Een proefbalans is een financiële controle voor een bedrijf. Het gaat om een overzichtsrapport met een lijst van alle rekeningen in het boekhoudsysteem van een bedrijf, met onder andere activa, passiva, inkomsten en onkosten, plus hun saldi op een bepaald moment.

Een proefbalans kan laten zien of het totaal van je debiteringen gelijk is aan het totaal van je crediteringen. Bij dubbel boekhouden heeft elke transactie twee kanten (een debet- en een creditzijde) en de proefbalans controleert of alle transacties correct zijn geregistreerd. Als de totalen niet overeenkomen, is dat een teken dat je boekhouding misschien een gemiste boeking, typefout of verkeerde classificatie bevat.

Hoewel een proefbalans niet kan garanderen dat je boekhouding perfect is, kan hij wel duidelijke fouten opsporen en bevestigen dat je boekhouding in evenwicht is voordat je meer gedetailleerde jaarrekeningen maakt, zoals resultatenrekeningen en balansen.

Hieronder leggen we uit wat je moet weten over een proefbalans. We leggen uit hoe je dit werkblad opstelt, wat het je kan vertellen over je bedrijf en wat de beperkingen zijn.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe wordt een proefbalans opgesteld?
  
• Wat vertelt een proefbalans je over je financiën?
  
• Wat zijn de beperkingen van een proefbalans?
  
• Hoe corrigeer je afwijkingen in een proefbalans?
  

Hoe wordt een proefbalans opgesteld?

Om een proefbalans op te stellen, verzamel je eerst de saldi van alle rekeningen in je grootboek. Dit zijn onder andere activa, passiva, eigen vermogen, inkomsten en onkosten. Maak een indeling in twee kolommen, één voor debiteringen en één voor crediteringen, en schrijf vervolgens de naam van elke rekening en het bijbehorende saldo in de debet- of creditkolom.

Tel vervolgens alle debetsaldi en alle creditsaldi bij elkaar op. De totalen in je debet- en creditkolommen moeten gelijk zijn. Als dit niet het geval is, controleer je invoer dan opnieuw op:

• Ontbrekende of dubbele transacties

• Onjuiste registratie (bijvoorbeeld een debet in de creditkolom zetten of andersom)

• Wiskundige fouten

Als je fouten vindt, corrigeer ze dan in je grootboek. Nadat je ze hebt gecorrigeerd, voer je je berekeningen opnieuw uit. Als de debet- en creditkolommen gelijk zijn, is je proefbalans klaar en kun je deze gebruiken om financiële rapporten op te stellen.

Wat vertelt een proefbalans je over je financiën?

Het belangrijkste doel van een proefbalans is om te controleren of het totaal van je debetsaldi gelijk is aan het totaal van je creditsaldi. Dit bevestigt dat je boekingen in overeenstemming zijn met de fundamentele boekhoudkundige vergelijking:

Activa = passiva + eigen vermogen

Als debiteringen en crediteringen niet overeenkomen, is dat een teken dat er iets mis is gegaan, zoals het volgende:

• Een boeking werd slechts aan één kant genoteerd.

• Getallen zijn omgezet of verkeerd berekend.

Naast deze functie biedt een proefbalans een overzicht op hoog niveau van de saldi op al je rekeningen. Een proefbalans laat je zien:

• Hoeveel contant geld je hebt

• De omvang van je vorderingen of schulden

• Je totale inkomsten en onkosten

Je kunt je proefbalans gebruiken als uitgangspunt voor het maken van resultatenrekeningen en balansen. Door je proefbalansen te bekijken, zie je misschien ook trends (bijv. stijgende uitgaven, dalende inkomsten) of potentiële waarschuwingssignalen (bijv. ongebruikelijke rekeningactiviteiten, ontbrekende saldi).

Wat zijn de beperkingen van een proefbalans?

Een proefbalans is een goede manier om de nauwkeurigheid van de boekhouding op een basisniveau te garanderen, maar hij is geen uitgebreid hulpmiddel voor het controleren van fouten of een vervanging voor een diepere financiële analyse. Voor een volledig beeld moet je de proefbalans koppelen aan gedetailleerde beoordelingen en volledige financiële rapporten. Dit wordt niet vastgelegd met een proefbalans:

• Weglatingsfouten: Als een transactie volledig wordt weggelaten, ziet de proefbalans er nog steeds compleet uit.

