Råbalans är en ekonomisk kontroll för ett företag. Det är en sammanfattande rapport som listar alla konton i ett företags redovisningssystem – inklusive tillgångar, skulder, intäkter och kostnader – tillsammans med saldon på dessa konton vid en viss tidpunkt.

En råbalans kan visa om summan av dina debetposter är lika med summan av dina kreditposter. Vid dubbel bokföring har varje transaktion två sidor (en debet och en kredit) och råbalansen verifierar att alla transaktioner har bokförts korrekt. Om summorna inte stämmer överens är det ett tecken på att bokföringen kan innehålla en missad post, ett skrivfel eller en felklassificering.

En råbalans kan inte garantera att bokföringen är perfekt, men den kan effektivt fånga upp uppenbara misstag och bekräfta att bokföringen är i balans innan du skapar mer detaljerade finansiella rapporter, till exempel resultat- och balansräkningar.

Nedan förklarar vi vad du bör veta om råbalanser, inklusive hur du tar fram det här redovisningskalkylbladet, vad det kan berätta om ditt företag och råbalansens begränsningar.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur upprättas en råbalans?
  
• Vad säger en råbalans om din ekonomi?
  
• Vilka begränsningar har en råbalans?
  
• Hur korrigerar man avvikelser i en råbalans?
  

Hur upprättas en råbalans?

Om du vill ta fram en råbalans måste du först samla in saldona för alla konton från huvudboken. Detta inkluderar tillgångar, skulder, eget kapital, intäkter och kostnader. Skapa ett format med två kolumner, en för debetposter och en för kreditposter, och skriv sedan varje kontos namn och dess respektive saldo i antingen debet- eller kreditkolumnen.

Lägg sedan ihop alla debetsaldon och alla kreditsaldon. Summorna i dina debet- och kreditkolumner ska vara lika. Om de inte är det ska du dubbelkolla dina poster för att se om det förekommer:

• Saknade eller dubbla transaktioner

• Felaktig bokföring (t.ex. att en debetpost placerats i kreditkolumnen eller tvärtom)

• Matematiska fel

Om du hittar fel ska du korrigera dem i din huvudbok. När de är åtgärdade genomför du beräkningarna igen. När debet- och kreditkolumnerna är lika stora är din råbalans färdig och kan användas för att ta fram finansiella rapporter.

Vad säger en råbalans om din ekonomi?

Huvudsyftet med en råbalans är att kontrollera att summan av dina debetsaldon är lika med summan av dina kreditsaldon. Detta bekräftar att dina bokföringsposter är i linje med den grundläggande redovisningsekvationen:

Tillgångar = Skulder + Eget kapital

Om debetposterna och kreditposterna inte stämmer överens är det ett tecken på att något gick fel, till exempel följande:

• En post registrerades endast på en sida.

• Siffrorna har bytt plats eller felberäknats.

Utöver den här funktionen ger en råbalans en översikt över saldona på alla dina konton. Den visar dig:

• Hur mycket kontanter du har

• Storleken på dina kundfordringar eller leverantörsskulder

• Dina totala intäkter och kostnader

Du kan använda råbalansen som utgångspunkt för att skapa resultat- och balansräkningar. Genom att granska dina råbalanser kan du också upptäcka trender (t.ex. växande kostnader, sjunkande intäkter) eller potentiella varningstecken (t.ex. ovanlig kontoaktivitet, saknade saldon).

Vilka begränsningar har en råbalans?

En råbalans är ett bra sätt att säkerställa bokföringsnoggrannhet på en grundläggande nivå, men det är inte något omfattande verktyg för felkontroll eller ett substitut för en djupare ekonomisk analys. För att få en helhetsbild måste du kombinera råbalansen med detaljerade granskningar och fullständiga ekonomiska rapporter. Det här redovisas inte i en råbalans:

• Utelämnandefel: Om en transaktion utelämnas helt ser råbalansen ändå ut att vara komplett.

