Korrekt och snabb fakturering ökar den administrativa effektiviteten och kan ha en direkt inverkan på ett företags ekonomiska hälsa och relationer. Otydliga e-postfakturor kan leda till försenade betalningar eller tvister, vilket anstränger relationen mellan företag och kund.

Fakturering handlar inte bara om att få betalt i tid – det handlar också om att bevara företagets rykte och upprätthålla positiva, ömsesidigt tillfredsställande upplevelser för såväl företaget som kunden. Nedan hittar du en snabbguide till hur du skriver effektiva e-postfakturor som säkerställer att betalningar kommer in i tid samtidigt som du upprätthåller kundernas förtroende.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en e-postfaktura?
  
• Huvudkomponenter i e-postfakturor
  
• Så skriver man en faktura
  
• Så skriver man en e-postfaktura
  
• Exempel på e-postfakturor
  

Vad är en e-postfaktura?

En e-postfaktura är ett e-postmeddelande som företag skickar för att begära betalning för tillhandahållna varor eller tjänster. Istället för att skicka pappersfakturor via post skickar företag e-postfakturor elektroniskt.

Huvudkomponenter i e-postfakturor

En effektiv e-postfaktura innehåller flera element som gör kommunikationen transparent, pålitlig och användbar. Här är de viktigaste komponenterna:

• Tydlig ämnesrad: Skriv en enkel och beskrivande ämnesrad för att omedelbart informera mottagaren om syftet med e-postmeddelandet. Ett exempel kan vara "Faktura #12345 från ABC-företag" eller "Betalningsbegäran för tjänster utförda i mars".

• Identifiering av avsändare: Skicka e-postmeddelandet från en igenkännbar adress, helst en som innehåller företagets namn eller webbplatsdomän för att minska risken för att det markeras som skräppost eller förbises av mottagaren.

• Personlig hälsning: Använd mottagarens namn eller företagsnamn i hälsningen för att upprätta en kontakt och signalera att e-postmeddelandet inte är ett generiskt eller automatiserat meddelande.

• Fakturauppgifter: Visa tydligt detaljer som fakturanummer, totalt belopp som ska betalas och förfallodatum för att göra det enkelt för mottagaren att snabbt förstå sina skyldigheter.

• Detaljerad specificering: Specificera alla tjänster eller produkter du har levererat tillsammans med deras individuella kostnader för att säkerställa transparens. Det här avsnittet kan finnas i e-postmeddelandet eller i ett bifogat dokument.

• Betalningsmetoder: Lista godkända betalningsmetoder som kreditkort, banköverföring, check eller annat alternativ.

• Länkar eller bilagor: Ange tydligt om du har tillhandahållit fakturan som en inbäddad länk eller bilaga och inkludera enkla instruktioner om hur man öppnar den.

• Kontaktuppgifter: Ange kontaktinformation för faktureringsrelaterade frågor för att ge mottagarna ett enkelt sätt att ta itu med problem, lösa fel eller söka förtydliganden.

• Regler och villkor: Ange uttryckligen alla relevanta villkor, t.ex. förseningsavgifter eller rabatter för tidig betalning, för att ge mottagarna fullständig information om konsekvenserna av deras åtgärder eller underlåtenhet att vidta åtgärder.

• Tydlig uppmaning till handling: Lägg till en direkt uppmaning, till exempel "Behandla betalningen senast [förfallodatum]" eller "Klicka här för att betala nu", för att vägleda mottagaren till nästa steg.

Varje komponent bidrar till att skapa en effektiv e-postfaktura. Tillsammans skapar de en faktureringsupplevelse som är heltäckande samt lätt att förstå och hantera.

Så skriver man en faktura

Fakturautskick kräver precision, planering och professionalism. Här är en översikt över stegen som ingår och bästa praxis för fakturering:

1. Förbered fakturan: Samla in all nödvändig information, till exempel produktinformation och priser. Om du regelbundet utfärdar fakturor bör du överväga att använda ett faktureringsprogram, t.ex. Stripe Invoicing, för att automatisera och hantera denna uppgift effektivt.
   
2. Granska fakturan: Varje faktura ska vara korrekt. Dubbelkolla alla detaljer, särskilt mottagarinformation, kostnader och betalningsfrister. Misstag kan orsaka tvister och oönskade förseningar.
   
