Eine genaue und zeitnahe Rechnungsstellung erhöht die Verwaltungseffizienz und sorgt für einen stetigen Cashflow durch die Reduzierung von Zahlungsverzögerungen. Unklare Rechnungen können verzögerte oder angefochtene Zahlungen bewirken, die die Beziehung zwischen Unternehmen und Kunden belasten.

Bei der Rechnungsstellung geht es nicht nur darum, pünktlich bezahlt zu werden, sondern auch um die Wahrung des guten Rufs Ihres Unternehmens und die Schaffung positiver, erfüllender Erfahrungen für Käufer und Verkäufer. Eine gut geschriebene Rechnungs-E-Mail sollte alle notwendigen Details enthalten: Rechnungsdatum, Zahlungsanweisungen, akzeptierte Zahlungsmethoden und eine detaillierte Auflistung der erbrachten Dienstleistungen.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie effektive Rechnungs-E-Mails schreiben, pünktliche Zahlungen sicherstellen und das Kundenvertrauen aufrechterhalten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Rechnungs-E-Mail?
  
• Wichtige Bestandteile einer Rechnungs-E-Mail
  
• So verfassen Sie eine Rechnung
  
• So verfassen Sie eine Rechnungs-E-Mail
  
• Vorlage für Rechnungs-E-Mails
  
• So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen
  

Was ist eine Rechnungs-E-Mail?

Eine Rechnungs-E-Mail ist eine formelle Mitteilung, mit der ein Unternehmen die Bezahlung verkaufter Waren oder Dienstleistungen anfordert. Statt Rechnungen in Papierform per Post zu versenden, ergeht der Versand von Rechnungs-E-Mails auf elektronischem Weg.

Eine gut strukturierte Rechnungs-E-Mail schafft Klarheit, enthält alle notwendigen Details und fördert die zeitnahe Bezahlung.

Wichtige Bestandteile einer Rechnungs-E-Mail

Eine effektive Rechnung enthält mehrere Elemente, die die Rechnung transparent, vertrauenswürdig und sofort zahlbar machen. Hier sind die wichtigsten Komponenten:

1. Klare Betreffzeile: Verfassen Sie eine einfache, beschreibende Betreffzeile, um die Empfänger sofort über den Inhalt der E-Mail zu informieren. Beispiele: „Rechnung Nr. 12345 von Firma ABC“ oder „Zahlungsaufforderung für Dienstleistungen im März“.
   
2. Absenderidentifikation: Senden Sie die E-Mail von einer erkennbaren Adresse, vorzugsweise von einer, die den Namen oder die Domain der Website des Unternehmens enthält. So verringern Sie das Risiko, dass sie als Spam markiert oder vom Empfänger übersehen wird.
   
3. Personalisierte Begrüßung: Verwenden Sie den Namen oder den Unternehmensnamen des Empfängers in der Begrüßung, um eine Verbindung herzustellen und zu signalisieren, dass es sich bei der E-Mail nicht um eine allgemeine oder automatisierte Nachricht handelt.
   
4. Rechnungsdetails: Wichtige Details wie Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag und Zahlungsziel müssen aus Ihrer Rechnung klar und deutlich hervorgehen.
   
5. Detaillierte Aufschlüsselung: Schlüsseln Sie die erbrachten Leistungen in Einzelposten mit Einzelpreisen auf, um Transparenz zu schaffen. Diese Übersicht kann sich im Hauptteil der E-Mail oder auch in einem angehängten Dokument befinden.
   
6. Zahlungsanweisungen und Zahlungsmethoden: Geben Sie an, welche Zahlungsmethoden Sie akzeptieren: Kreditkarte, Banküberweisung, Scheck usw.
   
7. Links oder Anhänge: Machen Sie deutlich, ob Sie die Rechnung als eingebetteten Link oder als Anhang bereitgestellt haben, und fügen Sie einfache Anweisungen für den Zugriff bei.
   
8. Kontaktdaten: Geben Sie Kontaktinformationen für alle Fragen zur Rechnung an, um es den Empfängern leicht zu machen, Bedenken zu melden, Fehler zu korrigieren oder Klärungen herbeizuführen.
   
9. Allgemeine Geschäftsbedingungen: Nennen Sie explizit alle relevanten Bedingungen wie Verzugsgebühren oder Rabatte für vorzeitige Zahlungen, um die Empfänger umfassend über die Auswirkungen ihrer Handlungen oder Unterlassungen zu informieren.
   
