Eine präzise und zeitnahe Rechnungsstellung steigert die Effizienz der Verwaltung und kann sich direkt auf die finanzielle Stabilität und die Beziehungen eines Unternehmens auswirken. Unklare Rechnungs-E-Mails können zu Zahlungsverzögerungen oder angefochtenen Zahlungen führen und die Beziehung zwischen Unternehmen und Kundin oder Kunde belasten.

Bei der Rechnungsstellung geht es nicht nur darum, pünktlich bezahlt zu werden – es geht auch darum, den Ruf des Unternehmens zu wahren und für positive Erfahrungen zu sorgen, die die Erwartungen des Unternehmens wie der Kundschaft erfüllen. Lesen Sie in diesem Kurzleitfaden, wie Sie effektive Rechnungs-E-Mails schreiben, die pünktliche Zahlungen sicherstellen und das Kundenvertrauen erhalten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Rechnungs-E-Mail?
  
• Die wichtigsten Komponenten von Rechnungs-E-Mails
  
• So schreiben Sie eine Rechnung
  
• So schreiben Sie eine Rechnungs-E-Mail
  
• Beispiel: Rechnungs-E-Mail
  

Was ist eine Rechnungs-E-Mail?

Eine Rechnungs-E-Mail ist eine E-Mail, die von Unternehmen versandt wird, um die Zahlung für gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen anzufordern. Statt Papierrechnungen auf dem Postweg zu verschicken, versenden Unternehmen Rechnungs-E-Mails auf elektronischem Weg.

Die wichtigsten Komponenten von Rechnungs-E-Mails

Eine effektive Rechnungs-E-Mail enthält mehrere Elemente, die die Kommunikation transparent, vertrauenswürdig und nachvollziehbar machen. Dies sind die wichtigsten Bestandteile:

• Eindeutige Betreffzeile: Schreiben Sie eine einfache, aussagekräftige Betreffzeile, die die Empfängerin oder den Empfänger direkt über den Zweck der E-Mail informiert. Ein Beispiel dafür wäre „Rechnung Nr. 12345 von Unternehmen ABC“ oder „Zahlungsaufforderung für Dienstleistungen im März“.

• Klar erkennbarer Absender: Senden Sie die E-Mail von einer eindeutigen Adresse, vorzugsweise einer, die den Namen des Unternehmens oder die Domäne der Website enthält, um das Risiko zu verringern, dass die E-Mail als Spam markiert oder von der Empfängerin oder dem Empfänger übersehen wird.

• Persönliche Begrüßung: Verwenden Sie den Namen der Empfängerin bzw. des Empfängers oder den Namen des Unternehmens in der Begrüßung, um eine Verbindung herzustellen und zu verdeutlichen, dass es sich bei der E-Mail nicht um eine allgemeine oder automatisierte Nachricht handelt.

• Rechnungsspezifische Angaben: Geben Sie Details wie die Rechnungsnummer, den fälligen Gesamtbetrag und das Fälligkeitsdatum deutlich an, sodass die Empfänger/innen ihre Verpflichtungen sofort erkennen.

• Detaillierte Aufschlüsselung: Führen Sie die von Ihnen erbrachten Dienstleistungen oder Produkte zusammen mit den jeweiligen Einzelkosten auf, um für Transparenz zu sorgen. Dieser Abschnitt kann im Text der E-Mail oder in einem angehängten Dokument enthalten sein.

• Zahlungsmethoden: Führen Sie akzeptable Zahlungsmethoden auf, ob Kreditkarte, Banküberweisung, Scheck oder eine andere Option.

• Links oder Anhänge: Geben Sie deutlich an, ob Sie die Rechnung als eingebetteten Link oder als Anhang zur Verfügung gestellt haben, und erläutern Sie klar und deutlich, wie der Zugriff auf die Rechnung erfolgt.

• Kontaktinformationen: Stellen Sie Kontaktinformationen für alle rechnungsbezogenen Fragen zur Verfügung. Damit geben Sie den Empfängerinnen und Empfängern eine einfache Möglichkeit, Bedenken anzusprechen, Fehler zu beheben oder um Klarstellungen zu bitten.

• Allgemeine Geschäftsbedingungen: Geben Sie ausdrücklich alle einschlägigen Bedingungen an, wie z. B. Verzugszinsen oder Rabatte bei vorzeitiger Zahlung, um die Empfänger/innen umfassend über die Folgen ihres Handelns oder Nichthandelns zu informieren.

• Klare Handlungsaufforderung: Fügen Sie eine direkte Aufforderung hinzu, z. B. „Bitte tätigen Sie diese Zahlung bis zum [Fälligkeitsdatum]“ oder „Klicken Sie hier, um jetzt zu zahlen“, um die Empfängerin bzw. den Empfänger zum nächsten Schritt zu führen.

Jede einzelne Komponente trägt zur Effektivität einer Rechnungs-E-Mail bei. In Kombination ergeben sie eine umfassende, leicht verständliche und nachvollziehbare Rechnungskommunikation.

So schreiben Sie eine Rechnung

Das Versenden einer Rechnung erfordert Präzision, Planung und Professionalität. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die Schritte und Best Practices bei der Rechnungsstellung:

1. Bereiten Sie die Rechnung vor: Erfassen Sie alle erforderlichen Daten wie Produktangaben und Preise. Wenn Sie regelmäßig Rechnungen ausstellen, sollten Sie den Einsatz einer Rechnungsstellungssoftware wie Stripe Invoicing in Betracht ziehen, um diese Aufgabe zu automatisieren und effizient zu verwalten.
   
