La facturación precisa y puntual potencia la eficiencia administrativa y puede repercutir directamente en la situación financiera y las relaciones de la empresa. Los correos electrónicos de facturación confusos pueden dar lugar a retrasos en los pagos o disputas, que tensarán la relación entre la empresa y los clientes.

La facturación no se limita a recibir los pagos a tiempo, sino que también influye en el mantenimiento de la reputación de la empresa y la proporción de una experiencia positiva y enriquecedora tanto para la empresa como para los clientes. A continuación, encontrarás una breve guía para que sepas cómo escribir correos electrónicos de facturación eficaces para garantizar la puntualidad de los pagos y reforzar la confianza de tus clientes.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un correo electrónico de facturación?
  
• Componentes clave de los correos electrónicos de facturación
  
• Cómo se escribe una factura
  
• Cómo se escribe un correo electrónico de facturación
  
• Un ejemplo de correo electrónico de facturación
  

¿Qué es un correo electrónico de facturación?

Un correo electrónico de facturación es un tipo de correo electrónico que las empresas envían para solicitar el pago correspondiente a los bienes proporcionados o servicios prestados. En lugar de enviar facturas impresas por correo postal, esas facturas se envían por vía electrónica.

Componentes clave de los correos electrónicos de facturación

Un correo electrónico de facturación efectivo debe incluir una serie de elementos para que la comunicación sea transparente, fiable y práctica. Estos son los componentes clave:

• Un asunto claro: Escribe un asunto directo y descriptivo que le indique de manera inmediata al destinatario cuál es la intención del correo electrónico. Dos posibles ejemplos: «Factura #12345 de la Empresa ABC» o «Solicitud de pago por los servicios de marzo».

• Identificación del remitente: Envía el correo electrónico desde una dirección reconocible. Lo mejor sería usar una que incluya el nombre de la empresa o el dominio de su sitio web, porque así se reduce el riesgo de que sea considerado spam o de que el destinatario lo pase por alto.

• Saludo personalizado: Usa el nombre de la empresa o persona destinataria en el saludo inicial para establecer una conexión e indicar que el correo electrónico no es un mensaje genérico ni automatizado.

• Datos específicos de la factura: Presenta de una forma destacada los datos, como el número de factura, el importe total adeudado y la fecha de vencimiento de dicho pago. De este modo, quien reciba el correo entenderá enseguida qué debe hacer.

• Desglose detallado: Detalla cada uno de los servicios o productos que has facilitado, y sus costos individuales, para brindar transparencia. Este apartado puede incluirse en el texto del propio correo electrónico o en un documento adjunto.

• Métodos de pago: Enumera qué métodos de pago aceptas. Pueden ser tarjetas de crédito, transferencias bancarias, cheques u otros.

• Enlaces o documentos adjuntos: Indica claramente si la factura se incluye en forma de un enlace incrustado en el mensaje o como documento adjunto. Explica con claridad cómo se puede abrir.

• Información de contacto: Proporciona información de contacto para solventar cualquier consulta relativa a la facturación. De este modo, los destinatarios sabrán cómo solicitar aclaraciones, corregir errores o abordar inquietudes.

• Términos y condiciones: Comunica de forma explícita cuáles son las condiciones relevantes, como los descuentos por pagos anticipados o las comisiones por pagos atrasados, para que los destinatarios sepan con claridad qué consecuencias tendrán sus actos u omisiones.

• Llamada a la acción clara: Incluye un requerimiento directo, como «Rogamos que procedan a pagar el importe debido el [fecha de vencimiento] a más tardar» o «Haga clic aquí para abonar el pago ahora mismo». Servirá para guiar al cliente hacia el siguiente paso.

Todos y cada uno de estos componentes aportan más efectividad al correo electrónico de facturación. Al combinarlos, se crea una comunicación de la facturación integral, fácil de interpretar y práctica.

Cómo se escribe una factura

Para enviar una factura se requiere precisión, planificación y profesionalismo. A continuación, repasamos los pasos y las prácticas recomendadas para la facturación:

1. Preparar la factura: Recopila los datos necesarios, como los detalles de los productos y sus precios. Si emites facturas con regularidad, plantéate la posibilidad de utilizar un software de facturación, como Stripe Invoicing, para automatizar y gestionar esta tarea de manera eficiente.
   
2. Revisar la factura: Todas las facturas deben ser precisas. Revisa todos los detalles, en especial los datos del destinatario, los costos y los plazos límite para el pago. Los errores podrían causar disputas o retrasos indeseados.
   
