Met een goede boekhouding weet je precies waar je geld vandaan komt, waar het naartoe gaat en hoeveel je hebt, zodat je een koers kunt uitstippelen voor de financiën van je kleine onderneming. Deze kennis helpt je bij het maken van strategische keuzes over je onderneming, zoals hoeveel geld je voor je moet vragen, of je nieuwe apparatuur moet kopen of wanneer je meer medewerkers moet aannemen. Gedetailleerde financiële informatie helpt ondernemingen ook om leningen te verkrijgen en investeerders aan te trekken, omdat ze hiermee laten zien dat ze betrouwbaar zijn en groeipotentieel hebben. Misschien wel het belangrijkste is dat je met een nauwkeurige boekhouding aan de goede kant van de wet staat. Het is de gemakkelijkste manier om hoge belastingboetes en juridische problemen te voorkomen.

Kortom, de boekhouding is zeer belangrijk voor kleine ondernemingen en 99,9% van alle ondernemingen in de Verenigde Staten zijn kleine ondernemingen. Bovendien behoort 90% van alle ondernemingen over de hele wereld tot het mkb (midden- en kleinbedrijf). Met een georganiseerde financiële administratie kun je je cashflow volgen, patronen in je uitgaven en inkomsten herkennen, en waar nodig aanpassingen maken om winstgevend te blijven. Hieronder bespreken we enkele essentiële boekhoudtips als kleine onderneming.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is de boekhouding?
  
• Boekhoudtips voor kleine ondernemingen
  

Wat is boekhouding?

Boekhouding is het proces van het vastleggen, organiseren en interpreteren van financiële informatie voor een onderneming of persoon. Het is een gedetailleerd overzicht van al het geld dat binnenkomt (inkomsten) en weggaat (uitgaven), samen met het bijhouden van activa (bezittingen) en passiva (schulden). Deze informatie wordt gebruikt om financiële rapporten op te stellen, zoals balansen en winst- en verliesrekeningen, die de financiële gezondheid en prestaties van de onderneming aantonen.

Boekhouding helpt ondernemingen niet alleen de financiële voortgang in de loop van de tijd bij te houden, maar ook te voldoen aan financiële regelgeving en belastingwetten, en weloverwogen beslissingen te nemen over tarieven, investeringen, indienstneming en andere operationele aspecten. Een nauwkeurige financiële administratie getuigt ook van integriteit en transparantie – kwaliteiten die de onderneming op de lange termijn kunnen helpen slagen.

Boekhoudtips voor kleine ondernemingen

Hier zijn enkele boekhoudtips die kleine ondernemingen in gedachten moeten houden.

Houd zakelijke en persoonlijke uitgaven gescheiden

Het gescheiden houden van zakelijke en persoonlijke uitgaven is de belangrijkste regel van de zakelijke boekhouding. Dit vereenvoudigt de boekhouding en maakt het gemakkelijker om inkomsten en uitgaven bij te houden, financiële overzichten op te stellen en belastingaangifte te doen. Het beschermt ook je persoonlijke bezittingen en geeft een nauwkeuriger beeld van de financiële gezondheid van je onderneming. Hier zijn enkele belangrijke overwegingen om je te helpen uitgaven gescheiden te houden.

• Open een aparte zakelijke bankrekening: Gebruik je persoonlijke rekening niet voor zakelijke transacties om te voorkomen dat alles door elkaar loopt.

• Zorg voor een zakelijke creditcard: Dit helpt bij het bijhouden van zakelijke uitgaven en kan het krediet van je onderneming vergroten.

• Betaal jezelf een salaris: Stel een vast bedrag in om als inkomen over te schrijven van je zakelijke rekening naar je persoonlijke rekening. Zo houdt je het geld van je onderneming en je persoonlijke inkomsten gescheiden.

• Houd gedeelde uitgaven bij: Als je iets voor zowel persoonlijke als zakelijke doeleinden gebruikt (zoals je auto of mobiele telefoon), wijs dan een percentage toe voor zakelijk gebruik en houd dit nauwgezet bij.

Gebruik boekhoudsoftware

Boekhoudsoftware kan een enorme hulp zijn voor kleine ondernemingen die worstelen met financieel beheer. Handmatig boekhouden is foutgevoelig en kan ongelooflijk tijdrovend zijn, terwijl boekhoudsoftware deze processen automatiseert. Dit vermindert de kans op menselijke fouten en maakt tijd vrij voor strategische activiteiten. Hier lees je hoe je deze software implementeert.