2. Prüfen Sie die Rechnung: Jede Rechnung muss korrekt sein. Überprüfen Sie alle Angaben, insbesondere die Empfängerinformationen, Kosten und Zahlungsfristen. Fehler können zu angefochtenen Zahlungen und unerwünschten Verzögerungen führen.
   
3. Senden Sie die Rechnung: Wählen Sie eine Versandart, die zu Ihrem Unternehmen passt, sei es eine E-Mail, eine Papierrechnung oder ein digitaler Versand, wie er von Plattformen zur Rechnungsstellung angeboten wird. Unabhängig davon, für welche Methode Sie sich entscheiden, achten Sie darauf, dass Sie die Rechnung an die richtige Person oder Abteilung und zum richtigen Zeitpunkt versenden.
   
4. Ergreifen Sie proaktive Maßnahmen: Manchmal übersehen Kundinnen und Kunden Rechnungen. Senden Sie systematische Zahlungserinnerungen, am besten vor dem Fälligkeitsdatum, damit die Zahlungen pünktlich erfolgen. Wenn die Zahlung überfällig ist, setzen Sie die regelmäßige Nachverfolgung fort.
   
5. Dokumentieren Sie den Zahlungseingang: Sobald eine Zahlung eingeht, dokumentieren Sie sie sofort in Ihrem Buchhaltungssystem. Das hilft bei der Steuerkonformität und liefert wertvolle Daten für die künftige Finanzplanung.
   
6. Kümmern Sie sich um überfällige Zahlungen: Falls eine Rechnung unbezahlt bleibt, entscheiden Sie über Ihre nächsten Schritte. Zu den Optionen gehören Verzugsgebühren oder die Einstellung der Dienstleistungen. Beziehen Sie sich immer auf die in der Rechnung genannten Bedingungen und beachten Sie alle mit der Kundin oder dem Kunden getroffenen Vereinbarungen.
   

So verfassen Sie eine Rechnungs-E-Mail

Die E-Mail kann den Ton für die gesamte Transaktion angeben. Eine effektive Rechnungs-E-Mail sollte die Aufmerksamkeit des Kunden auf sich ziehen, Klarheit schaffen und rechtzeitiges Handeln veranlassen. So formulieren Sie diese E-Mails:

• Sorgen Sie für Klarheit in der Betreffzeile: Die Betreffzeile sollte den Inhalt der E-Mail klar beschreiben. Beispiel: "Rechnung #12345 von [Name Ihres Unternehmens]" oder „Rechnung für [Monat/Dienstleistung]".
  
• Grüßen Sie mit Vertrautheit: Beginnen Sie mit einer persönlichen Begrüßung. Verwenden Sie den Namen des Empfängers, um eine Verbindung herzustellen und den Adressat der E-Mail klar anzugeben.
  
• Kommen Sie auf den Punkt: Erwähnen Sie gleich nach Ihrer Begrüßung den Zweck der E-Mail. Beispiel: "Im Anhang finden Sie die Rechnung für die erbrachten Dienstleistungen für [Monat/Dienstleistung]."
  
• Fügen Sie wichtige Details hinzu: Geben Sie einen kurzen Überblick über die wichtigsten Rechnungsdetails. Dies kann den Gesamtbetrag, ein Fälligkeitsdatum für die Zahlung und eine kurze Beschreibung der Dienstleistungen oder Produkte umfassen.
  
• Hängen Sie die Rechnung an: Hängen Sie die Rechnung immer als PDF an oder stellen Sie einen gesicherten Link zur Online-Ansicht zur Verfügung. Dadurch wird die Lesbarkeit auf verschiedenen Plattformen und Geräten gewährleistet.
  
• Erläutern Sie die Zahlungsmethoden: Beschreiben Sie, wie die Zahlung erfolgen kann. Unabhängig davon, ob es sich um eine Banküberweisung, Kreditkartenzahlung oder eine andere Methode handelt, geben Sie klare Anweisungen.
  
• Bedanken Sie sich: Auch im routinemäßigen Geschäftsverkehr kann ein einfaches "Vielen Dank für Ihr Vertrauen" positive Beziehungen pflegen.
  
• Bieten Sie Unterstützung an: Beenden Sie die E-Mail mit einem Hinweis auf Ihre Bereitschaft zu helfen. Zum Beispiel: "Sollten Sie Fragen haben oder weitere Details benötigen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren."
  
• Fügen Sie Ihre Unterschrift ein: Schließen Sie mit Ihrer professionellen Signatur ab. Diese sollte Ihren Namen, Ihre Position und die Kontaktdaten des Unternehmens enthalten.
  
• Lesen Sie die E-Mail Korrektur: Überprüfen Sie die E-Mail vor dem Versand auf Verständlichkeit und Richtigkeit. Damit zeigen Sie Professionalität und Liebe zum Detail.
  

So erhalten Sie eine recht generische Rechnung, die in den meisten Fällen jedoch ausreicht. Allerdings sollten Sie Ihre Rechnung je nach Unternehmen, Kunden oder Zahlungstransaktionen noch etwas näher anpassen.

Beispiel: Rechnungs-E-Mail

Das folgende Beispiel für eine Rechnungs-E-Mail ist lediglich eine Vorlage, die keine Anpassung an die Markensprache, die Art Ihres Unternehmens, die Produkte oder Dienstleistungen, die Sie anbieten, oder die Art Ihrer Kundenbeziehung beinhaltet. Sie können diese Vorlage gerne an Ihr Unternehmen und seine Erfordernisse anpassen. Vielleicht enthalten Ihre Rechnungs-E-Mails einen Zahlungslink oder Sie fordern die Empfänger/innen auf, sich zum Bezahlen bei einem Portal anzumelden.

Hier finden Sie eine einfache Vorlage für eine Rechnungs-E-Mail: