การทําบัญชีหมายถึงการวางแผนการเงินสำหรับธุรกิจรายย่อยของคุณ โดยจะช่วยให้ทราบว่าเงินของคุณมาจากที่ไหน ออกไปไหน และคุณมีเงินจำนวนเท่าใด ความรู้นี้จะช่วยคุณทำการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์เกี่ยวกับธุรกิจ เช่น ต้องกำหนดราคาผลิตภัณฑ์เท่าใด ควรซื้ออุปกรณ์ใหม่หรือไม่ หรือควรจ้างคนเพิ่มเมื่อใด ข้อมูลทางการเงินแบบละเอียดยังช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สามารถขอกู้เงินและดึงดูดนักลงทุน เนื่องจากเป็นหลักฐานพิสูจน์ว่าธุรกิจมีความน่าเชื่อถือและมีศักยภาพในการเติบโต สิ่งที่สำคัญที่สุดก็คือ การทําบัญชีที่ถูกต้องแม่นยําจะช่วยให้คุณปฏิบัติตามกฎหมาย ซึ่งเป็นแนวทางพื้นฐานที่สุดในการหลีกเลี่ยงบทลงโทษทางภาษีและปัญหาด้านกฎหมายต่างๆ

กล่าวโดยย่อก็คือ การทําบัญชีเป็นสิ่งที่สำคัญสำหรับธุรกิจรายย่อย ซึ่งคิดเป็น 99.9% ของธุรกิจทั้งหมดในสหรัฐอเมริกา และเป็นส่วนหนึ่งของธุรกิจรรายย่อยและขนาดกลาง (SME) ที่ประกอบเป็น 90% ของธุรกิจทั่วโลก การจัดการบันทึกทางการเงินอย่างเป็นระเบียบจะช่วยให้คุณติดตามกระแสเงินสด ค้นหารูปแบบในการใช้จ่าย ผลกําไร รวมทั้งทําการปรับเปลี่ยนที่จำเป็นเพื่อให้ทํากําไรได้ ด้านล่างนี้ เราจะพูดถึงเคล็ดลับบางส่วนที่คุณควรทราบสําหรับการทําบัญชีในฐานะธุรกิจรายย่อย

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• การทําบัญชีคืออะไร
  
• เคล็ดลับการทําบัญชีสําหรับธุรกิจรายย่อย
  

การทําบัญชีคืออะไร

การทําบัญชีคือกระบวนการบันทึก จัดระเบียบ และตีความข้อมูลทางการเงินสําหรับธุรกิจหรือบุคคลทั่วไป โดยจะเป็นบันทึกแบบละเอียดของเงินทั้งหมดที่เข้ามา (รายรับ) และออกไป (รายจ่าย) พร้อมกับการติดตามสินทรัพย์ (สิ่งที่คุณเป็นเจ้าของ) และหนี้สิน (สิ่งที่คุณค้างชําระ) ข้อมูลนี้ใช้เพื่อสร้างรายงานทางการเงิน เช่น งบดุลและงบรายรับ ที่แสดงให้เห็นถึงสถานะทางการเงินและผลประกอบการของธุรกิจ

การทําบัญชีช่วยธุรกิจในการติดตามความคืบหน้าทางการเงินในช่วงเวลาต่างๆ ปฏิบัติตามกฎระเบียบทางการเงินและกฎหมายภาษี และทำการตัดสินใจอย่างมีข้อมูลเกี่ยวกับการกําหนดราคา การลงทุน การจ้างงาน และแง่มุมด้านการปฏิบัติงานอื่นๆ นอกจากนี้ ข้อมูลทางการเงินที่แม่นยํายังแสดงให้เห็นถึงความถูกต้องและความโปร่งใส ซึ่งเป็นคุณสมบัติที่ช่วยให้ธุรกิจประสบความสําเร็จในระยะยาว

เคล็ดลับการทําบัญชีสําหรับธุรกิจรายย่อย

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับการทําบัญชีที่ธุรกิจรายย่อยควรคํานึงถึง

