Contabilidade significa traçar um curso para as finanças da sua pequena empresa: ela mostra exatamente de onde vem o seu dinheiro, para onde ele está indo e quanto você tem. Esse conhecimento ajuda a tomar decisões estratégicas para a empresa, como quanto cobrar pelos produtos, quando comprar equipamentos ou contratar mais pessoas. Registros financeiros detalhados também ajudam as empresas a garantir empréstimos e atrair investidores, pois comprovam que a empresa é confiável e tem potencial de crescimento. Talvez o mais importante seja que a contabilidade mantém você do lado certo da lei — é a maneira mais básica de evitar multas e problemas jurídicos dispendiosos.

Em suma, a contabilidade é tudo para as pequenas empresas, que representam 99,9% de todas as empresas nos EUA e fazem parte das pequenas e médias empresas (PMEs) que representam 90% das empresas do mundo. Manter registros financeiros organizados permite acompanhar seu fluxo de caixa, encontrar de gastos e ganhos e fazer os ajustes necessários para garantir lucros. Abaixo, trazermos dicas indispensáveis imperdíveis para a contabilidade de uma pequena empresa.

O que este artigo oferece?

• O que é contabilidade?
  
• Dicas de contabilidade para pequenas empresas
  

O que é contabilidade?

A contabilidade é o processo de registrar, organizar e interpretar dados financeiras de uma empresa ou pessoa físia. É um registro detalhado de todo o dinheiro que entra (receita) e sai (despesas), além dos ativos (o que você possui) e passivos (o que você deve). Essas informações são usadas para criar relatórios financeiros, como balanços patrimoniais e demonstrativos de resultados, que demonstram a saúde financeira e o desempenho da empresa.

A contabilidade ajuda as empresas a acompanharem seu progresso financeiro, a cumprir toda a legislação financeira e tributária, e a tomar decisões informadas sobre preços, investimentos, contratação e outros aspectos operacionais. Registros financeiros corretos também demonstram integridade e transparência, qualidades que podem colaborar para seu sucesso no longo prazo.

Dicas de contabilidade para pequenas empresas

Algumas dicas as pequenas empresas devem seguir.

Separe as despesas comerciais das particulares

Separar as despesas comerciais das pessoais é a regra mais importante da contabilidade empresarial. Simplifica a contabilidade, facilitando o acompanhamento de receitas e despesas, a elaboração de demonstrativos financeiros e a declaração de impostos. Também protege seu patrimônio pessoal e permite retratar melhor a saúde financeira dos negócios. Providências básicas para separação de despesas:

• Tenha uma conta bancária jurídica separada: não use sua conta de pessoa física para transações comerciais, evitando misturar e confundir os valores.

• Use um cartão de crédito empresarial: fica mais fácil controlar as despesas comerciais e ainda melhora o crédito da empresa.

• Tenha um salário: estabeleça um valor a ser transferido da conta empresarial para sua conta pessoal. Assim, você distingue o dinheiro da empresa dos ganhos pessoais.

• Registre as despesas compartilhadas: se você usa algo para fins pessoais e também comerciais (como seu carro ou celular), defina uma porcentagem como uso comercial e registre-a meticulosamente.

Use um software de escrituração contábil

Softwares de escrituração contábil podem ser muito úteis para pequenas empresas com dificuldades na gestão financeira. É fácil cometer erros na contabilidade manual, que também pode ser incrivelmente demorada. Um software de contabilidade automatiza os processos, reduzindo o risco de erro humano e liberando seu tempo para atividades estratégicas. Veja como implementar um software.

• Escolha o software certo: selecione uma plataforma de contabilidade adequada para o tamanho, setor e necessidades específicas da sua empresa. QuickBooks, Xero e FreshBooks são programas populares. Cada um tem recursos exclusivos, como operações em nuvem, integrações com outras plataformas e escalabilidade.

• Treine a equipe: ensine a usar o software de forma eficaz. Muitos fornecedores têm tutoriais e suporte ao cliente para ajudar este processo.

• Configure e integre: configure o software de acordo com os requisitos contábeis da empresa. Integre outros sistemas, como o sistema de pontos de venda (POS), folha de pagamento e serviços bancários, para unificar o planejamento financeiro.

Faça um orçamento

Um bom orçamento esclarece sua situação financeira, permitindo identificar áreas para cortes de custos, investimento em crescimento ou poupanças para o futuro. Vamos detalhar como criar um orçamento que funcione para a sua pequena empresa.

• Estime sua renda: projete a receita mensal ou anual a partir do desempenho anterior, das tendências de mercado e previsões de vendas. Seja realista e considere flutuações sazonais ou possíveis mudanças econômicas.

• Liste as despesas: categorize suas despesas em custos fixos (ex.: aluguel, salários, seguros) e variáveis (ex.: estoque, marketing, serviços públicos). Não se esqueça dos impostos e empréstimos. Acompanhe as despesas por alguns meses esclarecer os padrões de gastos.

• Estabeleça metas financeiras: defina os objetivos do orçamento. Você quer mais lucros, pagar dívidas ou economizar para uma expansão? As metas devem moldar as prioridades orçamentárias.

• Aloque os fundos: atribua uma parte da receita a cada categoria de despesa, tomando cuidado para não exceder a receita. Se isso acontecer, será preciso ajustar os gastos ou dar um jeito de aumentar a receita.

• Revise e ajuste: continue analisando o orçamento com frequência para manter a direção. Com a evolução da empresa, as receitas e despesas mudam, pelo que é importante fazer os ajustes necessários.

Automatize processos manuais

A automação resolve tarefas repetitivas e rotineiras. Automatizando processos manuais demorados e rotineiros, a empresa economiza tempo, reduz o risco de erros humanos, corta custos com despesas administrativas e mão de obra e aumenta a satisfação dos funcionários, liberando seu tempo para tarefas mais estratégicas. Veja a seguir como introduzir a automação em sua empresa.

• Identifique processos mais adequados para a automação.

• Escolha softwares que se integrem aos seus sistemas e que possam acompanhar o crescimento da empresa. Por exemplo, sistemas como o Customer Relationship Management (CRM) para gerenciar relacionamentos com clientes ou o Enterprise Resource Planning (ERP) para processos da empresa são ótimos lugares para começar.

• Implemente as novas soluções tecnológicas em etapas para evitar sobrecarga operacional.

• Treine cuidadosamente os funcionários para que saibam usar as ferramentas e entendam sua utilidade para os negócios.

• Monitore o desempenho das tecnologias e ajuste conforme necessário para gerar melhoria contínua.

Algumas áreas em que a automação pode fazer muita diferença:

• Faturamento e cobrança: softwares para faturamento automático podem gerar e enviar faturas aos clientes, acompanhar pagamentos e enviar lembretes de faturas vencidas.

• Folha de pagamento: softwares de folha de pagamento calculam salários, deduções e impostos, além de automatizar os depósitos diretos para os funcionários.

• Acompanhamento de despesas: ferramentas de gerenciamento de despesas podem capturar recibos, categorizar despesas e gerar relatórios.

• Entrada de dados: ferramentas de automação de entrada de dados podem extrair dados de fontes como faturas ou recibos e importá-los para seu software de contabilidade.

• Agendamento para redes sociais: ferramentas de agendamento para redes sociais podem publicar conteúdo automaticamente em todas as plataformas.

Mantenha registros detalhados

Registros detalhados ajudam sua empresa a tomar decisões informadas; cumprir os requisitos de auditoria; e abordar e resolver rapidamente quaisquer disputas com clientes, fornecedores ou funcionários. A análise desses registros pode ajudar a traçar estratégias para corte custos, otimização operações e aumento de lucratividade. Registros completos também ajudam a fortalecer sua reputação, projetando confiabilidade e transparência. Veja como implementar boas práticas de manutenção de registros em sua empresa.

• Use ferramentas digitais para capturar e armazenar recibos, faturas e contas. Registre interações com clientes, contratos com fornecedores e dados de funcionários.

• Use serviços em nuvem para armazenar seus documentos com segurança, protegê-los contra danos físicos e permitir acesso em qualquer lugar, a qualquer momento.

• Atualize seus registros com frequência. Entradas e backups regulares evitam atrasos e perda de dados, mantendo suas informações atualizadas e acessíveis.

• Organize os registros com um sistema, seja por data, projeto, cliente ou tipo de despesa.

• Estabeleça um cronograma para revisar periodicamente seus registros. Analise tendências e desempenho para embasar seus planos.

