Die Verarbeitung einer Rechnung zur Zahlung umfasst einige Schritte. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung nutzt Technologie, um diesen Prozess für Unternehmen schneller und weniger arbeitsintensiv zu gestalten. Systeme, die mit Funktionen wie optische Zechenerkennung (Optical Character Recognition, OCR) und KI ausgestattet sind, können Rechnungsdetails verifizieren, die Rechnung zur Genehmigung weiterleiten und Zahlungen mit begrenzten manuellen Eingriffen planen. Ein Bericht aus dem Jahr 2023 ergab, dass Abteilungen für die Kreditorenbuchhaltung mit End-to-End-Automatisierung und konsistenten Workflows mehr als doppelt so viele Rechnungen bearbeiten können wie solche ohne.

Im Folgenden erklären wir, wie die automatisierte Rechnungsverarbeitung funktioniert, wie Sie die richtige Software auswählen und wie die Automatisierung die Genauigkeit verbessern und Betrug minimieren kann.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie funktioniert die automatisierte Rechnungsverarbeitung?
  
• Was sind die Hauptvorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung?
  
• Auswahl der richtigen Software für die automatisierte Rechnungsverarbeitung
  

Wie funktioniert die automatisierte Rechnungsverarbeitung?

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung umfasst dieselben Schritte wie die manuelle Rechnungsbearbeitung, nutzt jedoch Technologie anstelle von manueller Arbeit. So funktioniert das:

• Rechnungserfassung: Wenn das System eine Rechnung erhält, liest es die Rechnung und extrahiert die relevanten Details mit Tools wie OCR.

• Überprüfung der Daten: Das System prüft Rechnungsdetails und vergleicht sie mit Bestellungen oder Lieferantenverträgen.

• Genehmigung: Die Rechnung wird zur Genehmigung an die richtigen Personen oder Abteilungen gesendet.

• Zahlung: Das System arbeitet mit Buchhaltungs-Software zusammen, um die Zahlung zu planen oder abzuwickeln.

• Speicherung von Aufzeichnungen: Die Rechnungs- und Zahlungsdaten werden in einem zentralen System für Finanzunterlagen und mögliche Audits gespeichert.

Was sind die Hauptvorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung?

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung ist schneller, genauer und besser skalierbar als die manuelle Verarbeitung. Sie bietet die folgenden Vorteile für Unternehmen.

Geschwindigkeit

Die Automatisierung beschleunigt die Zahlungsabwicklung und minimiert die manuelle Arbeit für die Teams eines Unternehmens. Dadurch können sie sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren und die mit manueller Arbeit verbundenen Kosten senken. Die schnellere Verarbeitung stärkt die Beziehungen zu den Lieferanten. Die Automatisierung erleichtert die Skalierung, da sie ein steigendes Rechnungsvolumen bewältigt und Datensätze in Echtzeit aktualisiert, anstatt auf manuelle Aktualisierungen von Geschäftsbüchern zu warten.

Genauigkeit

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung ist in der Regel genauer als die manuelle Verarbeitung. Sie kann Fehler bei der Dateneingabe eliminieren, indem Daten direkt aus Dokumenten abgerufen werden. Dadurch werden häufige Fehler wie Tippfehler und nicht passende Bestellungen vermieden. Das System prüft die Rechnungsdetails und vergleicht sie mit Bestellungen oder Verträgen, um Abweichungen zu finden. Die automatisierte Verarbeitung gewährleistet Konsistenz bei Genehmigungen und Zahlungsüberprüfungen und schließt das Risiko menschlicher Fehler aus. Die erhöhte Genauigkeit kann Unternehmen helfen, Strafen zu vermeiden und das Kundenerlebnis zu verbessern.

Betrugsprävention

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung verringert außerdem die Wahrscheinlichkeit von Betrug, indem sie ein gewisses Risiko aus dem Prozess ausschließt und Fehler automatisch erkennt. Integrierte KI kann ungewöhnliche Aktivitäten wie doppelte Rechnungen oder Zahlungen außerhalb der normalen Geschäftszeiten abfangen. Zudem stellt die Automatisierung sicher, dass jede Rechnung vor der Genehmigung integrierte Regeln (z. B. Unternehmensrichtlinien, gesetzliche Anforderungen) einhält.

Automatisierungsplattformen haben strenge Zugriffskontrollen, die das Manipulieren sensibler Informationen erschweren. Wenn jedoch jemand Änderungen vornimmt, kann das System diese Person zur Rechenschaft ziehen, indem es einen digitalen Pfad erstellt, der zeigt, wer jeden Schritt des Rechnungsprozesses durchgeführt hat. Das System erstellt auch einen klaren Prüfpfad und bietet Echtzeiteinblicke in den Status jeder Rechnung, wodurch die finanzielle Transparenz im Prozess verbessert wird.

Auswahl der richtigen Software für die automatisierte Rechnungsverarbeitung

Die richtige Rechnungsverarbeitungs-Software hängt von Ihren Geschäftsanforderungen, Ihrem Budget und der vorhandenen Technologie ab. Hier sind einige wichtige Faktoren, die Sie bei der Auswahl der besten Software für Ihr Unternehmen berücksichtigen sollten:

• Aufwand für Rechnungen: Sehen Sie sich an, wie viele Rechnungen Sie bearbeiten und welche speziellen Anforderungen Ihr Unternehmen möglicherweise hat. Benötigen Sie beispielsweise wiederkehrende Rechnungen, Unterstützung für mehrere Währungen oder benutzerdefinierte Vorlagen?

• Integration: Notieren Sie sich die Tools, die Sie bereits verwenden, wie Ihr Buchhaltungssystem und Ihren Zahlungsabwickler, und suchen Sie nach Software, die sich in diese Systeme integrieren lässt. Stripe Invoicing lässt sich beispielsweise direkt in gängige Software wie QuickBooks und Xero integrieren und kann mit E-Commerce-Plattformen wie Shopify und WooCommerce verbunden werden.

• Nutzerfreundlichkeit: Suchen Sie nach einem System mit einer übersichtlichen, nutzerfreundlichen Oberfläche. Dies spart Zeit und erleichtert Ihrem Team den Einstieg in die Software. Mit Stripe Invoicing können Sie innerhalb weniger Minuten Rechnungen erstellen und versenden. Melden Sie sich dazu einfach beim Stripe-Dashboard an, füllen Sie die Kundendaten aus, fügen Sie Posten mit Preisen hinzu und klicken Sie auf „Senden“.

• Flexibilität: Suchen Sie nach Software, mit der Sie Rechnungen an Ihre Marke anpassen und skalierbar ist, wenn Ihr Unternehmen wächst. Mit Stripe Invoicing können Sie Rechnungen mit Ihrem Firmenlogo, benutzerdefinierten Farbschemata und spezifischen Artikelbeschreibungen gestalten. Die Lösung lässt sich auch leicht skalieren und kann monatlich Tausende von Rechnungen verarbeiten, ohne dass es zu einer spürbaren Verlangsamung kommt oder zusätzliche Einrichtungsschritte erforderlich sind.

• Sicherheit: Ihre Rechnungsstellungs-Software sollte Ihre Daten schützen und Branchenstandards für Sicherheit und Compliance einhalten. Stripe Invoicing schützt Ihre Daten durch Verschlüsselung und Compliancemaßnahmen wie die Zertifizierung nach dem Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS). Das bedeutet, dass die Zahlungsinformationen Ihrer Kundschaft mit dem gleichen Sicherheitsniveau wie bei Großbanken gehandhabt werden.

• Kosten: Stellen Sie sicher, dass der Preis Ihrem Budget entspricht und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis für die Funktionen bietet, die Sie benötigen. Stripe Invoicing erhebt einen kleinen Prozentsatz pro bezahlter Rechnung – ohne versteckte Gebühren oder Zusatzkosten.

• Support: Recherchieren Sie, welcher Kundensupport verfügbar ist. Dieser kann von unschätzbarem Wert sein, wenn Sie auf Probleme stoßen. Stripe bietet detaillierte Anleitungen, Video-Tutorials und ein aktives Hilfecenter zur Fehlerbehebung. Es gibt auch ein Supportteam, das per E-Mail und über Live-Chat kontaktiert werden kann.