La contabilidad significa trazar un rumbo para las finanzas de tu pequeña empresa: te muestra exactamente de dónde proviene tu dinero, a dónde va y cuánto tienes. Este conocimiento te ayuda a tomar decisiones estratégicas sobre tu negocio, como cuánto cobrar por tus productos, si comprar nuevos equipos o cuándo contratar a más personas. Los registros financieros detallados también ayudan a las empresas a obtener préstamos y atraer inversores, ya que demuestran que la empresa es confiable y tiene potencial de crecimiento. Quizás lo más importante es que una contabilidad precisa te mantiene del lado correcto de la ley: es la forma más básica de evitar costosas multas fiscales y problemas legales.

En resumen, la contabilidad lo es todo para las pequeñas empresas, que representan el 99.9 % de todas las empresas en los EE. UU. y forman parte de las pequeñas y medianas empresas (PYMES) que constituyen el 90 % de las empresas a nivel mundial. Mantener tus registros financieros organizados te permite hacer un seguimiento de tu flujo de efectivo, encontrar patrones en tus gastos y ganancias, y realizar los ajustes necesarios para seguir siendo rentable. A continuación, hablaremos de algunos consejos imprescindibles para la contabilidad de una pequeña empresa.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es la contabilidad?
  
• Consejos de contabilidad para pequeñas empresas
  

¿Qué es la contabilidad?

La contabilidad es el proceso de registrar, organizar e interpretar la información financiera de una empresa o una persona. Es un registro detallado de todo el dinero que entra (ingresos) y sale (gastos), junto con el seguimiento de los activos (lo que posees) y los pasivos (lo que debes). Esta información se utiliza para crear informes financieros, como balances y estados de resultados, que demuestran la salud financiera y el rendimiento de la empresa.

La contabilidad ayuda a las empresas a realizar un seguimiento del avance financiero en el tiempo; cumplir con las regulaciones financieras y las leyes fiscales; y tomar decisiones informadas sobre tarifas, inversiones, contratación y otros aspectos operativos. Los registros financieros precisos también demuestran integridad y transparencia, cualidades que pueden ayudar a la empresa a triunfar a largo plazo.

Consejos de contabilidad para pequeñas empresas

Estos son algunos consejos contables que las pequeñas empresas deben tener en cuenta.

Separa los gastos personales de los del negocio

Mantener separados los gastos comerciales y personales es la regla más importante de la contabilidad empresarial. Esto simplifica la contabilidad, lo que facilita el seguimiento de los ingresos y gastos, la preparación de estados financieros y la presentación de impuestos. También protege tus activos personales y proporciona una imagen más precisa de la salud financiera de tu empresa. Estas son algunas consideraciones clave para ayudar a mantener los gastos separados.

• Abre una cuenta bancaria comercial por separado: No uses tu cuenta personal para transacciones comerciales; esto podría mezclar y confundir los fondos.

• Obtén una tarjeta de crédito comercial: Esto ayuda a hacer un seguimiento de los gastos de la empresa y puede aumentar el crédito de tu empresa.

• Págate un salario: Establece un monto regular para transferir de tu cuenta comercial a tu cuenta personal como ingreso. Esto crea una distinción entre el dinero de tu negocio y tus ganancias personales.

• Haz un seguimiento de los gastos compartidos: Si usas algo tanto para fines personales como comerciales (como tu automóvil o teléfono celular), asigna un porcentaje para uso comercial y haz un seguimiento meticuloso.

Usa un software de contabilidad

Este software puede ser de gran ayuda para las pequeñas empresas que luchan con la gestión financiera. La contabilidad manual es propensa a errores y puede llevar mucho tiempo, mientras que el software contable automatiza estos procesos. Esto reduce el riesgo de error humano y libera tiempo para actividades estratégicas. A continuación, te explicamos cómo implementar este software.