Entenda a legislação de impostos sobre vendas

Alíquotas e regras de impostos sobre vendas pode variar mesmo dentro de uma mesma região. Como pequeno empresário, você precisa conhecer a legislação dos impostos sobre vendas aplicáveis aos seus produtos ou serviços, localização e clientes. O descumprimento pode resultar em multas e penalidades pesadas, colocando sua empresa em risco. Veja abaixo o que você deve saber sobre o imposto sobre vendas.

• Nexo: nos EUA, é a conexão entre sua empresa e um estado, que aciona a obrigação de recolher e pagar impostos sobre vendas. Ela pode ser estabelecida por presença física, como uma loja ou escritório, ou atividade econômica, como vendas online a partir de determinado limite.

• Isenções: alguns produtos ou serviços podem estar isentos de imposto sobre vendas ou imposto sobre valor agregado (IVA), como mantimentos ou medicamentos com receita médica. Conheça todas as isenções que se aplicam à sua empresa.

• Cadastro: geralmente, é preciso um registro na autoridade fiscal local e uma autorização para cobrar imposto sobre vendas.

• Declaração e remessa: é preciso fazer declarações periódicas do imposto sobre vendas (mensais, trimestrais ou anuais) e pagar os impostos recolhidos à autoridade competente.

Categorizar despesas

A categorização de despesas simplifica a contabilidade e fornece insights valiosos sobre seus padrões de gastos. Veja a seguir como a categorização de despesas pode ajudar o seu negócio.

• Deduções fiscais: algumas despesas são isentas de impostos, mas precisam estar devidamente documentadas e categorizadas.

• Orçamento: analisando suas despesas por categoria, você pode identificar áreas em que está gastando demais e ajustar seu orçamento.

• Análise financeira: categorizar as despesas permite gerar relatórios detalhados que mostram como seu dinheiro está sendo gasto. Você pode identificar tendências, acompanhar gastos ao longo do tempo e tomar decisões informadas sobre a alocação de recursos.

Veja como categorizar despesas estrategicamente:

• Estabeleça categorias: crie uma lista de categorias alinhadas às suas atividades comerciais. Categorias comuns: aluguel ou empréstimo imobiliário, serviços públicos, material de escritório, marketing, folha de pagamento, viagens e serviços profissionais.

• Seja específico: não jogue tudo em categorias amplas, como "diversos". Seja o mais específico possível (p. ex., "material de escritório - papel", "marketing - anúncios de mídia social", "viagem - passagem aérea. O detalhamento traz insights mais específicos.

• Utilizar software de contabilidade: muitos softwares de contabilidade já vêm com categorias de despesas, facilitando a categorização das transações. Alguns softwares permitem personalizar as categorias conforme suas necessidades.

• Revise regularmente: com a evolução da empresa, suas despesas podem mudar, então confirme se suas categorias ainda são relevantes e abrangentes.

Gerenciar fluxo de caixa

Gerenciar o fluxo de caixa da empresa é fundamental para a contabilidade de pequenas empresas. Veja a seguir recomendações para gestão eficaz do dinheiro.

• Previsão: use o histórico de dados, previsões de vendas e projeções de despesas para prever o fluxo de caixa e possíveis deficiências e tomar as devidas providências.

• Condições de pagamento: negocie condições favoráveis de pagamento com fornecedores e clientes. Estenda os prazos de pagamento com fornecedores para preservar o caixa e incentive os clientes a pagarem cedo, oferecendo descontos ou multas por atraso.

• Financiamento de faturas: se tiver faturas pendentes, considere financiar faturas. Isso permite acessar uma parte do valor das faturas enquanto aguarda o pagamento.

• Linhas de crédito: garanta uma linha de crédito como rede de segurança. Pode ser um colchão para os meses mais fracos ou para despesas inesperadas, disponível para os momentos de necessidade.

• Preços dinâmicos: ajuste seus preços pela demanda ou sazonalidade. Ofereça descontos nas épocas lentas para estimular as vendas e considere aumentar os preços nas temporadas de pico, para maximizar a receita.

• Gestão de estoque: otimize o estoque para reduzir os custos de transporte e evitar amarrar muito dinheiro em estoque. Use dados e previsões para antecipar a demanda e ajustar seu estoque adequadamente.

Escolha o método contábil correto

O método contábil escolhido determina como você registra receitas e despesas, o que, por sua vez, afeta seus relatórios financeiros e obrigações fiscais. Os dois principais métodos contábeis são o regime de caixa e o regime de competência, cada com suas vantagens e desvantagens.