แยกค่าใช้จ่ายทางธุรกิจและค่าใช้จ่ายส่วนบุคคล

การแยกค่าใช้จ่ายของธุรกิจและค่าใช้จ่ายส่วนบุคคลเป็นกฎที่สําคัญที่สุดในการทําบัญชีธุรกิจ การทำเช่นนี้จะช่วยลดความยุ่งยากในการทําบัญชี ทําให้ติดตามรายได้และค่าใช้จ่าย จัดทํางบการเงิน และยื่นภาษีได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยปกป้องทรัพย์สินส่วนบุคคลของคุณและแสดงภาพที่แม่นยำขึ้นเกี่ยวกับประสิทธิภาพทางการเงินของธุรกิจ ต่อไปนี้คือข้อควรพิจารณาหลักๆ ที่จะช่วยแยกค่าใช้จ่ายออกจากกัน

• เปิดบัญชีธนาคารของธุรกิจแยกต่างหาก: อย่าใช้บัญชีส่วนตัวกับธุรกรรมสำหรับธุรกิจเพราะอาจสร้างความปะปนและสับสนในด้านเงินทุน

• สมัครบัตรเครดิตธุรกิจ: วิธีนี้จะช่วยติดตามค่าใช้จ่ายของธุรกิจและสามารถสร้างเครดิตให้ธุรกิจของคุณได้

• จ่ายเงินเดือนให้ตัวเอง: กําหนดเงินจํานวนหนึ่งที่จะโอนจากบัญชีธุรกิจไปยังบัญชีส่วนตัวของคุณเป็นประจำเพื่อเป็นรายได้ การทำเช่นนี้จะสร้างความแตกต่างระหว่างเงินของธุรกิจกับรายได้ส่วนบุคคลของคุณ

• ติดตามค่าใช้จ่ายที่ใช้ร่วมกัน: หากคุณใช้บางสิ่งเพื่อวัตถุประสงค์ส่วนตัวและธุรกิจ (เช่น รถยนต์หรือโทรศัพท์มือถือของคุณ) โปรดจัดสรรเปอร์เซ็นต์สําหรับการใช้งานทางธุรกิจและติดตามอย่างละเอียด

ใช้ซอฟต์แวร์การทําบัญชี

ซอฟต์แวร์การทําบัญชีอาจช่วยลดความยุ่งยากในการจัดการเงินของธุรกิจรายย่อย การทําบัญชีด้วยตัวเองมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดและใช้เวลานานอย่างไม่น่าเชื่อ ในขณะที่ซอฟต์แวร์การทําบัญชีจะช่วยให้กระบวนการเหล่านี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ เทคโนโลยีนี้จะช่วยลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดที่เกิดจากมนุษย์และทำให้มีเวลามากขึ้นสำหรับกิจกรรมเชิงกลยุทธ์ ต่อไปนี้คือวิธีการนำซอฟต์แวร์นี้ไปใช้

• เลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม: เลือกแพลตฟอร์มการทําบัญชีที่เหมาะกับขนาดธุรกิจ อุตสาหกรรม และความต้องการเฉพาะเจาะจงของคุณ ตัวเลือกยอดนิยม ได้แก่ QuickBooks, Xero และ FreshBooks โดยแต่ละแพลตฟอร์มจะมีฟีเจอร์เฉพาะตัว เช่น การดำเนินงานในระบบคลาวด์ การผสานการทํางานกับแพลตฟอร์มอื่นๆ และความสามารถในการปรับขนาด

• ฝึกอบรมทีมของคุณ: ฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับวิธีใช้ซอฟต์แวร์อย่างมีประสิทธิภาพ ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์จํานวนมากมีบทแนะนําการใช้งานและการสนับสนุนลูกค้าเพื่อให้ความช่วยเหลือในขั้นตอนนี้

• ตั้งค่าและเชื่อมต่อการทํางาน: กําหนดค่าซอฟต์แวร์ให้ตรงกับข้อกําหนดด้านการทําบัญชีของธุรกิจคุณ ผสานการทํางานกับระบบอื่นๆ ซึ่งรวมถึงระบบบันทึกการขาย (POS), เงินเดือน และธนาคาร เพื่อการวางแผนทางการเงินแบบครบวงจร

จัดทำงบประมาณ

งบประมาณที่วางแผนมาเป็นอย่างดีจะให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับสถานการณ์ทางการเงินของคุณ ซึ่งจะช่วยให้ระบุส่วนที่สามารถลดต้นทุน ลงทุนกับการเติบโต หรือประหยัดค่าใช้จ่ายเพื่ออนาคตได้ ต่อไปนี้คือวิธีจัดทำงบประมาณที่เหมาะกับธุรกิจรายย่อยของคุณ