10. Klare Handlungsaufforderung: Fügen Sie eine direkte Aufforderung hinzu, z. B. „Wir bitten um Begleichung bis zum [Fälligkeitsdatum].“" oder „Hier klicken, um jetzt zu bezahlen“, um die Empfänger zum nächsten Schritt zu leiten.
    

Jede einzelne Komponente trägt zur Effektivität der Rechnungs-E-Mail bei. Zusammen ergeben sie eine vollständige, leicht verständliche Rechnung, die direkt bezahlt werden kann.

Wie schreiben Sie eine Rechnung?

Seien Sie präzise und professionell. Hier finden Sie einen Überblick über die Schritte und Best Practices für die Rechnungserstellung:

1. Bereiten Sie die Rechnung vor: Erfassen Sie alle erforderlichen Daten, wie z. B. erbrachte Dienstleistungen, Zahlungsbedingungen und Rechnungsdatum. Wenn Sie regelmäßig Rechnungen ausstellen, kann Ihnen eine Buchhaltungs- oder Rechnungsstellungssoftware wie Stripe Invoicing mit automatisierten Abläufen viel Arbeit ersparen.
   
2. Prüfen Sie die Rechnung: Eine Rechnung muss absolut korrekt sein. Überprüfen Sie alle Details, insbesondere die Empfängerdaten, die Beträge sowie die Zahlungsanweisungen und -fristen. Fehler können zu Zahlungsanfechtungen und unerwünschten Verzögerungen führen.
   
3. Übermitteln Sie die Rechnung: Wählen Sie eine Zustellmethode, die für Ihr Unternehmen geeignet ist: E-Mail, Post oder digitale Zustellung über Abrechnungsplattformen. Stellen Sie unabhängig von der Zustellmethode sicher, dass die Rechnung an die richtige Person oder Abteilung geht. Und versenden Sie die Rechnung zum richtigen Zeitpunkt.
   
4. Fassen Sie proaktiv nach: Manchmal übersehen Kundinnen und Kunden Rechnungen. Versenden Sie systematische Erinnerungen, idealerweise noch vor dem Fälligkeitsdatum, um verspäteter Zahlungen zu vermeiden. Wenn eine Zahlung überfällig wird, fassen Sie regelmäßig mit Follow-ups nach.
   
5. Dokumentieren Sie den Zahlungseingang: Sobald Sie eine Zahlung erhalten haben, dokumentieren Sie den Eingang sofort in Ihrem Buchhaltungssystem. Dies hilft bei der Einhaltung von Steuervorschriften und liefert wertvolle Daten für die zukünftige Finanzplanung.
   
6. Kümmern Sie sich um überfällige Zahlungen: Wenn eine Rechnung nicht bezahlt wurde, entscheiden Sie, wie Sie weiter vorgehen möchten. Zu den Optionen gehören Verzugsgebühren oder auch die vorübergehende Einstellung Ihrer Dienstleistung. Beziehen Sie sich immer auf die Bedingungen in der Rechnung und halten Sie alle mit dem Kunden getroffenen Vereinbarungen ein.
   

So verfassen Sie eine Rechnungs-E-Mail

Die E-Mail kann den Ton für die gesamte Transaktion angeben. Eine effektive Rechnungs-E-Mail sollte die Aufmerksamkeit des Kunden auf sich ziehen, Klarheit schaffen und rechtzeitiges Handeln veranlassen. So formulieren Sie eine gut strukturierte Rechnungs-E-Mail:

1. Sorgen Sie für Klarheit in der Betreffzeile: Die Betreffzeile sollte den Inhalt der E-Mail klar beschreiben. Beispiele: „Rechnung Nr. 12345 von [Name Ihres Unternehmens]“ oder „Rechnung für [Monat/Dienstleistung]“.
   
2. Grüßen Sie mit Vertrautheit: Beginnen Sie mit einer persönlichen Begrüßung. Verwenden Sie den Namen des Empfängers, um eine Verbindung herzustellen und den Adressat der E-Mail klar anzugeben.
   
3. Kommen Sie auf den Punkt: Erwähnen Sie gleich nach Ihrer Begrüßung den Zweck der E-Mail. Beispiel: "Im Anhang finden Sie die Rechnung für die erbrachten Dienstleistungen für [Monat/Dienstleistung]."
   
4. Fügen Sie die wichtigen Details ein: Geben Sie einen kurzen Überblick über die wichtigsten Rechnungsdetails. Dies kann den Gesamtbetrag, ein Fälligkeitsdatum für die Zahlung und eine kurze Beschreibung der Dienstleistungen oder Produkte umfassen.
   
