Eine präzise und zeitnahe Rechnungsstellung steigert die Effizienz der Verwaltung und kann sich direkt auf die finanzielle Stabilität und die Beziehungen eines Unternehmens auswirken. Unklare Rechnungs-E-Mails können zu Zahlungsverzögerungen oder angefochtenen Zahlungen führen und die Beziehung zwischen Unternehmen und Kundin oder Kunde belasten.

Bei der Rechnungsstellung geht es nicht nur darum, pünktlich bezahlt zu werden – es geht auch darum, den Ruf des Unternehmens zu wahren und für positive Erfahrungen zu sorgen, die die Erwartungen des Unternehmens wie der Kundschaft erfüllen. Lesen Sie in diesem Kurzleitfaden, wie Sie effektive Rechnungs-E-Mails schreiben, die pünktliche Zahlungen sicherstellen und das Kundenvertrauen erhalten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Rechnungs-E-Mail?
  
• Die wichtigsten Komponenten von Rechnungs-E-Mails
  
• So schreiben Sie eine Rechnung
  
• So schreiben Sie eine Rechnungs-E-Mail
  
• Beispiel: Rechnungs-E-Mail
  

Was ist eine Rechnungs-E-Mail?

Eine Rechnungs-E-Mail ist eine E-Mail, die von Unternehmen versandt wird, um die Zahlung für gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen anzufordern. Statt Papierrechnungen auf dem Postweg zu verschicken, versenden Unternehmen Rechnungs-E-Mails auf elektronischem Weg.

Die wichtigsten Komponenten von Rechnungs-E-Mails

Eine effektive Rechnungs-E-Mail enthält mehrere Elemente, die die Kommunikation transparent, vertrauenswürdig und nachvollziehbar machen. Dies sind die wichtigsten Bestandteile:

• Eindeutige Betreffzeile: Schreiben Sie eine einfache, aussagekräftige Betreffzeile, die die Empfängerin oder den Empfänger direkt über den Zweck der E-Mail informiert. Ein Beispiel dafür wäre „Rechnung Nr. 12345 von Unternehmen ABC“ oder „Zahlungsaufforderung für Dienstleistungen im März“.

• Klar erkennbarer Absender: Senden Sie die E-Mail von einer eindeutigen Adresse, vorzugsweise einer, die den Namen des Unternehmens oder die Domäne der Website enthält, um das Risiko zu verringern, dass die E-Mail als Spam markiert oder von der Empfängerin oder dem Empfänger übersehen wird.

• Persönliche Begrüßung: Verwenden Sie den Namen der Empfängerin bzw. des Empfängers oder den Namen des Unternehmens in der Begrüßung, um eine Verbindung herzustellen und zu verdeutlichen, dass es sich bei der E-Mail nicht um eine allgemeine oder automatisierte Nachricht handelt.

• Rechnungsspezifische Angaben: Geben Sie Details wie die Rechnungsnummer, den fälligen Gesamtbetrag und das Fälligkeitsdatum deutlich an, sodass die Empfänger/innen ihre Verpflichtungen sofort erkennen.

• Detaillierte Aufschlüsselung: Führen Sie die von Ihnen erbrachten Dienstleistungen oder Produkte zusammen mit den jeweiligen Einzelkosten auf, um für Transparenz zu sorgen. Dieser Abschnitt kann im Text der E-Mail oder in einem angehängten Dokument enthalten sein.

• Zahlungsmethoden: Führen Sie akzeptable Zahlungsmethoden auf, ob Kreditkarte, Banküberweisung, Scheck oder eine andere Option.

• Links oder Anhänge: Geben Sie deutlich an, ob Sie die Rechnung als eingebetteten Link oder als Anhang zur Verfügung gestellt haben, und erläutern Sie klar und deutlich, wie der Zugriff auf die Rechnung erfolgt.

• Kontaktinformationen: Stellen Sie Kontaktinformationen für alle rechnungsbezogenen Fragen zur Verfügung. Damit geben Sie den Empfängerinnen und Empfängern eine einfache Möglichkeit, Bedenken anzusprechen, Fehler zu beheben oder um Klarstellungen zu bitten.

• Allgemeine Geschäftsbedingungen: Geben Sie ausdrücklich alle einschlägigen Bedingungen an, wie z. B. Verzugszinsen oder Rabatte bei vorzeitiger Zahlung, um die Empfänger/innen umfassend über die Folgen ihres Handelns oder Nichthandelns zu informieren.

• Klare Handlungsaufforderung: Fügen Sie eine direkte Aufforderung hinzu, z. B. „Bitte tätigen Sie diese Zahlung bis zum [Fälligkeitsdatum]“ oder „Klicken Sie hier, um jetzt zu zahlen“, um die Empfängerin bzw. den Empfänger zum nächsten Schritt zu führen.

Jede einzelne Komponente trägt zur Effektivität einer Rechnungs-E-Mail bei. In Kombination ergeben sie eine umfassende, leicht verständliche und nachvollziehbare Rechnungskommunikation.

So schreiben Sie eine Rechnung

Das Versenden einer Rechnung erfordert Präzision, Planung und Professionalität. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die Schritte und Best Practices bei der Rechnungsstellung:

1. Bereiten Sie die Rechnung vor: Erfassen Sie alle erforderlichen Daten wie Produktangaben und Preise. Wenn Sie regelmäßig Rechnungen ausstellen, sollten Sie den Einsatz einer Rechnungsstellungssoftware wie Stripe Invoicing in Betracht ziehen, um diese Aufgabe zu automatisieren und effizient zu verwalten.
   
2. Prüfen Sie die Rechnung: Jede Rechnung muss korrekt sein. Überprüfen Sie alle Angaben, insbesondere die Empfängerinformationen, Kosten und Zahlungsfristen. Fehler können zu angefochtenen Zahlungen und unerwünschten Verzögerungen führen.
   
