O balancete de verificação é uma conferência financeira da empresa. Ele resume todas as contas do sistema contábil da empresa, incluindo ativos, passivos, receitas e despesas, e os saldos em um determinado momento.

Um balancete de verificação mostra se o total de débitos é igual ao total de créditos. Na contabilidade de partidas duplas, cada transação tem dois lados (um débito e um crédito) e o balancete de verificação confere se todas as transações estão registradas corretamente. Se os totais forem diferentes, é um sinal de que deve haver uma entrada faltante, um erro de digitação ou classificação incorreta nos livros.

Embora não garanta que os registros estejam perfeitos, o balancete de verificação detecta erros óbvios e confirmar se os livros estão equilibrados antes da criação das demonstrações financeiras mais detalhadas, como demonstrações de resultados e balanços.

Explicamos aqui o que você precisa saber sobre o balancete de verificação, como preparar essa planilha contábil, o que ela pode dizer sobre a empresa e suas limitações.

Neste artigo:

• Como se prepara um balancete de verificação?
  
• O que o balancete de verificação diz sobre suas finanças?
  
• Quais são as limitações de um balancete de verificação?
  
• Como corrigir discrepâncias no balancete de verificação?
  

Como se prepara um balancete de verificação?

Para preparar o balancete de verificação, junte os saldos de todas as contas do seu livro-razão: ativos, passivos, patrimônio, receitas e despesas. Crie um documento em duas colunas, uma para débitos e outra para créditos, e escreva o nome de cada conta e seu respectivo saldo na coluna débito ou crédito.

Some todos os débitos e todos os créditos. Os totais nas colunas de débito e crédito devem ser iguais. Se não forem, confira suas entradas e tente encontrar:

• Transações ausentes ou duplicadas

• Registros incorretos (por exemplo, um débito na coluna de crédito ou vice-versa)

• Erros de cálculo

Se encontrar erros, corrija-os no livro-razão. Depois de corrigidos, execute seus cálculos novamente. Quando as colunas de débito e crédito estiverem iguais, seu balancete de verificação estará concluído e poderá ser usado para preparar relatórios financeiros.

O que o balancete de verificação diz sobre suas finanças?

O principal objetivo do balancete de verificação é conferir se seus saldos de débito estão iguais aos de crédito. Isso confirma que os lançamentos contábeis seguiram a equação contábil fundamental:

Ativo = Passivo + Patrimônio Líquido

Se débitos e créditos não forem iguais, deve haver um erro. Algumas possibilidades:

• Uma entrada foi registrada em apenas um dos lados.

• Houve erro na digitação ou cálculo dos resultados.

Além disso, o balancete de verificação esclarece os saldos em todas as suas contas. Ele mostra:

• Quanto dinheiro você tem

• O valor dos seus recebíveis ou contas a pagar

• O total de receitas e despesas

Você pode usar o balancete de verificação como ponto de partida para criar demonstrações de resultados e balanços. Ao analisar seus balancetes de verificação, você também pode notar tendências (ex.: aumento de despesas, receitas em queda) ou possíveis sinais de alerta (ex.: atividade incomum da conta, valores faltantes).

Quais são as limitações de um balancete de verificação?

Um balancete de verificação é bom para garantir a precisão básica da contabilidade, mas não é uma ferramenta para verificação de erros detalhados nem substitui análises financeiras mais profundas. Para entender toda a contabilidade, além do balancete de verificação, você precisa de revisões detalhadas e relatórios financeiros completos. O que um balancete de verificação não captura:

• Erros de omissão: se uma transação for completamente omitida, o balancete de verificação ainda parecerá completo.

• Classificação incorreta: uma transação registrada na conta errada, mas com débito e crédito indicados corretamente, não será sinalizada. Da mesma forma, se as contas forem classificadas incorretamente (p. ex., uma despesa registrada como ativo), o balancete de verificação não detectará o problema.

• Compensação de erros: se dois erros diferentes se compensarem, os totais ainda serão iguais.

• Erro de princípio: registrar uma transação na categoria errada (p. ex., tratar uma despesa de capital como despesa de receita) não afeta o balancete de verificação.

• Números imprecisos: o balancete de verificação confere matematicamente os débitos e créditos, mas não confirma se os valores registrados estão corretos.

• Saúde financeira: um balancete de verificação completo não significa necessariamente que a empresa está em boas condições financeiras. Ele não diagnostica lucratividade, liquidez ou solvência.

• Insights financeiros: o balancete de verificação não é uma ferramenta para análises financeiras aprofundadas. Ele resume os saldos das contas, mas não discrimina as transações nem explica por que determinados saldos existem.

Como corrigir discrepâncias no balancete de verificação?

Corrigir discrepâncias em um balancete de verificação é importante para manter sua contabilidade correta. Alguns conselhos práticos para detectar e corrigir problemas:

• Comece pelo básico. Some tudo novamente e confira o total de débitos e créditos. Muitas vezes, é só um erro de cálculo simples.

  • Consulte o livro-razão. Confira os saldos do balancete de verificação com o livro-razão. Você pulou alguma linha ou copiou algo errado?
    
  • Se os totais ainda não baterem, confira a discrepância entre créditos e débitos:
    
  • Uma discrepância pequena e desigual pode sugerir um erro de digitação, como uma linha que deveria ser US$ 1.500 digitada como US$ 1.550.
    
  • Um número grande pode indicar que uma transação inteira está faltando em um dos lados.
    
  • Se a diferença for divisível por 9, é provável que tenha havido uma inversão de dígitos. Por exemplo: uma despesa de US$ 2.340 registrada como US$ 2.430.
    

• Se ainda não tiver encontrado o motivo da discrepância, procure:

  • Entradas unilaterais: alguma transação ficou sem contrapartida? Por exemplo, se você registrou um pagamento em contas a receber, mas não debitou a conta do caixa. Nesse caso a solução é fácil.
    
  • Inversões: você pode ter trocado os lados do débito e do crédito. É um erro comum ao inserir dados manualmente.
    
  • Classificação incorreta de contas: uma despesa registrada na categoria errada pode desequilibrar seu balancete sem afetar os totais no livro-razão.
    

• Se a sua empresa tem com um grande número de contas, separe a análise por seção. Primeiro, verifique apenas as contas de receitas e despesas. Confira depois os ativos e passivos.

• Se você tem transações não classificadas em uma conta temporária, resolva-as também. Esses saldos geralmente indicam os problemas não resolvidos e sua reconciliação pode corrigir a discrepância.

• Documente onde havia erros e como foram corrigidos. Com o tempo, essas notas podem revelar padrões de erros e ajudar a preveni-los.

• Depois de corrigir as discrepâncias, recalcule o balancete de verificação e confirme se os dois lados coincidem.

Se você costuma encontrar erros no balancete de verificação, faça uma análise de seus processos. Um software de contabilidade poderia reduzir erros manuais? Seria melhor ter documentações mais claras para ajudar no registro das transações? Corrigir a raiz dos problemas pode economizar horas de trabalho da próxima vez.