• Kies de juiste software: Kies een boekhoudplatform dat past bij de grootte van je onderneming, de branche en je specifieke behoeften. Populaire keuzes zijn QuickBooks, Xero en FreshBooks. Elk programma heeft unieke functies, zoals cloudgebaseerde activiteiten, integraties met andere platforms en schaalbaarheid.

• Train je team: Train je personeel in het effectief gebruiken van de software. Veel softwareleveranciers hebben tutorials en klantenondersteuning om je hierbij te helpen.

• Configureren en integreren: Configureer de software zodat deze voldoet aan de boekhoudkundige vereisten van je onderneming. Integreer het met andere systemen, waaronder je POS-systeem (point-of-sale), salarisadministratie en bankdienst, voor een uniforme financiële planning.

Maak een budget

Een goed opgestelde begroting geeft inzicht in je financiële situatie, zodat je gemakkelijk in kaart kunt brengen waar je moet besparen, investeren in groei of juist sparen voor de toekomst. Laten we eens nader bekijken hoe je een budget maakt dat past bij je kleine onderneming.

• Maak een schatting van je inkomen: Maak een prognose van je maandelijkse of jaarlijkse omzet op basis van prestaties uit het verleden, markttrends en verkoopprognoses. Wees realistisch en houd rekening met seizoensschommelingen of mogelijke economische veranderingen.

• Maak een lijst van je uitgaven: Deel je uitgaven in in vaste kosten (zoals huur, salarissen, verzekeringen) en variabele kosten (zoals voorraad, marketing, nutsvoorzieningen). Vergeet de belastingen en leningbetalingen niet. Houd je uitgaven een paar maanden bij om een nauwkeurig beeld te krijgen van je uitgavenpatronen.

• Stel financiële doelen: Bepaal wat je wilt bereiken met je budget. Wilt je de winst verhogen, schulden afbetalen of sparen voor uitbreiding? Laat je doelen je budgetprioriteiten bepalen.

• Wijs middelen toe: Wijs een deel van je inkomsten toe aan elke uitgavencategorie en zorg ervoor dat je totale uitgaven niet hoger zijn dan je inkomsten. Als ze wel hoger zijn, moet je je uitgaven aanpassen of manieren vinden om je inkomsten te verhogen.

• Controleren en afstellen: Controleer je budget regelmatig om zeker te weten dat je op schema ligt. Naarmate je onderneming groeit en verandert, zullen je inkomsten en uitgaven ook veranderen. Het is dus belangrijk om waar nodig aanpassingen door te voeren.

Automatiseer handmatige processen

Automatisering maakt repetitieve en routinematige taken makkelijker. Door tijdrovende, routinematige handmatige processen te automatiseren, kunnen ondernemingen tijd besparen, het risico op menselijke fouten verminderen, kosten besparen die worden besteed aan administratieve overhead en arbeid, en werknemerstevredenheid opbouwen doordat ze meer tijd hebben voor strategische inspanningen. Hieronder vind je de stappen om automatisering in je onderneming te introduceren.

• Identificeer welke processen het meest kunnen profiteren van automatisering.

• Kies softwareopties die integreren met je huidige technologie en kunnen meegroeien met je onderneming. Systemen zoals Customer Relationship Management (CRM) voor het beheer van klantrelaties of Enterprise Resource Planning (ERP) voor bedrijfsprocessen zijn bijvoorbeeld goede plekken om te beginnen.

• Implementeer nieuwe technische oplossingen in fases om operationele overload te voorkomen.

• Zorg ervoor dat het personeel goed is getraind in het gebruik van deze nieuwe tools en begrijpen waarom ze nuttig zijn voor de onderneming.

• Controleer hoe deze technologie in de loop van de tijd presteert en pas deze indien nodig aan voor voortdurende verbetering.

Op de volgende gebieden kan automatisering een grote impact hebben.

• Facturatie: Met software voor geautomatiseerde facturatie kun je facturen genereren en verzenden naar klanten, betalingen bijhouden en herinneringen sturen voor achterstallige facturen.

• Salarisadministratie: Salarissoftware kan lonen, aftrekposten en belastingen berekenen, en het kan directe stortingen voor werknemers automatiseren.

• Onkosten bijhouden: Met tools voor onkostenbeheer kun je bonnetjes registreren, uitgaven categoriseren en rapporten genereren.

• Invoer van gegevens: Tools voor het automatiseren van gegevensinvoer kunnen gegevens extraheren uit bronnen zoals facturen of bonnetjes en deze importeren in je boekhoudsoftware.

• Planning van sociale media: Tools voor het plannen van sociale media kunnen automatisch inhoud op verschillende platforms plaatsen.

Houd een gedetailleerde administratie bij

Een gedetailleerde administratie helpt je onderneming weloverwogen beslissingen te nemen, te voldoen aan auditvereisten en geschillen met klanten, leveranciers of werknemers snel aan te pakken en op te lossen. Het controleren van deze records kan je helpen strategieën te bedenken om kosten te besparen, activiteiten te optimaliseren en de winstgevendheid te verhogen. Het bijhouden van een gedetailleerde administratie helpt ook bij het opbouwen van een sterke reputatie, die betrouwbaarheid en transparantie uitstraalt. Hier lees je hoe je op de juiste manier gegevens van je onderneming bijhoudt.

• Gebruik digitale tools om bonnetjes, facturen en rekeningen vast te leggen en op te slaan. Houd klantinteracties, leveranciersovereenkomsten en werknemersgegevens bij.

• Gebruik cloudservices om je documenten veilig op te slaan, te beschermen tegen fysieke schade en ze overal en altijd toegankelijk te maken.

• Werk je gegevens regelmatig bij. Door gegevens regelmatig te vernieuwen en te back-uppen, voorkom je vertragingen en gegevensverlies, waardoor je informatie actueel en opvraagbaar blijft.

• Gebruik een systeem om je administratie te organiseren op datum, project, klant of type onkosten.

• Stel een schema op om je gegevens periodiek te controleren. Analyseer trends en prestaties om je plannen te onderbouwen.

Inzicht in de wetten voor omzetbelasting

De tarieven en regels voor omzetbelasting kunnen zelfs per plaats verschillen. Als eigenaar van een kleine onderneming moet je op de hoogte blijven van de wetten die van toepassing zijn op je specifieke producten of diensten, locatie en klanten. Het niet naleven van deze wetgeving kan leiden tot hoge boetes en straffen, waardoor je onderneming in gevaar komt. Hieronder vindt je een overzicht van wat je moet weten over omzetbelasting.

• Nexus: Dit verwijst naar de relatie tussen jouw onderneming en een Amerikaanse staat die de verplichting tot het innen en afdragen van omzetbelasting met zich meebrengt. Dit kan tot stand komen door een fysieke aanwezigheid, zoals een winkel of kantoor, of een economische activiteit, zoals online verkopen waarbij een bepaalde drempel wordt bereikt.

• Vrijstellingen: Sommige producten of diensten zijn mogelijk vrijgesteld van omzetbelasting of belasting over de toegevoegde waarde (btw), zoals boodschappen of voorgeschreven medicijnen. Houd rekening met eventuele vrijstellingen die op jouw onderneming van toepassing zijn.

• Registratie: Meestal moet je je registreren bij de lokale belastingdienst en een omzetbelastingvergunning aanvragen.

• Aangifte en afdracht: Je moet periodiek (maandelijks, elk kwartaal of jaarlijks) aangifte doen en de geïnde belasting afdragen aan de bevoegde autoriteit.

Deel uitgaven in categorieën in

Het indelen van uitgaven vereenvoudigt de boekhouding en biedt waardevolle inzichten in je uitgavenpatronen. Dit zijn enkele van de manieren waarop het indelen van de uitgaven in categorieën je onderneming kan helpen.

• Belastingaftrekposten: Bepaalde uitgaven zijn fiscaal aftrekbaar, maar alleen als ze goed gedocumenteerd zijn en in de juiste categorie worden ingedeeld.

• Budgettering: Door je uitgaven per categorie te analyseren, kun je in kaart brengen op welke gebieden je te veel uitgeeft en je budget daarop aanpassen.

• Financiële analyse: Door uitgaven te categoriseren, kun je gedetailleerde rapporten genereren die laten zien hoe je geld wordt besteed. Dit kan je helpen trends te identificeren, uitgaven in de loop van de tijd bij te houden en weloverwogen beslissingen te nemen over de toewijzing van middelen.

Ga als volgt te werk om uitgaven strategisch in te delen:

• Stel categorieën vast: Maak een lijst met categorieën die aansluiten op je bedrijfsactiviteiten. Enkele veel voorkomende categorieën zijn huur of hypotheek, nutsvoorzieningen, kantoorbenodigdheden, marketing, salarisadministratie, reizen en professionele dienstverlening.

