Bokföring innebär att staka ut en kurs för småföretagets ekonomi: det visar dig exakt var dina pengar kommer ifrån, vart de går och hur mycket du har. Denna kunskap hjälper dig att göra strategiska företagsval, till exempel fatta beslut om hur mycket du ska ta betalt för dina produkter, om du ska köpa ny utrustning eller när du ska anställa fler personer. Detaljerade finansiella redovisningar hjälper också företag att säkra lån och attrahera investerare, eftersom de bevisar att verksamheten är pålitlig och har tillväxtpotential. Kanske viktigast av allt är att korrekt redovisning håller dig på rätt sida av lagen – det är det mest grundläggande sättet att undvika kostsamma skattepåföljder och juridiska problem.

Kort sagt är redovisning allt för småföretag, som utgör 99,9 % av alla företag i USA och är en del av de små och medelstora företag (SMF) som utgör 90 % av företagen globalt. Genom att hålla ordning på dina ekonomiska register kan du spåra ditt kassaflöde, hitta mönster i dina utgifter och intäkter och göra justeringar efter behov för att förbli lönsam. Nedan tar vi upp några väsentliga tips för hur ett litet företag bör sköta redovisningen.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är redovisning?
  
• Redovisnings- och bokföringstips för småföretag
  

Vad är redovisning?

Redovisning är processen att registrera, organisera och tolka finansiell information för ett företag eller en individ. Det är en detaljerad förteckning över alla pengar som kommer in (inkomster) och går ut (utgifter), samtidigt som det ger en överblick över tillgångar (vad du äger) och skulder (vad du är skyldig). Den här informationen används sedan för att skapa finansiella rapporter, t.ex. balansräkningar och resultaträkningar, som visar företagets ekonomiska hälsa och resultat.

Redovisning hjälper företag att bevaka ekonomiska framsteg över tid, efterleva finansiella regler och skattelagar och fatta välgrundade beslut om prissättning, investeringar, rekrytering och andra operativa aspekter. Korrekta finansiella dokument visar också på integritet och transparens – egenskaper som kan hjälpa företaget att lyckas på lång sikt.

Redovisnings- och bokföringstips för småföretag

Här är några redovisningstips som småföretag bör beakta.

Separera professionella och privata utgifter

Att hålla professionella och privata utgifter åtskilda är den viktigaste regeln i företagsredovisning. Detta förenklar bokföringen, vilket gör det lättare att bevaka inkomster och utgifter, förbereda bokslut och deklarera skatt. Det skyddar också dina personliga tillgångar och ger en mer exakt bild av företagets ekonomiska hälsa. Här är några viktiga överväganden som kan hjälpa till att hålla utgifterna åtskilda:

• Öppna ett separat bankkonto för företag: Använd inte ditt personliga konto för affärstransaktioner, eftersom det kan blanda ihop privata och professionella medel.

• Skaffa ett företagskreditkort: Detta hjälper dig att hålla koll på företagskostnader och kan bygga upp företagets kredit.

• Betala ut lön till dig själv: Ställ in ett regelbundet belopp som ska överföras från ditt företagskonto till ditt privata konto som inkomst. Detta separerar företagets pengar och dina personliga intäkter.

• Bevaka delade utgifter: Om du använder något för både personliga och affärsmässiga ändamål (t.ex. din bil eller mobiltelefon) ska du avsätta en procentsats för företagsbruk och bevaka det noggrant.

Använd bokföringsprogram

Bokföringsprogram kan vara till stor hjälp för småföretag som kämpar med ekonomisk förvaltning. Manuell bokföring är känslig för fel och kan vara otroligt tidskrävande, medan bokföringsprogram automatiserar dessa processer. Detta minskar risken för mänskliga fel och frigör tid för strategiska aktiviteter. Så här implementerar du programvaran.