• ประมาณรายรับของคุณ: คาดการณ์รายรับต่อเดือนหรือต่อปีของคุณตามผลประกอบการที่ผ่านมา แนวโน้มของตลาด และการคาดการณ์ยอดขาย คุณควรพิจารณาตามความเป็นจริงและคำนึงถึงความผันผวนตามฤดูกาลหรือการเปลี่ยนแปลงทางเศรษฐกิจที่อาจเกิดขึ้น

• ระบุรายการค่าใช้จ่ายของคุณ: จัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายของคุณเป็นค่าใช้จ่ายคงที่ (เช่น ค่าเช่า เงินเดือน ประกันภัย) และค่าใช้จ่ายแปรผัน (เช่น สินค้าคงคลัง การตลาด ค่าสาธารณูปโภค) อย่าลืมรวมภาษีและการชําระเงินกู้ ติดตามค่าใช้จ่ายของคุณสัก 2-3 เดือนเพื่อให้เห็นรูปแบบการใช้จ่ายที่แม่นยำ

• กําหนดเป้าหมายทางการเงิน: กําหนดสิ่งที่ต้องการบรรลุด้วยงบประมาณของคุณ คุณต้องการเพิ่มผลกําไร ชําระเงินหนี้ หรือประหยัดเวลาในการขยายธุรกิจ ให้เป้าหมายของคุณเป็นตัวกําหนดการจัดลําดับความสําคัญของงบประมาณส่วนต่างๆ

• จัดสรรเงินทุน: กําหนดรายได้ส่วนหนึ่งไว้สำหรับค่าใช้จ่ายแต่ละหมวดหมู่ โดยตรวจสอบให้แน่ใจว่าค่าใช้จ่ายทั้งหมดไม่เกินรายได้ของคุณ ซึ่งหากเป็นเช่นนั้น คุณจะต้องปรับการใช้จ่ายหรือหาวิธีเพิ่มรายรับ

• ตรวจสอบและปรับยอด: ตรวจสอบงบประมาณของคุณเป็นประจําเพื่อดูว่าคุณดำเนินงานได้ตามวัตถุประสงค์หรือไม่ เมื่อธุรกิจของคุณพัฒนาไปเรื่อยๆ รายได้และค่าใช้จ่ายก็จะเปลี่ยนแปลงไป คุณจึงต้องทําการปรับเปลี่ยนตามความจําเป็น

ปรับการทํางานที่ต้องทําด้วยตนเองให้เป็นระบบอัตโนมัติ

ระบบอัตโนมัติจะช่วยจัดการกับงานซ้ําๆ และงานที่เป็นกิจวัตร เมื่อปรับกระบวนการที่ใช้เวลาและเป็นกิจวัตรที่ต้องดำเนินการด้วยตนเองแล้ว ธุรกิจจะสามารถประหยัดเวลา ลดความเสี่ยงในความผิดพลาดที่เกิดจากมนุษย์ ลดค่าใช้จ่ายด้านการดูแลระบบและแรงงาน ตลอดจนสร้างความพึงพอใจให้แก่พนักงานเนื่องจากพวกเขาจะมีเวลาสำหรับงานเชิงกลยุทธ์มากขึ้น ต่อไปนี้คือขั้นตอนในการเปิดตัวระบบอัตโนมัติสําหรับธุรกิจของคุณ

• ระบุว่ากระบวนการใดจะได้ประโยชน์สูงสุดจากระบบอัตโนมัติ

• เลือกตัวเลือกซอฟต์แวร์ที่ผสานการทํางานกับเทคโนโลยีปัจจุบันของคุณและพัฒนาไปพร้อมกับธุรกิจได้ ตัวอย่างเช่น ระบบการจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM) สําหรับการจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า หรือระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) สําหรับกระบวนการของบริษัท นั้นถือเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี

• เปิดตัวการติดตั้งใช้งานโซลูชันเทคโนโลยีใหม่ของคุณโดยแบ่งเป็นระยะต่างๆ เพื่อหลีกเลี่ยงภาระด้านการดำเนินงานที่มากเกินไป

