迅速かつ正確な請求書作成は、管理上の効率を高めるとともに、ビジネスの財務健全性と顧客関係に直接的な影響を及ぼすことがあります。不明瞭な請求書メールは、支払いの遅滞や不審請求の申請、ビジネスと顧客の関係悪化の原因となる場合があります。

請求書作成の目的は、単に支払いを適時に受け取れるようにするだけでなく、企業の評判を失わないようにし、ビジネスと顧客の双方が満足できるポジティブな体験を維持することでもあります。ここでは、適時な支払いを確実にし、顧客の信頼を維持する効果的な請求書メールを作成する方法のクイックガイドをご紹介します。

本記事の内容

• 請求書メールとは
  
• 請求書メールの主要な要素
  
• 請求書の作成方法
  
• 請求書メールの作成方法
  
• 請求書メールの例
  

請求書メールとは

請求書メールとは、提供した物品またはサービスの支払いをリクエストするために企業が送信するメールです。企業は、紙媒体の請求書を郵送する代わりに、請求書メールを電子的に送信できます。

請求書メールの主な要素

効果的な請求書メールには、コミュニケーションの透明性と信頼性、アクション実行の容易さを高める複数の要素が含まれます。その主な要素は次のとおりです。

• 明確な見出し: メールの目的が受取人にすぐに伝わるような直感的かつ記述的な見出しを作成します。例えば、「ABC 会社からの請求書 #12345」や「3 月のサービスの支払いリクエスト」といったものが挙げられます。

• 送信者の識別情報: できれば企業の名前またはウェブサイトドメインを取り入れた、見覚えのあるアドレスからメールを送信して、受取人によってスパムとしてマークされたり、見過ごされたりする可能性を抑えます。

• パーソナライズされた挨拶: 挨拶文に受取人の名前や企業名を使って、つながりを築き、メールが汎用または自動メッセージでないことを伝えます。

• 請求書の詳細: 請求書番号、合計請求金額、支払い期日などの詳細を目立つように表示し、受取人が自身の義務をすぐに理解できるようにします。

• 詳細な内訳: 提供したサービスまたは商品をそれぞれの金額とともに箇条書きで分かりやすく示します。このセクションはメール本文または添付ドキュメントに含めることができます。

• 支払い方法: クレジットカード、銀行振込、小切手など、受け付けている決済方法のリストを記載します。

• リンクまたは添付ファイル: 埋め込みリンクまたは添付ファイルとして請求書を提供している場合は、その旨をはっきりと伝え、それらへのアクセス方法を分かりやすく説明します。

• 問い合わせ先情報: 請求書に関連する質問の問い合わせ先情報を提供し、受取人が懸念への対応、問題の解決、不明点の解消を簡単な方法で求めることができるようにします。

• 利用規約: 遅滞手数料や早期支払い割引など、関連するすべての規約を明示し、受取人の行動または不履行により起こり得ることすべてについて情報を提供します。

• 明確なコールトゥアクション: 「[期日]までにこの支払いを処理してください」や「支払いを行うにはこちらをクリックしてください」といった直接的なプロンプトを追加して、受取人を次のステップに導きます。

これらの要素はそれぞれ、請求書メールの効果を高めるのに役立ちます。これらを組み合わせることで、請求書に関する情報を包括的で分かりやすく、アクションを実行しやすい方法で伝えることができます。

請求書の作成方法

請求書の送付や送信では、正確性、計画性および専門性が求められます。請求書作成の手順とベストプラクティスを以下に示します。

1. 請求書の準備: 商品の詳細や価格など、必要なデータを収集します。定期的に請求書を発行している場合は、その業務を自動化し効率的に管理するために、Stripe Invoicing などの請求書作成ソフトウェアを利用することを検討します。
   
2. 請求書の確認: すべての請求書は正確でなければなりません。すべての詳細情報、特に受取人の情報、費用、支払い期限を再度確認します。誤りがあると、不正請求の申請や不要な遅延が生じたりする場合があります。
   