• Verkeerde classificatie: Als een transactie op de verkeerde rekening wordt geboekt, maar de debet- en creditzijde correct zijn, wordt deze niet gemarkeerd. Ook als rekeningen verkeerd zijn geclassificeerd (bijvoorbeeld een uitgave die als activa is geregistreerd), zal de proefbalans dit probleem niet opmerken.

• Compensatiefouten: Als twee niet-gerelateerde fouten elkaar compenseren, komen de totalen toch overeen.

• Principefout: Als je een transactie in de verkeerde categorie opneemt (bijvoorbeeld een kapitaaluitgave behandelen als een inkomstenuitgave), heeft dat geen invloed op de proefbalans.

• Onnauwkeurige getallen: De proefbalans geeft aan dat je debet- en creditbedragen wiskundig correct zijn, maar hij kan niet bevestigen of de bedragen die je hebt geregistreerd juist zijn.

• Financiële gezondheid: Een volledige proefbalans betekent niet noodzakelijk dat het bedrijf er financieel goed voor staat. Hij geeft geen winstgevendheid, liquiditeit of solvabiliteit aan.

• Financieel inzicht: Een proefbalans is geen hulpmiddel voor diepgaande financiële analyse. Hij geeft een overzicht van rekeningsaldi, maar biedt geen gedetailleerde uitsplitsing van transacties of een verklaring voor het bestaan van bepaalde saldi.

Hoe corrigeer je afwijkingen in een proefbalans?

Het corrigeren van afwijkingen in een proefbalans is een belangrijke stap om ervoor te zorgen dat je boekhouding nauwkeurig is. Hier volgt praktisch advies voor het opsporen en corrigeren van deze problemen:

• Begin bij de basis. Tel alles opnieuw bij elkaar op en controleer de totalen voor debiteringen en crediteringen. Vaak is een simpele rekenfout de oorzaak.

  • Raadpleeg je grootboek. Vergelijk de saldi van je proefbalans met die van het grootboek. Heb je een regel overgeslagen of iets verkeerd gekopieerd?
    
  • Als de totalen nog steeds niet overeenkomen, kijk dan eens goed naar het verschil tussen crediteringen en debiteringen:
    
  • Een kleine, ongelijkmatige afwijking kan duiden op een typefout, zoals het schrijven van $ 1.500 in plaats van $ 1.550.
    
  • Een groot getal kan erop wijzen dat een volledige transactie aan één kant ontbreekt.
    
  • Als je het verschil kunt delen door 9, is dat een teken dat je misschien ergens cijfers hebt verwisseld - bijvoorbeeld een uitgave van $ 2.340 geregistreerd als $ 2.430.
    

• Als het nog steeds onduidelijk is wat de oorzaak van de afwijking is, zoek dan naar:

  • Eenzijdige boekingen: Ben je vergeten de andere helft van een transactie vast te leggen? Als je bijvoorbeeld ontvangen geld hebt geboekt door debiteuren te crediteren, maar de kasrekening niet hebt gedebiteerd, is dat een eenvoudige oplossing.
    
  • Terugboekingen: Misschien heb je per ongeluk de debet- en creditzijde verwisseld. Dit is een veelgemaakte fout als je gegevens handmatig invoert.
    
  • Verkeerd geclassificeerde rekeningen: Een uitgave die in de verkeerde categorie is geregistreerd, kan je proefbalans verstoren zonder dat dit van invloed is op de totalen in het grootboek.
    

• Als je bedrijf een groot aantal rekeningen verwerkt, neem ze dan in secties op. Controleer eerst alleen de inkomsten- en onkostenrekeningen. Controleer vervolgens je activa en passiva.

• Als je niet-geclassificeerde transacties tijdelijk op een tussenrekening zet, handel ze dan nu af. Deze saldi wijzen vaak op onopgeloste problemen en door ze met elkaar in overeenstemming te brengen, kun je de afwijking corrigeren.

• Documenteer de plaatsen waar fouten zijn opgetreden en hoe je ze hebt opgelost. Deze aantekeningen kunnen in de loop van de tijd patronen onthullen in hoe fouten gebeuren, wat je kan helpen ze in de toekomst te voorkomen.

• Zodra je de afwijkingen hebt gecorrigeerd, herbereken je de proefbalans om te bevestigen dat de twee kanten overeenkomen.

Als je vaak fouten in de proefbalans tegenkomt, neem dan een stap terug en evalueer je processen. Kan boekhoudsoftware handmatige fouten verminderen? Zou duidelijkere documentatie helpen bij het vastleggen van transacties? Door de hoofdoorzaken in je systeem op te lossen, kun je de volgende keer uren aan probleemoplossing besparen.