Una fatturazione accurata e tempestiva aumenta l'efficienza amministrativa e mantiene un flusso di cassa costante riducendo i ritardi di pagamento. Tuttavia, email con fattura poco chiare possono causare ritardi nei pagamenti o contestazioni, mettendo a dura prova il rapporto tra attività e cliente.

Fatturare non significa solo ricevere pagamenti puntuali, ma anche preservare la reputazione dell'azienda e garantire esperienze positive e reciprocamente soddisfacenti per l'attività e il cliente. Un'email con fattura ben scritta dovrebbe includere tutti i dettagli necessari, come la data della fattura, le istruzioni di pagamento, i metodi di pagamento accettati e l'elenco dettagliato dei servizi erogati.

Di seguito è riportata una breve guida su come scrivere email con fattura efficaci, garantire pagamenti puntuali e mantenere la fiducia dei clienti.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cos'è un'email con fattura?
  
• Componenti chiave delle email con fattura
  
• Come scrivere una fattura
  
• Come scrivere un'email con fattura
  
• Modello per email con fattura
  
• I vantaggi di Stripe Invoicing
  

Che cos'è un'email con fattura?

Un'email con fattura è una comunicazione formale che le aziende inviano per richiedere il pagamento di beni o servizi resi. Invece di inviare fatture cartacee per posta, le attività inviano le email delle fatture in formato elettronico.

Un'email ben strutturata per la fattura garantisce un pagamento tempestivo e fornisce tutti i dettagli necessari per evitare confusione.

Componenti chiave delle email con fattura

Una fattura efficace include più elementi che rendono la comunicazione trasparente, affidabile e fruibile. Ecco alcuni componenti chiave:

1. Riga dell'oggetto chiara: scrivi un oggetto semplice e descrittivo per informare immediatamente il destinatario dell'intento dell'email. Gli esempi possono includere "Fattura n. 12345 di ABC Company" o "Richiesta di pagamento per i servizi di marzo".
   
2. Identificazione del mittente: invia l'email da un indirizzo riconoscibile, preferibilmente uno che includa il nome dell'attività o il dominio del sito web, per ridurre il rischio che venga contrassegnata come spam o trascurata dal destinatario.
   
3. Saluto personalizzato: usa il nome del destinatario o la ragione sociale nel saluto per stabilire una connessione e segnalare che l'email non è un messaggio generico o automatico.
   
4. Specifiche della fattura: metti in evidenza i dettagli come la data della fattura, il numero della fattura, l'importo totale dovuto e la data di scadenza del pagamento, per facilitare la comprensione rapida dei propri obblighi da parte del destinatario.
   
5. Ripartizione dettagliata: per garantire la massima trasparenza, includi i dettagli di servizi o prodotti erogati, insieme ai relativi costi individuali. Questa sezione può trovarsi nel corpo dell'email o in un documento allegato.
   
6. Istruzioni e metodi di pagamento: indica i metodi di pagamento accettati, ad esempio carta di credito, bonifico bancario, assegno o un'altra opzione.
   
7. Link o allegati: indica chiaramente se hai fornito la fattura come link incorporato o allegato e includi istruzioni chiare su come accedervi.
   
8. Informazioni di contatto: fornisci i recapiti per qualsiasi domanda relativa agli addebiti per offrire ai destinatari un modo semplice per affrontare dubbi, risolvere errori o chiedere chiarimenti.
   
9. Termini e condizioni: indica esplicitamente eventuali condizioni pertinenti, come penali per ritardato pagamento o sconti per pagamenti anticipati, per informare pienamente i destinatari delle implicazioni delle loro azioni o mancate azioni.
   
10. Invito chiaro all'azione: aggiungi una richiesta diretta, ad esempio "Esegui il pagamento entro il giorno [data di scadenza]" o "Fai clic qui per pagare ora", per guidare il destinatario verso il passaggio successivo.
    

Ogni componente contribuisce all'efficacia di un'email di fatturazione. Se combinati, creano una comunicazione di addebito completa, facilmente comprensibile e fruibile.

Come scrivere una fattura

Precisione e professionalità sono fondamentali quando si crea una fattura. Ecco una panoramica dei passaggi e delle best practice per la fatturazione:

1. Prepara la fattura: raccogli tutti i dati necessari, come i servizi forniti, i termini di pagamento e la data della fattura. Se emetti regolarmente fatture, ti consigliamo di utilizzare un software di contabilità o fatturazione, come Stripe Invoicing, per automatizzare e gestire in modo efficiente il processo di fatturazione.
   
2. Rivedi la fattura: ogni fattura deve essere accurata. Ricontrolla tutti i dettagli, in particolare le informazioni sul destinatario, i costi, le istruzioni di pagamento e le scadenze. Gli errori possono causare controversie e ritardi indesiderati.
   
3. Invia la fattura: scegli un metodo di consegna che rispecchi la tua attività, ad esempio inviando un'e-mail, inviando una fattura cartacea o utilizzando i servizi di consegna digitale offerti dalle piattaforme di fatturazione. Indipendentemente dal metodo scelto, assicurati di inviare la fattura alla persona o al reparto giusto e al momento giusto.
   
4. Follow-up proattivo: a volte i clienti trascurano le fatture. Invia promemoria sistematici, idealmente prima della data di scadenza, per assicurare pagamenti entro le tempistiche previste. Se il pagamento scade, continua con follow-up regolari.
   