• Contabilidade em regime de caixa: esse método reconhece receitas quando são recebidas e despesas quando são pagas. É mais simples e preferido por pequenas empresas com volume menor de transações. Mas ela pode não ser tão claro em termos de sua saúde financeira, pois não contabiliza faturas pendentes ou contas não pagas.

• Regime de competência: este método reconhece as receitas e as despesas no momento da transação, independente de quando sejam pagas. Ele fornece uma visão mais precisa do seu desempenho financeiro, mas pode ser difícil de implementar e exigir a ajuda de um contador.

Veja como escolher o método certo para sua empresa:

• Tamanho e complexidade: para uma empresa pequena, com transações simples e estoque limitado, a contabilidade em regime de caixa pode ser suficiente. Mas se você tem bastante contas a receber ou a pagar, ou se seu inventário é um ativo importante, a contabilidade por regime de competência pode ser melhor.

• Normas do setor: alguns setores têm requisitos ou preferências contábeis específicas. Pesquise as práticas comuns em seu setor para ver qual método é mais utilizado.

• Implicações tributárias: o método contábil escolhido pode afetar suas obrigações fiscais. Consulte um especialista tributário para avaliar as implicações de cada método e determinar o mais vantajoso para o seu negócio.

• Objetivos de longo prazo: considere seus planos de longo prazo para a empresa. A contabilidade por regime de competência costuma ser preferida pelos investidores e credores, pois esclarece melhor seu desempenho financeiro. Pode ser a melhor escolha se você pretende buscar financiamento externo ou abrir o capital.

Mantenha a contabilidade em dia

Um sistema contábil bem organizado demonstra a integridade de sua empresa e facilita a tomada de decisão. Veja como fazer uma contabilidade proativa.

• Reconciliar regularmente: não espere o final do ano para reconciliar as contas. Crie um hábito mensal ou mesmo semanal de comparar seus registros com extratos bancários e de cartão de crédito para identificar discrepâncias rapidamente, antes que se tornem problemas maiores.

• Resolva discrepâncias prontamente: ao encontrar erros ou incongruências, investigue-os cuidadosamente e corrija de imediato.

• Revise relatórios de vencimento: analise regularmente seus relatórios de contas a receber e a pagar para identificar faturas vencidas ou contas não pagas. Cobre pagamentos pendentes e resolva problemas de pagamento.

• Arquive o histórico de dados: mantenha seus dados financeiros atuais acessíveis, mas arquive registros mais antigos para evitar desordem. O arquivamento pode ser eletrônico ou um local seguro para documentos físicos.

• Gerencie o manuseio de documentos: crie um guia por escrito para seus procedimentos de escrituração, incluindo como categorizar despesas, reconciliar contas e gerenciar transações. Seus procedimentos serão uniformizados e será mais fácil treinar novos funcionários.

Planeje com antecedência os impostos

Os impostos são uma realidade inevitável para as pequenas empresas, mas não precisam ser uma fonte de estresse e ansiedade. Planejando com antecedência e organizando-se ao longo do ano, sua declaração será mais fácil e você evitará multas por atraso. Vejamos como fazer o planejamento tributário.

• Separe os valores: separe uma parte das receitas ao longo do ano conforme sua estimativa de impostos a pagar.

• Registre deduções: mantenha registros meticulosos de todas as despesas comerciais qualificáveis. Use um software de contabilidade ou planilhas para acompanhar essas despesas ao longo do ano e não perder nenhuma dedução.

• Faça pagamentos de impostos por estimativa: se você acredita que pagará impostos, faça pagamentos adiantados trimestrais para a autoridade federal de sua região. Isso ajuda você a evitar multas por pagamentos a menor e a distribuir a carga tributária ao longo do ano.

• Consulte um profissional fiscal: considere a contratação de um profissional para ajudar a preparação de impostos, manter a conformidade e identificar possíveis estratégias para economizar em impostos.

• Cumpra prazos: não se esqueça de observar prazos fiscais importantes, como pagamentos de impostos trimestrais e o prazo da declaração anual. Perder esses prazos pode resultar em cobrança de multas e juros.

• Reúna os documentos com antecedência: comece a reunir seus documentos fiscais bem antes do prazo da declaração (por exemplo, W-2s, 1099s, extratos bancários, recibos de despesas dedutíveis).

• Faça a declaração eletrônica: a declaração online é mais rápida e precisa e, muitas vezes, o reembolso também é mais rápido do que para a declaração em papel.