Eine Rohbilanz ist ein Finanzcheck für ein Unternehmen. Dabei handelt es sich um einen Übersichtsbericht, der alle Konten im Buchhaltungssystem eines Unternehmens – einschließlich Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Einnahmen und Ausgaben – zusammen mit ihren Salden zu einem bestimmten Zeitpunkt auflistet.

Eine Rohbilanz kann anzeigen, ob die Summe Ihrer Lastschriften mit der Summe Ihrer Gutschriften übereinstimmt. Bei der doppelten Buchführung hat jede Transaktion zwei Seiten (eine Soll- und eine Habenseite), und die Zwischenbilanz überprüft, dass alle Transaktionen korrekt erfasst werden. Wenn die Summen nicht übereinstimmen, ist dies ein Zeichen dafür, dass Ihre Bücher möglicherweise einen übersehenen Eintrag, Tippfehler oder eine falsche Klassifizierung enthalten.

Eine Rohbilanz kann zwar nicht garantieren, dass Ihre Bücher perfekt sind. Sie kann jedoch offensichtliche Fehler effektiv aufdecken und bestätigen, dass Ihre Bücher ausgeglichen sind, bevor Sie detailliertere Finanzberichte wie Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzen erstellen.

Im Folgenden erklären wir Ihnen, was Sie über eine Rohbilanz wissen sollten, einschließlich der Erstellung dieses Buchhaltungsarbeitsblatts, was es Ihnen über Ihr Unternehmen sagen kann und welche Grenzen es hat.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie wird eine Rohbilanz erstellt?
  
• Was sagt Ihnen eine Rohbilanz über Ihre Finanzen aus?
  
• Was sind die Einschränkungen einer Rohbilanz?
  
• Wie korrigiert man Abweichungen in einer Rohbilanz?
  

Wie wird eine Rohbilanz erstellt?

Um eine Rohbilanz zu erstellen, erfassen Sie zunächst die Salden aller Konten aus Ihrem Hauptbuch. Dazu gehören Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Eigenkapital, Umsatz und Ausgaben. Erstellen Sie ein zweispaltiges Format, eine für Lastschriften und eine für Gutschriften, und geben Sie dann den Namen jedes Kontos und seinen entsprechenden Saldo entweder in die Soll- oder Habenspalte ein.

Addieren Sie als Nächstes alle Sollsalden und alle Habensalden. Die Summen in Ihren Soll- und Haben-Spalten sollten gleich sein. Wenn dies nicht der Fall ist, überprüfen Sie Ihre Eingaben auf Folgendes:

• Fehlende oder doppelte Transaktionen

• Fehlerhafte Erfassung (z. B. Einzug einer Lastschrift in die Habenspalte oder umgekehrt)

• Mathematische Fehler

Wenn Sie Fehler finden, korrigieren Sie diese in Ihrem Hauptbuch. Sobald sie behoben sind, führen Sie Ihre Berechnungen erneut durch. Sobald Soll und Haben gleich sind, ist Ihr Saldo abgeschlossen und kann zur Erstellung von Finanzberichten verwendet werden.

Was sagt Ihnen eine Rohbilanz über Ihre Finanzen?

Der Hauptzweck einer Rohbilanz besteht darin, zu überprüfen, ob die Summe Ihrer Sollsalden der Summe Ihrer Habensalden entspricht. Dies bestätigt, dass Ihre Buchhaltungseinträge mit der grundlegenden Buchhaltungsgleichung übereinstimmen:

Aktiva = Verbindlichkeiten + Eigenkapital

Wenn Soll und Haben nicht übereinstimmen, kann das ein Zeichen dafür sein, dass etwas schiefgelaufen ist, wie z. B. Folgendes:

• Ein Eintrag wurde nur auf einer Seite erfasst.

• Zahlen wurden vertauscht oder falsch berechnet.

Über diese Funktion hinaus bietet eine Rohbilanz einen Überblick über die Salden all Ihrer Konten. Sie zeigt Ihnen:

• Wie liquide Sie sind

• Die Höhe Ihrer Forderungen oder Verbindlichkeiten

• Ihre gesamten Einnahmen und Ausgaben

Sie können Ihre Rohbilanz als Ausgangspunkt für die Erstellung von Einkommensaufstellungen und Bilanzen verwenden. Wenn Sie Ihre Rohbilanzen überprüfen, erkennen Sie möglicherweise auch Trends (z. B. steigende Ausgaben, sinkender Umsatz) oder potenzielle Warnsignale (z. B. ungewöhnliche Kontoaktivitäten, fehlende Salden).

Welche Einschränkungen gelten bei einer Rohbilanz?

Eine Rohbilanz ist eine gute Möglichkeit, die Genauigkeit der Buchhaltung auf einer grundlegenden Ebene sicherzustellen, aber sie ist kein umfassendes Tool zur Fehlerprüfung und kein Ersatz für eine tiefergehende Finanzanalyse. Um ein vollständiges Bild zu erhalten, müssen Sie die Rohbilanz mit detaillierten Bewertungen und vollständigen Finanzberichten kombinieren. Folgendes wird in einer Rohbilanz nicht erfasst:

• Auslassungsfehler: Wird eine Transaktion komplett ausgelassen, erscheint die Rohbilanz dennoch als abgeschlossen.