5. Documenta la ricevuta di pagamento: una volta ricevuto un pagamento, documentalo immediatamente nel tuo sistema contabile. Questo aiuta con la conformità fiscale e fornisce dati preziosi per la pianificazione finanziaria futura.
   
6. Dedicati ai pagamenti scaduti: se una fattura resta insoluta, decidi i passaggi successivi. Le opzioni includono l'addebito di penali per ritardato pagamento o l'interruzione temporanea dei servizi. Fai sempre riferimento ai termini indicati nella fattura e rispetta tutti gli accordi presi con il cliente.
   

Come scrivere un'email con una fattura

Le email con fatture possono stabilire il tono della transazione. Un'email con fattura efficace deve catturare l'attenzione del cliente, fornire chiarezza e sollecitare un'azione tempestiva. Ecco come creare un'email con fattura ben scritta:

1. Usa una riga dell'oggetto chiara: l'oggetto deve descrivere chiaramente il contenuto dell'email, ad esempio utilizzando diciture quali "Fattura n. 12345 da [Nome della tua azienda]" o "Dettagli addebito per [Mese/Servizio]".
   
2. Inserisci un saluto che mostri confidenza: personalizza il saluto di apertura, usando il nome del destinatario, favorendo una connessione e indicando il destinatario dell'e-mail.
   
3. Vai al punto: subito dopo il saluto, menziona lo scopo dell'email, ad esempio, "In allegato è riportata la fattura per i servizi resi per [mese/servizio]".
   
4. Includi dettagli importanti: fornisci una breve panoramica dei dettagli più importanti della fattura, ad esempio, l'importo totale, la data di scadenza del pagamento e una breve descrizione dei servizi o prodotti.
   
5. Allega la fattura: allega sempre la fattura in formato PDF o fornisci un link sicuro per visualizzarla online. Ciò garantisce la leggibilità su varie piattaforme e dispositivi.
   
6. Illustra i metodi di pagamento: descrivi in che modo il destinatario può completare il pagamento. Che si tratti di un bonifico bancario, di un pagamento con carta di credito o di un altro metodo, fornisci istruzioni chiare.
   
7. Esprimi la tua gratitudine: anche nelle transazioni commerciali di routine, un semplice "Grazie per averci scelto" può favorire relazioni positive.
   
8. Offri assistenza: termina con una nota che indichi la tua disponibilità ad aiutare, ad esempio, "Se hai domande o hai bisogno di ulteriori dettagli, non esitare a contattarci".
   
9. Includi la tua firma: termina con la tua firma professionale che dovrebbe includere il tuo nome, il ruolo che ricopri e recapiti dell'azienda.
   
10. Rileggi l'email e correggi eventuali errori: prima di inviare l'email, controllane la chiarezza e l'accuratezza. Rifletterà la tua professionalità e attenzione ai dettagli.
    

Questo approccio creerà un'email con fattura ben scritta che funzionerà nella maggior parte dei casi. Ogni attività deve perfezionare la procedura di fatturazione in base alle proprie esigenze specifiche.

Per le attività che gestiscono più clienti, offrono metodi di pagamento flessibili o che hanno contratti a lungo termine, è importante personalizzare i modelli di fattura in modo che riflettano istruzioni di pagamento specifiche, penali per ritardato pagamento e metodi di pagamento accettati.

Inoltre, se la tua attività registra frequenti ritardi di pagamento, l'impostazione di promemoria di pagamento automatici e la definizione di termini di pagamento chiari possono incoraggiare pagamenti tempestivi.

Modello per email con fattura

Il modello per email con fattura riportato di seguito è solo un esempio. Non include la personalizzazione dell'identità del brand, del tipo di attività che gestisci, dei prodotti o servizi che fornisci o della natura del tuo rapporto con i clienti. Puoi personalizzare il modello qui sotto per adattarlo alla tua attività e alle tue esigenze. Ad esempio, puoi includere un link di pagamento per le transazioni online, fornire i dati del conto bancario per i bonifici bancari o istruire i destinatari ad accedere a un portale clienti per visualizzare ed elaborare i pagamenti delle fatture.

Ecco un modello di base per un'email con fattura:

I vantaggi di Stripe Invoicing

Stripe Invoicing fornisce un set completo di strumenti per aiutarti a creare, inviare e ricevere pagamenti per le fatture in modo più efficiente. Con Stripe Invoicing puoi:

• Riscuotere le fatture più rapidamente: consenti ai clienti di pagare le fatture online in modo istantaneo con l'esperienza di pagamento ottimizzata per la conversione di Stripe.
  
• Automatizzare i flussi di lavoro di addebito: crea, personalizza e invia senza difficoltà fatture una tantum o ricorrenti, senza scrivere una sola riga di codice. Stripe Invoicing monitora automaticamente i pagamenti, invia promemoria e gestisce i rimborsi.
  
• Configurare lo strumento in base alle tue esigenze: Stripe Invoicing è configurabile per aiutarti a soddisfare determinati requisiti locali di formattazione per le fatture.
  
• Eseguire l'integrazione con i tuoi strumenti: Stripe Invoicing si collega in modo fluido al tuo software di contabilità e gestione aziendale di terze parti esistente.
  
• Semplificare le operazioni: riduci l'inserimento manuale dei dati e il sovraccarico amministrativo sincronizzando automaticamente i dati delle fatture con il tuo sistema di contabilità.
  

Consulta la documentazione sulla fatturazione Stripe per scoprire di più su come Stripe può aiutarti a semplificare la fatturazione per ricevere i pagamenti più rapidamente.