O faturamento preciso e rápido aumenta a eficiência administrativa e mantém um fluxo de caixa estável, reduzindo atrasos em pagamentos. No entanto, um email de fatura mail escrito pode causar atrasos nos pagamentos ou contestações, prejudicando a relação entre a empresa e o cliente.

Faturar não é apenas receber em dia, mas também preservar a reputação da empresa e manter experiências positivas e mutuamente gratificantes para a empresa e o cliente. Um e-mail bem escrito deve conter todos os detalhes necessários, como a data da fatura, instruções de pagamento, formas de pagamento aceitas e uma lista detalhada dos serviços prestados.

Abaixo há um guia rápido sobre como escrever e-mails de fatura eficazes, garantindo pagamentos em tempo hábil e mantendo a confiança do cliente.

Neste artigo:

• O que é um e-mail de fatura?
  
• Principais componentes dos e-mails de fatura
  
• Como escrever uma fatura
  
• Como escrever um e-mail de fatura
  
• Modelo de e-mail de fatura
  
• Como o Stripe Invoicing pode ajudar
  

O que é um e-mail de fatura?

Um e-mail de fatura é uma comunicação formal que as empresas enviam para solicitar o pagamento de mercadorias ou serviços prestados. Em vez de enviar faturas físicas pelo correio, as empresas enviam e-mails de faturas eletronicamente.

Um e-mail de fatura bem estruturado garante o pagamento imediato e fornece todos os detalhes necessários para evitar confusões.

Principais componentes dos e-mails de fatura

Uma e-mail de fatura efetivo inclui vários elementos que tornam a comunicação transparente, confiável e acionável. Principais componentes:

1. Assunto claro: Escreva um assunto direto e descritivo para informar imediatamente o destinatário sobre a intenção do e-mail. Exemplos incluem "Fatura #12345 da empresa ABC" ou "Solicitação de pagamento de serviços de março".
   
2. Identificação do remetente: Envie o e-mail de um endereço reconhecível, de preferência que incorpore o nome da empresa ou o domínio do site, para reduzir o risco de ser marcado como spam ou ignorado pelo destinatário.
   
3. Saudação personalizada: Use o nome do destinatário ou o nome da empresa na saudação para estabelecer uma conexão e sinalizar que o e-mail não é uma mensagem genérica ou automatizada.
   
4. Detalhes da fatura: destaque os detalhes, como a data e o número da fatura, o valor total devido e a data de vencimento, permitindo ao destinatário localizar rapidamente suas obrigações.
   
5. Detalhamento: Detalhe os serviços ou produtos que você entregou, juntamente com seus custos individuais, para fornecer transparência. Essa seção pode estar no corpo do e-mail ou em um documento anexado.
   
6. Instruções e formas de pagamento: Liste os métodos de pagamento aceitos, como cartão de crédito, transferência bancária, cheque ou outra opção.
   
7. Links ou anexos: Indique claramente se você forneceu a fatura como um link integrado ou anexo e inclua instruções diretas sobre como acessá-la.
   
8. Dados de contato: Forneça dados de contato para quaisquer perguntas relacionadas a cobranças para oferecer aos destinatários uma maneira fácil de resolver preocupações, erros ou buscar esclarecimentos.
   
9. Termos e condições: Declare explicitamente todos os termos relevantes, como taxas por atraso ou descontos de pagamento antecipado, para informar completamente os destinatários sobre as implicações de suas ações ou omissões.
   
10. Chamada à ação: Adicione uma mensagem direta, como "Processe este pagamento até [data de vencimento]" ou "Clique aqui para pagar agora", para guiar o beneficiário para a próxima etapa.
    

Cada componente contribui para a eficácia de um e-mail de fatura. Quando combinados, eles criam uma comunicação de cobrança que é abrangente, facilmente compreensível e acionável.

Como escrever uma fatura

Seja preciso e profissional ao criar uma fatura. Esta é uma visão geral das etapas e práticas recomendadas para faturamento:

1. Prepare a fatura: reúna todos os dados necessários, como serviços prestados, termos de pagamento e data da fatura. Se você emite faturas regularmente, pode ser interessante usar um software de contabilidade ou faturamento, como o Stripe Invoicing, para automatizar e gerenciar o processo de cobranças com eficiência.
   
2. Revise a fatura: Todas as faturas devem ser exatas. Verifique todos os detalhes, especialmente informações do destinatário, custos, instruções e prazos de pagamento. Erros podem causar contestações e atrasos indesejados.
   
3. Envie a fatura: Escolha uma forma de entrega mais adequada ao seu negócio, seja enviar um e-mail, enviar uma fatura física ou usar os serviços de entrega digital oferecidos pelas plataformas de faturamento. Não importa qual método você escolher, certifique-se de enviar a fatura para a pessoa ou departamento certo e enviá-la no momento certo.
   
4. Acompanhamento proativo: Às vezes, os clientes ignoram as faturas. Envie lembretes sistemáticos, idealmente antes da data de vencimento, para manter os pagamentos em dia. Se o pagamento estiver atrasado, continue com o acompanhamento regular.
   