5. Hängen Sie die Rechnung an: Hängen Sie die Rechnung immer als PDF an oder stellen Sie einen gesicherten Link zur Online-Ansicht zur Verfügung. Dadurch wird die Lesbarkeit auf verschiedenen Plattformen und Geräten gewährleistet.
   
6. Erläutern Sie die Zahlungsmethoden: Beschreiben Sie, wie die Zahlung erfolgen kann. Unabhängig davon, ob es sich um eine Banküberweisung, Kreditkartenzahlung oder eine andere Methode handelt, geben Sie klare Anweisungen.
   
7. Bedanken Sie sich: Auch im routinemäßigen Geschäftsverkehr kann ein einfaches "Vielen Dank für Ihr Vertrauen" positive Beziehungen pflegen.
   
8. Bieten Sie Unterstützung an: Beenden Sie die E-Mail mit einem Hinweis auf Ihre Bereitschaft zu helfen. Zum Beispiel: "Sollten Sie Fragen haben oder weitere Details benötigen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren."
   
9. Fügen Sie Ihre Unterschrift ein: Schließen Sie mit Ihrer professionellen Signatur ab. Diese sollte Ihren Namen, Ihre Position und die Kontaktdaten des Unternehmens enthalten.
   
10. Lesen Sie die E-Mail noch einmal aufmerksam durch: Überprüfen Sie die E-Mail vor dem Versand auf Verständlichkeit und Richtigkeit. Damit zeigen Sie Professionalität und Liebe zum Detail.
    

Auf diese Weise versenden Sie eine gut geschriebene Rechnungs-E-Mail, die in den meisten Fällen funktionieren wird. Jedes Unternehmen sollte die Details seines Rechnungsstellungsprozesses an seine individuellen Anforderungen anpassen.

Für Unternehmen, die viele Kunden haben, flexible Zahlungsmethoden anbieten oder mit langfristigen Verträgen arbeiten, ist es wichtig, die Rechnungsvorlagen so anzupassen, dass sie spezifische Zahlungsanweisungen, Verzugsgebühren und akzeptierte Zahlungsmethoden klar kommunizieren.

Wenn Ihr Unternehmen häufig mit verspäteten Zahlungen konfrontiert ist, können automatische Zahlungserinnerungen und klare Zahlungsbedingungen die Zahlungsmoral verbessern.

Vorlage für Rechnungs-E-Mails

Die folgende Vorlage für eine Rechnungs-E-Mail ist nur ein Beispiel. Markenspezifische Formulierungen, Branchen, Produkte oder Dienstleistungen und die Art der Kundenbeziehung können natürlich nicht berücksichtigt werden. Gerne können Sie die Vorlage unten an Ihr Unternehmen und dessen Anforderungen anpassen. Sie können beispielsweise einen Zahlungslink für Online-Transaktionen einfügen, Bankkontodaten für Überweisungen angeben oder Empfänger anweisen, sich bei einem Kundenportal anzumelden, um Rechnungszahlungen einzusehen und zu verarbeiten.

Hier ist eine einfache Vorlage für eine Rechnungs-E-Mail:

So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen

Stripe Invoicing bietet umfangreiche Tools, mit denen Sie Rechnungen effizienter erstellen, versenden und bezahlen lassen können. Mit Stripe Invoicing können Sie:

• schnellere Zahlungen erreichen: Ermöglichen Sie Kunden die sofortige Online-Zahlung von Rechnungen mit dem konversionsoptimierten Bezahlvorgang von Stripe.
  
• Abrechnungs-Workflows automatisieren: Erstellen, konfigurieren und versenden Sie einmalige und wiederkehrende Rechnungen – ganz ohne Programmierung. Stripe Invoicing verfolgt automatisch Zahlungen, sendet Erinnerungen und wickelt Rückerstattungen ab.
  
• Rechnungen nach Ihrem Bedarf konfigurieren: Stripe Invoicing ist konfigurierbar, um Ihnen bei der Einhaltung bestimmter lokaler Formatierungsanforderungen für Rechnungen zu helfen.
  
• die Rechnungserstellung in Ihre Bestandssysteme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich nahtlos mit Ihrer bestehenden Buchhaltungs- und Unternehmensverwaltungssoftware anderer Drittanbieter verknüpfen.
  
• Ihre operativen Abläufe optimieren: Reduzieren Sie die manuelle Dateneingabe und den Verwaltungsaufwand, indem Sie Rechnungsdaten automatisch mit Ihrem Buchhaltungssystem synchronisieren.
  

In der Stripe Invoicing-Dokumentation erfahren Sie, wie Stripe Ihre Rechnungsstellung optimieren kann, damit Sie schneller bezahlt werden.