Se ti è mai capitato che un cliente ti dicesse: "Mandami la fattura e pagherò dopo", allora hai gestito la contabilità clienti. La contabilità clienti è il denaro dovuto alle aziende per beni e servizi che hanno già fornito ma non sono ancora stati pagati. Anche alla scadenza di questi pagamenti, cosa che è avvenuta nel 2023 nel 55% di tutte le vendite B2B fatturate negli Stati Uniti, rimangono in contabilità clienti fino a relativo saldo.

La gestione della contabilità clienti è un aspetto importante e talvolta complicato per tenere sotto controllo le finanze aziendali. Di seguito, discuteremo esattamente cosa include la contabilità clienti, come viene registrata nel tuo sistema contabile e perché è così importante per un'attività.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cos'è la contabilità clienti?
  
• Che tipo di contabilità è la contabilità clienti?
  
• Qual e la differenza tra contabilità clienti e contabilità fornitori?
  
• Come vengono registrati i crediti in contabilità clienti?
  
• In che modo la contabilità clienti influisce sui rendiconti finanziari?
  
• Quali sono le sfide più comuni legate alla gestione della contabilità clienti?
  

Cos'è la contabilità clienti?

La contabilità clienti è il denaro che i clienti devono alla tua attività per beni o servizi che hanno già ricevuto. Ad esempio, se un consulente software porta a termine un progetto e invia una fattura di 10.000 €, questa somma viene inserita in contabilità clienti, in attesa di essere riscossa, ma non ancora disponibile per essere spesa.

Questa pratica è comune nelle transazioni B2B o nei settori in cui i clienti prevedono di pagare più tardi. Il pagamento è già stato concordato e documentato con una fattura o termini di pagamento, ma non è ancora stato accreditato sul tuo conto bancario.

Che tipo di contabilità è la contabilità clienti?

In contabilità i crediti sono classificati come attività correnti. Tali attività sono risorse che l'azienda possiede o controlla e che forniscono valore economico, mentre le attività "correnti" si riferiscono specificamente a quelle che si prevede saranno convertite in contanti entro un anno. I crediti della contabilità clienti vengono in genere pagati entro 30, 60 o 90 giorni, ovvero tempistiche a breve termine. Le attività correnti includono anche liquidità, scorte e investimenti a breve termine.

Banche, investitori e commercialisti esaminano le attività correnti per valutare la liquidità dell'azienda (la capacità di coprire obblighi a breve termine come stipendi e affitti). La presenza di troppi crediti rispetto al denaro effettivo potrebbe essere considerato un segnale che dipendi in modo eccessivo dai clienti che pagano in tempo. Le aziende spesso associano la gestione della contabilità clienti a strumenti come Stripe Payment Links e a sistemi di fatturazione automatizzata che aiutano a incoraggiare i clienti a pagare tempestivamente. Più velocemente i crediti si trasformano in denaro, più florida diventa la tua posizione finanziaria.

Qual è la differenza tra contabilità clienti e contabilità fornitori?

I crediti della contabilità clienti sono i soldi in entrata, mentre la contabilità fornitori riguarda il denaro in uscita. La contabilità fornitori è ciò che devi ad altri (ad esempio, fornitori, venditori, appaltatori). La contabilità clienti è una attività, mentre la contabilità fornitori è una passività. Ad esempio, se la tua attività è una panetteria, la contabilità clienti potrebbe includere una fattura che hai inviato a un bar locale per la fornitura di dolci, mentre la contabilità fornitori potrebbe includere il conto necessario per pagare la farina.

Come vengono registrati i crediti in contabilità clienti?

Per tenere traccia della contabilità clienti, documenta ciò che ti è dovuto e quando è dovuto e aggiorna i registri non appena ricevi il pagamento. Ecco come fare:

• Dopo aver consegnato il prodotto o servizio, crea e invia una fattura. È una richiesta formale di pagamento, con dettagli quali l'importo, la data di scadenza e i termini di pagamento.

• Nel tuo sistema contabile, registra la vendita a debito in contabilità clienti e registra a credito i ricavi derivanti dalla vendita per indicare che hai aggiunto il guadagno, senza aver ricevuto il denaro.

• Quando il cliente effettua il pagamento, registra il pagamento a debito in conto cassa e a credito in contabilità clienti.

• Monitora le fatture scadute per vedere quali clienti hanno bisogno di promemoria. Molte attività utilizzano uno scadenziario per la contabilità clienti per classificare le fatture non pagate in base alla scadenza (ad esempio, 30 giorni di ritardo, 60 giorni di ritardo) e assegnano la priorità a quelle scadute meno di recente.

La tecnologia può aiutare a completare questi passaggi con meno interventi manuali. Stripe Invoicing può automatizzare i promemoria di pagamento, accettare pagamenti online e sincronizzare vendite e pagamenti con il tuo software di contabilità.

In che modo la contabilità clienti influisce sui rendiconti finanziari?

La contabilità clienti compare in diversi bilanci e influisce sulla tua posizione finanziaria complessiva. Gli strumenti di analisi di Stripe possono aiutarti a osservare questi effetti a catena: ad esempio, puoi monitorare quanto tempo impiegano solitamente i clienti per pagare o vedere come le tendenze della contabilità clienti influiscono sulla tua liquidità nel tempo.

Ecco come la contabilità clienti influisce sui bilanci:

• Stato patrimoniale: La contabilità clienti è tra le voci delle attività correnti nel bilancio. Un saldo contabilità clienti elevato potrebbe indicare forti vendite, ma se cresce troppo, potrebbe significare problemi di riscossione dei pagamenti.

• Conto economico: I ricavi legati alla contabilità clienti compaiono nel conto economico. Eventuali fatture non pagate che si trasformano in crediti deteriorati vengono registrate come spese e riducono il reddito netto.

• Rendiconto finanziario: L'aumento dei crediti verso i clienti riduce il flusso di cassa, poiché rappresenta denaro guadagnato, ma non ancora ricevuto. Al contrario, una diminuzione dei crediti verso i clienti aumenta il flusso di cassa.

Quali sono le problematiche più comuni legate alla gestione della contabilità clienti?

La gestione della contabilità clienti può sembrare semplice, ma può essere una delle parti più difficili della gestione di un'azienda. Ecco alcune complessità tipiche:

• Fatture scadute: i ritardi di pagamento interrompono il flusso di cassa e possono farti faticare a coprire le spese. I promemoria automatici, come quelli abilitati da Stripe, possono ridurre al minimo la fatica per rintracciare i pagamenti.

• Crediti inesigibili: a volte, i clienti semplicemente non pagano. La cancellazione dei crediti inesigibili riduce direttamente i profitti. Verifiche di solvibilità e acconti parziali possono ridurre questo rischio.

• Dati incoerenti registrati: Una contabilità clienti mal gestita porta a fatture mancate o a doppie voci. Gli strumenti che integrano la contabilità clienti nel tuo sistema, come l'integrazione QuickBooks di Stripe, possono mantenere i registri precisi e aggiornati.

• Problemi di scalabilità: più la tua attività cresce, più diventa difficile monitorare la contabilità clienti manualmente. L'emissione automatica di fatture e la reportistica in tempo reale di Stripe possono adattarsi alla tua attività e mantenere efficiente la gestione della contabilità clienti.

• Problemi di pagamento: procedure di pagamento complicate possono ritardare la ricezione dei crediti. Offrendo più opzioni di pagamento, ad esempio carte di credito o bonifici [ACH], le complessità vengono abbattute. Scegli un elaboratore di pagamento come Stripe in grado di supportare un'ampia gamma di metodi.