• Wees specifiek: Gooi niet alles op één hoop in een algemene categorie zoals 'diversen'. Wees zo specifiek mogelijk (bijv. 'kantoorbenodigdheden - papier', 'marketing - advertenties op sociale media', 'reizen - vliegtickets'). Dit detailniveau biedt meer gedetailleerde inzichten.

• Gebruik boekhoudsoftware: Veel boekhoudsoftwareprogramma's hebben ingebouwde onkostencategorieën, waardoor het gemakkelijk is om transacties per categorie toe te wijzen. Met sommige software kun je aangepaste categorieën maken om aan je specifieke behoeften te voldoen.

• Controleer regelmatig: Naarmate je onderneming groeit, kunnen je uitgaven veranderen. Controleer daarom regelmatig je categorieën om te zien of ze nog steeds relevant en uitgebreid zijn.

Beheer de cashflow

Het beheren van de cashflow van je onderneming is essentieel voor de boekhouding van kleine ondernemingen. Dit zijn enkele manieren om je geld effectief te beheren.

• Voorspelling: Gebruik historische gegevens, verkoopprognoses en onkostenprognoses om de cashflow te voorspellen. Zo kun je anticiperen op mogelijke tekorten en preventief actie ondernemen.

• Betalingstermijnen: Onderhandel over gunstige betalingsvoorwaarden met leveranciers en klanten. Breid de betaaltermijnen met leveranciers uit om liquide middelen over te houden en stimuleer klanten om vroeg te betalen met kortingen of boetes voor te late betalingen.

• Financiering van facturen: Als je openstaande facturen hebt, overweeg dan factuurfinanciering. Hiermee heb je toegang tot een deel van de waarde van de facturen terwijl je wacht op betaling.

• Kredietlijnen: Vraag een kredietlijn aan als vangnet. Het kan een buffer bieden tijdens magere maanden of als je onverwachte uitgaven tegenkomt, waardoor je toegang krijgt tot geld wanneer je dat het meest nodig heeft.

• Dynamische prijzen: Pas je prijzen aan op basis van vraag en seizoensinvloeden. Bied kortingen tijdens rustige periodes om de verkoop te stimuleren en overweeg om de prijzen tijdens het hoogseizoen te verhogen om de omzet te maximaliseren.

• Voorraadbeheer: Optimaliseer je voorraadniveaus om de transportkosten te verlagen en te voorkomen dat je te veel contant geld hebt. Gebruik gegevens en prognoses om te anticiperen op de vraag en je voorraad dienovereenkomstig aan te passen.

Kies de juiste boekhoudmethode

De boekhoudmethode die je kiest, bepaalt hoe je je inkomsten en uitgaven registreert, wat weer van invloed is op je financiële verslaggeving en belastingverplichtingen. De twee belangrijkste boekhoudmethoden zijn 'kasbasis' en 'transactiebasis', en elke methode heeft zijn eigen voor- en nadelen.

• Boekhouding op kasbasis: Deze methode herkent inkomsten wanneer er geld wordt ontvangen en uitgaven wanneer er geld wordt betaald. Het is eenvoudiger en duidelijker, waardoor het populair is bij kleine ondernemingen met een kleiner transactievolume. Maar het geeft mogelijk niet het meest nauwkeurige beeld van je financiële gezondheid, omdat het geen rekening houdt met openstaande facturen of onbetaalde rekeningen.

• Boekhouding op transactiebasis: Deze methode herkent inkomsten wanneer ze worden verdiend en uitgaven wanneer ze worden gemaakt, ongeacht wanneer het geld van eigenaar wisselt. Boekhouding op transactiebasis geeft een nauwkeuriger beeld van je financiële prestaties, maar kan moeilijker te implementeren zijn en mogelijk de hulp van een accountant vereisen.

Ga als volgt te werk om de juiste methode voor je onderneming te kiezen:

• Bedrijfsgrootte en complexiteit: Als je een kleine onderneming hebt met eenvoudige transacties en een beperkte voorraad, kan een boekhouding op kasbasis voldoende zijn. Maar als je aanzienlijke debiteuren of crediteuren hebt, of als je voorraad een belangrijk activum is, kan een boekhouding op transactiebasis geschikter zijn.

• Branchenormen: Sommige branches hebben specifieke boekhoudkundige vereisten of voorkeuren. Onderzoek de gangbare werkwijzen in je branche om te zien welke methode op grotere schaal wordt gebruikt.

