Le traitement d'une facture en vue de son paiement comporte plusieurs étapes. Le traitement automatisé des factures utilise la technologie pour rendre ce processus plus rapide et plus simple pour les entreprises. Les systèmes équipés de fonctionnalités telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l'IA peuvent vérifier les détails de la facture, acheminer la facture en vue de son approbation et planifier les paiements avec une intervention manuelle limitée. Selon un rapport publié en 2023, les services de gestion des comptes fournisseurs qui disposent d'une automatisation de bout en bout et de flux cohérents peuvent traiter plus de deux fois plus de factures que ceux qui n'en ont pas.

Nous allons vous expliquer comment fonctionne le traitement automatisé des factures, comment choisir le bon logiciel et comment l'automatisation peut améliorer la précision et minimiser la fraude.

Sommaire

• Fonctionnement du traitement automatisé des factures
  
• Principaux avantages de l'automatisation du traitement des factures
  
• Choisir le bon logiciel pour le traitement automatisé des factures
  

Fonctionnement du traitement automatisé des factures

Le traitement automatisé des factures suit les mêmes étapes que le traitement manuel des factures, mais fait appel à la technologie plutôt qu'à un travail manuel. Voici son fonctionnement :

• Capture de la facture : lorsque le système reçoit une facture, il lit la facture et en extrait les données utiles à l'aide d'outils tels que l'OCR.

• Vérification des données : le système compare les données de la facture aux bons de commande ou aux contrats fournisseurs.

• Approbation : la facture est envoyée aux bonnes personnes ou aux bons services pour approbation.

• Paiement : le système s'appuie sur un logiciel de comptabilité pour planifier ou traiter le paiement.

• Stockage des enregistrements : les détails de la facture et du paiement sont enregistrés dans un système centralisé pour être inclus dans les états financiers ou faire l'objet d'éventuelles vérifications.

Principaux avantages de l'automatisation du traitement des factures

Le traitement automatisé des factures est plus rapide, plus précis et plus évolutif que le traitement manuel. Il offre les avantages suivants aux entreprises.

Vitesse

L'automatisation accélère le traitement des paiements et réduit le travail manuel de l'équipe d'une entreprise. Cela permet à cette dernière de se consacrer à des tâches importantes, mais aussi de réduire les coûts associés au travail manuel. Le traitement accéléré renforce les relations avec les fournisseurs. L'automatisation accompagne le développement en gérant l'augmentation des volumes de factures et en mettant à jour les enregistrements en temps réel sans attendre les mises à jour manuelles des livres comptables.

Précision

Le traitement automatisé des factures est généralement plus précis que le traitement manuel. Il peut éliminer les erreurs de saisie de données en extrayant les données directement des documents, ce qui évite les erreurs courantes telles que les fautes de frappe et les différences avec les bons de commande. Le système vérifie les détails de la facture par rapport aux bons de commande ou aux contrats pour détecter d'éventuels écarts. Le traitement automatisé garantit la cohérence des approbations et des vérifications des paiements, éliminant ainsi le risque d'erreur humaine. Cette précision renforcée peut aider les entreprises à éviter les pénalités et à améliorer l'expérience client.

Prévention de la fraude

Le traitement automatisé des factures réduit également le risque de fraude en éliminant certains risques du processus et en détectant automatiquement les erreurs. L'IA intégrée peut détecter des activités inhabituelles, telles que des factures en double ou des paiements effectués en dehors des heures normales de bureau. Par ailleurs, l'automatisation permet de s'assurer que chaque facture respecte les règles intégrées (par exemple, les politiques de l'entreprise, les exigences légales) avant d'être approuvée.

Les plateformes d'automatisation disposent de contrôles d'accès stricts qui limitent le risque de falsification d'informations sensibles. Le système crée une trace numérique qui correspond à chacune des personnes qui sont intervenues lors des différentes étapes du processus de facturation. Le système crée également une piste d'audit claire et fournit des informations en temps réel sur l'état de chaque facture, améliorant ainsi la visibilité financière.

Choisir le bon logiciel pour le traitement automatisé des factures

Le bon logiciel de traitement des factures dépend des besoins de votre entreprise, de votre budget et de la technologie existante. Voici quelques facteurs importants à prendre en compte avant de sélectionner un logiciel pour votre entreprise :

• Charge de travail de la facture : examinez le nombre de factures que vous traitez et les besoins propres à votre entreprise. Par exemple, avez-vous besoin de factures récurrentes, d'une prise en charge de plusieurs devises ou de modèles personnalisés ?

• Intégration : notez les outils que vous utilisez déjà, p. ex. votre système comptable et votre solution de traitement des paiements, et recherchez des logiciels capables de s'intégrer à ces systèmes. Stripe Invoicing, par exemple, s'intègre directement à des logiciels répandus comme QuickBooks et Xero, et peut se connecter à des plateformes d'e-commerce électronique comme Shopify et WooCommerce.

• Simplicité d'utilisation : recherchez un système doté d'une interface claire et conviviale. Cela permettra à votre équipe de gagner du temps et d'adopter plus facilement le logiciel. Avec Stripe Invoicing, il vous suffit de vous connecter au Dashboard Stripe, de renseigner les coordonnées du client, d'ajouter des postes tarifaires et d'appuyer sur « Envoyer ».

• Flexibilité : trouvez un logiciel qui vous permet de personnaliser vos factures pour qu'elles soient aux couleurs de votre marque et qu'elles puissent accompagner la croissance de votre entreprise. Stripe Invoicing vous permet de concevoir des factures avec le logo de votre entreprise, des combinaisons de couleurs personnalisées et des descriptions d'articles spécifiques. Elle évolue également avec simplicité et peut traiter des milliers de factures par mois sans ralentissement notable ni configuration supplémentaire.

• Sécurité : votre logiciel de facturation doit protéger vos données et répondre aux normes du secteur en matière de sécurité et de conformité. Stripe Invoicing protège vos données à l'aide de mesures de chiffrement et de conformité telles que la certification PCI DSS (Norme de sécurité des données de l'industrie des cartes de paiement). En d'autres termes, elle traite les informations de paiement de vos clients avec le même niveau de sécurité que les grandes banques.

• Coût : assurez-vous que le tarif est adapté à votre budget et qu'elle offre un bon rapport qualité-prix pour les fonctionnalités dont vous avez besoin. Stripe Invoicing débite un faible pourcentage par facture payée, sans frais cachés ni coûts supplémentaires.

• Support : renseignez-vous sur les services de support proposés. Cela peut être inestimable lorsque vous rencontrez des problèmes. Stripe fournit des guides détaillés, des didacticiels vidéo et un centre d'aide actif pour vous aider à résoudre les problèmes courants. Elle dispose également d'une équipe de support disponible par e-mail et chat en direct.