3. 請求書の送付・送信: メールの送信、紙媒体の請求書の送付、請求書作成プラットフォームが提供するデジタル配布サービスのいずれか自社に適した方法を選択します。どの方法を選択する場合でも、適切な受取人または部門に適時に届くようにします。
   
4. 積極的なフォローアップ: 時として顧客は請求書を見過ごしてしまうことがあるため、システム化されたリマインド通知を送信するようにします。これは、適時に支払いを受け取れるようにするため、支払い期日前に送信するのが理想的です。支払いの遅滞が生じた場合は、通常のフォローアップで処理を続行します。
   
5. 領収書の記録: 支払いを受け取ったら、会計システムで速やかにそれを記録します。これは、税務コンプライアンスに役立ち、今後の財務計画のための貴重なデータとなります。
   
6. 期日超過の支払いへの対応: 請求書が未払いのままである場合は、次に採るべく対応を決定します。例えば、遅滞手数料の請求またはサービスの一時停止などがあります。どのような対応を採るにせよ、常に請求書に記載の規約を参照し、顧客と結んでいる同意を遵守するようにします。
   

請求書メールの作成方法

請求書メールでは取引の方向性を設定することができます。効果的な請求書メールは、顧客の注意を引き、透明性を提供し、適時な行動を促すことができます。このような効果的な請求書メールを作成する方法は次のとおりです。

1. 明確な見出し: 見出しではメールの概要を明確に示す必要があります。例えば、「[自社の企業名]の請求書 #12345」や「[月/サービス]の請求書の詳細」などです。
   
2. 親しみを感じさせる挨拶: パーソナライズされた挨拶から本文を始めます。受取人の名前を使ってつながりを育み、メールが誰を対象としているのかを知ってもらいます。
   
3. 単刀直入: 挨拶の直後にメールの目的を伝えます。例えば、「[月/サービス]において提供したサービスの請求書を添付しております」などです。
   
4. 重要な詳細情報を含める: 請求書の最も重要な詳細情報の概要を提供します。合計額、支払い期日、サービスまたは商品の概要などが含まれる場合があります。
   
5. 請求書の添付: 請求書を添付する場合は常に PDF 形式を使用します。オンラインで表示可能なセキュアリンクを提供することもできます。こうすることにより、さまざまなプラットフォームやデバイスで請求書を確認してもらうことができます。
   
6. 支払い方法の説明: 支払い完了方法を詳しく説明します。銀行振込やクレジットカード決済、またはその他の手段について、明確な手順を示します。
   
7. 感謝の表明: 日常的なビジネス取引の場合でも、単に「ありがとうございました」と添えるだけでポジティブな関係を維持できます。
   
8. アシスタンスを申し出る: 最後にサポートの意欲を示すメモを付け加えます。例えば、「ご質問がある場合やより詳しい情報が必要な場合は、お気軽にお問い合わせください」などです。
   
9. 自分の署名を含める: 職務上の署名で締めくくります。名前、役職、会社の連作先情報などを含める必要があります。
   
10. 校正: メールを送信する前に、内容の明確さと正確さをチェックします。こうした確認には、自身のプロ意識と詳細への注意深さが反映されます。
    

ほとんどの場合、以上のアプローチで一般的な請求書を作成することができます。ただし、自社のビジネスや顧客、決済取引のあり方への期待に基づいて請求書作成アプローチを調整する必要があります。

請求書メールの例

以下の請求書メールはテンプレートですので、ブランドの声、ビジネスタイプ、取り扱っている商品やサービス、クライアントとの関係の性質に合わせたカスタイマイズは含まれていません。自社のビジネスやニーズに合わせて、このテンプレートを自由にパーソナライズしてください。例えば、支払いリンクを含めたり、支払いを行うためのポータルへのログイン手順を示したりできます。

請求書メールの基本テンプレート: