Wenn schon einmal ein Kunde/eine Kundin zu Ihnen gesagt hat: „Schicken Sie mir die Rechnung, ich zahle später“, dann hatten Sie mit dem Debitorenkonto, d. h. mit Forderungen) zu tun. Bei Forderungen (Accounts Receivable, AR) handelt es sich um das Geld, das Unternehmen für Waren und Dienstleistungen geschuldet wird, die sie bereits bereitgestellt bzw. geliefert haben, die aber noch nicht bezahlt wurden. Selbst wenn diese Zahlungen überfällig werden – was 2023 bei 55 % aller abgerechneten Business-to-Business (B2B)-Verkäufe in den USA der Fall war, bleiben sie in der Debitorenbuchhaltung erfasst, bis sie bezahlt werden.

Die Verwaltung von Forderungen ist ein wichtiger und manchmal kniffliger Aspekt, um die Unternehmensfinanzen in Schach zu halten. Im Folgenden werden wir eingehend erörtern, was Forderungen beinhalten, wie sie in Ihrem Buchhaltungssystem erfasst werden und warum dies für ein Unternehmen so wichtig ist.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind Forderungen?
  
• Zu welchem Kontotyp gehören Forderungen?
  
• Was ist der Unterschied zwischen Forderungen und Verbindlichkeiten?
  
• Wie werden Forderungen in der Buchhaltung erfasst?
  
• Wie wirken sich Forderungen auf Jahreabschlüsse aus?
  
• Was sind häufige Herausforderungen bei der Verwaltung von Forderungen?
  

Was sind Forderungen?

Bei Forderungen handelt es sich um das Geld, das die Kundinnen/Kunden Ihrem Unternehmen für Waren oder Dienstleistungen schulden, die sie bereits erhalten haben. Wenn beispielsweise ein Softwareberater ein Projekt abschließt und eine Rechnung über 10.000 US-Dollar sendet werden diese 10.000 US-Dollar jetzt in der Debitorenbuchhaltung erfasst. Es wird darauf gewartet, dass dieser Betrag eingezogen wird, er steht jedoch noch nicht für Ausgaben zur Verfügung.

Forderungen sind üblich bei B2B-Transaktionen oder in Branchen, in denen Kundinnen/Kunden erwarten, das die Zahlung später erfolgen kann. Die Zahlung wurde bereits vereinbart und mit einer Rechnung oder Zahlungsbedingungen dokumentiert, ist aber noch nicht auf Ihrem Bankkonto eingegangen.

Zu welchem Kontotyp gehören die Forderungen?

In der Buchhaltung werden Forderungen aus Lieferungen und Leistungen als kurzfristiges Vermögen klassifiziert. Vermögenswerte sind Ressourcen, die Ihr Unternehmen besitzt oder kontrolliert und die einen wirtschaftlichen Wert bieten. „Aktuelle“ Vermögenswerte beziehen sich speziell auf solche, die voraussichtlich innerhalb eines Jahres in Barmittel umgewandelt werden. Forderungen werden in der Regel innerhalb von 30, 60 oder 90 Tagen bezahlt und gehören damit zur Kategorie der kurzfristigen Zahlungen. Das Umlaufvermögen umfasst auch Barmittel, Vorräte und kurzfristige Investitionen.

Banken, Investoren und Buchhalter/innen haben das Umlaufvermögen im Blick, um die Liquidität Ihres Unternehmens zu beurteilen (Ihre Fähigkeit, kurzfristige Verpflichtungen wie Gehaltszahlungen und Miete zu erfüllen). Wenn Sie im Verhältnis zum tatsächlichen Bargeld zu hohe Forderungen haben, könnte dies ein Zeichen dafür sein, dass Sie überfordert sind und sich zu sehr auf die pünktliche Zahlung Ihrer Kundinnen und Kunden verlassen. Unternehmen kombinieren die Debitorenbuchhaltung häufig mit Tools wie Stripe Payment Links und automatischen Abrechnungssystemen, um Kundinnen und Kunden zu einer schnellen Zahlung zu motivieren. Je schneller Forderungen in Bargeld umgewandelt werden, desto gesünder wird Ihre finanzielle Situation.

Was ist der Unterschied zwischen Forderungen und Verbindlichkeiten?

Forderungen sind eingehende Gelder, während es sich bei Verbindlichkeiten) um ausgehende Gelder handelt. Verbindlichkeiten sind das, was Sie anderen schulden (z. B. Lieferanten, Anbietern, Auftragnehmern). Forderungen stellen einen Vermögenswert dar, während es sich bei Verbindlichkeiten um eine Verpflichtung handelt. Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen beispielsweise um eine Bäckerei handelt, könnte das Debitorenkonto (Forderungen) eine Rechnung enthalten, die Sie an ein Café for Ort für die Lieferung von Gebäck gesendet haben, während das Kreditorenkonto (Verbindlichkeiten) die Rechnung enthalten könnte, die Sie für Mehl bezahlen müssen.

Wie werden Forderungen in der Buchhaltung erfasst?

Um Ihre Forderungen zu verfolgen, dokumentieren Sie, welche Beträge Ihnen geschuldet werden und wann sie fällig sind. Aktualisieren Sie Ihre Aufzeichnungen, wenn Sie Zahlungen erhalten. Und so geht's:

• Nachdem Sie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung geliefert haben, erstellen und versenden Sie eine Rechnung. Dies ist Ihre förmliche Zahlungsaufforderung mit Details wie Betrag, Fälligkeitsdatum und Zahlungsbedingungen.

• Erfassen Sie in Ihrem Buchhaltungssystem den Verkauf, indem Sie das Debitorenkonto (Forderungen) belasten und Ihren Verkaufserlös gutschreiben. So wird wiedergegeben, dass Sie die Einnahmen „verdient“, den Betrag aber noch nicht erhalten haben.

• Wenn der Kunde/die Kundin zahlt, erfassen Sie die Zahlung, indem Sie Ihr Bargeldkonto belasten und den Betrag auf dem Debitorenkonto gutschreiben.

• Behalten Sie überfällige Rechnungen im Blick, um zu ermitteln, welche Kundinnen und Kunden Erinnerungen zur Nachverfolgung benötigen. Viele Unternehmen verwenden einen Bericht über die Fälligkeit von Forderungen, um unbezahlte Rechnungen nach der Dauer ihrer Überfälligkeit zu kategorisieren (z. B. 30 Tage überfällig, 60 Tage überfällig) und die Rechnungen nach Überfälligkeit zu priorisieren.

Technologien können dabei helfen, diese Schritte mit weniger manuellen Eingriffen durchzuführen. Stripe Invoicing kann Zahlungserinnerungen automatisieren, Online-Zahlungen annehmen und Verkäufe und Zahlungen mit Ihrer Buchhaltungssoftware synchronisieren.

Wie wirken sich Forderungen auf Jahresabschlüsse aus?

Forderungen erscheinen in mehreren Jahresabschlüssen auf und wirken sich auf Ihre gesamte Finanzlage aus. Mit den Analysetools von Stripe können Sie diese Auswirkungen beobachten: So können Sie beispielsweise verfolgen, wie lange Kundinnen/Kunden normalerweise brauchen, um zu bezahlen, oder sehen, wie sich Trends bei den Forderungen im Laufe der Zeit auf Ihre Liquidität auswirken.

So wirken sich Forderungen auf Jahreabschlüsse aus:

• Bilanz: Forderungen werden in der Bilanz unter dem Umlaufvermögen ausgewiesen. Ein hoher Forderungssaldo kann auf gute Umsätze hindeuten, aber wenn er zu groß wird, könnte dies Probleme bei der Einziehung von Zahlungen bedeuten.

• Gewinn- und Verlustrechnung: Die an das Forderungskonto gebundenen Einnahmen werden in der Gewinn- und Verlustrechnung angezeigt. Alle unbezahlten Rechnungen, die zu Forderungsausfällen führen, werden als Ausgaben gebucht und mindern Ihr Nettoeinkommen.

• Kapitalflussrechnung: Höhere Forderungen verringern Ihren Cashflow Erhöhungen der AR verringern Ihren Cashflow aus der Geschäftstätigkeit, da es sich um verdientes, aber noch nicht erhaltenes Geld handelt. Umgekehrt erhöht ein Rückgang der Forderungen Ihren Cashflow.

Was sind häufige Herausforderungen bei der Verwaltung von Forderungen?

Die Verwaltung von Forderungen mag einfach klingen, kann aber einer der schwierigeren Aspekte der Unternehmensführung sein. Hier sind einige häufige Herausforderungen:

• Überfällige Rechnungen: Zahlungsverzug beeinträchtigt den Cashflow und kann dazu führen, dass Sie Schwierigkeiten haben, Ihre Ausgaben zu decken. Automatische Erinnerungen, wie sie beispielsweise von Stripe aktiviert werden, können den Aufwand für die Zahlungsverfolgung minimieren.

• Forderungsausfälle: Manchmal zahlen Kundinnen/Kunden einfach nicht. Die Abschreibung von Forderungsausfällen senkt direkt den Gewinn. Bonitätsprüfungen und Teilvorauszahlungen können dieses Risiko verringern.

• Inkonsistente Datensätze: Eine mangelhafte Verwaltung von Forderungen führt zu fehlenden Rechnungen oder Doppelbuchungen. Tools, die Forderungen in Ihr Buchhaltungssystem integrieren, wie die QuickBooks-Integration von Stripe, können dafür sorgen, dass Ihre Aufzeichnungen korrekt und aktuell bleiben.

• Skalierungsprobleme: Je stärker Ihr Unternehmen wächst, desto schwieriger wird es, Forderungen manuell zu verfolgen. Mit der automatischen Rechnungsstellung und den Echtzeitberichten von Stripe können Sie mit Ihrem Unternehmen mitwachsen und das Forderungsmanagement effizient gestalten.

• Zahlungsprobleme: Komplizierte Zahlungsvorgänge können Forderungen verzögern. Indem mehrere Zahlungsoptionen angeboten werden (z. B. Kreditkarte, Überweisungen über Automated Clearing House [ACH]) werden Barrieren beseitigt. Wählen Sie einen Zahlungsabwickler wie Stripe, der eine breite Palette von Methoden unterstützt.