• Falsche Einstufung: Wenn eine Transaktion auf dem falschen Konto verbucht wird, die Soll- und Habenseite jedoch korrekt sind, wird sie nicht gekennzeichnet. Auch bei falsch klassifizierten Konten (z. B. Ausgaben als Vermögenswert) wird dieses Problem in der Rohbilanz nicht erfasst.

• Kompensation von Fehlern: Wenn sich zwei nicht zusammenhängende Fehler gegenseitig aufheben, stimmen die Summen dennoch überein.

• Prinzipieller Fehler: Wenn eine Transaktion in der falschen Kategorie erfasst wird (z. B. wenn ein Investitionsaufwand als Einnahmenaufwand behandelt wird), hat dies keinen Einfluss auf die Rohbilanz.

• Ungenaue Zahlen: Die Rohbilanz zeigt Ihre Soll- und Habenbeträge als mathematisch korrekt an, kann jedoch nicht bestätigen, ob die von Ihnen erfassten Beträge korrekt sind.

• Finanzielle Gesundheit: Eine vollständige Bilanz bedeutet nicht unbedingt, dass das Unternehmen in guter finanzieller Verfassung ist. Es zeigt keine Rentabilität, Liquidität oder Zahlungsfähigkeit an.

• Einblicke in Finanzen: Eine Rohbilanz ist kein Instrument für eine tiefgreifende Finanzanalyse. Es fasst die Kontoguthaben zusammen, bietet aber keine detaillierte Aufschlüsselung der Transaktionen oder erklärt, warum bestimmte Kontostände vorhanden sind.

Wie korrigiert man Abweichungen in einer Rohbilanz?

Das Beheben von Diskrepanzen in einer Rohbilanz ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass Ihre Bücher korrekt sind. Im Folgenden finden Sie einige praktische Ratschläge, wie Sie diese Probleme erkennen und beheben können:

• Beginnen Sie mit den Grundlagen. Addieren Sie alles noch einmal und überprüfen Sie Ihre Summen für Soll und Haben erneut. Oft ist ein einfacher Rechenfehler die Ursache.

  • Schauen Sie in Ihr Hauptbuch. Vergleichen Sie die Salden aus Ihrer Rohbilanz mit dem Hauptbuch. Haben Sie eine Zeile übersprungen oder etwas Falsches kopiert?
    
  • Wenn die Summen immer noch nicht übereinstimmen, sehen Sie sich die Diskrepanz zwischen Haben und Soll genauer an:
    
  • Eine kleine, ungleichmäßige Abweichung kann auf einen Tippfehler hindeuten, z. B. das Schreiben eines Eintrags als 1.500 $ statt 1.550 $.
    
  • Eine große Zahl kann darauf hinweisen, dass eine ganze Transaktion auf einer Seite fehlt.
    
  • Wenn Sie die Differenz durch 9 teilen können, ist das ein Zeichen dafür, dass Sie irgendwo Ziffern vertauscht haben – zum Beispiel eine Ausgabe von 2.340 $, die als 2.430 $ verbucht ist.
    

• Wenn immer noch unklar ist, was die Ursache für die Diskrepanz ist, suchen Sie nach Folgendem:

  • Einseitige Eingaben: Haben Sie vergessen, die andere Hälfte einer Transaktion zu erfassen? Wenn Sie beispielsweise Geldeingänge durch Gutschriften auf Forderungen verbucht haben, aber das Geld nicht vom Geldkonto abgebucht haben, lässt sich das leicht beheben.
    
  • Rückbuchungen: Vielleicht haben Sie versehentlich die Soll- und die Haben-Seite vertauscht. Dies ist ein häufiger Fehler bei der manuellen Eingabe von Daten.
    
  • Falsch klassifizierte Konten: Eine Ausgabe, die in der falschen Kategorie erfasst wird, kann Ihren Saldo aus dem Gleichgewicht bringen, ohne sich auf die Gesamtsummen im Hauptbuch auszuwirken.
    

• Wenn Ihr Unternehmen eine große Anzahl von Konten verwaltet, gehen Sie diese in Abschnitten an. Prüfen Sie zunächst nur die Umsatz- und Ausgabenkonten. Überprüfen Sie dann Ihre Vermögenswerte und Verbindlichkeiten.

• Wenn Sie nicht klassifizierte Transaktionen vorübergehend auf einem Zwischenkonto halten, sollten Sie sich jetzt darum kümmern. Diese Bilanzierungen deuten oft auf ungelöste Probleme hin, deren Abgleich die Diskrepanz beheben kann.

• Dokumentieren Sie die Stellen, an denen Fehler aufgetreten sind und wie Sie diese behoben haben. Diese Notizen können im Laufe der Zeit Muster aufdecken, wie Fehler passieren, die Ihnen helfen können, sie in Zukunft zu vermeiden.

• Sobald Sie Ihre Differenz korrigiert haben, berechnen Sie die Rohbilanz neu, um zu bestätigen, dass die beiden Seiten übereinstimmen.

Wenn Sie häufig Fehler in der Rohbilanz feststellen, treten Sie einen Schritt zurück und bewerten Sie Ihre Prozesse. Könnte Buchhaltungssoftware manuelle Fehler reduzieren? Würde eine klarere Dokumentation bei der Erfassung von Transaktionen helfen? Wenn Sie die Grundursachen in Ihrem System beheben, können Sie sich beim nächsten Mal Stunden bei der Fehlerbehebung ersparen.