3. Enviar la factura: Elige un método de envío que refleje los valores de tu empresa. Puede ser el correo postal (con facturas impresas), el correo electrónico o los servicios de entrega digitales que ofrecen las plataformas de facturación. Escoge el que prefieras, pero asegúrate de enviar la factura a la persona o al departamento adecuados y en el momento oportuno.
   
4. Realizar un seguimiento de forma proactiva: A veces los clientes pasan por alto las facturas. Envía recordatorios sistemáticos, idealmente antes de la fecha de vencimiento, para promover la puntualidad de los pagos. Si vence el plazo y la factura continúa impaga, sigue realizando seguimientos regulares.
   
5. Documentar la recepción del pago: Cuando recibas un pago, documéntalo de inmediato en tu sistema de contabilidad. Será de gran ayuda para el cumplimiento de la normativa fiscal y te aportará datos valiosos para planificar las finanzas de cara al futuro.
   
6. Abordar los pagos vencidos: Si una factura continúa impaga, decide cuál será tu próximo paso. Puedes aplicar comisiones por pagos atrasados o interrumpir la prestación de servicios. Debes hacer referencia siempre a las condiciones expuestas en la factura y respetar los acuerdos que hayas alcanzado con tu cliente.
   

Cómo se escribe un correo electrónico de facturación

Los correos electrónicos de facturación establecen el tono de la transacción. Un correo electrónico efectivo tiene que captar la atención del cliente, aportar información clara y solicitar que se actúe a tiempo. Ahora te explicaremos cómo se crean estos correos electrónicos:

1. Sé claro en el asunto del mensaje: El asunto del correo electrónico debe describir con precisión cuál es el contenido del mensaje. Un par de ejemplos: «Factura #12345 de [Nombre de tu empresa]» o «Datos de facturación del [Nombre del servicio/Mes]».
   
2. Saluda de una manera familiar: Empieza siempre con un saludo personalizado. Al mencionar el nombre del destinatario, fomentas la conexión y señalas a quién va dirigido el correo electrónico.
   
3. Ve al grano: Inmediatamente después de saludar, menciona la finalidad del correo electrónico. Por ejemplo: «Adjunto la factura correspondiente a los servicios prestados [Nombre del servicio/Mes]».
   
4. Incluye datos importantes: Resume brevemente los datos más relevantes de la factura. Esto puede incluir el importe total, la fecha de vencimiento del pago y una breve descripción de los servicios o productos.
   
5. Adjunta la factura: Adjunta siempre la factura en formato PDF o proporciona un enlace seguro para que el cliente pueda consultarla en línea. De este modo, garantizarás el acceso en diversas plataformas o servicios.
   
6. Especifica los métodos de pago: Explica detalladamente cómo puede abonar el pago tu cliente. Puede ser mediante transferencia bancaria, tarjeta de crédito o con otro método, pero en cualquier caso, brinda instrucciones claras.
   
7. Da las gracias: Aunque se trate de transacciones comerciales rutinarias, un sencillo agradecimiento como «Muchas gracias por confiar en nuestra empresa» es positivo para la relación.
   
8. Ofrece ayuda: Para terminar, señala tu buena disposición para ayudar en lo que sea posible. Por ejemplo: «Si tienes alguna pregunta o necesitas más información, no dudes en ponerte en contacto con nosotros».
   
9. Incluye tu firma: Termina el mensaje con tu firma profesional. Debe incluir tu nombre, cargo y la información de contacto de la empresa.
   
10. Revisa el mensaje: Antes de enviar el correo electrónico, cerciórate de que toda la información sea clara y precisa. De este modo, demostrarás tu profesionalismo y tu atención a los detalles.
    

Con esta enfoque, podrás crear facturas genéricas que serán satisfactorias en la mayoría de casos. Sin embargo, te aconsejamos que adaptes las facturas a las particularidades de tu empresa, de tus clientes y tus expectativas sobre las transacciones de pago para perfeccionar tu enfoque.

Un ejemplo de correo electrónico de facturación

A continuación te brindamos un ejemplo de correo electrónico de facturación. Se trata de una plantilla, por lo que no incluye ninguna personalización para reflejar el tono de voz de la marca, el tipo de empresa ni los productos o servicios que se brindan. Tampoco refleja de manera específica la relación con los clientes. Puedes personalizarla a tu gusto para que se adapte a tu empresa y sus necesidades. Por ejemplo, quizás tus correos electrónicos de facturación incluirán enlaces de pago o instrucciones para que los destinatarios inicien sesión en un portal para pagar.

Aquí tienes una plantilla básica para los correos electrónicos de facturación: