Facturer avec exactitude et ponctualité facilite la gestion administrative et maintient un flux de trésorerie stable tout en limitant les retards de paiement. Cependant, si vos e-mails de facturation sont mal rédigés, vous vous exposez à des retards de paiement ou à des litiges, ce qui met à rude épreuve la relation entre l’entreprise et le client.

Facturer, ce n’est pas seulement être payé à temps : il s’agit également de préserver la réputation de l’entreprise et de conserver une relation positive et mutuellement enrichissante entre l’entreprise et le client. Un e-mail de facturation bien rédigé doit inclure toutes les informations nécessaires, comme la date de la facture, les instructions de paiement, les moyens de paiement acceptés et une liste détaillée des services fournis.

Vous trouverez ci-dessous un guide rapide sur la façon de rédiger des e-mails de facturation efficaces, de garantir un paiement dans les délais et de préserver la confiance des clients.

Sommaire de cet article

• Qu’est-ce qu’un e-mail de facturation ?
  
• Éléments clés des e-mails de facturation
  
• Comment rédiger une facture ?
  
• Comment rédiger un e-mail de facturation ?
  
• Modèle d’e-mail de facturation
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Qu’est-ce qu’un e-mail de facturation ?

Un e-mail de facturation est une communication formelle que les entreprises envoient pour demander le paiement des biens vendus ou des services rendus. Au lieu d’envoyer des factures papier par la poste, les entreprises envoient des e-mails de facturation par voie électronique.

Un e-mail de facturation bien structuré vous permet d’être payé rapidement et fournit toutes les informations de paiement nécessaires pour éviter toute confusion.

Composants clés des e-mails de facturation

Une facture efficace comprend plusieurs éléments qui rendent la communication transparente, digne de confiance et exploitable. En voici les principaux composants :

1. Objet clair : rédigez un objet simple et descriptif pour informer immédiatement le destinataire de l’intention de l’e-mail. Vous pourriez par exemple indiquer « Facture #12345 de la société ABC » ou « Demande de paiement pour les services de mars ».
   
2. Identification de l’expéditeur : envoyez l’e-mail à partir d’une adresse reconnaissable, de préférence qui intègre le nom ou le domaine du site Web de l’entreprise, afin de réduire le risque qu’il soit marqué comme courrier indésirable ou ignoré par le destinataire.
   
3. Salutations personnalisées : utilisez le nom du destinataire ou le nom de l’entreprise dans les salutations pour établir une connexion et signaler que l’e-mail n’est pas un message générique ou automatisé.
   
4. Caractéristiques de la facture : mettez en évidence les détails, comme la date de la facture, le numéro de la facture, le montant total dû et la date d’échéance du paiement, ce qui permet au destinataire de comprendre rapidement ses obligations.
   
5. Répartition détaillée : détaillez les services ou produits que vous avez livrés, ainsi que leurs coûts individuels, afin de faire preuve de transparence. Cette section peut se trouver dans le corps de l’e-mail ou dans un document joint.
   
6. Instructions et moyens de paiement : dressez la liste des moyens de paiement acceptés (carte de crédit, virement bancaire, chèque ou autres).
   
7. Liens ou pièces jointes : indiquez clairement si vous avez fourni la facture sous forme de lien intégré ou de pièce jointe, et incluez des instructions directes sur la façon d’y accéder.
   
8. Coordonnées : fournissez vos coordonnées pour toute question relative à la facturation afin de permettre aux destinataires de vous faire part de leurs préoccupations, de résoudre des erreurs ou de demander des éclaircissements.
   
9. Conditions d’utilisation : indiquez explicitement toute condition en vigueur, comme les frais de retard ou les remises pour paiement anticipé, afin d’informer pleinement les destinataires des conséquences de leurs actions ou inactions.
   
10. Appel à l’action clair : ajoutez une demande directe, telle que « Veuillez traiter ce paiement avant le [date d’échéance] » ou « Cliquez ici pour payer maintenant », afin de guider le destinataire vers l’étape suivante.
    

Chaque élément contribue à l’efficacité d’un e-mail de facturation. Ensemble, ils permettent de créer une communication de facturation complète, facilement compréhensible et exploitable.

Comment rédiger une facture ?

Faites preuve de précision et de professionnalisme lorsque vous créez une facture. Voici un aperçu des étapes et des bonnes pratiques en matière de facturation :

1. Préparez la facture : recueillez toutes les données nécessaires, comme les services fournis, les conditions de paiement et la date de facturation. Si vous émettez régulièrement des factures, envisagez d’utiliser un logiciel de comptabilité ou de facturation, tel que Stripe Invoicing, afin d’automatiser et de gérer efficacement le processus de facturation.
   
2. Vérification de la facture : chaque facture doit être exacte. Vérifiez tous les détails, en particulier les informations sur le destinataire, les coûts, les instructions de paiement et les délais. En cas d’erreur, vous vous exposez à des litiges et à des retards indésirables.
   
3. Envoyez la facture : choisissez un mode de livraison qui reflète votre entreprise (e-mail, envoi par la poste ou services de livraison numérique proposés par les plateformes de facturation). Quelle que soit la méthode que vous choisissez, assurez-vous d’envoyer la facture à la bonne personne ou au bon service et de l’envoyer au bon moment.
   
4. Effectuez un suivi proactif : parfois, les clients négligent les factures. Envoyez des rappels systématiques, idéalement avant la date d’échéance, pour que les paiements soient effectués à temps. En cas de retard de paiement, poursuivez les suivis réguliers.
   
