正確かつスピーディーな請求を行うことで、管理効率が向上し、支払いの遅延が減るため、安定したキャッシュフローが維持されます。ただし、明確さに欠けた請求書メールは支払いの遅延や不審請求の申し立てにつながり、企業と顧客の関係をこじらせてしまう可能性があります。
請求書の発行は、期限内に支払いを受けるだけでなく、会社の評判を維持し、ビジネスと顧客にとって前向きで相互に充実した体験を維持することにも関係します。適切に作成された請求書メールには、請求日、支払い手順、受け付け可能な支払い方法、提供されたサービスの項目別リストなど、必要な詳細がすべて含まれている必要があります。
ここでは、効果的な請求書メールを作成して、支払いが期限内に確実に支払われるようにし、顧客の信頼を維持する方法のクイックガイドをご紹介します。
この記事の内容
- 請求書メールとは
- 請求書メールの主な構成要素
- 請求書の作成方法
- 請求書メールの作成方法
- 請求書メールのテンプレート
- Stripe Invoicing にできること
請求書メールとは
請求書メールは、提供された商品またはサービスの支払いを要求するために企業が送信する正式な通知です。企業は紙の請求書を郵送する代わりに、請求書メールを電子的に送信します。
適切に構成された請求書メールを使用すると、支払いがスピーディーに行われるようになります。このメールには、混乱を避けるために必要な支払いの詳細がすべて記載されています。
請求書メールの主な構成要素
効果的な請求書メールには、通知内容の透明性、信頼性、実用性を高めるための要素が複数含まれています。主な構成要素は次のとおりです。
- 明確な件名: 件名は簡潔で分かりやすいものにして、受信者にメールの意図がすぐに伝わるようにします。例としては、「ABC 社からの請求書 #12345」や「3 月のサービスの支払いリクエスト」などがあります。
- 送信者の身元: スパムとしてマークされたり、受信者に見落とされたりするリスクを減らすために、送信者を認識可能なアドレス、できればビジネスの名前やウェブサイトのドメインが組み込まれたアドレスからメールを送信します。
- パーソナライズされた挨拶: 挨拶で受信者の名前またはビジネス名を使用して関係性を明確にし、そのメールが汎用メッセージや自動メッセージではないことを知らせます。
- 請求書の詳細: 請求日、請求書番号、合計支払い額、支払い期日などの詳細情報が記載します。これにより、受取人は自分の義務を素早く把握できます。
- 詳細な内訳: 透明性を確保するために、提供したサービスや商品を明細化し、個々の費用を記載します。このセクションは、メール本文または添付のドキュメントに含めることができます。
- 支払い手順と支払い方法: クレジットカード、銀行振込、小切手、その他のオプションなど、受け付け可能な支払い方法をリストアップします。
- リンクまたは添付: 請求書をリンクで提供したか、または添付として提供したかを明確に示し、アクセス方法のわかりやすい手順を記載します。
- 連絡先: 請求関連の問い合わせ用に連絡先情報を記載して、受取人が懸念事項に対処したり、エラーを解決したり、説明を求めたりできる簡単な方法を提供します。
- 規約と条件: 延滞料や早期支払い割引など、関連する条件を明示的に記載して、受取人の履行・不履行の影響を十分に伝えます。
- 明確な行動喚起: 「[期日] までにこの支払いを処理してください」や「今すぐ支払うにはここをクリックしてください」などの直接的な要求を追加して、受取人を次のステップに誘導します。
構成要素はそれぞれ、請求書メールの効果を向上させます。これらを組み合わせることで、包括的で理解しやすく、実用的な請求通知を作成できます。
請求書の作成方法
請求書を作成する際には、正確かつプロフェッショナルな内容となるよう心がけましょう。ここでは、請求書を作成する手順とベストプラクティスの概要をご紹介します。
- 請求書を作成する: 提供したサービス、支払い条件、請求日などの必要なデータを収集します。請求書を定期的に発行する場合は、会計ソフトウェアや請求ソフトウェア (Stripe Invoicing など) を使用して、請求プロセスを自動化し、効率的に管理できます。
- 請求書をレビューする: すべての請求書は正確でなければなりません。すべての詳細、特に受取人情報、費用、支払い手順と期限を再確認してください。ミスがあると、紛争や望ましくない遅延が発生しかねません。
- 請求書を送信する: メールの送信、紙の請求書の郵送、請求書発行プラットフォームが提供するデジタル送付サービスなど、自社に適した送付方法を選択します。どの方法を選択する場合でも、請求書を適切な人物または部門に、適切なタイミングで送信するようにしてください。
- 積極的にフォローアップする: 時折、顧客が請求書を見落としてしまうことがあります。期日どおりに支払いが行われるように、体系的なリマインダーを、理想的には期日前に送信します。支払い期限が過ぎた場合は、定期的なフォローアップを継続します。
- 支払いの受領を記録する: 支払いを受け取ったら、すぐに会計システムに記録します。これは税務コンプライアンスに役立つほか、将来の財務計画のための貴重なデータとなります。
- 支払い期日を過ぎた支払いに対処する: 請求書が未払いのままである場合、次のステップを決定します。オプションとしては、延滞料の請求やサービスの一時停止などがあります。請求書に記載されている条件を常に参照し、顧客と交わした契約に従います。