• มอบการฝึกอบรมให้พนักงานอย่างเต็มที่เกี่ยวกับการใช้เครื่องมือใหม่ๆ เหล่านี้และประโยชน์ที่เครื่องมือจะมอบให้ธุรกิจ

• ติดตามประสิทธิภาพของเทคโนโลยีเมื่อเวลาผ่านไป และปรับตามความจําเป็นเพื่อการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

ต่อไปนี้คือจุดที่ระบบอัตโนมัติอาจสร้างผลลัพธ์ได้สูง

• การออกใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงิน: ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติสามารถสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้า ติดตามการชําระเงิน และส่งการแจ้งเตือนสําหรับใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดชําระได้

• เงินเดือน: ซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนสามารถคํานวณค่าจ้าง การหักเงินเดือน และภาษี รวมทั้งยังฝากเงินเข้าบัญชีให้พนักงานได้อัตโนมัติ

• การติดตามค่าใช้จ่าย: เครื่องมือจัดการค่าใช้จ่ายสามารถจัดเก็บใบเสร็จ จัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย และสร้างรายงานได้

• การป้อนข้อมูล: เครื่องมือป้อนข้อมูลอัตโนมัติสามารถดึงข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆ เช่น ใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จ และนําเข้ามายังซอฟต์แวร์การทําบัญชีของคุณได้

• การกําหนดเวลาสำหรับโซเชียลมีเดีย: เครื่องมือกําหนดเวลาสำหรับโซเชียลมีเดียสามารถโพสต์เนื้อหาบนแพลตฟอร์มต่างๆ ได้โดยอัตโนมัติ

เก็บบันทึกแบบละเอียด

การเก็บบันทึกแบบละเอียดจะช่วยให้ธุรกิจของคุณทําการตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูล ปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านการตรวจสอบ และแก้ไขการโต้แย้งการชําระเงินของลูกค้า ซัพพลายเออร์ หรือพนักงานได้อย่างรวดเร็ว การตรวจสอบบันทึกเหล่านี้จะช่วยคุณวางแผนเกี่ยวกับวิธีการลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพในการดําเนินงาน และเพิ่มความสามารถในการทํากําไรได้ นอกจากนี้ การเก็บข้อมูลอย่างละเอียดยังช่วยสร้างชื่อเสียงที่แข็งแกร่ง สะท้อนถึงความน่าเชื่อถือและความโปร่งใสของธุรกิจได้ ต่อไปนี้คือวิธีการนําแนวทางการจัดทําบันทึกข้อมูลที่ดีมาใช้กับธุรกิจของคุณ

• ใช้เครื่องมือดิจิทัลเพื่อบันทึกและเก็บใบเสร็จ ใบแจ้งหนี้ และใบเรียกเก็บเงิน ติดตามการติดต่อสื่อสารกับลูกค้า ข้อตกลงของซัพพลายเออร์ และบันทึกเกี่ยวกับพนักงาน

• ใช้บริการในระบบคลาวด์เพื่อจัดเก็บเอกสารของคุณอย่างปลอดภัย ป้องกันความเสียหายที่เกิดขึ้นกับเอกสารฉบับจริง และช่วยให้เข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา

• อัปเดตบันทึกของคุณเป็นประจํา การบันทึกและสำรองข้อมูลเป็นประจำจะป้องกันการสะสมและการสูญหายของข้อมูล ทําให้ข้อมูลมีความเป็นปัจจุบันและดึงมาใช้ได้

• จัดระเบียบบันทึกของคุณด้วยระบบ ต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นวันที่ โครงการ ลูกค้า หรือประเภทของค่าใช้จ่าย

• ตั้งกําหนดเวลาเพื่อตรวจสอบบันทึกของคุณเป็นระยะๆ วิเคราะห์แนวโน้มและประสิทธิภาพเพื่อจัดทำแผนของคุณ

ทําความเข้าใจกฎหมายภาษีการขาย

อัตราและกฎด้านภาษีการขายอาจแตกต่างกันไปแม้ในท้องถิ่นเดียวกัน ในฐานะเจ้าของธุรกิจรายย่อย คุณจะต้องติดตามกฎหมายภาษีการขายที่มีผลบังคับใช้กับผลิตภัณฑ์หรือบริการ ตําแหน่งที่ตั้ง และลูกค้าของคุณอยู่เสมอ การไม่ปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับเหล่านี้อาจนำไปสู่ค่าปรับและบทลงโทษสถานหนักซึ่งทําให้ธุรกิจของคุณตกอยู่ในความเสี่ยง ด้านล่างนี้คือข้อมูลที่คุณควรทราบเกี่ยวกับภาษีการขาย