3. Senden Sie die Rechnung: Wählen Sie eine Versandart, die zu Ihrem Unternehmen passt, sei es eine E-Mail, eine Papierrechnung oder ein digitaler Versand, wie er von Plattformen zur Rechnungsstellung angeboten wird. Unabhängig davon, für welche Methode Sie sich entscheiden, achten Sie darauf, dass Sie die Rechnung an die richtige Person oder Abteilung und zum richtigen Zeitpunkt versenden.
   
4. Ergreifen Sie proaktive Maßnahmen: Manchmal übersehen Kundinnen und Kunden Rechnungen. Senden Sie systematische Zahlungserinnerungen, am besten vor dem Fälligkeitsdatum, damit die Zahlungen pünktlich erfolgen. Wenn die Zahlung überfällig ist, setzen Sie die regelmäßige Nachverfolgung fort.
   
5. Dokumentieren Sie den Zahlungseingang: Sobald eine Zahlung eingeht, dokumentieren Sie sie sofort in Ihrem Buchhaltungssystem. Das hilft bei der Steuerkonformität und liefert wertvolle Daten für die künftige Finanzplanung.
   
6. Kümmern Sie sich um überfällige Zahlungen: Falls eine Rechnung unbezahlt bleibt, entscheiden Sie über Ihre nächsten Schritte. Zu den Optionen gehören Verzugsgebühren oder die Einstellung der Dienstleistungen. Beziehen Sie sich immer auf die in der Rechnung genannten Bedingungen und beachten Sie alle mit der Kundin oder dem Kunden getroffenen Vereinbarungen.
   

So schreiben Sie eine Rechnungs-E-Mail

Rechnungs-E-Mails geben den Ton für die Transaktion an. Eine effektive Rechnungs-E-Mail sollte die Aufmerksamkeit der Kundin oder des Kunden erregen, Klarheit schaffen und zum rechtzeitigen Handeln auffordern. So verfassen Sie diese E-Mails:

1. Klarheit in der Betreffzeile: Die Betreffzeile sollte den Inhalt der E-Mail klar zum Ausdruck bringen. Zum Beispiel: „Rechnung Nr. 12345 von [Name Ihres Unternehmens]“ oder „Rechnungsdetails für [Monat/Dienstleistung]“.
   
2. Vertraute Begrüßung: Beginnen Sie mit einer persönlichen Begrüßung. Verwenden Sie den Namen der Empfängerin oder des Empfängers, um eine Verbindung herzustellen und zu signalisieren, an wen sich die E-Mail richtet.
   
3. Direkt zur Sache: Erwähnen Sie unmittelbar nach der Begrüßung den Zweck der E-Mail. Zum Beispiel: „Im Anhang finden Sie die Rechnung für die Dienstleistungen für [Monat/Dienstleistung]“.
   
4. Wichtige Details: Geben Sie einen kurzen Überblick über die wichtigsten Details der Rechnung. Dazu gehören beispielsweise der Gesamtbetrag, ein Fälligkeitsdatum und eine kurze Beschreibung der Dienstleistungen oder Produkte.
   
5. Rechnung im Anhang: Fügen Sie die Rechnung immer als PDF-Datei hinzu oder geben Sie einen sicheren Link an, über den sie online eingesehen werden kann. Das gewährleistet die Lesbarkeit auf verschiedenen Plattformen und Geräten.
   
6. Angabe der Zahlungsmodalitäten: Geben Sie an, wie die Empfänger/innen die Zahlung abwickeln können. Ob es sich um eine Banküberweisung, eine Kreditkartenzahlung oder eine andere Methode handelt – geben Sie klare Anweisungen.
   
7. Dankesformel: Auch bei Routinegeschäften kann ein einfaches „Vielen Dank für Ihren Auftrag“ positive Beziehungen aufrechterhalten.
   
8. Unterstützungsangebot: Schließen Sie die E-Mail mit einem Hinweis auf Ihre Bereitschaft zur Unterstützung ab. Zum Beispiel: „Sollten Sie Fragen haben oder weitere Informationen benötigen, wenden Sie sich gerne an uns“.
   
9. Ihre Signatur: Fügen Sie Ihre professionelle Signatur hinzu. Diese sollte Ihren Namen, Ihre Stellenbezeichnung und die Kontaktdaten Ihres Unternehmens enthalten.
   
10. Korrekturlesen: Prüfen Sie die E-Mail vor dem Versand auf Klarheit und Fehlerfreiheit. Das spiegelt Ihre Professionalität und Liebe zum Detail wider.
    

Diese Vorgehensweise führt zu einem allgemeinen Rechnungsschreiben, das in den meisten Fällen verwendet werden kann. Sie sollten jedoch Ihre Vorgehensweise bei der Erstellung von Rechnungen auf Ihr Unternehmen, Ihre Kundschaft und Ihre Vorstellungen von der Zahlungsabwicklung abstimmen.

Beispiel: Rechnungs-E-Mail

Das folgende Beispiel für eine Rechnungs-E-Mail ist lediglich eine Vorlage, die keine Anpassung an die Markensprache, die Art Ihres Unternehmens, die Produkte oder Dienstleistungen, die Sie anbieten, oder die Art Ihrer Kundenbeziehung beinhaltet. Sie können diese Vorlage gerne an Ihr Unternehmen und seine Erfordernisse anpassen. Vielleicht enthalten Ihre Rechnungs-E-Mails einen Zahlungslink oder Sie fordern die Empfänger/innen auf, sich zum Bezahlen bei einem Portal anzumelden.

Hier finden Sie eine einfache Vorlage für eine Rechnungs-E-Mail: