会計は、小規模企業の財務の方向性を示す手段です。お金がどこから来て、どこへ行くのか、また、現在いくら手元にあるのかを正確に示します。この情報は、商品の価格はいくらであるべきか、新しい備品を購入すべきかどうか、いつ従業員を補充するかなど、ビジネスに関する戦略的な選択を行う上で役立ちます。詳細な財務記録は、その企業が信頼でき、成長の可能性があることを証明するため、融資の確保や投資家の関心を引き付けるのにも役立ちます。何よりも肝心なのは、正確な会計処理は法律を遵守することにつながるということです。これは、高額な追徴課税や法的なトラブルを避けるための最も基本的な対策です。

つまり、会計は、アメリカ全企業の 99.9% を占める小規模企業や、世界の全企業の 90% を構成する中小企業 (SME) にとって要となる業務なのです。財務記録を整理しておくことで、キャッシュフローを追跡し、費用と収益のパターンを見つけ、収益性を維持するために調整を行うこともできます。以下では、小規模企業における会計について知っておくべきヒントをご紹介します。

本記事の内容

• 会計とは？
  
• 小規模企業に適した会計のヒント
  

会計とは？

会計は、企業または個人の財務情報を記録、整理、解釈するためのプロセスです。資産 (所有しているもの) と負債 (借りているもの) を記録しながら、入ってくるお金 (収入) と出ていくお金 (支出) を追跡した詳細な記録でもあります。この情報は、企業の財務の健全性と業績を示す、貸借対照表や損益計算書などの財務諸表を作成するために使用されます。

会計は、企業が金融規制や税法に準拠しながら長期的な財務状況の進捗を追跡し、価格設定、投資、雇用、その他の業務上の側面について、十分な情報を得た上で意思決定を行うのに役立ちます。また、正確な財務記録は企業の誠実さと透明性を示すため、ビジネスを長期的に成功へと導きます。

小規模企業に適した会計のヒント

この項目では、小規模企業が気にかけておくべき会計のヒントをいくつかご紹介します。

事業経費と個人経費の切り分け

経費を事業用と個人用のものに分けることは、企業会計の最も重要なルールです。これにより、記帳が簡素化され、収入と支出の追跡、財務諸表の作成、税金の申告が容易になります。また、個人資産を保護しつつ、企業の財務状況をより正確に把握できるようにもなります。以下は、経費を分離する際に考慮すべき重要事項です。

• 事業用銀行口座を別に開設する:個人口座をビジネス取引に使用しないでください。これは、資金の混同や混乱の原因となります。

• 法人カードを取得する:事業経費を追跡するのに役立つだけでなく、ビジネスに信用を与えられます。

• 自分に給与を支払う:事業用口座から個人口座に収入として振り替える一定の金額を設定します。これにより、事業資金と個人の収入が区別されます。

• 共有経費を把握する:車や携帯電話など、個人用と事業用の両方に使用する勘定科目がある場合は、一定の比率を事業分として割り当て、細心の注意を払って記録します。

記帳ソフトの利用

記帳ソフトは、財務管理に苦労している小規模企業にとって非常に有用なものです。手作業による記帳はミスが発生しやすく、非常に時間がかかる可能性がありますが、記帳ソフトはこれらのプロセスを自動で処理します。これにより、人為的ミスのリスクが軽減され、戦略的な活動に時間を割けるようになります。ソフトウェアを導入する方法は次のとおりです。

• 適切なソフトウェアの選択:ビジネスの規模、業界、特定のニーズに合った記帳プラットフォームを選択してください。人気の候補には、QuickBooks、Xero、FreshBooks などがあります。それぞれに、クラウド運用、プラットフォーム間連携、スケーラビリティなどの機能が搭載されています。

• チームの教育:従業員には、ソフトウェアを効果的に使用する方法について指導します。ソフトウェアプロバイダーの多くは、このプロセスを支援するためのチュートリアルやカスタマーサポートを用意しています。

• セットアップと連携:会社の会計要件に合わせてソフトウェアの設定を行います。販売時点情報管理 (POS) システム、給与計算、バンキングなど、他のシステムと連携して、統一された財務計画を実現します。

予算編成

適切に作成された予算は、財務状況に関するインサイトをもたらし、コスト削減、成長への投資、または将来のための貯蓄が可能な領域を特定できるようにします。小規模企業に適した予算編成の方法を詳しく見ていきましょう。

• 収益の見積もり:過去の実績、市場動向、売上予測に基づいて月間または年間の収益を予測します。現実的な目線で、季節的な変動や潜在的な経済変化を織り込むようにしてください。

• 経費のリストアップ:経費を固定費 (家賃、給与、保険など) と変動費 (在庫費用、販促費、光熱費など) に分類します。税金やローン費用も含めるようにしてください。数カ月間の支出を記録して、支出パターンを正確に把握します。

• 財務目標の設定:予算で何を達成したいかを決めておきます。利益率の改善、借金の返済、事業拡大のための貯蓄などでも結構です。目標によって予算の優先順位が決まります。

• 資金の割り当て:収益の一部を各費用科目に割り当てます。このとき、合計費用が収益を超えないようにしてください。もし超えた場合は、費用を調整するか、収益を増やす方法を考える必要があります。

• 見直しと調整:予算を定期的に見直して、財務が順調に進んでいるかどうかを確認します。事業が大きくなるにつれて収入と支出も変化するため、必要に応じて調整を行うことが大切です。

手動プロセスの自動化

反復的で日常的な作業を中心に自動化に取り組みます。時間のかかる定型的な手動プロセスを自動化することで、企業は時間を節約しながら、人為的ミスのリスク軽減、管理費と人件費の削減を達成できます。戦略的取り組みに時間を割けるようになることで、従業員の満足度も高まります。以下は、ビジネスに自動化を導入する手順です。

• 自動化の恩恵を最も受けられるプロセスを特定します。

• 現在のテクノロジーと統合可能で、ビジネスとともに成長できるソフトウェアを選択します。たとえば、顧客関係を管理するための顧客関係管理 (CRM) システムや、企業プロセスを管理する企業資源計画 (ERP) システムの利用が出発点として最適です。

• 新しい技術ソリューションを段階的に導入し、運用の過負荷を回避します。

• これらの新しいツールの使用方法と、ツールがビジネスに役立つ理由について、従業員が十分なトレーニングを受けていることを確認します。

• 導入したテクノロジーが時間の経過とともにどのように機能しているかを監視し、必要に応じて調整を行い、継続的に改善を図ります。

以下は、自動化によって大きな影響を与えることができる分野です。

• 請求書作成 / 請求:自動請求ソフトでは、クライアント宛ての請求書の作成・送付、支払いの追跡、期限切れ請求書のリマインダー通知を実行できます。

• 給与計算:給与計算ソフトは、給料、控除、税金の計算のほか、従業員への口座振込を自動化できます。

• 経費記録:経費管理ツールでは、領収書の取得、経費の仕分け、レポート生成を行うことができます。

• データ入力:データ入力自動化ツールは、請求書や領収書などのソースからデータを抽出し、会計ソフトにインポートできます。

• ソーシャルメディアのスケジュール投稿:ソーシャルメディアスケジューリングツールによって、さまざまなプラットフォームでコンテンツを自動投稿できるようになります。

詳細な記録の保持

詳細な記録を管理することは、企業が情報に基づいた意思決定を行うためにも重要なことです。監査要件への適合や、顧客、サプライヤー、従業員とのあらゆる紛争への迅速な対応と解決にも役立ちます。これらの記録を見直すことで、コスト削減、経営最適化、収益性改善の方法について戦略を立てることができます。また、詳細な記録を残すことで、高い評価を築き、会社の信頼性と透明性を高められます。以下では、適切な記録管理をビジネスに導入する方法を解説します。

• デジタルツールを使用して、領収書、インボイス、請求書をキャプチャーまたは保管します。顧客とのやり取り、サプライヤー契約、従業員レコードを記録するようにします。

• クラウドサービスを利用して、書類を物理的な損傷から安全に保護し、時間や場所を問わずアクセスできるようにします。

• レコードを定期的に更新します。定期的な入力とバックアップにより、データのパイルアップや損失を防ぎ、情報を最新の状態に保ち、検索可能な状態に維持します。

• システムを利用して、日付、プロジェクト、クライアント、費用科目ごとに記録を整理します。

• レコードの定期レビュースケジュールを設定します。傾向とパフォーマンスを分析することで、今後の計画にフィードバックすることができます。

売上税法の理解

売上税の税率と規則は、地域内でも異なる場合があります。小規模企業の経営者は、特定の製品やサービス、場所、顧客に適用される最新の売上税法を把握しておかなければなりません。これらの規制に従わない場合は、多額の罰金や罰則が科せられ、ビジネスに危険が及ぶ可能性があります。売上税について知っておくべきことを以下でご覧いただけます。

• ネクサス:これは、売上税の徴収と納付の義務を発生させる、企業とアメリカの州とのつながりを指します。ネクサスは、店舗やオフィスなどの物理的な拠点、あるいは一定の基準を超えるオンライン販売などの経済活動を通じて確立されます。

• 免除:食料品や処方薬など一部の商品またはサービスは、売上税や付加価値税 (VAT) が免除される場合があります。ビジネスに適用される免除規定があるかご確認ください。

• 登録:通常、現地の税務当局に登録し、売上税許可証を取得する必要があります。

• 申告・納付:定期的 (月次、四半期ごと、または年次) に売上税申告書を提出し、徴収した税金を適切な当局に納付することが義務付けられます。

経費の分類

経費を分類しておくことで、記帳が簡素化され、支出パターンに関する貴重なインサイトが得られます。経費の分類がビジネスに役立つ場面を以下でご紹介します。

• 税額控除:特定の経費は税額控除の対象となりますが、適切に文書化され、正しいカテゴリーに割り当てられている場合に限ります。

• 予算編成:カテゴリー別に経費を分析することで、支出の多い領域を特定し、予算を調整できます。

• 財務分析:経費を分類することで、お金がどのように使われているかを示す詳細なレポートを生成できます。このレポートを利用して、支出の傾向の特定と、時間の経過に伴う支出の追跡を行えるため、リソースの割り当てについて十分な情報に基づいた決定を下す助けとなります。

次に、経費の戦略的な分類方法をご紹介します。

• カテゴリーの確立:事業活動に合ったカテゴリーリストを作成します。一般的なカテゴリーとして、家賃やローン費用、光熱費、事務用品費、販促費、給料、旅費交通費、専門サービス料などに分けられます。

• 具体的な分類:すべての経費を「その他」などの大まかなカテゴリーで一括りにしないようにしてください。経費はできるだけ具体的に記載する必要があります (例: 「事務用品費 - 用紙」、「販促費 - ソーシャルメディア広告」、「旅費交通費 - 航空運賃」)。このように具体的に記録しておくことで、より詳細な分析情報が得られます。

• 会計ソフトの利用:会計ソフトウェアプログラムの多くは、経費のカテゴリーが事前に設定されているため、取引をカテゴリー別に簡単に割り当てることができます。一部のソフトウェアでは、特定のニーズに合わせてカスタムのカテゴリーを作成することも可能です。

• 定期的な見直し:ビジネスが発展するにつれ、経費も変化する可能性があります。そのため、定期的にカテゴリーを見直し、それが依然として適切かつ網羅的であることを確認してください。

キャッシュフローの管理

キャッシュフロー管理は、小規模企業の会計における重要プロセスです。現金を効果的に管理する方法を以下でご紹介します。

• 予測:過去のデータ、売上予測、費用予測を通して、キャッシュフローを予測します。これにより、資金不足の問題を予測し、先手を打って対策を講じることができます。

• 支払い条件:サプライヤーや顧客と有利な支払い条件を交渉します。サプライヤーとの支払い条件を延長して資金を確保したり、割引や延滞料を導入して顧客からの早期支払いを促したりすることが可能です。

• インボイスファイナンス: 未払いの請求書がある場合は、インボイスファイナンスの利用をご検討ください。これにより、支払いを待っている間に請求書の金額の一部を調達できます。

• 与信枠:セーフティネットとして与信枠を確保しておきます。売上の乏しい月や予期せぬ出費が発生した場合に、資金繰りのための資金を必要なタイミングで利用できます。

• ダイナミックプライシング:需要と季節性に基づいて価格の調整を行います。閑散期には割引を提供して販売を促進し、繁忙期には値上げを検討して収益の最大化を図ります。

• 在庫管理:在庫水準を最適化して保管コストを削減すると同時に、多額の現金を在庫に抱えないようにします。データと予測を基に需要を先読みし、それに応じて在庫を調整します。

適切な会計方法の選択

選択する会計処理方法によって、収益と費用の計上方法が決まり、それが財務報告や納税義務に影響します。主な会計処理方法は、現金主義と発生主義 2 つであり、それぞれに長所と短所があります。