• Välj rätt programvara: Välj en bokföringsplattform som passar företagets storlek, bransch och specifika behov. Populära val inkluderar QuickBooks, Xero och FreshBooks. Var och en har unika funktioner som molnbaserad drift, integrationer med andra plattformar och skalbarhet.

• Utbilda ditt team: Utbilda din personal i hur man använder programvaran effektivt. Många programvaruleverantörer har handledningar och kundsupport för att hjälpa till i denna process.

• Konfigurera och integrera: Konfigurera programvaran så att den matchar företagets redovisningskrav. Integrera det med andra system – inklusive ditt kassa-, löne- och banksystem för att främja enhetlig ekonomisk planering.

Skapa en budget

En väl utformad budget ger insikt i din ekonomiska situation, så att du kan identifiera områden där du kan minska kostnaderna, investera i tillväxt eller spara för framtiden. Låt oss ta en närmare titt på hur du skapar en budget som fungerar för ditt företag.

• Gör en inkomstuppskattning: Projicera dina månatliga eller årliga intäkter baserat på tidigare resultat, marknadstrender och försäljningsprognoser. Var realistisk och ta hänsyn till säsongsvariationer eller potentiella ekonomiska förändringar.

• Lista dina utgifter: Kategorisera dina utgifter i fasta kostnader (t.ex. hyra, löner, försäkringar) och rörliga kostnader (t.ex. lager, marknadsföring, allmännyttiga tjänster). Var noga med att inkludera skatter och lånebetalningar. Bevaka dina utgifter under några månader för att få en korrekt bild av dina utgiftsmönster.

• Sätt upp finansiella mål: Bestäm vad du vill uppnå med din budget. Vill du öka vinsten, betala av skulder eller spara för expansion? Låt dina mål forma dina budgetprioriteringar.

• Fördela medel: Tilldela en del av dina intäkter till varje utgiftskategori och se till att dina totala utgifter inte överstiger dina intäkter. Om de gör det måste du justera dina utgifter eller hitta sätt att öka intäkterna.

• Granska och justera: Se regelbundet över din budget för att se om du är på rätt spår. I takt med att ditt företag utvecklas kommer dina inkomster och utgifter att förändras, så det är viktigt att göra justeringar efter behov.

Automatisera manuella processer

Automatisering tar itu med det repetitiva och rutinmässiga. Genom att automatisera tidskrävande, rutinmässiga manuella processer kan företag spara tid, minska risken för mänskliga fel, minska de administrativa omkostnaderna och bygga upp medarbetarnas tillfredsställelse genom att frigöra tid för mer strategiska insatser. Nedan följer information om hur man inför automatisering i företaget.

• Identifiera vilka processer som kan dra mest nytta av automatisering.

• Välj programvarualternativ som integreras med din nuvarande teknik och som kan växa med ditt företag. Till exempel är system för hantering av kundrelationer (CRM) och resursplanering för företag (ERP) bra ställen att börja på.

• Rulla ut implementeringen av dina nya tekniska lösningar i etapper för att undvika att överbelasta verksamheten.

• Se till att personalen är fullt utbildad i hur man använder dessa nya verktyg och varför de är till hjälp för verksamheten.

• Övervaka hur den här tekniken presterar över tid och justera vid behov för kontinuerlig förbättring.

Det här är några områden där automatisering kan ha stor inverkan.

• Fakturering: Automatiserade faktureringsprogram kan generera och skicka fakturor till kunder, spåra betalningar och skicka påminnelser om förfallna fakturor.

• Löner: Löneprogram kan beräkna löner, avdrag och skatter samt automatisera direktinsättningar för anställda.

• Spårning av utgifter: Verktyg för utgiftshantering kan samla in kvitton, kategorisera utgifter och generera rapporter.

• Inmatning av data: Verktyg för automatisering av datainmatning kan extrahera data från källor som fakturor eller kvitton och importera dem till ditt bokföringsprogram.

