้ใช้แบบชําระเงินของ Stripe
- ขั้นตอนการเรียกเก็บเงินอัตโนมัติ: สร้าง ปรับแต่ง และส่งใบแจ้งหนี้แบบครั้งเดียวหรือตามแบบแผนล่วงหน้าได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเขียนโค้ด Stripe Invoicing จะติดตามการชําระเงิน ส่งการแจ้งเตือน และจัดการการคืนเงินโดยอัตโนมัติ
- กําหนดค่าตามความต้องการของคุณ: Stripe Invoicing สามารถกําหนดค่าได้เพื่อช่วยให้คุณปฏิบัติตามข้อกําหนดการจัดรูปแบบการออกใบแจ้งหนี้ในท้องถิ่น
- ผสานการทํางานกับเครื่องมือของคุณ: Stripe Invoicing เชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์การจัดการธุรกิจและการทำบัญชีของบริษัทอื่นที่คุณใช้อยู่ได้อย่างราบรื่น
- ปรับปรุงกระบวนการปฏิบัติงาน: ลดค่าใช้จ่ายในการป้อนข้อมูลและการดูแลระบบด้วยตัวเองด้วยการซิงค์ข้อมูลใบแจ้งหนี้กับระบบการทําบัญชีของคุณโดยอัตโนมัติ
ดูเอกสารประกอบ Stripe Invoicing เพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติมว่า Stripe จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการออกใบแจ้งหนี้และทำให้คุณได้รับเงินเร็วขึ้นได้อย่างไร
เนื้อหาในบทความนี้มีไว้เพื่อให้ข้อมูลทั่วไปและมีจุดประสงค์เพื่อการศึกษาเท่านั้น ไม่ควรใช้เป็นคําแนะนําทางกฎหมายหรือภาษี Stripe ไม่รับประกันหรือรับประกันความถูกต้อง ความสมบูรณ์ ความไม่เพียงพอ หรือความเป็นปัจจุบันของข้อมูลในบทความ คุณควรขอคําแนะนําจากทนายความที่มีอํานาจหรือนักบัญชีที่ได้รับใบอนุญาตให้ประกอบกิจการในเขตอํานาจศาลเพื่อรับคําแนะนําที่ตรงกับสถานการณ์ของคุณ