• Felaktig klassificering: Om en transaktion registreras på fel konto men debet- och kreditsidan är korrekta kommer den inte att flaggas. Om konton är felklassificerade (t.ex. en kostnad som bokförs som en tillgång) kommer råbalansen inte att fånga upp det här problemet.

• Kompensationsfel: Om två orelaterade fel kompenserar varandra kommer summorna fortfarande att matcha.

• Principfel: Att registrera en transaktion i fel kategori (t.ex. behandla en kapitalkostnad som en intäktskostnad) påverkar inte råbalansen.

• Felaktiga siffror: Råbalansen visar dina debetposter och kreditposter matematiskt korrekt, men den kan inte bekräfta om beloppen du har registrerat stämmer.

• Finansiell hälsa: En komplett råbalans betyder inte nödvändigtvis att företaget är i god ekonomisk form. Det är ingen indikation på lönsamhet, likviditet eller solvens.

• Finansiella insikter: En råbalans är inte ett verktyg för en djupgående ekonomisk analys. Den sammanfattar kontosaldon men ger ingen detaljerad uppdelning av transaktioner eller förklarar varför vissa saldon finns.

Hur korrigerar man avvikelser i en råbalans?

Att åtgärda avvikelser i en råbalans är ett viktigt steg för att säkerställa att bokföringen är korrekt. Här är några praktiska råd för hur du kan upptäcka och åtgärda dessa problem:

• Börja med grunderna. Summera allt igen och kontrollera dina totalsummor för debetposter och kreditposter. Ofta är orsaken ett enkelt matematiskt fel.

  • Kontrollera din huvudbok. Dubbelkontrollera saldona från råbalansen mot huvudboken. Hoppade du över en rad eller kopierade du något på fel sätt?
    
  • Om summorna fortfarande inte stämmer överens kan du ta en närmare titt på skillnaden mellan kreditposter och debetposter:
    
  • En liten, ojämn avvikelse kan vara ett tecken på skrivfel, till exempel att en post skrivits som 1 500 USD i stället för 1 550 USD.
    
  • Ett stort belopp kan tyda på att en hel transaktion saknas på ena sidan.
    
  • Om du kan dividera skillnaden med 9 är det ett tecken på att siffror kan ha bytt plats någonstans, till exempel en kostnad på 2 340 USD kan vara registrerad som 2 430 USD.
    

• Om det fortfarande är oklart vad som orsakar avvikelsen kan du leta efter:

  • Ensidiga poster: Glömde du att registrera den andra halvan av en transaktion? Om du till exempel har bokfört kontanter som mottagits genom att kreditera kundfordringar utan att debitera kontantkontot kan det enkelt åtgärdas.
    
  • Omkastningar: Kanske har du av misstag kastat om debet- och kreditsidan. Detta är ett vanligt misstag när du matar in data manuellt.
    
  • Felklassificerade konton: En kostnad som bokförs i fel kategori kan skapa fel i råbalansen utan att det påverkar summorna i huvudboken.
    

• Om ditt företag hanterar ett stort antal konton ska du arbeta med ett avsnitt i taget. Kontrollera först endast intäkts- och kostnadskontona. Dubbelkolla sedan dina tillgångar och skulder.

• Om du tillfälligt har oklassificerade transaktioner på ett avräkningskonto ska du åtgärda dem nu. Dessa saldon pekar ofta på olösta problem och att stämma av dem kan göra att avvikelsen åtgärdas.

• Dokumentera de platser där fel har uppstått och hur du har åtgärdat dem. Dessa anteckningar kan visa på mönster för hur misstag uppstår över tid, vilket kan hjälpa dig att förebygga dem i framtiden.

• När du har korrigerat avvikelserna ska du räkna om råbalansen för att bekräfta att de två sidorna matchar.

Om du ofta hittar fel i råbalansen kan du ta ett steg tillbaka och utvärdera dina processer. Skulle ett bokföringsprogram minska förekomsten av manuella misstag? Skulle tydligare dokumentation vara till hjälp vid registrering av transaktioner? Att åtgärda grundorsakerna i ditt system kan göra att du sparar in flera timmars felsökning nästa gång.