• Schemaläggning av sociala medier: Schemaläggningsverktyg för sociala medier kan automatiskt lägga upp innehåll på olika plattformar.

För detaljerade register

Detaljerad journalföring hjälper ditt företag att fatta välgrundade beslut, uppfylla revisionskrav och snabbt ta itu med och lösa eventuella tvister med kunder, leverantörer eller anställda. Att granska dessa poster kan hjälpa dig att lägga upp strategier för hur du kan minska kostnaderna, optimera verksamheten och öka lönsamheten. Att föra noggranna register hjälper också till att bygga upp ett starkt rykte, projicera tillförlitlighet och transparens. Så här implementerar du goda rutiner för journalföring i ditt företag.

• Använd digitala verktyg för att samla in och lagra kvitton, fakturor och räkningar. Bevaka kundinteraktioner, leverantörsavtal och medarbetarregister.

• Använd molntjänster för att lagra dina dokument på ett säkert sätt, skydda dem mot fysisk skada och göra dem tillgängliga var som helst, när som helst.

• Uppdatera dina register regelbundet. Regelbundna inmatningar och säkerhetskopior förhindrar plötsliga volymer och dataförlust, vilket håller din information aktuell och hämtningsbar.

• Organisera dina register med ett system, oavsett om det är efter datum, projekt, kund eller typ av utgift.

• Upprätta ett schema för att regelbundet granska dina poster. Analysera trender och resultat för att få underlag för dina planer.

Förstå reglerna för omsättningsskatt

Satser och regler för omsättningsskatt kan variera även inom regioner. Som småföretagare måste du hålla dig uppdaterad om vilka regler som gäller för dina specifika produkter eller tjänster, plats och kunder. Underlåtenhet att följa dessa regler kan leda till rejäla böter och påföljder, vilket utsätter ditt företag för risker. Nedan följer en titt på vad du bör veta om omsättningsskatt.

• Ekonomiska förbindelseregler: Med detta avses den koppling mellan ditt företag och en amerikansk delstat som utlöser skyldigheten att ta ut och betala in omsättningsskatt. De kan etableras genom en fysisk närvaro – till exempel en butik eller ett kontor – eller ekonomisk aktivitet, till exempel onlineförsäljning som överstiger ett visst tröskelvärde.

• Undantag: Vissa produkter eller tjänster kan vara befriade från omsättningsskatt eller mervärdesskatt (moms), till exempel livsmedel eller receptbelagda läkemedel. Var medveten om eventuella undantag som gäller för ditt företag.

• Registrering: Du måste vanligtvis registrera dig hos den lokala skattemyndigheten och skaffa ett tillstånd för omsättningsskatt.

• Deklaration och betalning: Du kommer att behöva lämna in deklarationer för omsättningsskatt med jämna mellanrum (månadsvis, kvartalsvis eller årligen) och betala in den insamlade skatten till lämplig myndighet.

Kategorisera utgifter

Att kategorisera utgifter förenklar bokföringen och ger värdefulla insikter om dina utgiftsmönster. Det här är några av de sätt som kategorisering av utgifter kan hjälpa ditt företag på.

• Skatteavdrag: Vissa utgifter är avdragsgilla, men bara om de är korrekt dokumenterade och tilldelade rätt kategori.

• Budgetering: Genom att analysera dina utgifter per kategori kan du identifiera områden där du spenderar för mycket och justera din budget.

• Finansiell analys: Genom att kategorisera utgifter kan du generera detaljerade rapporter som visar hur dina pengar spenderas. Detta kan hjälpa dig att identifiera trender, spåra utgifter över tid och fatta välgrundade beslut om resursallokering.

Så här kategoriserar du utgifter strategiskt:

• Upprätta kategorier: Skapa en lista med kategorier som överensstämmer med din affärsverksamhet. Några vanliga kategorier är hyra eller amorteringar, verktyg, kontorsmaterial, marknadsföring, löner, resor och professionella tjänster.