3. Skicka fakturan: Välj en leveransmetod som passar ditt företag. Tillgängliga metoder inkluderar att skicka ett e-postmeddelande, skicka en pappersfaktura via post eller använda någon av de digitala leveranstjänster som faktureringsplattformar erbjuder. Oavsett vilken metod du väljer ska du se till att skicka fakturan till rätt person eller avdelning samt vid rätt tidpunkt.
   
4. Följ upp proaktivt: Ibland förbiser kunder fakturor. Skicka systematiska påminnelser, helst innan förfallodagen, för att säkerställa punktliga betalningar. Om betalningen förfaller bör du fortsätta med regelbundna uppföljningar.
   
5. Dokumentera betalningskvittot: När du får en betalning ska du omedelbart dokumentera den i ditt bokföringssystem. Detta bidrar till att upprätthålla skatteefterlevnad och ger värdefull information för framtida ekonomisk planering.
   
6. Hantera försenade betalningar: Om en faktura förblir obetald är det dags att beakta vad du ska göra härnäst. Alternativ inkluderar att ta ut förseningsavgifter eller pausa tjänster. Hänvisa alltid till de villkor som anges i fakturan och håll fast vid eventuella överenskommelser som gjorts med kunden.
   

Så skriver man en e-postfaktura

E-postfakturor kan sätta tonen för transaktionen. En effektiv e-postfaktura ska fånga kundens uppmärksamhet, ge tydlighet och snabba åtgärder. Så här skapar du dessa e-postmeddelanden:

1. Se till att ämnesraden är tydlig: Ämnesraden ska tydligt beskriva e-postmeddelandets innehåll. Se till exempel: "Faktura #12345 från [ditt företagsnamn]" eller "Faktureringsuppgifter för [månad/tjänst]".
   
2. Personlig hälsning: Börja med en personlig hälsning. Använd mottagarens namn för att skapa kontakt och signalera e-postmeddelandets avsedda målgrupp.
   
3. Kom till saken: Nämn syftet med e-postmeddelandet omedelbart efter hälsningen. Till exempel: "Bifogat är fakturan för utförda tjänster för [månad/tjänst]."
   
4. Inkludera viktiga detaljer: Ge en kortfattad översikt över de viktigaste fakturauppgifterna. Detta kan inkludera det totala beloppet, förfallodatumet och en kort beskrivning av tjänsterna eller produkterna.
   
5. Bifoga fakturan: Bifoga alltid fakturan som en pdf-fil eller tillhandahåll en säker länk för att öppna den online. Detta säkerställer läsbarhet på olika plattformar och enheter.
   
6. Ge en översikt över betalningsmetoder: Beskriv hur mottagaren kan slutföra betalningen. Oavsett om det gäller en banköverföring, en kreditkortsbetalning eller en annan metod är det viktigt att ge tydliga instruktioner.
   
7. Uttryck tacksamhet: Även i rutinmässiga affärstransaktioner kan ett enkelt "Tack för ditt köp" upprätthålla en positiv transaktion.
   
8. Erbjud hjälp: Avsluta med att meddela att du är villig att hjälpa till. Till exempel: "Om du har frågor eller behöver mer information är du välkommen att kontakta oss."
   
9. Inkludera din signatur: Avsluta med din professionella signatur. Detta bör inkludera ditt namn, din befattning och företagets kontaktuppgifter.
   
10. Korrekturläs meddelandet: Innan du skickar e-postmeddelandet bör du granska det för att se om det är tydligt och korrekt. Detta återspeglar din professionalism och uppmärksamhet kring detaljer.
    

Ovanstående tillvägagångssätt producerar en generisk faktura som räcker bra i de flesta fall. Du bör dock förfina din fakturastrategi baserat på hur ditt företag är uppbyggt, vilka dina kunder är och hur du förväntar dig att betalningstransaktioner ska gå till.

Exempel på e-postfaktura

Nedan angivna exempel är bara en mall, vilket innebär att det inte har anpassats för att beakta varumärkesröst, vilken typ av företag du driver, tillhandahållna produkter eller tjänster eller vilken typ av relation du har med dina kunder. Anpassa mallen nedan så att den passar ditt företag och dess behov. Till exempel kanske dina e-postfakturor innehåller en betalningslänk, eller så kanske du instruerar mottagarna att logga in på en portal för att betala.

Här är en grundläggande mall för en e-postfaktura: