Om du någon gång har haft en kund som säger: "Skicka fakturan till mig så betalar jag senare" så har du hanterat kundfordringar (AR). Kundfordringar är de pengar som ett företag ligger ute med för varor och tjänster som de redan har tillhandahållit men ännu inte har fått betalt för. Till och med när dessa betalningar förfaller till betalning, vilket under 2023 skedde för 55 % av all försäljning via business-to-business (B2B) i USA, förblir de på kundfordringskontot tills de har betalats.

Att hantera kundfordringar är en viktig och ibland knepig aspekt för att hålla företagets ekonomi i schack. Nedan kommer vi att diskutera exakt vad kundfordringar är, hur de registreras i ditt redovisningssystem och varför de är så viktiga för ett företag.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är kundfordringar?
  
• Vilken typ av konto tillhör kundfordringar?
  
• Vad är skillnaden mellan kundfordringar och leverantörsskulder?
  
• Hur bokförs kundfordringar?
  
• Hur påverkar kundfordringar finansiella rapporter?
  
• Vilka är de vanligaste utmaningarna med att hantera kundfordringar?
  

Vad är kundfordringar?

Kundfordringar är de pengar som kunderna är skyldiga ditt företag för varor eller tjänster som de redan har fått. Till exempel, om en programvarukonsult slutför ett projekt och skickar en faktura på 10 000 USD, registreras 10 000 USD som kundfordringar, som de väntar på ska drivas in, men som de ännu inte kan spendera.

Kundfordringar är vanligt för B2B-transaktioner eller branscher där kunderna förväntar sig att kunna betala senare. Betalningen har redan godkänts och dokumenterats med en faktura eller betalningsvillkor, men den har ännu inte kommit in på ditt bankkonto.

Vilken typ av konto tillhör kundfordringar?

I redovisningen klassificeras kundfordringar som en omsättningstillgång. Tillgångar är resurser som ditt företag äger eller kontrollerar och som ger ekonomiskt värde, och "omsättningstillgångar" avser specifikt sådana som förväntas omvandlas till likvida medel inom ett år. Kundfordringar betalas vanligtvis inom 30, 60 eller 90 dagar, vilket gör de, till en del av den kortsiktiga kategorin. Omsättningstillgångar inkluderar även kassa, lager och kortfristiga placeringar.

Banker, investerare och revisorer tittar på omsättningstillgångar för att bedöma ditt företags likviditet (din förmåga att täcka kortsiktiga åtaganden som löner och hyra). Om du har för mycket kundfordringar i förhållande till faktiska likvida medel kan de se det som ett tecken på att du är överansträngd och alltför beroende av att dina kunder betalar i tid. Företag kombinerar ofta kundreskontra med verktyg som Stripe Payment Links och automatiserade faktureringssystem som kan uppmuntra kunder att betala snabbt. Ju snabbare kundfordringar omvandlas till likvida medel, desto sundare blir din ekonomiska situation.

Vad är skillnaden mellan kundfordringar och leverantörsskulder?

Kundfordringar är pengar som kommer in, medan leverantörsskulder är pengar som går ut. Leverantörsskulder är vad du är skyldig andra (t.ex. leverantörer, säljare, entreprenörer). Kundfordringar är en tillgång, medan leverantörsskulder är en skuld. Om ditt företag till exempel är ett bageri kan kundfordringar innehålla en faktura som du skickat till ett lokalt kafé för leverans av bakverk, medan leverantörsskulder kan innehålla räkningen du behöver betala för mjöl.

Hur bokförs kundfordringar?

För att spåra kundfordringar ska du dokumentera det belopp du ligger ute med och när det förfaller till betalning samt uppdatera uppgifterna när du får betalt. Så här gör du:

• Skapa och skicka en faktura efter att du har levererat produkten eller tjänsten. Detta är din formella begäran om betalning, med uppgifter som belopp, förfallodatum och betalningsvillkor.

• Bokför försäljningen i ditt bokföringssystem genom att debitera kundfordringar och kreditera dina försäljningsintäkter. Detta återspeglar att du har tjänat inkomsten men ännu inte har fått pengarna.

• När kunden betalar registrerar du betalningen genom att debitera ditt kassakonto och kreditera kundfordringar.

• Bevaka förfallna fakturor för att se vilka kunder som behöver påminnelser. Många företag använder en åldersanalysrapport för förfallna kundfordringar för att kategorisera obetalda fakturor efter hur länge de har varit utestående (t.ex. 30 dagar försenade, 60 dagar försenade) och de prioriterar de fakturor som är mest försenade.

Tekniken kan hjälpa dig att slutföra dessa steg med mindre manuella åtgärder. Stripe Invoicing kan automatisera betalningspåminnelser, ta emot onlinebetalningar och synkronisera försäljning och betalningar med ditt bokföringsprogram.

Hur påverkar kundfordringar finansiella rapporter?

Kundfordringar visas i flera finansiella rapporter och påverkar din totala ekonomiska ställning. Stripes analysverktyg kan hjälpa dig att observera dessa dominoeffekter: du kan till exempel spåra hur lång tid det tar för kunder att betala eller se hur kundfordringstrender påverkar din likviditet över tid.

Så här påverkar kundfordringar finansiella rapporter:

• Balansräkning: Kundfordringar listas under omsättningstillgångar i balansräkningen. Ett högt kundfordringssaldo kan tyda på stark försäljning, men om det blir för stort kan det innebära problem med betalningsindrivningen.

• Resultaträkning: Intäkter knutna till kundfordran visas i resultaträkningen. Alla obetalda fakturor som blir osäkra fordringar bokförs som utgifter och minskar din nettoinkomst.

• Kassaflödesanalys: Ökningar av kundfordringar minskar ditt kassaflöde från verksamheten, eftersom det representerar intjänade men ännu inte mottagna pengar. Omvänt ökar en minskning av kundfordringar ditt kassaflöde.

Vilka är de vanligaste utmaningarna med att hantera kundfordringar?

Att hantera kundfordringar kan låta enkelt, men det kan vara en av de svårare delarna av att driva ett företag. Här är några vanliga utmaningar:

• Förfallna fakturor: Sena betalningar stör kassaflödet och kan göra att du får kämpa för att täcka utgifterna. Automatiska påminnelser, som de som aktiveras av Stripe, kan göra det lättare att jaga betalningar.

• Osäkra fordringar: Ibland betalar kunderna helt enkelt inte. Avskrivning av osäkra fordringar sänker direkt vinsten. Kreditkontroller och delbetalningar i förskott kan minska denna risk.

• Inkonsekventa poster: Dålig hantering av kundfordringar leder till missade fakturor eller dubbelregistreringar. Verktyg som integrerar kundreskontra med ditt bokföringssystem, som Stripes QuickBooks-integration, kan hålla bokföringen korrekt och uppdaterad.

• Problem med skalning: Ju mer ditt företag växer, desto svårare blir det att spåra kundfordringar manuellt. Stripes automatiserade fakturering och rapportering i realtid kan växa med ditt företag och säkerställa en effektiv kundhantering.

• Betalningsproblem: Komplicerade betalningsprocesser kan försena fordringar. Genom att erbjuda flera betalningsalternativ (t.ex. kreditkort, Automated Clearing House-överföringar [ACH]) avlägsnas hinder. Välj en betalleverantör som Stripe som kan stödja ett brett utbud av metoder.