• Var specifik: Klumpa inte ihop allt i breda kategorier som "diverse". Var så specifik som möjligt (t.ex. "kontorsmaterial – papper", "marknadsföring – annonser i sociala medier", "resor – flygbiljetter. Den här detaljnivån ger mer detaljerade insikter.

• Använd bokföringsprogram: Många bokföringsprogram har inbyggda utgiftskategorier, vilket gör det enkelt att tilldela transaktioner efter kategori. Vissa program låter dig skapa anpassade kategorier som passar dina specifika behov.

• Granska regelbundet: I takt med att ditt företag utvecklas kan dina utgifter komma att ändras, så se regelbundet över dina kategorier för att bekräfta att de fortfarande är relevanta och heltäckande.

Hantera kassaflödet

Att hantera företagets kassaflöde är ett väsentligt redovisningssteg för småföretag. Det här är några tips om hur du effektivt hantera kassaflödet.

• Prognoser: Använd historiska data, försäljnings- och kostnadsprognoser för att förutsäga kassaflödet. Detta gör att du kan förutse potentiella brister och vidta förebyggande åtgärder.

• Betalningsvillkor: Förhandla fram förmånliga betalningsvillkor med leverantörer och kunder. Förläng betalningsvillkoren med leverantörer för att upprätthålla god likviditet och uppmuntra tidiga betalningar från kunder med rabatter eller förseningsavgifter.

• Fakturafinansiering: Om du har obetalda fakturor kan du fundera på att implementera fakturafinansiering. Detta gör att du kan komma åt en del av fakturans värde medan du väntar på betalning.

• Kreditlimit: Säkra en kreditlimit som ett skyddsnät. Det kan ge en buffert under magrare månader eller om du stöter på oväntade utgifter, och ger dig tillgång till pengar när du behöver dem som mest.

• Dynamisk prissättning: Justera priserna baserat på efterfrågan och säsongsvariationer. Erbjud rabatter under lågsäsong för att stimulera försäljningen och överväg att höja priserna under högsäsong för att maximera intäkterna.

• Lagerhantering: Optimera dina lagernivåer för att minska lagerhållningskostnaderna och undvika att binda upp för mycket pengar i varulager. Använd data och prognoser för att förutse efterfrågan och justera ditt lager därefter.

Välj rätt bokföringsmetod

Din valda bokföringsmetod avgör hur du bokför intäkter och utgifter, vilket i sin tur påverkar din ekonomiska rapportering och dina skatteförpliktelser. De två huvudsakliga redovisningsmetoderna är kontantmetoden och periodiseringsprincipen, och var och en har sina egna fördelar och nackdelar.

• Redovisning enligt kontantmetoden: Den här metoden redovisar intäkter när de tas emot och utgifter när de betalas. Det är enklare och mindre komplicerat, vilket gör det populärt bland småföretag med en mindre transaktionsvolym. Det kanske dock inte ger den mest exakta bilden av din ekonomiska hälsa, eftersom det inte tar hänsyn till utestående fakturor eller obetalda räkningar.

• Periodiserad redovisning: Den här metoden redovisar inkomster när de tjänas in och utgifter när de uppstår, oavsett när pengarna faktiskt betalas in eller ut. Det ger en mer exakt bild av ditt ekonomiska resultat, men kan vara svårare att implementera och kan kräva hjälp av en revisor.

Så här väljer du rätt metod för ditt företag:

• Företagets storlek och komplexitet: Om du är ett litet företag med enkla transaktioner och begränsat lager kan det räcka med kontantbaserad redovisning. Men om du har betydande kundfordringar eller leverantörsskulder, eller om ditt varulager är en stor tillgång, kan periodiserad redovisning vara lämpligare.

• Branschstandarder: Vissa branscher har specifika redovisningskrav eller preferenser. Undersök de vanligaste metoderna i din bransch för att se vilken metod som används mest.