• ความเชื่อมโยง: ข้อมูลนี้หมายถึงความสัมพันธ์ระหว่างธุรกิจของคุณกับรัฐในสหรัฐอเมริกาที่ทําให้เกิดภาระหน้าที่ในการเรียกเก็บและนําส่งภาษีการขาย โดยอาจสร้างขึ้นผ่านการมีหน้าร้าน (เช่น ร้านค้าหรือสํานักงาน) หรือกิจกรรมทางเศรษฐกิจ เช่น การขายออนไลน์ซึ่งเกินเกณฑ์ที่กําหนด

• การยกเว้น: ผลิตภัณฑ์หรือบริการบางอย่างอาจได้รับการยกเว้นภาษีการขายหรือภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) เช่น สินค้าอุปโภคบริโภคหรือยาที่จําหน่ายตามใบสั่งยา โปรดระมัดระวังการยกเว้นใดๆ ที่มีผลกับธุรกิจของคุณ

• การจดทะเบียน: โดยทั่วไปแล้ว คุณจะต้องจดทะเบียนกับหน่วยงานภาษีท้องถิ่นและขอใบอนุญาตเก็บภาษีการขาย

• การยื่นและนําส่ง: คุณจะต้องยื่นเอกสารแบบแสดงรายการภาษีการขายเป็นระยะ (รายเดือน รายไตรมาส หรือรายปี) แล้วนําส่งภาษีที่เรียกเก็บให้กับหน่วยงานที่เหมาะสม

จัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย

การจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายทําให้การทําบัญชีง่ายขึ้นและให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับรูปแบบการใช้จ่ายของคุณ ต่อไปนี้คือตัวอย่างวิธีการที่การจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายต่างๆ จะสามารถช่วยธุรกิจของคุณได้

• การหักภาษี: ค่าใช้จ่ายบางอย่างสามารถนําไปลดหย่อนภาษีได้ แต่เฉพาะในกรณีที่มีการจัดทําเอกสารและกําหนดหมวดหมู่ที่ถูกต้องเท่านั้น

• การจัดงบประมาณ: การวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายโดยแบ่งเป็นหมวดหมู่ต่างๆ ช่วยให้คุณระบุส่วนที่มียอดใช้จ่ายเกินงบและปรับงบประมาณได้

• การวิเคราะห์ทางการเงิน: การจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายจะช่วยให้คุณสร้างรายงานแบบละเอียดที่แสดงว่าคุณใช้จ่ายไปกับเงินอย่างไรบ้าง ข้อมูลนี้จะช่วยให้คุณระบุแนวโน้ม ติดตามการใช้จ่ายในช่วงเวลาต่างๆ และทําการตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดสรรทรัพยากรได้อย่างมีข้อมูล

ต่อไปนี้คือวิธีจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายตามกลยุทธ์

• ระบุหมวดหมู่: สร้างรายการหมวดหมู่ที่สอดคล้องกับกิจกรรมทางธุรกิจของคุณ ตัวอย่างหมวดหมู่ที่ใช้กันทั่วไป ได้แก่ ค่าเช่าหรือสินเชื่อ สาธารณูปโภค อุปกรณ์สํานักงาน การตลาด บัญชีเงินเดือน การเดินทาง และบริการเฉพาะทาง

• ระบุอย่างเฉพาะเจาะจง: อย่ารวมทุกอย่างไว้ในหมวดหมู่กว้างๆ เช่น "เบ็ดเตล็ด" โปรดระบุให้เจาะจงมากที่สุด (เช่น "อุปกรณ์สํานักงาน - กระดาษ" "การตลาด - โฆษณาโซเชียลมีเดีย" "การเดินทาง - ตั๋วเครื่องบิน") การใส่รายละเอียดในระดับนี้จะให้ข้อมูลในเชิงลึกยิ่งขึ้น