• Elige el software adecuado: Seleccione una plataforma contable que se adapte al tamaño de tu empresa, sector y necesidades específicas. Las opciones más populares son QuickBooks, Xero y FreshBooks. Cada una tiene características únicas, como operaciones basadas en la nube, integraciones con otras plataformas y escalabilidad.

• Capacita a tu equipo: Capacita a tu personal sobre cómo usar el software de manera efectiva. Muchos proveedores de software tienen tutoriales y atención al cliente para ayudar en este proceso.

• Configura e integra: Configura el software para que coincida con los requisitos contables de tu empresa. Intégralo con otros sistemas, incluidos tu sistema de punto de venta (POS), nómina y banca, para una planificación financiera unificada.

Crea un presupuesto

Un presupuesto bien elaborado proporciona información sobre tu situación financiera, lo que te permite identificar áreas en las que puedes reducir costos, invertir en crecimiento o ahorrar para el futuro. Veamos más de cerca a cómo crear un presupuesto que funcione para tu pequeña empresa.

• Calcula tus ingresos: Proyecta tus ingresos mensuales o anuales en función del rendimiento pasado, las tendencias del mercado y las previsiones de ventas. Sé realista y considera las fluctuaciones estacionales o los posibles cambios económicos.

• Haz una lista de tus gastos: Clasifica tus gastos en costos fijos (p. ej., alquiler, salarios, seguros) y costos variables (p. ej., inventario, marketing, servicios públicos). Asegúrate de incluir los impuestos y los pagos de préstamos. Haz un seguimiento de tus gastos durante unos meses para tener una idea precisa de tus patrones de gastos.

• Establece metas financieras: Determina lo que quieres lograr con tu presupuesto. ¿Está buscando aumentar las ganancias, pagar deudas o ahorrar para expandirte? Deja que tus objetivos le den forma a las prioridades de tu presupuesto.

• Asigna fondos: Asigna una parte de tus ingresos a cada categoría de gastos y asegúrate de que tus gastos totales no excedan tus ingresos. Si lo hacen, tendrás que ajustar tus gastos o encontrar formas de aumentar los ingresos.

• Revisa y ajusta: Revisa regularmente tu presupuesto para ver si vas por buen camino. A medida que tu negocio evolucione, tus ingresos y gastos cambiarán, por lo que es importante realizar los ajustes necesarios.

Automatiza los procesos manuales

La automatización aborda las tareas repetitivas y rutinarias. Al automatizar los procesos manuales rutinarios que consumen mucho tiempo, las empresas pueden ahorrar tiempo, reducir el riesgo de errores humanos, disminuir los costos de gastos administrativos y mano de obra, y generar satisfacción en los empleados al liberar su tiempo para esfuerzos más estratégicos. A continuación se detallan los pasos para introducir la automatización en tu negocio.

• Identifica qué procesos podrían beneficiarse más de la automatización.

• Elige opciones de software que se integren con tu tecnología actual y puedan crecer con tu negocio. Por ejemplo, sistemas como la gestión de las relaciones con los clientes (CRM) para administrar las relaciones con los clientes o la planificación de recursos empresariales (ERP) para los procesos de la empresa son excelentes para comenzar.

• Implementa tus nuevas soluciones tecnológicas por etapas para evitar la sobrecarga operativa.

• Asegúrate de que el personal esté completamente capacitado sobre cómo usar estas nuevas herramientas y por qué son útiles para el negocio.

• Supervisa el rendimiento de esta tecnología en el tiempo y ajústala según sea necesario para una mejora continua.

Estas son algunas de las áreas en las que la automatización puede tener un gran impacto.

• Facturación: El software de facturación automatizada puede generar y enviar facturas a los clientes, realizar un seguimiento de los pagos y enviar recordatorios de facturas vencidas.

• Nómina: El software de nómina puede calcular salarios, deducciones e impuestos, y puede automatizar los depósitos directos para los empleados.

• Seguimiento de gastos: Las herramientas de gestión de gastos pueden capturar recibos, categorizar gastos y generar informes.

• Entrada de datos: Las herramientas de automatización de entrada de datos pueden extraer datos de fuentes como facturas o recibos, e importarlos a su software contable.

• Programación de redes sociales: Las herramientas de programación de redes sociales pueden publicar contenido automáticamente en todas las plataformas.

Mantén registros detallados

El mantenimiento de registros detallados ayuda a tu empresa a tomar decisiones informadas, cumplir con los requisitos de auditoría, y abordar y resolver rápidamente cualquier disputa con clientes, proveedores o empleados. La revisión de estos registros puede ayudarte a elaborar estrategias sobre cómo reducir costos, optimizar las operaciones y aumentar la rentabilidad. Mantener registros exhaustivos también ayuda a crear una reputación sólida, proyectando confiabilidad y transparencia. A continuación, te explicamos cómo implementar buenas prácticas de registros contables en tu empresa.

• Usa herramientas digitales para capturar y almacenar recibos, facturas y tickets. Realiza un seguimiento de las interacciones con los clientes, los acuerdos con los proveedores y los registros de los empleados.

• Usa servicios en la nube para almacenar de forma segura tus documentos, protegerlos contra daños físicos y hacerlos accesibles desde cualquier lugar y en cualquier momento.

• Actualiza tus registros de forma rutinaria. Las entradas y copias de seguridad periódicas evitan las acumulaciones y la pérdida de datos, permitiendo así que tu información esté actualizada y pueda recuperarse.

• Organiza tus registros con un sistema, ya sea por fecha, proyecto, cliente o tipo de gasto.

• Establece un horario para revisar periódicamente tus registros. Analiza las tendencias y el rendimiento para fundamentar tus planes.

Comprende las leyes de impuestos sobre las ventas

Las tasas y las normas del impuesto sobre las ventas pueden variar incluso dentro de las localidades. Como propietario de una pequeña empresa, debes mantenerte actualizado sobre las leyes de impuestos sobre las ventas que se aplican a tus productos o servicios específicos, ubicación y clientes. El incumplimiento de estas reglamentaciones puede provocar multas y sanciones importantes, poniendo en riesgo tu negocio. A continuación se muestra lo que debes saber sobre el impuesto sobre las ventas.

• Nexo: Hace referencia a la conexión entre tu empresa y un estado de EE. UU. que desencadena la obligación de recaudar y remitir el impuesto sobre las ventas. Se puede establecer a través de una presencia física, como una tienda u oficina, o una actividad económica, como ventas en línea que superen un determinado umbral.

• Exenciones: Algunos productos o servicios pueden estar exentos del impuesto sobre las ventas o del impuesto al valor agregado (IVA), como los alimentos o los medicamentos recetados. Ten en cuenta las exenciones que se aplican a tu empresa.

• Registro: Por lo general, tendrás que registrarte ante la autoridad fiscal local y obtener un permiso de impuesto sobre las ventas.

• Presentación y remisión: Deberás presentar las declaraciones de impuestos sobre las ventas de forma periódica (mensual, trimestral o anual) y remitir el impuesto recaudado a la autoridad correspondiente.

Categoriza los gastos

La categorización de los gastos simplifica el registro en libros y proporciona información valiosa sobre tus patrones de gastos. Estas son algunas de las formas en las que la categorización de gastos puede ayudar a tu negocio.

• Deducciones fiscales: Ciertos gastos son deducibles de impuestos, pero solo si están debidamente documentados y asignados a la categoría correcta.

• Elaboración de presupuestos: Al analizar tus gastos por categoría, puedes identificar las áreas en las que estás gastando demasiado y ajustar tu presupuesto.

• Análisis financiero: La categorización de gastos te permite generar informes detallados que muestran cómo se está gastando tu dinero. Esto puede ayudarte a identificar tendencias, realizar un seguimiento del gasto a lo largo del tiempo y tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos.