• Skattekonsekvenser: Den redovisningsmetod du väljer kan påverka din skattskyldighet. Rådgör med en skatteexpert för att bedöma skattekonsekvenserna av varje metod och avgöra vilken som är mer fördelaktig för ditt företag.

• Långsiktiga mål: Tänk på dina långsiktiga planer för ditt företag. Periodiserad redovisning föredras ofta av investerare och långivare, eftersom det ger en mer heltäckande bild av ditt ekonomiska resultat. Om du planerar att söka extern finansiering eller börsnotera företaget kan det därmed vara att föredra.

Håll koll på bokföringen

Ett välorganiserat redovisningssystem ger en tydlig bild av företagets hälsa och främjar välgrundade och bestämda beslut. Låt oss titta på hur du kan vara proaktiv i din redovisning.

• Stäm av regelbundet: Vänta inte till slutet av året med att stämma av dina konton. Gör det till en vana att jämföra dina uppgifter med bank- och kreditkortsutdrag varje månad eller till och med varje vecka för att identifiera avvikelser i ett tidigt skede – innan de blir större problem.

• Ta itu med avvikelser omgående: Om du hittar fel eller inkonsekvenser, undersök dem noggrant och vidta omedelbara korrigerande åtgärder.

• Granska åldersanalyser: Granska regelbundet dina kundfordringar och åldersanalyser för leverantörsskulder för att identifiera eventuella förfallna fakturor eller obetalda räkningar. Fokusera på att debitera utestående betalningar och lösa betalningsproblem.

• Arkivera historiska data: Se till att dina aktuella finansiella data är lättillgängliga, men arkivera äldre uppgifter för att undvika oordning. Detta kan göras elektroniskt eller genom att förvara fysiska dokument på en säker plats.

• Identifiera hur du hanterar dokument: Skapa en skriftlig guide till dina bokföringsrutiner, inklusive hur du kategoriserar utgifter, stämmer av konton och hanterar transaktioner. Detta säkerställer konsekvens och gör det lättare att utbilda ny personal.

Skatteplanera

Skatter är en oundviklig verklighet för småföretag, men de behöver inte vara en källa till stress och ångest. Genom att planera i förväg och hålla dig organiserad under året kan du göra skattesäsongen enklare och undvika kostsamma straffavgifter för missade tidsfrister. Låt oss ta en titt på hur man hanterar skatteplanering.

• Sätt av medel: Sätt av en del av din inkomst under året för att täcka dina beräknade skattebetalningar.

• Bevaka avdrag: För noggranna register över alla berättigade affärsutgifter. Använd bokföringsprogram eller kalkylblad för att bevaka dessa utgifter under året så att du inte går miste om eventuella avdrag.

• Göra beräknade skattebetalningar: Om du förväntar dig att få kvarskatt kan du göra beräknade kvartalsvisa skattebetalningar till lämplig myndighet. Detta hjälper dig att undvika straffavgifter för kvarskatt och sprida ut din skattebörda över året.

• Rådgör med en skatteexpert: Överväg att anlita en expert för att hjälpa dig att navigera bland skatteförberedelser, hålla koll på efterlevnadskrav och identifiera möjliga skatterelaterade sparstrategier.

• Respektera tidsfrister: Var noga med att notera viktiga skattefrister, t.ex. kvartalsvisa beräknade skattebetalningar och den årliga deklarationsfristen. Att missa dessa tidsfrister kan leda till straffavgifter och räntekostnader.

• Samla in dokument tidigt: Börja samla in dina skattedokument i god tid före sista inlämningsdag (t.ex. W-2- eller 1099-formulär, kontoutdrag, kvitton på kostnader som är avdragsgilla).

• Arkivera elektroniskt: Att deklarera online är snabbare, mer exakt och resulterar ofta i snabbare återbetalningar än pappersdeklarationer.