• ใช้ซอฟต์แวร์การทําบัญชี: โปรแกรมซอฟต์แวร์การทําบัญชีจํานวนมากมีหมวดหมู่ค่าใช้จ่ายสำเร็จรูปที่ทําให้การกําหนดธุรกรรมตามหมวดหมู่เป็นเรื่องง่าย ซอฟต์แวร์บางตัวยังอนุญาตให้คุณสร้างหมวดหมู่ที่กําหนดเองตามความต้องการเฉพาะอีกด้วย

• ทำการตรวจสอบเป็นประจํา: เมื่อธุรกิจของคุณเปลี่ยนแปลงไป ค่าใช้จ่ายก็อาจมีการเปลี่ยนแปลง โปรดตรวจสอบหมวดหมู่ของคุณเป็นประจําเพื่อยืนยันว่าค่าใช้จ่ายเหล่านั้นยังคงเกี่ยวข้องและครอบคลุมอยู่

จัดการกระแสเงินสด

การจัดการกระแสเงินสดของธุรกิจคือกุญแจสําคัญในการทําบัญชีของธุรกิจรายย่อย ต่อไปนี้คือตัวอย่างวิธีจัดการเงินสดของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

• การคาดการณ์: ใช้ข้อมูลในอดีต การคาดการณ์ยอดขาย และการคาดคะเนค่าใช้จ่ายเพื่อคาดการณ์กระแสเงินสด วิธีนี้จะช่วยให้คุณสามารถคาดการณ์ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตอันใกล้และดําเนินการป้องกัน

• เงื่อนไขการชําระเงิน: เจรจาต่อรองเงื่อนไขการชําระเงินที่น่าพึงพอใจกับซัพพลายเออร์และลูกค้า เสนอเงื่อนไขการชําระเงินแก่ซัพพลายเออร์ เพื่อรักษาเงินสดและจูงใจให้ลูกค้าชําระเงินแต่เนิ่นๆ โดยมอบส่วนลดหรือคิดค่าธรรมเนียมล่าช้า

• การไฟแนนซ์ใบแจ้งหนี้: หากคุณมีใบแจ้งหนี้ที่ค้างชําระ คุณอาจทำการไฟแนนซ์ใบแจ้งหนี้ การทําเช่นนี้จะช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงยอดเงินบางส่วนของใบแจ้งหนี้ในขณะที่รอการชําระเงิน

• วงเงินสินเชื่อ: ขอวงเงินสินเชื่อเป็นมาตรการสำรอง วงเงินนี้สามารถใช้เป็นกันชนในช่วงที่ต้องรัดเข็มขัด หรือหากมีค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด โดยจะให้คุณเข้าถึงเงินทุนได้ในเวลาที่ต้องการมากที่สุด

• ค่าบริการแบบไดนามิก: ปรับค่าบริการตามอุปสงค์และฤดูกาล เสนอส่วนลดในช่วงระยะเวลามีลูกค้าน้อยเพื่อกระตุ้นยอดขายและปรับเพิ่มราคาในช่วงฤดูกาลท่องเที่ยวเพื่อเพิ่มรายได้ให้สูงสุด

• การจัดการสินค้าคงคลัง: ปรับระดับสินค้าคงคลังอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บและหลีกเลี่ยงการทำให้เงินสดผูกติดอยู่กับสินค้าคงคลังมากเกินไป ใช้ข้อมูลและการคาดการณ์เพื่อคาดคะเนอุปสงค์และปรับสินค้าคงคลังของคุณให้สอดคล้องกัน

เลือกวิธีการทําบัญชีที่ถูกต้อง

วิธีการทําบัญชีที่คุณเลือกจะกําหนดวิธีการบันทึกรายได้และค่าใช้จ่าย ซึ่งมีผลต่อการรายงานทางการเงินและภาระหน้าที่ทางภาษีของคุณ วิธีการทําบัญชีหลักๆ 2 วิธี คือ เกณฑ์เงินสดและเกณฑ์คงค้าง ซึ่งแต่ละวิธีมีก็ข้อดีและข้อเสียเป็นของตัวเอง

• การทําบัญชีแบบเกณฑ์เงินสด: วิธีนี้จะรับรู้รายได้เมื่อได้รับและรับรู้ค่าใช้จ่ายเมื่อชําระเงินแล้ว ซึ่งจะมีความง่ายและตรงไปตรงมามากกว่า จึงทําให้เป็นที่นิยมในบรรดาธุรกิจรายย่อยที่มีธุรกรรมในปริมาณไม่มาก แต่วิธีนี้อาจจะไม่ได้แสดงภาพรวมสถานะทางการเงินของคุณที่แม่นยําที่สุด เนื่องจากไม่ได้พิจารณาใบแจ้งหนี้ที่ค้างชําระหรือใบเรียกเก็บเงินที่ยังไม่ได้ชําระ