• Gevolgen voor de belasting: De boekhoudmethode die je kiest kan gevolgen hebben voor je belastingplicht. Raadpleeg een belastingdeskundige om de fiscale gevolgen van elke methode te beoordelen en te bepalen welke het voordeligst is voor je onderneming.

• Doelstellingen op lange termijn: Denk na over je langetermijnplannen voor je onderneming. Investeerders en kredietverstrekkers geven vaak de voorkeur aan boekhouding op transactiebasis, omdat dit een vollediger beeld geeft van je financiële prestaties. Het kan dus de betere keuze zijn als je van plan bent externe financiering te zoeken of naar de beurs te gaan.

Je boekhouding bijhouden

Een goed georganiseerd boekhoudsysteem geeft een duidelijk beeld van de gezondheid van je onderneming en maakt het mogelijk weloverwogen beslissingen te nemen. Laten we eens kijken hoe je proactief kunt zijn in je boekhouding.

• Reconcilieer regelmatig: Wacht niet tot het einde van het jaar om je rekeningen te reconciliëren. Maak er een maandelijkse of zelfs wekelijkse gewoonte van om je gegevens te vergelijken met bank- en creditcardafschriften om discrepanties in een vroeg stadium op te sporen, voordat ze grotere problemen worden.

• Pak discrepanties onmiddellijk aan: Als je fouten of inconsistenties vindt, onderzoek deze dan grondig en neem onmiddellijk corrigerende maatregelen.

• Bekijk rapporten over openstaande vorderingen: Controleer regelmatig je rapporten over debiteuren en crediteuren om openstaande facturen of onbetaalde rekeningen op te sporen. Werk aan het innen van openstaande betalingen en het oplossen van betalingsproblemen.

• Archiveer historische gegevens: Zorg dat je huidige financiële gegevens gemakkelijk toegankelijk zijn, maar archiveer oudere gegevens om rommel te voorkomen. Dit kan elektronisch of door fysieke documenten op een veilige locatie op te slaan.

• Beheer hoe je met documenten omgaat: Maak een schriftelijke gids voor je boekhoudprocedures, inclusief hoe je je uitgaven categoriseert, rekeningen reconcilieert en transacties afhandelt. Dit zorgt voor consistentie en maakt het gemakkelijker om nieuw personeel op te leiden.

Plan vooruit voor belastingen

Belastingen zijn een onvermijdelijke realiteit voor kleine bedrijven, maar ze hoeven geen bron van stress en angst te zijn. Door vooruit te plannen en het hele jaar door georganiseerd te blijven, zorg je voor een gestroomlijnd belastingseizoen en voorkom je dure boetes voor gemiste deadlines. Laten we eens kijken hoe je kunt plannen voor de belasting.

• Zet geld opzij: Zet gedurende het jaar een deel van je inkomen opzij, zodat je genoeg geld om de belasting te betalen.

• Houd aftrekposten bij: Houd een gedetailleerde administratie bij van alle in aanmerking komende zakelijke uitgaven. Gebruik boekhoudsoftware of spreadsheets om deze uitgaven het hele jaar door bij te houden, zodat je geen mogelijke aftrekposten misloopt.

• Doe betalingen op basis van de verwachte belasting: Als je denkt dat je belasting moet betalen, betaal dan elk kwartaal het verwachte bedrag aan belasting aan de bevoegde federale autoriteit voor je locatie. Zo voorkom je boetes voor te weinig betaling en verspreid je de belastingdruk over het jaar.

• Raadpleeg een belastingdeskundige: Overweeg een professional in te huren om je te helpen bij de belastingvoorbereiding, het bijhouden van de naleving en het identificeren van mogelijke strategieën om belasting te besparen.

• Houd je aan deadlines: Zorg ervoor dat je rekening houdt met belangrijke belastingdeadlines, zoals de geschatte driemaandelijkse belastingafdracht en de jaarlijkse deadline voor het indienen van aangifte. Het niet nakomen van deze termijnen kan leiden tot boetes en rentelasten.

• Verzamel op tijd documenten: Begin ruim voor de deadline voor het indienen van je belastingdocumenten te verzamelen (bijv. W-2-formulieren, 1099-formulieren, bankafschriften en bonnetjes van aftrekbare uitgaven).

• Elektronisch indienen: Online aangifte doen is sneller, nauwkeuriger en leidt vaak ook tot snellere terugbetaling dan een papieren aangifte.