• 現金主義会計:この方法では、現金を受け取ったときに収益を認識し、現金を支払ったときに費用を認識します。シンプルでわかりやすいため、取引量が少ない小規模企業でよく採用されています。ただし、未収や未払いを考慮していないため、財務状況を正確に表しているとは言い切れません。

• 発生主義会計:この方法では、現金の支払い時期に関係なく、収益・費用ともに発生した時点で認識されます。発生主義は、より正確な財務実績の把握が可能ですが、企業によっては導入が難しい可能性があり、会計士のサポートが必要になる場合もあります。

以下では、会社に適した会計処理方法を選択するために考慮すべきことをご紹介します。

• ビジネスの規模と複雑さ:取引が単純で在庫が限られている小規模企業の場合は、現金主義会計で十分かもしれません。しかし、多額の売掛金または買掛金がある場合、または在庫が主要な資産である場合は、発生主義会計の方が適している可能性があります。

• 業界標準:一部の業界では、特定の会計要件や優先事項が存在します。業界で一般化している慣行を調査し、どの方法がより広く採用されているか確認しておきましょう。

• 税務上の影響:選択する会計方法によって、納税義務に影響が及ぶ可能性があります。税務の専門家に相談して、各方法の税務上の影響を評価し、どちらが会社にとってより有利かを判断してください。

• 長期目標:長期的な事業計画も考慮事項の一つです。発生主義会計は、財務実績をより包括的に把握できるため、投資家や融資者に好まれることがよくあります。そのため、外部からの資金調達や株式公開を計画している場合は、発生主義会計の方が望ましいかもしれません。

継続的な会計処理

会計システムが適切に管理されていれば、会社の健全性を明確に把握できるだけでなく、的確な意思決断も容易になります。会計処理を積極的に進める方法について詳しく見ていきましょう。

• 定期的な照合:年度末を待たずに口座の照合を行ってください。毎月、あるいは毎週、銀行やクレジットカードの明細書と記録を比較して、大きな問題になる前に過不足を特定するようにしましょう。

• 過不足の迅速な対処:ミスや不一致が見つかった場合は、徹底的に調査し、直ちに修正してください。

• 売掛金年齢表の確認: 売掛金と買掛金の年齢表を定期的に確認して、支払い期日を過ぎた請求書や未払いの請求書を特定します。その後、未払い金の回収と支払いに関する問題の解決に取り組みます。

• 過去データのアーカイブ:現在の財務データはすぐにアクセスできるようにしておき、古い記録はアーカイブして整理しましょう。これは電子的に行うことも、物理的な書類を安全な場所に保管して行うことでも対応できます。

• 書類の処理方法の管理:経費の分類方法、口座の照合方法、取引の処理方法など、記帳手続きに関する書面ガイドを作成します。これにより、会計処理に一貫性が保たれ、新しい従業員のトレーニングが容易になります。

計画的な税金対策

税金は小規模企業にとって避けられない現実ですが、ストレスや不安の原因と捉える必要はありません。事前に計画を立て、一年を通じて書類の整理を心がけることで、納税申告の時期を楽に過ごすことができ、申告期限の遅延による高額な罰金を避けることもできます。それでは、税務計画の立て方を見ていきましょう。

• 資金の確保:予定納税額を支払えるよう、年間を通じて収入の一部を確保しておきましょう。

• 控除額の把握:対象となるすべての事業経費を細心の注意を払って記録します。会計ソフトまたはスプレッドシートを利用して、年間を通じてこれらの経費を追跡し、控除の機会を逃さないようにしましょう。

• 予定納税:納税義務が生じそうな場合は、四半期ごとに管轄区域の適切な連邦当局に予定納税を行うようにしてください。これにより、年間を通じて税負担を分散させるだけでなく、支払い不足による罰則を回避できるようになります。

• 税理士相談:納税申告書の作成、法令順守、節税対策の検討など、税務関連の業務をサポートしてくれる専門家の雇用をご検討ください。

• 期限の厳守:四半期ごとの予定納税や確定申告の期限など、重要な納税期限は必ず確認してください。これらの期限に遅れた場合、罰金や利息が発生する可能性があります。

• 書類の早期収集:申告期限に余裕を持って税務書類 (W-2、1099、銀行取引明細書、控除対象経費の領収書など) の収集を始めてください。

• 電子申告:オンラインでの申告は、紙の申告よりも迅速かつ正確に済ませられ、還付も速やかに行われる傾向にあります。