• การทําบัญชีแบบเกณฑ์คงค้าง: วิธีนี้จะรับรู้รายได้เมื่อมีได้รับและรับรู้ค่าใช้จ่ายเมื่อเกิดขึ้น ไม่ว่าเงินสดจะเปลี่ยนมือหรือไม่ก็ตาม โดยจะนําเสนอมุมมองที่แม่นยำขึ้นของประสิทธิภาพทางการเงิน แต่อาจนำมาใช้ได้ยากกว่าและอาจต้องขอความช่วยเหลือจากนักบัญชีด้วย

ต่อไปนี้คือวิธีเลือกวิธีการที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ

• ขนาดธุรกิจและความซับซ้อน: หากคุณเป็นธุรกิจรายย่อยที่มีธุรกรรมไม่ซับซ้อนและสินค้าคงคลังจํานวนไม่มาก การทําบัญชีแบบเกณฑ์เงินสดก็อาจเพียงพอ แต่หากคุณมีหนี้การค้าหรือเจ้าหนี้การค้าจํานวนมาก หรือหากสินค้าคงคลังของคุณเป็นสินทรัพย์หลัก การทําบัญชีแบบเกณฑ์คงค้างอาจเหมาะสมกว่า

• มาตรฐานอุตสาหกรรม: อุตสาหกรรมบางประเภทมีข้อกําหนดหรือความต้องการเฉพาะด้านการทำบัญชี โปรดศึกษาแนวทางปฏิบัติทั่วไปในอุตสาหกรรมของคุณเพื่อดูว่ามีการใช้วิธีใดอย่างกว้างขวางกว่า

• นัยทางภาษี: วิธีทําบัญชีที่คุณเลือกอาจส่งผลกระทบต่อความรับผิดทางภาษีของคุณ โปรดปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีเพื่อประเมินผลกระทบทางภาษีของแต่ละวิธีและพิจารณาว่าวิธีใดเป็นประโยชน์กับธุรกิจของคุณมากกว่า

• เป้าหมายระยะยาว: พิจารณาแผนระยะยาวสําหรับธุรกิจของคุณ นักลงทุนและผู้ให้กู้มักจะใช้การทําบัญชีแบบเกณฑ์คงค้าง เนื่องจากมีมุมมองที่ครอบคลุมมากกว่าเกี่ยวกับผลการดําเนินงานทางการเงินของคุณ ดังนั้น จึงอาจจะเป็นทางเลือกที่ดีกว่าถ้าคุณวางแผนแสวงหาเงินทุนจากภายนอกหรือจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์

การทําบัญชีอย่างสม่ำเสมอ

ระบบการทําบัญชีที่ได้รับการจัดการอย่างเหมาะสมจะมอบภาพรวมที่ชัดเจนเกี่ยวกับประสิทธิภาพของธุรกิจ และช่วยอํานวยความสะดวกในการตัดสินใจที่ดี ต่อไปนี้คือวิธีการทําบัญชีในเชิงรุก

• กระทบยอดเป็นประจํา: อย่ารอให้สิ้นปีถึงจะกระทบยอดบัญชีของคุณ เปลี่ยนมาใช้แนวทางปฏิบัติเป็นรายเดือนหรือรายสัปดาห์ เพื่อเปรียบเทียบบันทึกของคุณกับรายการเดินบัญชีธนาคารและบัตรเครดิต เพื่อช่วยระบุข้อมูลที่ไม่ตรงกันตั้งแต่เนิ่นๆ ก่อนที่จะพบปัญหาที่ใหญ่ขึ้น

• ตรวจสอบความคลาดเคลื่อนในทันที: หากคุณพบข้อผิดพลาดหรือความไม่สอดคล้องกัน ให้ตรวจสอบอย่างละเอียดและดําเนินการแก้ไขทันที