5. Documente o recibo de pagamento: Assim que receber um pagamento, documente-o imediatamente em seu sistema de contabilidade. Isso ajuda na conformidade fiscal e fornece dados valiosos para o planejamento financeiro futuro.
   
6. Aborde pagamentos em atraso: Se uma fatura ainda não for paga, decida sobre as próximas etapas. Você pode cobrar uma multa por atraso ou interromper temporariamente os serviços. Sempre faça referência aos termos declarados na fatura e respeite quaisquer acordos feitos com o cliente.
   

Como escrever um e-mail de fatura

Os e-mails de fatura podem dar o tom da transação. Um e-mail de fatura eficaz deve chamar a atenção do cliente, fornecer clareza e agilizar ações imediatas. Veja como redigir um bom e-mail de fatura:

1. Assegure clareza no assunto: O assunto deve descrever claramente o conteúdo do e-mail. Um bom formato pode ser: "Fatura #12345 de [nome da empresa]" ou "Detalhes de faturamento para [mês/serviço]".
   
2. Cumprimente com familiaridade: Comece com uma saudação personalizada. Use o nome do destinatário, promovendo uma conexão e sinalizando o público-alvo do e-mail.
   
3. Vá direto ao ponto: Imediatamente após sua saudação, mencione o propósito do e-mail. Por exemplo, "Anexada está a fatura de serviços prestados para [mês/serviço]".
   
4. Inclua detalhes importantes: Forneça uma breve visão geral dos detalhes mais importantes da fatura. Isso pode incluir o valor total, uma data de vencimento do pagamento e uma breve descrição dos serviços ou produtos.
   
5. Anexe a fatura: Sempre anexe a fatura como PDF ou forneça um link seguro para visualizá-la online. Isso garante a legibilidade em várias plataformas e dispositivos.
   
6. Descreva as formas de pagamento: Detalhe como o beneficiário pode concluir o pagamento. Seja transferência bancária, pagamento com cartão de crédito ou outra forma de pagamento, forneça instruções claras.
   
7. Expresse gratidão: Mesmo em transações comerciais rotineiras, um simples "Agradecemos a preferência" pode manter relacionamentos positivos.
   
8. Ofereça assistência: Termine com uma observação indicando sua vontade de ajudar. Por exemplo: "Em caso de dúvidas ou necessidade de mais detalhes, fale conosco".
   
9. Inclua sua assinatura: Finalize com sua assinatura profissional. Devem ser incluídos seu nome, cargo e dados de contato da empresa.
   
10. Revise: Antes de enviar o e-mail, revise-o para garantir clareza e precisão. Assim, ele vai demonstrar seu profissionalismo e detalhismo.
    

Um e-mail de fatura bem escrito dessa forma deve funcionar na maioria dos casos. Cada empresa deve avaliar seus requisitos para refinar o processo de faturamento.

Para empresas que atendem muitos clientes, oferecem formas de pagamento flexíveis ou trabalham com contratos de longo prazo, é importante personalizar os modelos de fatura conforme as instruções de pagamento específicas, tarifas por atraso e formas de pagamento aceitas.

Além disso, se a sua empresa costuma ter problemas com atrasos nos pagamentos, pode ser útil configurar lembretes de pagamento automáticos e descrever claramente os prazos, estimulando o pagamento imediato.

Modelo de e-mail de fatura

O modelo de e-mail de fatura abaixo é apenas um exemplo. Ele não está personalizado com a voz da sua marca, o tipo de negócios que você opera, os produtos ou serviços que fornece ou seu relacionamento com os clientes. Fique à vontade para personalizar o modelo abaixo de acordo com sua empresa e suas necessidades. Por exemplo, você pode incluir um link de pagamento para transações online, fornecer dados para transferências bancárias ou instruir o cliente a acessar um portal para visualizar e processar pagamentos de faturas.

Este é um modelo básico para um e-mail de fatura:

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

O Stripe Invoicing fornece um conjunto completo de ferramentas para você a criar, enviar e receber faturas com mais eficiência. Com o Stripe Invoicing, você pode:

• Receba mais rápido: permita que os clientes paguem faturas online instantaneamente com a experiência de checkout otimizada para conversão da Stripe.
  
• Automatize fluxos de trabalho de cobrança: crie, personalize e envie facilmente faturas avulsas ou recorrentes, sem precisar programar nada. O Stripe Invoicing rastreia pagamentos, envia lembretes e processa reembolsos automaticamente.
  
• Configure de acordo com suas necessidades: o Stripe Invoicing é configurável para ajudar você a cumprir alguns requisitos de formatação de faturamento local.
  
• Integre com suas ferramentas: o Stripe Invoicing conecta-se perfeitamente aos seus softwares de contabilidade e gestão empresarial de terceiros.
  
• Otimize as operações: reduza a entrada manual de dados e a sobrecarga administrativa, sincronizando automaticamente os dados de faturas com seu sistema de contabilidade.
  

Consulte a documentação do Stripe Invoicing para saber sobre como a Stripe pode simplificar seu faturamento para que você receba mais rápido.