A continuación, te explicamos cómo categorizar estratégicamente los gastos:

• Establece categorías: Crea una lista de categorías que se ajusten a las actividades de tu empresa. Algunas categorías comunes incluyen alquiler o hipoteca, servicios públicos, suministros de oficina, marketing, nómina, viajes y servicios profesionales.

• Sé específico: No agrupes todo en categorías amplias, como «Varios». Se lo más específico posible (p. ej., "suministros de oficina - papel", "marketing - anuncios en redes sociales", "viajes - pasajes aéreos. Este nivel de detalle proporciona información más minuciosa.

• Utiliza un software contable: Muchos programas de software contable tienen categorías de gastos integradas, lo que facilita la asignación de transacciones por categoría. Algunos programas te permiten crear categorías personalizadas que se ajusten a tus necesidades particulares.

• Revisa regularmente: A medida que tu negocio evoluciona, tus gastos pueden cambiar, así que revisa regularmente tus categorías para confirmar que siguen siendo pertinentes y completas.

Gestiona el flujo de caja

Gestionar el flujo de caja de tu empresa es clave para la contabilidad de pequeñas empresas. Estas son algunas formas de administrar tu efectivo de manera efectiva.

• Previsión: Usa datos históricos, previsiones de ventas y proyecciones de gastos para predecir el flujo de caja. Esto te permite anticiparte a posibles deficiencias y tomar medidas preventivas.

• Condiciones de pago: Negocia condiciones de pago favorables con proveedores y clientes. Amplía los plazos de pago con los proveedores para preservar el efectivo e incentivar los pagos anticipados de los clientes con descuentos o cargos por pagos atrasados.

• Financiación de facturas: Si tienes facturas pendientes, considera la posibilidad de financiar la factura. Esto te permite acceder a una parte del valor de las facturas mientras esperas el pago.

• Líneas de crédito: Asegura una línea de crédito como una red de seguridad. Puede proporcionar protección durante los meses de escasez o si te encuentras con gastos inesperados, brindándote acceso a fondos cuando más los necesitas.

• Tarifas dinámicas: Ajusta tus tarifas en función de la demanda y la estacionalidad. Ofrece descuentos durante los períodos lentos para estimular las ventas y considera aumentar las tarifas durante las temporadas altas para maximizar los ingresos.

• Gestión de inventarios: Optimiza tus niveles de inventario para reducir los costos de transporte y evitar inmovilizar demasiado efectivo en stock. Usa los datos y las previsiones para anticiparte a la demanda y ajustar tu inventario en consecuencia.

Elige el método contable adecuado

El método contable que elijas determina cómo registras los ingresos y los gastos, lo que a su vez afecta tus informes financieros y tus obligaciones fiscales. Los dos métodos contables principales son el método de caja y el de valor devengado, y cada uno tiene sus propias ventajas y desventajas.

• Método de caja: Este método reconoce los ingresos cuando se reciben y los gastos cuando se pagan. Es más simple y directo, lo que lo hace popular entre las pequeñas empresas con un menor volumen de transacciones. Sin embargo, es posible que no brinde la imagen más precisa de tu salud financiera, ya que no tiene en cuenta las facturas pendientes o impagas.

• Método de valor devengado: Este método reconoce los ingresos cuando se obtienen y los gastos cuando se incurre en ellos, independientemente de cuándo el efectivo cambia de manos. Proporciona una visión más precisa de tu rendimiento financiero, pero puede ser más difícil de implementar y puede requerir la ayuda de un contador.

A continuación, te explicamos cómo elegir el método adecuado para tu negocio:

• Tamaño y complejidad de la empresa: Si eres una pequeña empresa con transacciones sencillas e inventario limitado, el método de caja puede ser suficiente. Sin embargo, si tienes una cantidad sustancial de cuentas por cobrar o por pagar, o si tu inventario es un activo importante, el método del valor devengado podría ser más apropiado.

• Estándares del sector: Algunos sectores tienen requisitos o preferencias contables específicos. Investiga las prácticas comunes en tu sector para ver qué método se usa más.

• Implicaciones fiscales: El método contable que elijas puede afectar tu obligación fiscal. Consulta con un experto en impuestos para evaluar las implicaciones fiscales de cada método y determinar cuál es el mejor para tu negocio.

• Objetivos a largo plazo: Considera los planes a largo plazo para tu negocio. Los inversores y prestamistas suelen preferir la contabilidad del valor devengado, ya que proporciona una visión más completa de tu rendimiento financiero. Por lo tanto, podría ser la mejor opción si planeas buscar financiación externa o salir a bolsa.

Mantente al día con la contabilidad

Un sistema contable bien organizado proporciona una visión clara de la salud de tu empresa y facilita la toma de decisiones sólidas. Veamos cómo ser proactivo en tu contabilidad.

• Realiza conciliaciones con regularidad: No esperes hasta fin de año para conciliar tus cuentas. Convierte en una práctica mensual, o incluso semanal, la comparación de tus registros con los estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito para ayudar a identificar discrepancias desde el principio, antes de que se conviertan en problemas mayores.

• Aborda las discrepancias rápidamente: Si encuentra errores o inconsistencias, investiga a fondo y toma medidas correctivas de inmediato.

• Revisa los informes de antigüedad: Revisa con regularidad tus informes de antigüedad de cuentas por cobrar y de cuentas por pagar a fin de identificar cualquier factura vencida o impaga. Trabaja para cobrar los pagos pendientes y resolver los problemas relacionados con los pagos.

• Archiva datos históricos: Tus datos financieros actuales deben ser de fácil acceso, pero archiva los registros más antiguos para evitar el desorden. Esto se puede hacer de manera electrónica o almacenando documentos físicos en un lugar seguro.

• Gestiona la forma en que manejas los documentos: Crea una guía escrita sobre tus procedimientos contables, incluida la forma en que clasificas los gastos, concilias las cuentas y manejas las transacciones. Esto proporciona uniformidad y facilita la capacitación del nuevo personal.

Planifica los impuestos con anticipación

Los impuestos son una realidad inevitable para las pequeñas empresas, pero no tienen por qué ser una fuente de estrés y ansiedad. Al planificar con anticipación y mantenerte organizado durante todo el año, puedes hacer que la temporada de impuestos sea más fácil y evitar multas costosas por incumplimiento de los plazos. Veamos cómo manejar la planificación fiscal.

• Aparta fondos: Separa una parte de tus ingresos durante el año para cubrir tus pagos de impuestos estimados.

• Realiza un seguimiento de las deducciones: Mantén registros detallados de todos los gastos comerciales elegibles. Utiliza un software contable u hojas de cálculo para realizar un seguimiento de estos gastos durante el año, de modo que no te pierdas ninguna posible deducción.

• Realiza pagos de impuestos estimados: Si esperas adeudar impuestos, realiza pagos trimestrales de impuestos estimados a la autoridad federal correspondiente a tu ubicación. Esto te ayuda a evitar multas por pagos insuficientes y a distribuir tu carga tributaria a lo largo del año.

• Consulta a un profesional de impuestos: Considera la posibilidad de contratar a un profesional para que te ayude a preparar tus impuestos, mantenerte al día con el cumplimiento de la normativa e identificar posibles estrategias para ahorrar en impuestos.

• Respeta los plazos: Asegúrate de tener en cuenta las fechas límite de impuestos importantes, como los pagos trimestrales de impuestos estimados y la fecha límite de presentación anual. El incumplimiento de estos plazos puede dar lugar a multas y cargos por intereses.

• Reúne los documentos con anticipación: Empieza a reunir tu documentación fiscal mucho antes de la fecha límite de presentación (p. ej., W-2, 1099, extractos bancarios, recibos de gastos deducibles).

• Realiza la presentación de manera electrónica: La presentación en línea es más rápida, precisa y, a menudo, logra reembolsos más rápidos que la presentación en papel.