• ตรวจสอบรายงานอายุหนี้: ตรวจสอบหนี้การค้าและรายงานอายุหนี้การค้าของบัญชีเจ้าหนี้เป็นประจํา เพื่อระบุใบแจ้งหนี้ที่เลยกําหนดหรือใบเรียกเก็บเงินที่ยังไม่ได้ชําระ ดําเนินการเพื่อเก็บเงินที่ค้างชําระและแก้ไขปัญหาการชําระเงิน

• เก็บข้อมูลในอดีตแบบถาวร: เก็บข้อมูลทางการเงินปัจจุบันของคุณให้พร้อมใช้งานเสมอ และจัดเก็บบันทึกที่เก่ากว่าไว้แบบถาวรเพื่อป้องกันการสะสมของข้อมูล ซึ่งสามารถทําได้ทั้งทางอิเล็กทรอนิกส์หรือโดยการจัดเก็บเอกสารจริงในตําแหน่งที่ปลอดภัย

• จัดการวิธีการที่คุณใช้จัดระเบียบเอกสาร สร้างคู่มือเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับขั้นตอนการทําบัญชี รวมทั้งวิธีที่คุณจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย กระทบยอดบัญชี และจัดการธุรกรรม วิธีนี้จะช่วยให้การฝึกอบรมพนักงานใหม่มีความง่ายดายขึ้น

วางแผนล่วงหน้าด้านภาษี

ภาษีเป็นความจริงที่หลีกเลี่ยงไม่ได้สําหรับธุรกิจรายย่อย แต่ก็ไม่ควรจะเป็นสิ่งที่สร้างความเครียดและความวิตกกังวล การวางแผนล่วงหน้าและดำเนินการอย่างเป็นระเบียบตลอดทั้งปีจะช่วยให้ฤดูกาลยื่นภาษีของคุณมีความง่ายดายขึ้นและหลีกเลี่ยงบทลงโทษราคาแพงหากไม่ได้ดำเนินการตามกําหนด เราลองมาดูวิธีจัดการการวางแผนภาษีกัน

• กันเงินทุนไว้: กันรายได้ส่วนหนึ่งไว้ตลอดทั้งปีเพื่อชําระยอดภาษีโดยประมาณ

• ติดตามการลดหย่อน: เก็บบันทึกอย่างละเอียดสําหรับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจทั้งหมดที่เข้าข่าย ใช้ซอฟต์แวร์การทําบัญชีหรือสเปรดชีตเพื่อติดตามค่าใช้จ่ายเหล่านี้ตลอดทั้งปี เพื่อที่คุณจะได้ไม่พลาดการลดหย่อนที่อาจเกิดขึ้น

• ประมาณยอดภาษี: หากคาดว่าจะมียอดที่ต้องชําระภาษี คุณควรประมาณยอดรายไตรมาสที่ต้องจ่ายให้กับหน่วยงานของรัฐบาลกลางที่เกี่ยวข้องสำหรับตําแหน่งที่ตั้งของคุณ วิธีนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงบทลงโทษจากการขาดชําระและกระจายภาระภาษีออกไปได้ตลอดทั้งปี

• ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านภาษี: คุณอาจจ้างผู้เชี่ยวชาญเพื่อช่วยเตรียมการด้านภาษี ติดตามการปฏิบัติตามข้อกําหนด และระบุกลยุทธ์ที่เป็นไปได้สําหรับลดยอดภาษี

• ทำตามกําหนดเวลา: โปรดจดจำกําหนดเวลาทางภาษีที่สําคัญ เช่น วันครบกำหนดชำระภาษีโดยประมาณรายไตรมาสและวันครบกําหนดยื่นภาษีประจําปี การพลาดกําหนดการเหล่านี้อาจทําให้เกิดบทลงโทษและต้องเสียดอกเบี้ย

• รวบรวมเอกสารตั้งแต่เนิ่นๆ: เริ่มรวบรวมเอกสารภาษีของคุณไว้ล่วงหน้าก่อนที่จะถึงวันครบกําหนดยื่น (เช่น W-2, 1099, รายการเดินบัญชีธนาคาร ใบเสร็จสําหรับค่าใช้จ่ายที่ลดหย่อนได้)

• ยื่นภาษีทางอิเล็กทรอนิกส์: การยื่นภาษีทางออนไลน์มีความเร็วกว่า แม่นยํามากขึ้น และมักส่งผลให้ได้รับเงินคืนเร็วกว่าการยื่นเอกสารกระดาษ