請求書メールの書き方
請求書メールは、取引のトーンを決めることができます。効果的な請求書メールは、顧客の注意を引き、明確さを備え、タイミングよく行動を促すものでなければなりません。ここでは、適切な内容の請求書メールを作成する方法をご紹介します。
- 件名を明確にする: 件名は、メールの内容を明確に示すものにする必要があります。「[会社名] からの請求書 #12345」や「[月 / サービス] の請求明細」などの形式を使用することを検討してください。
- _挨拶に親しみを込める: _最初の挨拶にはパーソナライズした表現を使用しましょう。受信者の名前を使用し、関係を深められるようにして、メールの対象読者に気付いてもらえるようにします。
- 要点を押さえる: 挨拶の直後に、メールの目的を述べます。たとえば、「[月 / サービス] に実施されたサービスの請求書を添付いたします」などです。
- 重要な明細情報を記載する: 請求書の最も重要な明細情報について、簡単な概要を記入してください。合計金額、支払い期日、サービスまたは商品の簡単な説明などがこれに当てはまります。
- 請求書を添付する: 請求書は常に PDF として添付するか、オンラインで表示できる安全なリンクを提供してください。これにより、多様なプラットフォームやデバイスでも読みやすくすることができます。
- 支払い方法を概説する: 請求書の受取人が支払いを完了する方法を詳しく説明します。銀行振込、クレジットカード決済、その他の方法のいずれであっても、明確な説明を提供します。
- 感謝の気持ちを表す: 日常的な商取引でも、「お取引ありがとうございます」というシンプルな言葉で、良好な関係を維持することができます。
- 支援を提供する: 最後に、支援する意思を示す短い文章で締めくくります。たとえば、「ご不明な点や詳細が必要な場合は、ご遠慮なくお問い合わせください」などです。
- 署名を記載する: 最後の署名は業務に適したものにしてください。これには、名前、役職、会社の連絡先情報を記載する必要があります。
- 校正する： メールを送信する前に、メールの内容が明確で正確であることを確認してください。それはあなたのプロとしての意識と細部へのこだわりを反映します。
この方法で作成すると、ほとんどの場合に当てはまる、適切な内容の請求書メールができあがります。各企業は、独自の要件に基づいて請求プロセスを改善する必要があります。
複数のクライアントに対応したり、柔軟な支払い方法を提供したり、長期契約を結んだりしている企業の場合、特定の支払い手順や延滞料、受け付け可能な支払い方法を反映するように請求書テンプレートをカスタマイズすることが重要です。
さらに、支払い遅延が頻繁に発生する場合は、自動の支払いリマインダーを設定し、明確な支払い条件を概説することで、スピーディーな支払いを促すことができます。
請求書メールのテンプレート
以下は、請求書メールテンプレートの一例です。ブランドボイス、運営するビジネスのタイプ、提供する商品やサービス、クライアントとの関係の性質などのカスタマイズは含まれません。以下のテンプレートは、お客様のビジネスとそのニーズに合わせて自由にカスタマイズしていただけます。たとえば、オンライン取引の決済用リンクを追加したり、電信送金の銀行口座情報を記載したり、受取人にクライアントポータルにログインして請求書の支払いを表示・処理するよう指示したりすることができます。
請求書メールの基本的なテンプレートを以下に示します。
Stripe Invoicing にできること
Stripe Invoicing には、請求書の作成、送信、支払いの受け取りをより効率的に行うことができる総合的なツールセットが用意されています。Stripe Invoicing を使用すると、次のことが可能になります。
- スピーディーに支払いを受ける: 購入完了率を最大限に高めるよう設計された Stripe の決済フロー機能を使用して、顧客は請求書をオンラインで即座に支払うことができます。
- 請求ワークフローを自動化する: 1 回限りの請求書や定期的な請求書を簡単に作成、カスタマイズ、送信できます。コーディングは一切不要です。Stripe Invoicing は、支払いを自動的に追跡し、リマインダーを送信し、返金を処理します。
- ニーズに合わせて設定する: Stripe Invoicing は、請求する地域の請求書形式の要件を満たすように設定できます。
- ツールと連携する: Stripe Invoicing は、既存のサードパーティーの会計ソフトウェアやビジネス管理ソフトウェアとシームレスに連携します。
- 業務を効率化する: 請求書データを会計システムと自動的に同期することで、手作業によるデータ入力と管理コストを削減します。
Stripe がどのように請求書作成を効率化して、支払いをより早く受けられるようにしているかについては、Stripe Invoicing のドキュメントをご覧ください。
この記事の内容は、一般的な情報および教育のみを目的としており、法律上または税務上のアドバイスとして解釈されるべきではありません。Stripe は、記事内の情報の正確性、完全性、妥当性、または最新性を保証または請け合うものではありません。特定の状況については、管轄区域で活動する資格のある有能な弁護士または会計士に助言を求める必要があります。