5. Enregistrez le reçu de paiement : une fois que vous avez reçu un paiement, consignez-le immédiatement dans votre système comptable. Cela facilite la conformité fiscale et fournit des données précieuses pour la planification financière future.
   
6. Traiter les paiements en retard : si une facture reste impayée, choisissez la procédure à suivre. Vous pouvez par exemple facturer des frais de retard ou cesser temporairement de fournir des services. Faites toujours référence aux conditions énoncées dans la facture et respectez tout accord conclu avec le client.
   

Comment rédiger l’e-mail d’accompagnement d’une facture

L’e-mail d’accompagnement d’une facture donne le ton de la transaction. Un e-mail d’accompagnement efficace doit capter l’attention du client, être clair et inciter à agir en temps opportun. Voici comment bien rédiger un e-mail de facturation :

1. Veillez à établir clairement l’objet de votre e-mail : votre ligne d’objet doit décrire clairement le contenu de votre e-mail. Par exemple, « Facture [nom de votre entreprise] n° 12345 », ou encore « Détails de la facturation pour [le mois/le service] ».
   
2. Saluez avec cordialité : commencez par une salutation personnalisée. Mentionnez le nom du destinataire, afin de capter son attention et de lui indiquer qu’il est le destinataire de votre message.
   
3. Allez droit au but : immédiatement après votre salutation, indiquez la finalité de votre e-mail. Par exemple, « Vous trouverez ci-joint la facture des services rendus pour [le mois/le service] ».
   
4. Incluez les éléments importants : donnez un bref aperçu des données clés de votre facture. Il peut s’agir du montant total à régler, de la date d’échéance du paiement et d’une brève description des services ou produits facturés.
   
5. Joignez votre facture : joignez toujours votre facture au format PDF ou fournissez un lien sécurisé permettant d’y accéder en ligne. Cela garantira sa lisibilité sur différentes plateformes et appareils.
   
6. Décrivez les moyens de paiement : indiquez en détail à votre destinataire comment il peut régler sa facture. Qu’il s’agisse d’un virement bancaire, d’un paiement par carte bancaire ou d’un autre mode de règlement, fournissez des instructions claires.
   
7. Exprimez votre gratitude : même dans les transactions les plus habituelles, un simple « Merci pour votre confiance » assure le maintien de relations positives.
   
8. Assurez votre client que vous restez à sa disposition : terminez par une formule assurant votre client que vous restez à sa disposition en cas de besoin. Par exemple, « Pour toute question ou complément d’informations, n’hésitez pas à nous contacter. »
   
9. Signez votre e-mail : Concluez en apposant votre signature professionnelle. Celle-ci doit inclure votre nom, votre fonction et les coordonnées de votre entreprise.
   
10. Relisez votre message : avant d’envoyer votre e-mail, relisez-le pour vous assurer qu’il est clair et qu’il ne comporte pas d’erreurs, ce qui témoignera de votre professionnalisme et de votre souci du détail.
    

Cette approche permet de créer un e-mail de facturation bien rédigé qui fonctionnera dans la plupart des cas. Chaque entreprise doit affiner son processus de facturation en fonction de ses besoins uniques.

Pour les entreprises qui traitent plusieurs clients, proposent des moyens de paiement flexibles ou travaillent avec des contrats à long terme, il est important de personnaliser les modèles de facture pour refléter les instructions de paiement spécifiques, les frais de retard de paiement et les moyens de paiement acceptés.

De plus, si votre entreprise est confrontée à des retards de paiement fréquents, mettre en place des rappels de paiement automatisés et définir des conditions de paiement claires peuvent encourager un paiement rapide.

Modèle d’e-mail de facture

Le modèle d’e-mail de facture ci-dessous n’est qu’un exemple. Il n’est pas personnalisé en fonction de la marque, du type d’entreprise que vous dirigez, des produits ou services que vous fournissez ni de la nature de votre relation avec les clients. N’hésitez pas à personnaliser le modèle ci-dessous pour l’adapter à votre entreprise et à ses besoins. Par exemple, vous pouvez inclure un lien de paiement pour les transactions en ligne, fournir des coordonnées bancaires pour les virements ou demander aux destinataires de se connecter à un portail client pour consulter et traiter les paiements de facture.

Voici un modèle de base pour un e-mail de facture :

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

Stripe Invoicing fournit un ensemble complet d’outils pour vous aider à créer, envoyer et recevoir des paiements de factures plus efficacement. Avec Stripe Invoicing, vous pouvez :

• Vous faire payer plus rapidement : offrez à vos clients la possibilité de payer leurs factures en ligne instantanément grâce à l’expérience de paiement de Stripe, optimisée pour la conversion.
  
• Automatiser les flux de facturation : créez, personnalisez et envoyez facilement des factures ponctuelles ou récurrentes, sans avoir à rédiger une seule ligne de code. Stripe Invoicing suit les paiements, envoie des rappels et gère les remboursements, le tout de manière automatisée.
  
• Configurer votre expérience en fonction de vos besoins : Stripe Invoicing est configurable pour vous aider à répondre à certaines exigences locales en matière de formatage de la facturation.
  
• Intégrer vos outils : Stripe Invoicing se connecte de manière transparente à votre logiciel tiers existant de comptabilité et de gestion d’entreprise.
  
• Simplifier les opérations : réduisez la saisie manuelle des données et les frais administratifs en synchronisant automatiquement les données des factures avec votre système comptable.
  

Consultez la documentation Stripe Invoicing pour en savoir plus sur la façon dont Stripe peut vous aider à simplifier votre facturation afin d’être payé plus rapidement.